Poradnik - ngo.pl

Przechowuj dokumenty rejestrowe (KRS, NIP, REGON, wpis do ewidencji). Aktualizuj dane w Krajowym Rejestrze Sądowym, Urzędzie Skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędzie Statystycznym i innych ewidencjach. Pilnuj ustawowych terminów tych aktualizacji (jest to jeden z punktów chętnie sprawdzanych przez kontrolujących np. starostów).

Upewnij się, że działasz w zgodzie ze statutem. Regularnie sprawdzaj, czy statut jest aktualny – a w razie konieczności aktualizuj.

Statut określa zadania każdego organu (czyli zarządu, rady, komisji rewizyjnej, walnego zgromadzenia). Upewnij się, że:

• posiedzenia organów odbywają się zgodnie ze statutem,
• członkowie organów są skutecznie i z odpowiednim wyprzedzeniem zawiadamiani o posiedzeniach,
• decyzje organów mają formę uchwał z podaną podstawą prawną (wewnętrzną, np. art. statutu).

Upewnij się, że umowy, zobowiązania, dokumenty podpisują tylko osoby upoważnione do reprezentowania organizacji. Upoważnienie to wynika z dokumentów rejestrowych (np. KRS) i statutu. Osoba umocowana do reprezentowania może wystawiać dalsze pełnomocnictwa. Dokumenty podpisane przez osoby bez umocowania nie mają mocy prawnej.

Wszystkie organizacje sporządzają sprawozdania finansowe; fundacje dodatkowo – z działalności. Organizacje pożytku publicznego – wg wzoru sprawozdania dla OPP. Upewnij się, że:

• korzystasz z odpowiedniego (i aktualnego!) wzoru z wymaganymi załącznikami,
• sprawozdania podpisywane są przez zarząd i osobę sporządzającą, a zatwierdzane przez właściwy organ (np. radę fundacji, walne zgromadzenie),
• składane są w terminie do odpowiednich instytucji (US, KRS – w przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą, właściwe ministerstwo, baza OPP).

Organizacje posiadające status OPP, jak również te, które korzystają ze środków publicznych obowiązkowo publikują sprawozdania w Internecie (w bazie OPP, w swoim BIP-ie, na stronie). Pozostałe powinny to robić w ramach dobrych praktyk przejrzystości finansowania. 

Sprawozdań finansowych nie muszą sporządzać i składać organizacje, które zdecydowały się na uproszczoną księgowość (przesyłają do US tylko CIT-8).

Od swoich pracowników i współpracowników zbieraj oświadczenia, na podstawie których ustalisz, jakie składki do ZUS-u masz obowiązek opłacić. Jeśli masz obowiązek płacić składki, zarejestruj osoby w ZUS-ie (po zakończeniu współpracy: wyrejestruj). Jeśli opłacasz składki za więcej niż 5 osób, deklaracje składaj elektronicznie za pośrednictwem programu Płatnik.

GUS może wytypować organizację do złożenia sprawozdania SOF-1 lub udziału w pogłębionym badaniu. Złożenie SOF-1 i udział w badaniu są obowiązkowe. Dobrze zorientować się, jakie dane są wymagane i dokumentować je w bieżącym działaniu organizacji (np. liczba odbiorców działań).

Jeśli kupujesz usługi za granicą (np. wynajmujesz serwer), uzyskaj od usługodawcy certyfikat rezydencji podatkowej, żeby uniknąć płacenia podwójnego podatku dochodowego. Masz obowiązek płacić VAT wg polskich stawek (do swojego urzędu skarbowego). W tym celu trzeba zarejestrować się jako podatnik VAT-UE i składać deklarację VAT-9 (robi to ten, kto odpowiada za rozliczenia z urzędem, np. księgowy czy biuro rachunkowe).

Autorskie prawa majątkowe do utworu przysługują autorowi, który może przekazać je nieodpłatnie, odpłatnie, w całości lub w jakiejś części. Zadbaj o to, żeby organizacja miała prawo wykorzystywania utworów, które powstają na jej zlecenie i za jej pieniądze. Przekazanie praw autorskich musi mieć formę pisemną – w umowie powinno znaleźć się odpowiednie postanowienie, a w nim – wszystkie pola eksploatacji utworu. 

Jeśli organizacja coś tworzy na zamówienie innego podmiotu, warto zadbać o to, żeby mogła dalej wykorzystywać swoje utwory (np. jeśli w umowie odda całość prac majątkowych do scenariusza szkolenia zamówionego przez podmiot zewnętrzny, nie będzie mogła go wykorzystać ponownie, przy innym szkoleniu).

Publikując utwór (grafikę, tekst), podpisz go zgodnie z tym, jak umówiliście się z autorem, i wskaż licencję, na jakiej publikujesz. Dobrą praktyką, zwłaszcza w przypadku finansowania z publicznych pieniędzy, jest publikowanie utworów na wolnej licencji (dobrze poinformować o tym autorów przy zawieraniu umowy).

Poinformuj  uczestników organizowanych przez siebie działań, jeśli zamierzasz utrwalać ich wizerunki. Nie zawsze musisz ubiegać się o ich zgodę na publikację. Nie musisz, jeśli osoba na nim przedstawiona:

• otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie;
• jest powszechnie znana, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych (np. politycznych czy społecznych);
• stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

W innym przypadku należy uzyskać zgodę na publikację. Złą praktyką jest jednak zbieranie zgód na zapas. Często zdarza się to w kontekście wydarzeń dla dzieci – jeśli nie zamierzasz publikować portretów konkretnych dzieci, nie wymagaj od ich opiekunów podpisywania zgody na publikację wizerunku.

Czy masz udokumentowane na piśmie prawo do lokalu, zarówno siedziby, jak i miejsca prowadzenia działań? Jeśli organizacja jest właścicielem nieruchomości, powinna odprowadzać podatek od nieruchomości (w tej sprawie udaj się do urzędu gminy/dzielnicy; OPP jest zwolniona). Wynajmując lokal, warto rozważyć zakup polisy OC (przyda się też przy organizacji wydarzeń).

Wartość i zasady amortyzacji środków trwałych powinny być zdefiniowane w polityce rachunkowości (m.in. środki trwałe o wartości powyżej 3,5 tys. zł amortyzuje się w kolejnych latach, nie jednorazowo). Prowadź ewidencję środków trwałych i wyposażenia. Powinna ona zawierać dokumentację przyjęcia, zmiany miejsca i likwidacji. Inwentaryzuj wyposażenie raz na 2 lata; majątek (środki) trwały – raz na 4 lata.

Dobrze, jeśli procedury odzwierciedlają sytuację organizacji i jej codzienną praktykę – wtedy łatwiej o ich codzienne przestrzeganie w organizacji. Niestety co do niektórych obowiązków trudno określić praktyczną przydatność dla organizacji, co nie zmienia faktu, że są obowiązkami i nieprzestrzeganie ich może oznaczać kłopoty z instytucjami kontrolującymi i odczuwalne sankcje (w tym karne czy karno-skarbowe).

1. poradnik.ngo.pl: Obowiązki NGO, sprawozdanie, statut

2. poradnik.ngo.pl: Zarząd, walne, rada, komisja rewizyjna

3. poradnik.ngo.pl: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS

4. poradnik.ngo.pl: Prawo autorskie

5. Panoptykon: Dziecko w obiektywie