Poradnik - ngo.pl

Ustawa o rachunkowości, określająca zasady prowadzenia rachunkowości także w organizacjach pozarządowych (jako osobach prawnych), przewiduje odpowiedzialność karną osób zarządzających organizacją za:

• nieprowadzenie ksiąg rachunkowych lub prowadzenie ich niezgodnie z przepisom lub podawanie w nich nierzetelnych danych,
• niesporządzenie wymaganego sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w nim nierzetelnych danych.

Władze i działacze organizacji pozarządowych często mają wątpliwości, czy za nieprawidłowości związane z rachunkowością w ich organizacjach odpowiada zarząd organizacji czy osoba, której zlecono prowadzenie rachunkowości (księgowa, księgowy).

Zasada jest taka, że zlecenie prowadzenia rachunkowości innej osobie (np. księgowej, księgowemu) nie zwalnia członków zarządu z odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie rachunkowości. Zarząd organizacji odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (w tym z tytułu nadzoru) również wówczas, gdy obowiązki te zostaną powierzone innej osobie (księgowej, księgowemu). Gdy np. z wewnętrznych regulacji obowiązujących w organizacji wynika, iż konkretny członek zarządu ma nadzorować sprawy związane z rachunkowością – wówczas on ponosi odpowiedzialność. Jeżeli taka konkretna osoba nie została wyznaczona – odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie zarządu.

Księgowa lub księgowy zatrudnieni w organizacji na podstawie umowy o pracę podlegają bezpośredniemu nadzorowi ze strony zarządu i w zasadzie to zarząd ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie przez nią wyznaczonych obowiązków. Istotne znaczenie ma określenie zakresu obowiązków księgowej lub księgowego. Jeżeli powierzono jej lub jemu wyłącznie prowadzenie ksiąg rachunkowych, to nie będzie ponosiła lub ponosił odpowiedzialności za dokonanie terminowych wpłat należnych podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne.

Zarząd ponosi odpowiedzialność w szczególności wtedy, gdy powierzył prowadzenie księgowości osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia i wiedzę, ale np. przekazywał jej niepełne lub nierzetelne dokumenty. Należy bowiem pamiętać, iż zadanie osoby prowadzącej księgowość polega jedynie na prawidłowym księgowaniu otrzymanych od organizacji dokumentów (np. faktur) – wtedy nie może ona odpowiadać za ich prawdziwość i rzetelność.

Zarząd organizacji odpowiada także wtedy, gdy w organizacji zostanie popełnione przestępstwo lub wykroczenie karno-skarbowe (czyli naruszenie interesów ekonomicznych Skarbu Państwa przez złamanie przepisów podatkowych, celnych, związanych z dotacjami i subwencjami oraz obrotem dewizowym). Kodeks karno-skarbowy przewiduje bowiem, że za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe odpowiada jako sprawca ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi i finansowymi innej osoby (np. osoby prawnej, czyli także organizacji pozarządowej). A do obowiązków członków zarządu organizacji należy z pewnością zajmowanie się sprawami finansowymi organizacji, a w szczególności dbałość o prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczenia podatkowe. Niekiedy przepis ten może dotyczyć członków wewnętrznego organu nadzoru (np. komisji rewizyjnej w stowarzyszeniu lub rady fundacji w fundacji), jeżeli w statucie organizacji zapisano, że ma się on zajmować sprawami gospodarczymi i finansowymi organizacji.

Za prawidłowe prowadzenie rachunkowości i finansów w organizacji pozarządowej będzie odpowiadać księgowa lub księgowy, którzy nie są zatrudnieni na umowę o pracę, ale podpisali z organizacją umowę na świadczenie usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i przyjęli na siebie pisemnie obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wtedy to na nich spoczywa główna odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rachunkowości organizacji. Mogą zatem odpowiadać za nieprowadzenie lub wadliwe, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Poniosą za to odpowiedzialność określoną w ustawie o rachunkowości oraz ustawie Kodeks karny skarbowy.