Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Reklama

Najważniejsze informacje o rocznym sprawozdaniu finansowym organizacji pozarządowej.

1

Obowiązek sprawozdawczy organizacji pozarządowych

UWAGA:

W 2020 r. nastąpiły kolejne zmiany w sposobie sporządzania i składania sprawozdań finansowych organizacji pozarządowych. Piszemy o nich w informacji: Sprawozdania finansowe organizacji pozarządowych w 2020 r. Jakie zmiany?

Zobacz koniecznie:

Aktualne wiadomości na temat sprawozdań finansowych organizacji pozarządowych, ułożone chronologicznie, zbieramy pod adresem: https://publicystyka.ngo.pl/kategoria/sprawozdania

Organizacje pozarządowe mają coroczny obowiązek sprawozdawczy - przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji).

  • termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji - do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przekazania do Urzędu Skarbowego (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) przez organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej - w ciągu 10 od daty zatwierdzenia
  • termin przekazania do KRS przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą - zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS - w ciągu 15 od daty zatwierdzenia
Reklama
2

Rodzaje sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej

Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.

Wzór sprawozdania finansowego - ZAŁĄCZNIK 6 (załącznik do ustawy o rachunkowości) to wzór dedykowany organizacjom pozarządowym.

Wzór z załącznika 6 to zwór domyślny – podstawowy wzór sprawozdania organizacji pozarządowej. Więcej o wzorze dla NGO: Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej.

Organizacja może też wybrać wzór z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości (księgowość wg pełnych zasad - bez uproszczeń).

Jeśli organizacja pozarządowa spełnia warunki i zdecydowała się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (a także zgłosiła swoją decyzję w odpowiednim terminie do US) to w takiej sytuacji zostaje zwolniona z opisanego tu obowiązku składania sprawozdania finansowego.

3

Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd). Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Przy podpisywaniu sprawozdania finansowego nie działają zapisy ze statutu organizacji o sposobie reprezentacji, zawsze muszą być to wszyscy członkowie zarządu.

Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.

4

Elektroniczna forma sprawozdania finansowego

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. W 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona. Wszystkie organizacje pozarządowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w tzw. strukturze logicznej (w 2019 r. w strukturze logicznej sporządzały sprawozdanie tylko NGO-sy z działalnością gospodarczą).

5

Podpisy elektroniczne pod sprawozdaniem finansowym

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi być nie tylko sporządzone w formie elektronicznej (w strukturze logicznej) - musi być też podpisane elektronicznie. Sprawozdania można podpisywać podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo profilem zaufanym (ePUAP).

Podpisy elektroniczne lub profile zaufane muszą mieć wszystkie osoby, które będą podpisywały sprawozdanie - czyli wszyscy członkowie zarządu organizacji oraz osoba, która sporządzała sprawozdanie.

6

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli dla większości organizacji do 31 marca. Jest to termin sporządzenia czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujących organizacją (np. zarząd).

W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji (do 31 marca składamy tylko CIT-8 w urzędzie skarbowym wraz z załącznikami CIT-8/O i CIT D - nie należy ich jednak mylić ze sprawozdaniami).

Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

7

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru lub walne zebranie. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy organizacji wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.

Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego - czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.

8

Do kogo i kiedy przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?

Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej

Każda organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej (Z WYJĄTKIEM organizacji prowadzącej uproszoną ewidencję przychodów i kosztów) wysyła sprawozdanie:

  • najpóźniej do 10 lipca (w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
  • do urzędu skarbowego - od 2020 r. sprawozdanie przekazujemy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych do "Szefa Krajowej Administracji Skarbowej". Do przesłania sprawozdania do szefa KAS można wykorzystać narzędzie Ministerstwa Finansów - e-Sprawozdania Finansowe.

Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana).

Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą

Organizacja prowadząca działalność gospodarczą (zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców) wysyła sprawozdanie:

  • najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
  • do Krajowego Rejestru Sądowego (elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl). Sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już składane do urzędu skarbowego (szefa KAS).

Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora (jeśli była wymagana).

Organizacja pożytku publicznego

Organizacja pozarządowa, która ma zarejestrowany w KRS status organizacji pożytku publicznego, wysyła sprawozdanie:

  • najpóźniej do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy do 30 listopada)
  • sprawozdanie OPP umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego - bazę tę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.

Do bazy sprawozdań OPP trafia zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne.

więcej o sprawozdaniach organizacji pożytku publicznego: Sprawozdanie OPP

9

Czy stowarzyszenie, które nie prowadziło żadnej działalności (nie miało żadnych przychodów i kosztów), musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją.

TYLKO organizacje, które prowadzą uproszoną ewidencję przychodów i kosztów mogą nie sporządzać rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli opisany powyżej obowiązek sprawozdawczy jest dla organizacji uciążliwy, a spełnia ona określone kryteria, może zdecydować się na uproszczona ewidencje i nie sporządzać sprawozdania.

10

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?

Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.

Przykład

W skład zarządu wchodziła pani Majka Poprzednia, odwołana z tej funkcji na mocy uchwały z 2 stycznia 2020 r. Nowym członkiem został pan Marek Następny, powołany do tej funkcji na mocy uchwały również z 2 stycznia 2020 r. Wpis do KRS tych zmian nastąpił dopiero w lutym 2020 r. Należy podkreślić, że w przypadku zmiany władz organizacji terminem, od którego obowiązuje ta zmiana, jest data podjęcia uchwały, bez względu na fakt, kiedy zmiana ta zostanie wpisana do KRS.

Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2020 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny.

11

Czy każde sprawozdanie finansowe poddaje się audytowi?

Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Ma też obowiązek załączyć opinię z badania przy składaniu sprawozdań do urzędu skarbowego czy KRS.

Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również OPP, jeśli spełniają łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:

  • realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
  • otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50 000 zł;
  • osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.

Przeczytaj też

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.