Poradnik - ngo.pl

Każda organizacja pozarządowa, zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinna opracować politykę rachunkowości, czyli zasady finansowe, według których prowadzone są księgi rachunkowe.

Ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe mówią o ogólnych zasadach księgowości, zaś polityka rachunkowości to konkretne reguły i praktyki przyjęte w organizacji do prowadzenia rachunkowości. Politykę rachunkowości, jako dokument opisujący zasady finansowe obowiązujące w organizacji, opracowuje księgowy wspólnie z zarządem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji. Chcąc mieć dobrze funkcjonującą księgowość, trzeba zwróć uwagę, by opracowane reguły były nie tylko zgodne z wymaganiami ustawy, lecz także uwzględniały specyfikę działalności organizacji.

Opracowana polityka rachunkowości powinna zostać spisana i przyjęta przez zarząd. Za politykę rachunkowości organizacji odpowiedzialność ponosi zarząd, który przyjmuje ten dokument na podstawie uchwały.

Dobrze prowadzona księgowość powinna odzwierciedlać faktyczną sytuację finansową organizacji. Dlatego opracowując politykę rachunkowości, należy kierować się następującymi zasadami:

• zasada istotności – w sprawozdaniu finansowym należy przedstawić informacje, które mają znaczenie przy ocenie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego organizacji; aby uzyskać takie informacje trzeba wyodrębnić wszystkie istotne operacje, które finansowo opisują działalność organizacji;
• zasada kontynuacji działania – zakłada, że w dającej się przewidzieć przyszłości organizacja będzie nadal działać;
• zasada memoriału i współmierności – przychody i koszty należy ująć w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty, a w szczególności zachować ich współmierność, czyli odnosić się przede wszystkim do prowadzonych działań w danym okresie, z którymi to ściśle powiązane są przychody i koszty. Oznacza to, że w wyniku finansowym uwzględnia się daną operację niezależnie od tego, czy nastąpił faktyczny wydatek udokumentowany fakturą (rachunkiem), czy operacja została jedynie w sposób wiarygodny oszacowana; zgodnie z zasadą współmierności w wyniku finansowym danego okresu ujmuje się te wszystkie koszty, które w sposób bezpośredni lub pośredni przyczyniły się do powstania przychodów tego okresu;
• zasada wiarygodności – zobowiązuje do rzetelnego przedstawienia obrazu organizacji poprzez sprawozdania jej sytuacji majątkowej i finansowej;
• zasada ostrożności – zobowiązuje do dokonywania realnej wyceny aktywów, a także pełnego uwzględnienia zobowiązań oraz zakłada uznanie przychodów za zrealizowane wówczas, jeśli przychody te są pewne, a kosztów – z chwilą ich poniesienia; głównym jej celem jest ograniczenie dowolnej wyceny aktywów i pasywów oraz właściwe i rzetelne odzwierciedlenie uzyskanych przychodów, poniesionych kosztów oraz związanego z nimi ryzyka gospodarczego; organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mogą odejść od tej zasady;
• zasada ciągłości – dotyczy niezmienności zastosowanych i raz przyjętych zasad wyceny aktywów i pasywów, klasyfikacji, prezentacji oraz metod zaliczania przychodów i rozliczenia kosztów; zasada ta uzupełniona została o warunek zapewnienia porównywalności informacji finansowych za kolejne lata obrotowe, tzn. że sprawozdania finansowe muszą pokazywać wynik za bieżący i poprzedni rok obrotowy; w kolejnych sprawozdaniach zawarte informacje muszą być ze sobą porównywalne;
• zasada indywidualnej wyceny – zobowiązuje do oddzielnej wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też strat i zysków nadzwyczajnych. Natomiast, zgodnie z zasadą istotności, można uznać za jeden składnik podobne rodzajem i przeznaczeniem różne składniki aktywów;
• zasada zakazu kompensaty – oznacza, że nie można kompensować ze sobą kosztów różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów. Zdarzenia jednego rodzaju, które można kompensować i wykazywać łącznie wynik to np. różnice kursowe, zbycie niefinansowych aktywów trwałych oraz zbycie inwestycji.

Opisane w polityce rachunkowości danej organizacji zasady finansowe określają m.in. plan kont, sposób obiegu, przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzowania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym itd. W szczególności powinny znaleźć się tam następujące informacje:

• jaki jest nasz rok obrotowy i jego okresy sprawozdawcze;
• zasady dokumentowania operacji dowodami księgowymi;
• zasady wyceny i amortyzacji posiadanego majątku;
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• określenie planu kont, w szczególności podziału kosztów i przychodów;
• zasady inwentaryzacji posiadanego majątku;
• zasady archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim;
• metody prowadzenia ewidencji zapasów;
• zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego;
• opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów.

W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione.

Rok obrotowy

Rok obrotowy to okres rozliczeniowy organizacji, najczęściej jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. W organizacji rok obrotowy zależy od charakteru działalności (np. w organizacji edukacyjnej może być powiązany z rokiem szkolnym) i określa go statut.

Przyjęte zasady dotyczące roku obrotowego w organizacji pozarządowej powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Okres sprawozdawczy

Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe przewidziane w ustawie o rachunkowości lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Najczęściej jest to rok obrotowy (np. rok kalendarzowy). Stąd w polityce rachunkowości powinien znaleźć się zapis, że bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa są sporządzane na koniec roku obrotowego według stanu na dzień bilansowy (tj. ostatni dzień roku).

Bardziej szczegółowe (krótsze) okresy sprawozdawcze także ustala organizacja, uwzględniając specyfikę działania, przyjęty sposób rozliczania się z grantodawcami i z urzędem skarbowym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

Przyjęte zasady powinny zostać opisane w polityce rachunkowości.

Inwentaryzacja 

Co podlega inwentaryzacji w organizacji pozarządowej

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, gdzie poświęcono jej cały rozdział 3. Ustawa nie zawiera definicji inwentaryzacji, którą określa się jako ogół czynności, mających na celu ustalenie faktycznego stanu posiadanego majątku poprzez dokonanie spisu pieniężnych i rzeczowych składników majątku, uzgodnienie sald:

• aktywów (składników majątku, m.in. środków trwałych, np. nieruchomości, meble, komputery, drukarki, aparat fotograficzny, telefon itp., pieniędzy w kasie i na koncie w banku, należności od naszych kontrahentów itd.),
• i pasywów (źródeł finansowania, m.in. funduszu statutowego, kredytów, zobowiązań wobec kontrahentów oraz ZUS i US itd.),
• a także ich wycenę i ewentualną korektę danych w ewidencji księgowej.

W skrócie inwentaryzacja oznacza spisanie tego, co organizacja posiada na swoim stanie (np. sprzęt komputerowy, ksero, pieniądze na koncie itd.), oraz sprawdzenie, czy odpowiada to zapisom w jej ewidencji księgowej. Nie inwentaryzujemy, np. prywatnego laptopa i telefonu, których zarząd używa do załatwiania spraw fundacji, ale gdyby te sprzęty były kupione przez fundację lub używane przez nią np. na podstawie umowy użyczenia to już powinny zostać zinwentaryzowane.

Trzeba również pamiętać, że obowiązek inwentaryzacji nie zależy od źródła pochodzenia majątku, tak samo podlegają inwentaryzacji sprzęty, które organizacja dostaje jako dary, jak i te, które zakupi.

Inwentaryzacja służy również do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek, czyli np. kasjera/skarbnika, magazyniera – chodzi tu o osoby, które podpisały oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, a nie o organ statutowy, który odpowiada za całość majątku organizacji (zarząd). Wszystkie kompletnie wykonane czynności inwentaryzacyjne mają istotny wpływ na późniejsze prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego organizacji.

Termin inwentaryzacji związany jest z końcem roku obrotowego. Ponieważ w większości organizacji rok obrotowy równa się rokowi kalendarzowemu, inwentaryzację należy przeprowadzić o okresie między 1 października a 15 stycznia roku następnego. Obowiązek ten zachodzi również na dzień zakończenia działalności przez organizację, dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji oraz dzień poprzedzający ogłoszenie jej upadłości.

Kto odpowiada za inwentaryzację

Okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji stanowi jeden z elementów rachunkowości organizacji pozarządowych, określonych w art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za jej przeprowadzenie, podobnie jak za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ponosi kierownik jednostki, w przypadku organizacji pozarządowej – zarząd. Za niedopełnienie tego obowiązku może on zostać ukarany grzywną albo karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obiema tymi karami łącznie (art. 77 ustawy o rachunkowości).

Amortyzacja

Jakie są zasady amortyzacji w polityce rachunkowości

Najpierw określamy wybór przyjętej metody amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także sposób ustalania stawek. Ponadto określić trzeba przedmioty lub prawa o niskiej jednostkowej wartości początkowej, które nie będą zaliczane do środków trwałych, względnie wartości niematerialnych i prawnych oraz odrębnie te przedmioty lub tytuły praw, które będą objęte ewidencją środków trwałych, względnie wartości niematerialnych i prawnych, ze wskazaniem sposobu ich amortyzowania (przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup przedmiotów zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo w pełnej ich wartości początkowej).

Ustalając zakładowy plan kont, powinniśmy też określić, do jakiej kategorii zaliczamy przedmioty o niskiej jednostkowej wartości początkowej, uwzględniając wartość początkową i okres używania:

1. Środki trwałe objęte ewidencją bilansową i amortyzowane.
2. Pozostałe środki trwałe – jednorazowo odpisywane w koszty w pełnej wartości w momencie oddawania ich do użytkowania.

W zakładowym planie kont powinniśmy też ustalić, czy środki trwałe niewymagające montażu lub innych czynności związanych z dostosowaniem ich do użytkowania będą wprowadzane do ewidencji bezpośrednio w korespondencji z kontem służącym do ewidencji i rozliczenia zakupów (np. kontem 300 „Rozliczenie zakupu”) czy też za pośrednictwem konta 080 „Środki trwałe w budowie”.

Nie oznacza to jednak, że członkowie zarządu osobiście i samodzielnie mają dokonać inwentaryzacji. Zarząd powinien upoważnić do tej czynności swoich pracowników lub członków organizacji, lub np. zewnętrzną firmę.

Ponieważ ustawa o rachunkowości nie określa szczegółowo, jak organizować i przeprowadzić inwentaryzację, czynności związane z jej przebiegiem powinny zostać wcześniej ustalone przez zarząd (w uchwale lub instrukcji inwentaryzacyjnej). Procedury inwentaryzacyjne można też zawrzeć w polityce rachunkowości organizacji.

Przyjęte rozwiązanie zależy od potrzeb i wielkości majątku organizacji.