Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Reklama

Najważniejsze informacje o rocznym sprawozdaniu finansowym organizacji pozarządowej.

1

Komu i kiedy wysyłają swoje sprawozdania organizacje?

UWAGA: SPRAWOZDANIA ELEKTRONICZNE 2019

W 2019 r. sprawozdania sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie! Zobacz koniecznie informacje na ten temat zebrane w wątku "sprawozdania".

Organizacje pozarządowe, podobnie jak wszystkie inne osoby prawne, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) wobec urzędu skarbowego. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji).

  • termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji - do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przekazania do Urzędu Skarbowego (organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej) - w ciągu 10 od daty zatwierdzenia
  • termin przekazania do KRS (organizacje prowadzące działalność gospodarczą - zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS) w ciągu 15 od daty zatwierdzenia
Reklama
2

Rodzaje sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

Od 2018 r. organizacje pozarządowe mogą stosować nowy wzór sprawozdania dedykowany organizacjom pozarządowym.

Nowy wzór ma zastosowanie „po raz pierwszy do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się od dnia 1 stycznia 2017 r.” (art. 3 ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o rachunkowości). Wzór zawiera ZAŁĄCZNIK 6 ustawy o rachunkowości.

Nowy wzór sprawozdania, dedykowany organizacjom pozarządowym, to domyślny – podstawowy wzór sprawozdania organizacji pozarządowej.

Organizacja będzie też mogła:

  • wybrać wzór z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości (wskazany niżej - księgowość wg pełnych zasad - bez uproszczeń), albo
  • jeśli spełnia warunki - zdecydować się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, a w takiej sytuacji zostaje zwolniona z opisanego tu obowiązku składania sprawozdania finansowego.

Do 2017 r. organizacje pozarządowe miały do wyboru 3 formy sprawozdawczości (3 wzory sprawozdania), *w zależności od tego do jakiego TYPU JEDNOSTKI* zostały zakwalifikowane. Wybór TYPU JEDNOSTKI zależał od spełniania określonych warunków, ale również od decyzji organizacji pozarządowej. Przepisy wyróżniały cztery możliwości - cztery typy jednostek:

  1. Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń Korzysta ze znanego od lat wzoru sprawozdania, który był wcześniej używany przez organizacje-przedsiębiorców (czyli organizacje zarejestrowane także w rejestrze przedsiębiorców). To wzór podstawowy (ściślej wzór „wariantu kalkulacyjnego podstawowego wzoru sprawozdania finansowego”) określony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (zobacz: aktywny wzór).
  2. Jednostka mała Wzór sprawozdania finansowego dla jednostek małych określony jest w załączniku nr 5 ustawy o rachunkowości.
  3. Jednostka mikro Wzór sprawozdania finansowego dla jednostek mikro określony jest w załączniku nr 4 ustawy o rachunkowości.

Czwartym typem jest jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów. Ten typ wyróżnia się tym, że organizacja, która spełnia określone warunki i decyduje się na tę opcję jest zwolniona z obowiązku przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego i wysyłania go do Urzędu Skarbowego.

Uproszczona ewidencja, a także wzór sprawozdania z załącznika 1 (pełna księgowość), to dwie opcje, które nadal mogą rozważać organizacje (wskazaliśmy to już powyżej). Nie znikają one z pola widzenia organizacji, tak jak znikają wzory sprawozdań dla jednostek małych i mikro.

UWAGA: Wzory sprawozdania dla jednostek MAŁYCH i MIKRO stosowane są w przypadku organizacji pozarządowych ostatni raz do sprawozdań za 2016 r.

3

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. Sprawozdanie finansowe organizacji, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, mogą mieć dowolną formę elektroniczną. Może być to np. arkusz kalkulacyjny, plik tekstowy, graficzny, plik w formacie xml. Sprawozdanie finansowe organizacji, która prowadzi działalność gospodarczą - czyli każda organizacja wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego - musi mieć formę określonej w prawie w struktury logicznej xml.

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

4

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli dla większości organizacji do 31 marca. Jest to termin sporządzenia czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujących organizacją (np. zarząd).

W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji (do 31 marca składamy tylko CIT-8 w urzędzie skarbowym wraz z załącznikami CIT-8/O i CIT D - nie należy ich jednak mylić ze sprawozdaniami).

Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

5

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego - czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.

6

Do kogo i kiedy przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?

UWAGA: SPRAWOZDANIA ELEKTRONICZNE 2019

W 2019 r. sprawozdania sporządzamy, podpisujemy i wysyłamy elektronicznie! Zobacz koniecznie informacje na ten temat zebrane w wątku "sprawozdania".

Kto: każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej, Z WYJĄTKIEM organizacji prowadzącej uproszoną ewidencję przychodów i kosztów

Kiedy: najpóźniej do 10 lipca (w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)

Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie i opinią audytora (jeśli była wymagana).

Gdzie: przesłać do urzędu skarbowego

Kto: organizacje prowadzące działalność gospodarczą - zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców

Kiedy: najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)

Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania i opinią audytora (jeśli była wymagana).

Gdzie: przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl). Sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już składane do urzędu skarbowego.

Kto: organizacje pożytku publicznego

Kiedy: do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy do 30 listopada)

Co: zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne

Gdzie: umieścić w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego (bazę tę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. Sprawozdanie zamieszcza się „na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu w Biuletynie Informacji Publicznej”)

Do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego możliwe jest dokonanie w nim zmian w wyniku weryfikacji ksiąg.

Warto pamiętać, że organ zatwierdzający sprawozdanie również odpowiada za prawidłowość jego sporządzenia i w przypadku jego nieprawidłowości będzie też podlegał karze.

7

Czy stowarzyszenie, które nie prowadziło żadnej działalności (nie miało żadnych przychodów i kosztów), musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją.

TYLKO organizacje, które prowadzą uproszoną ewidencję przychodów i kosztów mogą nie sporządzać rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli opisany powyżej obowiązek sprawozdawczy jest dla organizacji uciążliwy, a spełnia ona określone kryteria, może zdecydować się na uproszczona ewidencje i nie sporządzać sprawozdania.

8

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?

Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.

Przykład

W skład zarządu wchodziła pani Majka Poprzednia, odwołana z tej funkcji na mocy uchwały z 2 stycznia 2017 r. Nowym członkiem został pan Marek Następny, powołany do tej funkcji na mocy uchwały również z 2 stycznia 2017 r. Wpis do KRS tych zmian nastąpił dopiero w lutym 2017 r. Należy podkreślić, że w przypadku zmiany władz organizacji terminem, od którego obowiązuje ta zmiana, jest data podjęcia uchwały, bez względu na fakt, kiedy zmiana ta zostanie wpisana do KRS.

Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2017 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny.

9

Czy każde sprawozdanie finansowe poddaje się audytowi?

Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Ma też obowiązek załączyć opinię z badania przy składaniu sprawozdań do urzędu skarbowego czy KRS.

Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również OPP, jeśli spełniają łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:

  • realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
  • otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50 000 zł;
  • osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.

Przeczytaj też

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.