Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Od 20 lat portal ngo.pl bezpłatnie pomaga organizacjom pozarządowym. Pomóż nam pomagać dalej. Wspieraj NGO w PL

Co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Reklama

Małe organizacje pozarządowe, obracające niewielkimi środkami mogą ułatwić sobie życie, prowadząc uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Z założenia to prostsze niż prowadzenie zwykłej księgowości.

1

Podstawa prawna

Możliwość stosowania uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK) pojawiła się w 2015 roku. Organizacja nie prowadzi pełnej księgowości, tylko uproszoną. Jest zwolniona z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego. Nie dotyczą jej skomplikowane zasady z ustawy o rachunkowości. To opcja specjalnie dla organizacji pozarządowych - zasady uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów opisuje ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz specjalne rozporządzenie.

Regulacja o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zawarta jest w jednym artykule ustawy o działalności pożytku. Artykuł 10a wylicza kiedy organizacja pozarządowa ma prawo stosować UEPIK i z jakimi obowiązkami się to wiąże. To „zasady” prowadzenia UEPIK. Z kolei rozporządzenie określa sposób prowadzenia i warunki jakie ma spełniać uproszczona ewidencja.

Zbytnie uproszczenie może powodować problem. Po pierwsze z NGO, które decydują się na prowadzenie uproszczonej ewidencji, nie zdjęto obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym (z podatku od osób prawnych czyli wypełniania i wysyłania CIT-8). UEPIK musi więc zbierać dane potrzebne do rozliczenia z US. Po drugie UEPIK nie ułatwia opisywania finansów w przypadku realizacji projektów (a grantodawcy standardowo wymagają, żeby koszty projektów były wyodrębnione).


Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Urząd Skarbowy wzywa NGO ws. „uproszczonej księgowości”

Reklama
2

Które organizacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów to rozwiązanie dla małych organizacji. Nie mogą one osiągać zbyt dużych przychodów, prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu OPP.

Warunki z ustawy

Organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2 prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy: 

1) działają w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1, 
2) nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, 
3) nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego, 
4)  osiągają przychody wyłącznie z: 

a)  działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, 
b)  działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług, 
c)  tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych, 
d)  tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach, 

5)  w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 4, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł

jeżeli decyzję w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów podejmie organ zatwierdzający w rozumieniu przepisów o rachunkowości. 

Przepisu ust. 1 pkt 5 w zakresie wielkości przychodów nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność.

NGO musi podjąć decyzję

NGO, które spełnia warunki wskazane w ustawie o pożytku (zacytowane powyżej) może - ALE NIE MUSI - prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Organizacja ma wybór. UEPIK nie jest przypisany żadnej organizacji „z automatu” – NGO musi podjąć w tej sprawie decyzję. Jeśli NGO nie podejmie w tej sprawie żadnej decyzji oznacza to, że prowadzi “zwyczajną” księgowość - nie uproszczoną - wg. zasad z ustawy o rachunkowości.

3

Jak rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Decyzja odpowiedniego organu organizacji

Na początku organizacja pozarządowa musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej lub dedykowanej NGO księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Decyzję taką musi podjąć organ zatwierdzający zgodnie ze statutem sprawozdanie finansowe, np. w stowarzyszeniu jest to zwykle Walne Zebranie.

Obowiązek poinformowania urzędu skarbowego

Jeśli NGO spełnia warunki wskazane w ustawie o pożytku, oraz podjęła (odpowiedni organ) decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, to musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 10a ust. 3 ustawy o pożytku organizacja musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji w ciągu pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego. W przypadku organizacji, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość) termin zgłoszenia upływa z końcem stycznia.

Przykład

Organizacja pozarządowa decyduje się, że będzie prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w 2020 r. Podejmuje decyzję w styczniu 2020 r. – np. 12 stycznia. Teraz informuje o tym urząd skarbowy. Termin na poinformowanie urzędu mija 31 stycznia 2020 r.

Inaczej jest w przypadku organizacji, które dopiero powstały. Jeśli chcą prowadzić uproszczoną ewidencję, muszą zgłosić swoją decyzję do urzędu skarbowego w ciągu 30 dni od daty rozpoczęcia działalności.

NGO zgłasza do urzędu skarbowego decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów na piśmie podpisanym zgodnie ze sposobem reprezentacji. Nie ma wzoru formularza zgłoszenia o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. NGO do oświadczenia załącza uchwałę organu odpowiadającego za zatwierdzanie sprawozdań finansowych w organizacji.

Co jeśli organizacja nie zgłosiła decyzji o UEPIK do urzędu skarbowego w terminie

Organizacja pozarządowa, która nie dotrzyma opisanych powyżej terminów (terminów, w których zgłasza swój wybór urzędowi skarbowemu), nie może prowadzić uproszczonej ewidencji. Nie ma możliwości zgłoszenia się po terminie. Jeśli organizacja termin przegapiła musi prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości. O uproszczonej ewidencji może pomyśleć w kolejnym okresie – w kolejnym roku obrotowym.

Przykład

Organizacja pozarządowa decyduje się, że będzie prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w 2020 r. Podejmuje decyzję w styczniu 2020 r. – np. 12 stycznia. Termin na poinformowanie urzędu mija 31 stycznia 2020 r. Organizacja nie dotrzymała tego terminu - członkowie zarządu wyjechali na ferie zimowe i wrócili 6 lutego. W 2020 r. organizacja będzie prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości. Może wrócić do pomysłu prowadzenia uproszczonej ewidencji w 2021 r.

4

Na czym polega uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) to ściśle określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych potrzebnych do wypełnienia deklaracji CIT-8 (czyli do rozliczenia się organizacji pozarządowej z urzędem skarbowym - z podatku od osób prawnych - co jest obowiązkiem każdej NGO).

W uproszczonej ewidencji:

Przychody wpisywane są w niej w podziale na przychody działalności nieodpłatnej, odpłatnej i pozostałej.

  • Koszty muszą być wpisywane ze wskazaniem, które są, a które nie są kosztami uzyskania przychodów.
  • Po zakończeniu każdego miesiąca trzeba wypełniać zestawienie przepływów finansowych, w którym suma przychodów, koszów i dochodów miesiąca musi zostać wpisana w podziale na zwolnienia podatkowe, które są stosowanie w organizacji.
  • Wykazywane muszą tu być także wydatki finansowane z dochodów zwolnionych z podatku w poprzednich latach.
  • Organizacja musi prowadzić ponadto ewidencje indywidualne zatrudnionych osób i środków trwałych.

W UEPiK nie ma ewidencji operacji pieniężnych np.: kasy, wyciągów bankowych, zaliczek, rozrachunków, a także np. funduszu statutowego (po to, by nie utracić kontroli finansowej nad stanem gotówki w organizacji). Do decyzji organizacji pozostaje, w jaki sposób zbiera informacje o posiadanych pieniądzach, należnościach i zobowiązaniach czy innych składnikach jej majątku, niebędących środkami trwałymi.

Uproszczona ewidencja a dotacje

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (co w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe). W takiej sytuacji organizacja stosująca tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji.

Może to zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

O tym na ile problemem może być księgowanie projektów w UEPIK czytaj też w opinii: Uproszczona ewidencja: przeczytaj, zanim wybierzesz.

5

Arkusze do prowadzenia uproszczonej ewidencji

  • Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, arkusz zbiorczy zawierający: zestawienie przepływów finansowych, kartę przychodów pracownika i wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wraz z instrukcją wypełniania (xls) kliknij tutaj
  • Zestawienie przychodów i kosztów - karty na każdy miesiąc wraz z instrukcją (xls) kliknij tutaj
  • Wypełnianie UEPIK (pomaga skorzystać z powyższych arkuszy, format docx)
6

Co musi a czego nie musi NGO, która wybrała UEPiK

Co musi: zgłoszenie wyboru uproszczonej ewidencji

Żeby w zgodzie z prawem prowadzić uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów trzeba najpierw w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób podjąć decyzję, że właśnie tak chcemy porządkować finanse naszej organizacji pozarządowej. Następnie musimy zgłosić to do urzędu skarbowego.

Co musi: rozliczenie z urzędem skarbowym czyli CIT-8

Organizacja pozarządowa, która wybrała uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów musi rozliczyć się z urzędem skarbowym z podatku od osób prawnych czyli sporządzić i wysłać do US deklarację CIT-8.

CIT-8 to informacja o tym, jakie organizacja pozarządowa miała przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciła podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości organizacji sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8. CIT-8 składają też organizacje pozarządowe, które w danym roku prowadziły uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów.

Organizacje pozarządowe prowadzące uproszczoną ewidencję, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (tak jest w przypadku większości organizacji) składają CIT-8 w urzędzie skarbowym do 31 marca roku następującego po roku podatkowym (tym, którego dotyczy rozliczenie) - w 2020 r. do końca lipca - większość organizacji, zobacz: Przypominamy o przesuniętych terminach sprawozdań i CIT-8).

Przeczytaj więcej o podatku dochodowym od osób prawnych w poradniku ngo.pl

Czego nie musi: sprawozdanie finansowe z ustawy o rachunkowości

Organizacja pozarządowa, która zdecydowała się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, zatwierdzać go i wysyłać do urzędu skarbowego. To obowiązek każdej innej organizacji pozarządowej (nie prowadzącej UEPiK), który zapisany jest w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że „Jednostki, o których mowa w art. 10a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2016 r. poz. 239 i 395), mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie” (art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Ten zapis oznacza, że „zasady i warunki” prowadzenia UEPiK opisane są w ustawie o pożytku. Nie ma wśród nich zasady mówiącej o tym, że NGO prowadząca UEPiK sporządza sprawozdanie finansowe. Więc go nie sporządza.

Uwaga

Brak obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego będzie dotyczył tego roku, w którym prowadziliśmy UEPiK.

Jeśli decyzja o prowadzeniu uproszczonej ewidencji zapadła w styczniu 2019 r. (i zgodnie z wymogami została do końca stycznia zgłoszona do US) oznacza to, że organizacja nie sporządza rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r.

Jeśli natomiast decyzja o prowadzeniu uproszczonej ewidencji zapadła w styczniu 2020 r. to organizacja pozarządowa sporządza sprawozdanie finansowe za 2019 r. i wysyła je do urzędu skarbowego. Zostanie zwolniona z obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego, ale dopiero za 2020 r.

Przeczytaj też

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Poniedziałek-piątek 9:00-17:00
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.