Poradnik - ngo.pl

Według zakładowego planu kont księguje się poszczególne operacje finansowe. Plan kont jest częścią składową systemu rachunkowości. Należy traktować go jako niezbędne narzędzie dostarczające niezbędnych informacji do zarządzania organizacją i dokonywania rozliczeń finansowych np. z darczyńcami.

Zakładowy plan kont składa się z księgi głównej (konta syntetyczne) i kont pomocniczych (analitycznych).

Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) ustala się z uwzględnieniem:

• specyfiki działalności organizacji poprzez takie ujęcie przychodów i kosztów, które z łatwością pozwoli na przypisanie ich do konkretnego sponsora;
• przyjętego sposobu wyceny;
• wymogów dotyczących dokonywania odpisów aktualizujących wartość aktywów z uwagi na utraconą przez nie całość lub część wartości, po której figurują w księgach;
• ujęcia danych liczbowych w przekroju umożliwiającym przejście od bieżącej ewidencji do sporządzenia sprawozdań finansowych: bilansu oraz rachunku zysków i strat;
• możliwości sporządzania sprawozdań m.in. podatkowych i statystycznych (GUS),

Jeżeli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, można stosować minimalny układ kont, o symbolice dwucyfrowej. Mimo to większość organizacji prowadzi konta w technice trzycyfrowej.

Choć obowiązek taki nie wynika z przepisów ustawy, celowe jest, aby w planie kont określić zasady ewidencji i rozliczania kosztów. Rzutuje to bowiem na wykaz kont i przesądza o postaci rachunku zysków.

Można przyjąć jeden spośród trzech sposobów ujmowania i rozliczania kosztów działalności, gromadząc je:

• tylko według rodzajów – na kontach zespołu 4,
• tylko według typów, rodzajów i odmian działalności, tzn. według funkcji – na odpowiednich kontach zespołu 5,

z ewentualnym dalszym ich podziałem w ramach każdego konta – według rodzajów,

• według rodzajów – na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji – na kontach zespołu 5.

Przyjmując sposób pierwszy lub trzeci powinniśmy dostosować układ rodzajowy kosztów do specyfiki działalności organizacji, zachowując co najmniej podział kosztów na koszty rodzajowe administracyjne oraz statutowe. W miarę potrzeby, gdy organizacja realizuje coraz więcej projektów, może być wskazane uszczegółowienie układu rodzajowego kosztów, co przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera nie powinno być kłopotliwe.

Ewidencja i rozliczanie kosztów przy zastosowaniu kont zespołu 5 jest najbardziej wskazana, gdy charakter, rozmiary lub organizacja wewnętrzna działalności wymagają podziału kosztów według odmian, rodzajów i typów działalności i oddziałów.

Następnie określamy zasady prowadzenia kont pomocniczych powiązanych z kontami księgi głównej (Plan kont).

Główną częścią polityki rachunkowości jest plan kont. Powinien być on założony zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, ale również powinien odzwierciedlać działalność danej organizacji. Wszelkie istotne zmiany (poza rozbudowywaniem analityki) dotyczące sposobu księgowania powinny być dokonane na piśmie jako aneks do zatwierdzonego planu kont i podpisane przez osoby do tego uprawnione zgodnie z zapisami statutu.

Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych, czyli zbiorów, w których rejestrowane są dane finansowe.

Zbiory te pozwalają na ewidencjonowanie i uszeregowanie wszystkich operacji finansowych w organizacji. Plan kont składa się z kont podstawowych – syntetycznych, które określają główne grupy operacji finansowych oraz kont analitycznych, które pozwalają uszczegółowić zapisy na koncie syntetycznym.

Plan kont jest instrumentem ułatwiającym zarówno syntetyczne, jak i analityczne ujęcie wszystkich operacji finansowych zachodzących w danym okresie w organizacji. Plan kont powinien służyć poprawnemu sporządzeniu bilansu oraz rachunku zysków i strat – układ wybranych kont powinien odpowiadać konkretnym pozycjom z rachunku zysków i strat (np. koszty finansowe, pozostałe przychody operacyjne itd.). Układ planu kont powinien też umożliwiać sprawne przygotowanie raportów dla darczyńców, z wykonania danego programu, jak też z ogólnej działalności organizacji. Niezwykle istotne w konstrukcji planu kont jest rozwinięcie analityki, czyli kont pomocniczych, na których zapisy księgowe będą dostarczały nam szczegółowych informacji. Dla celów sprawozdawczych (określonych przez Ministra Finansów w odpowiednim Rozporządzeniu), np. w rachunku zysków i strat musimy podać poniesione koszty programowe (nazywane w dokumencie „statutowe”) w jednej kwocie oraz koszty administracyjne w rozbiciu na sześć podstawowych kategorii. Dla naszych potrzeb jako grantobiorcy, który przed darczyńcą musi szczegółowo zdać sprawozdanie z wykorzystania jego środków, jedna kwota kosztów programowych nie wystarcza, musi być rozbita na poszczególne programy i kategorie budżetowe. Przemyślana struktura kont kosztowych pozwoli nam na śledzenie kosztów z podziałem np. na źródła finansowania czy prowadzone programy. Odpowiednio opracowana struktura kont przychodów da nam obraz tego, w jakiej wysokości i od kogo uzyskaliśmy przychody. Analityka do konta wyniku finansowego pokaże nam, które z programów czy przedsięwzięć przyniosło stratę lub zakończyło się zyskiem, inaczej mówiąc, na które z programów wystarczyło nam środków, lub nawet zostało ich część do dalszej realizacji, a które były deficytowe w danym roku.

Poniżej podajemy propozycje układu planu kont z pominięciem niektórych kont i zespołów, które są rzadko. wykorzystywane w przypadku organizacji nieprowadzącej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia odpłatnej działalności statutowej konieczne jest wyróżnienie ewidencji operacji finansowych (kosztów i przychodów) dotyczących obu rodzajów działalności statutowej: odpłatnej i nieodpłatnej. Konkretne numery kont mogą odbiegać od tutaj zaproponowanych, jednak grupy kont powinny zawierać się w tych przedziałach. Do każdego konta przypisany jest krótki komentarz dotyczący rodzaju operacji księgowanych na danym koncie.

010 – 015 – konta środków trwałych

(ewidencja nieruchomości, maszyny, środki transportu)

020 – 025 – konta wartości niematerialnych i prawnych

(ewidencja praw autorskich, praw do patentów, projektów, specjalistycznych programów komputerowych)

070 – 075 – konta umorzeń środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

(odpisy umorzeniowe)

080 – 085 – konta inwestycji

(inwestycje związane z budową, montażem lub zakupem środków trwałych)

100 – konto kasy

(ewidencja gotówki w kasie)

130 – konto bieżącego rachunku bankowego

(ewidencja operacji na rachunku bankowym)

131 – konto pomocniczego rachunku bankowego

(ewidencja operacji na rachunku bankowym, wydzielonym do obsługi konkretnego programu)

135 – konto walutowe

(ewidencja operacji na koncie walutowym)

137 – konto lokat bankowych

(ewidencja lokat na rachunkach bankowych)

145 – konto środki pieniężne w drodze

(ewidencja przepływu środków np. z kasy do banku, jeśli przepływ ten trwa dłużej niż jeden dzień)

201 – konto rozrachunków z odbiorcami

(należności z tytułu np. udzielonych i nierozliczonych dotacji)

202 – konto rozrachunków z dostawcami

(zobowiązania z tytułu usług, dostaw itp.)

220 – konto rozrachunków z budżetem państwa

(zobowiązania z tyt. składek ZUS, zaliczek na PDOF, itp.,)

230 – konto rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń

(ewidencja rozrachunków z pracownikami otrzymującymi wynagrodzenie. Zalecane jest utworzenie kont analitycznych dla każdego z pracowników oraz odrębnie dla osób zatrudnianych na umowę zlecenia i o dzieło)

232 – konto pozostałych rozrachunków z pracownikami

(ewidencja pozostałych rozrachunków np. zaliczek pobranych przez pracowników na zakup materiałów)

235 – konto rozrachunków z wolontariuszami

(ewidencja i rozliczenie zaliczek pobranych przez wolontariuszy)

240 – pozostałe rozrachunki

(ewidencja rozrachunków, niewymienionych wyżej)

500 – konto kosztów programowych

(ewidencja kosztów dotyczących statutowej działalności programowej organizacji z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną)

Bardzo ważne jest, by w ramach tego konta utworzyć takie konta analityczne, bądź kolejne konta syntetyczne, które pozwolą na wyodrębnienie kosztów programowych zgodnie z naszymi potrzebami np. podział kosztów według źródeł finansowania lub realizowanych programów oraz pozycji budżetowych zawartych w formularzach rozliczeniowych dla darczyńców.

550 – konto kosztów administracyjnych

(służy do ewidencji kosztów zakwalifikowanych jako administracyjne z podziałem na kategorie określone przez Ministra Finansów wg pozycji z rachunku zysków i strat)

550 – 1 – zużycie materiałów i energii

(koszty materiałów biurowych i zużycia energii)

550 – 2 – usługi obce

(koszty usług obcych, takich jak usługi pocztowe, bankowe, telekomunikacyjne, najmu i inne)

550 – 3 – podatki i opłaty

(koszty opłat skarbowych, podatku od nieruchomości i innych)

550 – 4 – wynagrodzenia i świadczenia na rzecz pracowników

(koszty wynagrodzeń, w tym etaty, zlecenia, umowy o dzieło oraz składki ZUS, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i pozostałe świadczenia)

550 – 5 – amortyzacja

(ewidencja kosztów amortyzacji rzeczowego majątku trwałego i wartości niematerialnych i prawnych)

550 – 6 – pozostałe koszty administracyjne

(koszty, które nie kwalifikują się do powyższych kategorii)

640 – konto rozliczeń międzyokresowych czynnych

(ewidencja kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym, dotyczących późniejszego okresu)

641 – konto rozliczeń międzyokresowych biernych

(ewidencja kosztów dotyczących bieżącego okresu, ale jeszcze nieponiesionych)

700 – konto przychodów statutowych

(służy do ewidencji przychodów statutowych, takich jak np. dotacje, darowizny i przychody z odpłatnej działalności statutowej)

Do konta przychodów statutowych dobrze jest utworzyć konta analityczne z podziałem na poszczególne źródła finansowania, np. 700-1 osoby prywatne, 700-2 organizacje pozarządowe, 700-3 firmy prywatne, 700-4 źródła publiczne, itd. z możliwością rozwijania analityki tak, aby można było śledzić wysokość wpłat poszczególnych darczyńców. W przypadku stowarzyszeń należy utworzyć też konto analityczne, na którym księgowane będą składki członkowskie – kwotę składek trzeba wykazać w rachunku zysków i strat.

751 – konto przychodów finansowych

(na koncie tym ujmowane są uzyskane odsetki bankowe, dodatnie różnice kursowe i inne przychody finansowe)

752 – konto kosztów finansowych

(służy do ewidencji odsetek od pożyczek i kredytów oraz ujemnych różnic kursowych i pozostałych kosztów finansowych)

761 – konto pozostałych przychodów operacyjnych

(pozostałe przychody niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji, np. z likwidacji i sprzedaży środków trwałych)

762 – konto pozostałych kosztów operacyjnych

(pozostałe koszty niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji)

771 – konto zysków nadzwyczajnych

(na koncie ujmowane są zyski związane z losowymi zdarzeniami, niezakwalifikowane do pozostałych przychodów)

772 – konto strat nadzwyczajnych

(na koncie ujmowane są straty dotyczące niepowtarzalnych zdarzeń, niezakwalifikowane do pozostałych przychodów)

800 – konto funduszu statutowego

(stan tego konta przedstawia wysokość funduszu statutowego organizacji)

820 – konto rozliczenia wyniku finansowego

(na koncie tym rozlicza się wynik finansowy organizacji za rok poprzedni, zgodnie z przyjętą uchwałą zarządu)

840 – konto rezerw

(służy do ewidencji tworzonych rezerw, np. na należności)

845 – konto przychodów przyszłych okresów

(ewidencjonuje przychody otrzymane w bieżącym okresie sprawozdawczym, a dotyczące realizacji kosztów w terminie późniejszym)

850 – konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

(na tym koncie księgowane są zwiększenia (odpisy) i operacje dotyczące wykorzystania ZFŚS)

860 – konto wyniku finansowego

(na konto wyniku przeksięgowuje się na koniec okresu sprawozdawczego wszystkie przychody i koszty; różnica pomiędzy przychodami i kosztami stanowi wynik finansowy organizacji za dany okres).

870 – konto podatku dochodowego od osób prawnych

(ewidencja rozliczenia ewentualnego PDOP)