Poradnik - ngo.pl

Organizacjom zdarza się wystawianie lub przyjmowanie not księgowych np. przy umowach dotacji, składkach członkowskich, zwrocie kosztów przy wspólnej realizacji projektu z dotacji. Co to jest nota księgowa, w jakich sytuacjach organizacja się z nią zetknie?

Nota księgowa jest dokumentem stosowanym w rozliczeniach między partnerami. To uniwersalny dowód księgowy służący dokumentowaniu operacji , dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji.

Noty księgowe mogą być wystawione m.in. w celu:

• dokonania rozliczeń finansowych między organizacjami i członkami (np. zwrot poniesionych wydatków,  zapłata składek członkowskich),
• obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenia karą umowną np. za niedotrzymanie warunków umowy,
• uznania wierzyciela odszkodowaniem lub odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
• sprostowania błędnie wystawionych dowodów dla operacji niezwiązanych z podatkiem VAT (np.  błędów popełnionych w innej nocie księgowej lub własnym rachunku wystawionym przez organizację niebędącą czynnym podatnikiem VAT)

Często noty księgowe wystawiane są w celu obciążenia karami umownymi lub odsetkami od nieterminowych wpłat należności. Dlatego też część organizacji pozarządowych mogła zetknąć się z tego typu dokumentami otrzymując je np. za nieterminowe uregulowanie faktur za usługi telekomunikacyjne.

W organizacjach pozarządowych noty najczęściej wystawiane są w celu dokonania wewnątrzorganizacyjnych rozliczeń dotyczących wpłat składek członkowskich lub związanych ze wspólną realizacją projektów z innymi organizacjami.

Wzór noty księgowej i zasady jej wystawiania nie zostały określone w żadnym z przepisów prawnych. Aby nota mogła stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych musi spełnić ogólne warunki określone dla dowodów księgowych w art. 21 ustawy o rachunkowości i zawierać co najmniej następujące dane:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr …”),
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Nota księgowa nie musi zawierać podpisu odbiorcy, ponieważ nie dokumentuje wydania lub przyjęcia składników aktywów, ani też nie jest zastępczym dowodem księgowym, na którym zgodnie z ustawą o rachunkowości taki podpis jest wymagany. Warunkiem do uznania noty za ważny dowód księgowy i ujęcia jej w księgach rachunkowych  jest  złożenie podpisu przez wystawcę. Jednak niektóre podmioty  wystawiają noty księgowe zawierające miejsce na podpis odbiorcy i żądają złożenia go na kopii. Wzorują się one na  przepisach dotyczących  wystawiania not korygujących  do faktur VAT na których  wymagane  jest potwierdzenie odbiorcy.  Jednak najczęściej  spotyka się noty księgowe zawierające  podpis  osoby sporządzającej dokument (np. księgowego) i osoby upoważnionej w organizacji do zatwierdzania  takich dokumentów (np. prezesa, dyrektora, członka zarządu).

Aby skorzystać z przykładowego wzoru noty księgowej kliknij tutaj.

Prawidłowo sporządzona nota księgowa może być zewnętrzna, czyli wystawiona w przypadku rozliczeń, np. z inną organizacją pozarządową, lub wewnętrzna, np. w rozliczeniach składek członkowskich z oddziałami tej samej organizacji lub jej członkami.

Notę księgową należy wystawić w 2 egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje jej odbiorca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.

Ponieważ nie ma ustalonego wzoru noty księgowej, dlatego też możemy napotkać różne formy graficzne tego dokumentu. Ponadto, w zależności od przeznaczenia noty księgowej może ona być także wystawiana pod różnymi nazwami:

• nota obciążeniowa,
• nota uznaniowa,
• nota obciążeniowo-uznaniowa.

Wzór noty księgowej, którą w zależności od potrzeb można stosować, jako notę obciążeniową, uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową, wraz z zasadami ewidencji księgowej, można znaleźć w dalszej części tego działu.

PRZYKŁAD:

Zarząd Stowarzyszenia „IKS” przesłał do swoich członków noty księgowe, obciążające ich kwotą rocznej składki członkowskiej w wysokości 300,00 zł.

Przebieg księgowań w stowarzyszeniu:

Obciążenie członków notą księgowa z tytułu składek

Wn Rozrachunki z tytułu składek członkowskich – 300,00 zł

Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 300,00 zł

Wpłata składki członkowskiej

Wn Rachunek bankowy/Kasa – 300,00 zł

Ma Rozrachunki z tytułu składek członkowskich – 300,00 zł

Rozliczenie wpłaconej składki członkowskiej

Wn Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 300,00 zł

Ma Przychody z działalności statutowej

(w analityce – składki członkowskie) – 300,00 zł

Jednak w praktyce organizacje członkowskie rzadko wystawiają noty obciążające składkami dla swoich członków, uważając taką czynność za dość kosztowną i pracochłonną i ograniczają księgowanie składek do przychodów po otrzymaniu ich wpłaty.

W podobny sposób księguje się także rozliczenia/podział składek pomiędzy centralą organizacji i jej oddziałami, kołami, który musi być jednak szczegółowo opisany w polityce rachunkowości i zgodny z zapisami statutowymi. Sposób ewidencji księgowej takich rozliczeń prezentujemy w poniższym przykładzie.

PRZYKŁAD:

Zgodnie z zapisami statutu Stowarzyszenia „LUX” zarządy oddziałów terenowych mają obowiązek odprowadzić do zarządu głównego organizacji ¼ składek członkowskich należnych od swoich członków. Pozostała część w wysokości ¾ składki pozostaje w dyspozycji oddziałów. W związku z tym zarząd główny stowarzyszenia przesłał do swojego oddziału terenowego w Lublinie notę księgową, obciążającą go kwotą 5000,00 zł stanowiącą wysokość ¼ składek członkowskich zbieranych w oddziale.

Przebieg księgowań w oddziale stowarzyszenia:

Obciążenie członków oddziału notami z tytułu składek

Wn Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne

(w analityce: rozrachunki z członkami) – 20000,00 zł

Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 20000,00 zł

Wpłaty składek od członków oddziału

Wn Rachunek bankowy/Kasa – 20000,00 zł

Ma Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne

(w analityce: rozrachunki z członkami) – 20000,00 zł

Otrzymanie noty z Zarządu Głównego

Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów – 5000,00 zł

Ma Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne – 5000,00 zł

(w analityce: rozrachunki z ZG)

Przelew ¼ składek członkowskich do Zarządu Głównego

Wn Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne

(w analityce: rozrachunki z ZG) – 5000,00 zł

Ma Rachunek bankowy – 5000,00 zł

Rozliczenie wpłaconej składki członkowskiej

Wn Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 20000,00 zł

Ma Przychody z działalności statutowej

(w analityce: składki członkowskie) – 15000,00 zł (3/4 składek)

Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów – 5000,00 zł (1/4 składek)

(część przelana do Zarządu Głównego)

Przebieg księgowań w Zarządzie Głównym:

Obciążenie oddziału notą księgowa z tytułu 1/4 wysokości składek

Wn Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne

(w analityce: rozrachunki z oddziałem Lublin) – 5000,00 zł

Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 5000,00 zł

Wpływ składki członkowskiej na r-k Zarządu Głównego

Wn Rachunek bankowy – 5000,00 zł

Ma Rozrachunki wewnątrzorganizacyjne

(w analityce: rozrachunki z oddziałem Lublin) – 5000,00 zł

Rozliczenie wpłaconej składki członkowskiej

Wn Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 5000,00 zł

Ma Przychody z działalności statutowej

(w analityce – składki członkowskie) – 5000,00 zł

Przy powyższym podziale składki członkowskiej ¾ jej wysokości tj. 15 tys. zł stanowi przychody oddziału, a ¼ tj. 5 tys. zł przychody zarządu głównego stowarzyszenia.

PRZYKŁAD:

Fundacja „Eko” zawarła ze Stowarzyszeniem „Joker” umowę, w której zobowiązała się do realizacji projektu edukacyjnego w terminie do 31.03.2013. W umowie określono karę umowną w kwocie 100,00 zł za każdy dzień zwłoki w realizacji projektu przez fundację. Fundacja „Eko” nie dotrzymała terminu wyznaczonego w umowie i zakończyła realizację projektu dopiero w dniu 15.04.2013 r. W związku z tym stowarzyszenie wystawiło fundacji księgową notę obciążeniową na kwotę 1500,00 zł (15 x 100,00 zł) z tytułu niedotrzymania warunków umowy.

Księgowanie noty u wystawcy – stowarzyszenia „Joker”:

Wn Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z dostawcami – 1500,00 zł

Ma Pozostałe przychody operacyjne – 1500,00 zł

1. Księgowanie noty u odbiorcy – fundacji „Eko”:

Wn Pozostałe koszty operacyjne – 1500,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z odbiorcami – 1500,00 zł

PRZYKŁAD:

Fundacja „Świt” zwróciła się do Stowarzyszenie „Beta” o pomoc w realizacji projektu edukacyjnego dla dzieci i młodzieży. Zgodnie z zawartym porozumieniem stowarzyszenie będzie ponosiło koszty części realizowanego zadania ze środków własnych, a następnie po wystawieniu dla fundacji noty księgowej z załączonymi kopiami faktur ma nastąpić zwrot wydatkowanej kwoty.

Przebieg księgowań w Stowarzyszeniu „Beta”:

Wydatki ponoszone na realizację projektu edukacyjnego (faktury, rachunki)

Wn Koszty realizacji zadań statutowych – 5780,00 zł

Ma Rozrachunki z dostawcami – 5780,00 zł

Wn rozrachunki z dostawcami – 5780,00 zł

Ma Rachunek bankowy/Kasa – 5780,00 zł

Nota księgowa obciążająca fundację „Świt” kwotą poniesionych wydatków

Wn Pozostałe rozrachunki – 5780,00 zł

Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów –5780,00 zł

Przelew (zwrot) środków z fundacji na r-k bankowy stowarzyszenia

Wn Rachunek bankowy – 5780,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki – 5780,00 zł

Wyksięgowanie kosztów projektu – storno czerwone (PK)

Wn Koszty realizacji zadań statutowych – 5780,00 zł

Ma Rozliczenia międzyokresowe przychodów – 5780,00 zł

2. Przebieg księgowań w fundacji „Świt”:

Otrzymanie noty księgowej ze Stowarzyszenia „Beta”

Wn Koszty realizacji zadań statutowych – 5780,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki – 5780,00 zł

Przelew (zwrot) środków na podstawie noty do stowarzyszenia

Wn Pozostałe rozrachunki – 5780,00 zł

Ma Rachunek bankowy – 5780,00 zł

Należy dodać, że kopie faktur i rachunków załączone do noty księgowej potwierdzają wysokość kwoty wydatkowanej przez stowarzyszenie na cele realizowanego projektu. Na podstawie samej noty księgowej fundacja nie byłaby w stanie stwierdzić czy kwota 5780,00 zł była kwotą faktycznie wydatkowaną, lub czy nie jest zawyżona. Muszą być one załączone i potwierdzone za zgodność z oryginałem. Konieczne jest też wyksięgowanie przez stowarzyszenie z konta kosztów kwoty wydatków poniesionych na realizację projektu z uwagi, że została ona w całości zwrócona przez fundację.

PRZYKŁAD:

Fundacja „Wenus” zawarła z Fundacją „Luna” umowę na realizację projektu szkoleniowego. W umowie organizacje ustaliły odszkodowanie w kwocie 5000,00 zł w przypadku wycofania się fundacji „Luna” z realizacji zadania. Przed rozpoczęciem projektu fundacja „Luna’ powiadomiła, że rezygnuje z wykonania projektu przesyłając notę księgową uznającą umowne odszkodowanie i wpłaciła kwotę 5000,00 zł na konto fundacji „Wenus”.

Księgowanie noty u odbiorcy – fundacji „Wenus”:

Wn Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z dostawcami – 5000,00 zł

Ma Pozostałe przychody operacyjne – 5000,00 zł

1. Księgowanie noty u wystawcy – fundacji „Luna”:

Wn Pozostałe koszty operacyjne – 5000,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z odbiorcami – 5000,00 zł

PRZYKŁAD:

W związku z nieterminowym wykonaniem projektu szkoleniowego przez stowarzyszenie „Nowa”, księgowa fundacji „Grom” zgodnie z zawartą umową naliczyła karę umowną w wysokości 500,00 zł. Jednocześnie stwierdziła, że w wystawionej wcześniej dla tego samego stowarzyszenia nocie obciążeniowej dotyczącej odszkodowania za odstąpienie od realizacji innej umowy popełniła błąd wpisując o 200,00 zł wyższą kwotę obciążenia. W związku z tym księgowa sporządziła notę księgową obciążającą stowarzyszenie „Nowa” karą umowną w wysokości 500,00 zł i jednocześnie korygującą (uznającą) pomyłkę na kwotę 200,00 zł w uprzednio wystawionej nocie obciążeniowej.

Księgowanie noty u odbiorcy – stowarzyszenia „Nowa”:

Wn Pozostałe koszty operacyjne – 500,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z odbiorcami – 500,00 zł

Zmniejszenie kosztów – storno czerwone częściowe

Wn Pozostałe koszty operacyjne – 200,00 zł

Ma Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z odbiorcami – 200,00 zł

1. Księgowanie noty u wystawcy – fundacji „Grom”:

Wn Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z dostawcami – 500,00 zł

Ma Pozostałe przychody operacyjne – 500,00 zł

Zmniejszenie przychodów – storno czerwone częściowe

Wn Pozostałe rozrachunki lub Rozrachunki z dostawcami – 200,00 zł

Ma Pozostałe przychody operacyjne – 200,00 zł

Noty korygującej, pomimo zbliżonej nazwy, nie należy utożsamiać z notą księgową. Zasady wystawiania noty księgowej nie są uregulowane w żadnych przepisach. Natomiast zasady wystawiania noty korygującej i co powinna ona zawierać są szczegółowo określone w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, które w § 15. 1  stanowi, że:

§ 15. 1. Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 5 ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Można, więc zauważyć, że nota korygująca jest szczególnym rodzajem faktury wystawianej wyłącznie do korygowania pomyłek w fakturach w sytuacjach precyzyjnie określonych w rozporządzeniu.