Poradnik - ngo.pl

PYTANIE CZYTELNICZKI: Jestem przewodniczącą komisji rewizyjnej w warszawskim stowarzyszeniu mającym status organizacji pożytku publicznego. Zarząd przedstawił nam do zatwierdzenia sprawozdanie finansowe i merytoryczne. Pełnię swoją funkcję od niedawna i nie do końca wszystko jest dla mnie jasne, a chciałabym dobrze wywiązać się z moich obowiązków.

Podczas czytania sprawozdań zaczęły mnie nurtować różne wątpliwości, np. w odniesieniu do realizacji konkretnych projektów, na które stowarzyszenie otrzymało dotacje z miasta. W projekcie niektórzy członkowie zarządu byli zatrudnieni do wykonywania różnych prac. Czy urząd tego nie zakwestionuje? Okazało się także, że inna fundacja, w której działa nasz prezes, wykonywała na naszą rzecz (czyli na rzecz stowarzyszenia) różne prace, a my jej za to zapłaciliśmy. Czy to jest zgodne z prawem?

Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie precyzuje kompetencji komisji rewizyjnej. Dlatego, aby mieć jasność, co możemy, a czego nie możemy zrobić jako jej członek/członkini musimy mieć pewność jak statut (a czasem też regulamin działania komisji rewizyjnej) opisuje jej działania. W zależności od tego możemy mieć wpływ na różne decyzje stowarzyszenia, a na niektóre nie.

Zwykle do obowiązków komisji rewizyjnej należy nadzorowanie działań zarządu, zwoływanie walnego zebrania w razie bezczynności zarządu oraz opiniowanie lub/i zatwierdzanie sprawozdania finansowego (a często też merytorycznego).

Zwykle nie jest to jedyna jej funkcja. Jak ważny jest to organ można się przekonać w sytuacji kiedy zarząd nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Wtedy rola komisji wzrasta: zazwyczaj może ona zwołać nadzwyczajne walne zebranie oraz przeprowadzić szczegółową kontrolę działań zarządu.

Bywa niestety, że „nadmierne” zainteresowanie ze strony komisji jest postrzegane jako „wtrącanie się” w działania zarządu i budzi podejrzenia. A przecież nie muszą za tym stać złe intencje, tylko troska o dobro organizacji i czytelność zasad, które w niej obowiązują.

Ważną funkcją komisji rewizyjnej jest też odpowiedzialność za poprawność sprawozdania finansowego stowarzyszenia wynikająca z ustawy o rachunkowości. Jeżeli członkowie komisji zatwierdzając lub opiniując sprawozdanie, nie wiedzą lub nie rozumieją co podpisują, to nie jest to dobra praktyka.

Co mówią przepisy o odpowiedzialności za sprawozdania organizacji?

Warto wiedzieć, co jest w sprawozdaniu, ponieważ przepisy ustawy o rachunkowości (art. 4a) mówią, że zarząd i członkowie organu nadzoru (np. komisja rewizyjna) są odpowiedzialni za to, aby sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności (tzw. sprawozdanie merytoryczne) były poprawnie sporządzone. Za błędy w tym względzie władze te mogą ponieść karę (art. 77 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli organizacja nie sporządzi sprawozdania lub gdy jest ono niepoprawne, zawiera nierzetelne dane lub jest sporządzone niezgodnie z przepisami, władzom organizacji (zarządowi i członkom organu nadzoru, np. komisji rewizyjnej) grozi kara grzywny, pozbawienia wolności do dwóch lat lub obie kary łącznie.

Wydaje się, że w sytuacji opisanej na wstępie zabrakło jasności co do roli komisji i jej odpowiedzialności u osoby, która została do niej wybrana oraz dobrej praktyki przepływu informacji pomiędzy organami władzy w tym stowarzyszeniu. Zarząd w imieniu całego stowarzyszenia wystąpił z wnioskiem o dotację do urzędu miasta. Dzięki dofinansowaniu mógł realizować projekty, które służyły realizacji celów statutowych. Z perspektywy sponsora nie będzie miało znaczenia, kto zostanie zatrudniony do wykonywania pracy w sfinansowanym projekcie. Z perspektywy pozostałych członków organizacji (bądź komisji rewizyjnej) ważne może być, czy osoby zatrudnione do prac przy projekcie będą spoza organizacji czy też będą członkami stowarzyszenia. Takie zasady działania powinny być ustalane wewnętrznie i zgodnie z prawem. Zatrudnienie członków zarządu do działań merytorycznych przy projekcie jest zgodne z prawem, chyba że statut albo inne wewnętrzne dokumenty tego zabraniają.

Dodatkowe zasady dla OPP

Co do zakupu towarów lub usług od np. podmiotów (firm, czy też innych organizacji), w których uczestniczą członkowie organizacji (np. członkowie zarządu), w przypadku organizacji pożytku publicznego istnieją pewne ograniczenia. Chodzi np. o sytuację, kiedy druk książki wydawanej przez stowarzyszenie zostałby zlecony w drukarni, w której zarządzie zasiada członek zarządu stowarzyszenia. Znowelizowana w marcu 2010 r. ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie mówi, że statut OPP powinien zabraniać kupowania „towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenach wyższych niż rynkowe”. Od marca 2010 r., taka działalność jest dopuszczalna, ale trzeba pamiętać, aby odbywała się na zasadach takich samych jak wobec osób trzecich albo po cenach nie wyższych niż rynkowe.

Ponieważ zadane na wstępie pytanie dotyczy działań w roku poprzednim, warto jeszcze sprawdzić, czy na ten moment dokumenty wewnętrzne organizacji (np. statut lub regulamin) dopuszczały możliwość zakupu usług lub towarów od podmiotu, w którym uczestniczą członkowie władz tej organizacji. Mogła mieć miejsce taka sytuacja, że ustawa dopuszczała taką praktykę, ale z kolei statut organizacji jej zabraniał (ponieważ zawierał zapisy z poprzedniej wersji ustawy o pożytku publicznym, które w ogóle zabraniały takich działań). Trzeba pamiętać o tym, że statut ma taką samą moc prawną jak inne akty prawne (ustawy, rozporządzenia) i jest podstawą działania każdej organizacji.

Jeżeli komisja rewizyjna (ale też zarząd) podjęła jakieś działania niezgodne ze statutem (lub niezgodne z innymi przepisami prawa), to będzie to działanie na szkodę organizacji.

Konsekwencje takich działań mogą być rozmaite, np. organizacja będzie musiała zwrócić dotację, zarówno straci pieniądze, jak i nadwyręży swoją wiarygodność. W takiej sytuacji nowy zarząd organizacji może dochodzić sądownie roszczeń od tych, którzy zawinili (np. od starego zarządu lub komisji rewizyjnej), czyli np. żądać zapłaty odszkodowania.

Jeśli szkodę wyrządziło kilka osób, działając wspólnie (np. cała komisja rewizyjna), obowiązuje tzw. zasada odpowiedzialności solidarnej. Odpowiedzialność solidarna oznacza, że poszkodowane stowarzyszenie może żądać od każdego z członków zarządu lub komisji rewizyjnej całości lub części odszkodowania. Na przykład, jeżeli w komisji były trzy osoby i wspólnie wyrządziły szkodę, to wówczas można dochodzić od każdej z nich całego odszkodowania lub od każdej po 1/3.

Ustawa o pożytku obliguje też członków władz OPP (także organu nadzoru) do dokładania należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy są oni zatrudnieni w organizacji, jak i wtedy gdy wykonują swe funkcje społecznie. Dochowanie należytej staranności oznacza, że osoby pełniące swoje funkcje powinny mieć wiedzę, doświadczenie i umiejętności (a najlepiej wykształcenie) niezbędne do prowadzenia spraw w imieniu organizacji.

Podsumowując, członkowie komisji rewizyjnej w OPP, ponoszą odpowiedzialność za:

• wywiązywanie się z obowiązków, które są związane z byciem członkiem/członkinią komisji rewizyjnej (np. przeprowadzenie kontroli działań zarządu, jeśli wymaga tego sytuacja),
• poprawne i zgodne z prawem sporządzenie sprawozdania finansowego i z działalności,
• działanie zgodne ze statutem i przepisami prawa, tak aby nie przyczynić się do wyrządzenia szkody organizacji,
• dokładanie należytej staranności przy wypełnianiu swoich obowiązków z tytułu członkostwa w organie nadzoru w OPP.

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), art. 4a i art. 77

Art. 4a

1. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie.

Art. 77

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536), art. 20 ust. 1pkt 6d i art. 27b

Art. 20

1. Organizacją pożytku publicznego może być organizacja pozarządowa oraz podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 4, z zastrzeżeniem art. 21, która spełnia łącznie następujące wymagania:

(…) 6) statut lub inne akty wewnętrzne organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 4, zabraniają:

(…) d) zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenach wyższych niż rynkowe.

Art. 27b

1. Członek organu zarządzającego, organu kontroli lub nadzoru organizacji pożytku publicznego oraz likwidator organizacji pożytku publicznego odpowiada wobec tej organizacji za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu organizacji pożytku publicznego, chyba że nie ponosi winy.

2. Członek organu zarządzającego, organu kontroli lub nadzoru oraz likwidator organizacji pożytku publicznego powinien przy wykonywaniu obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności.

3. Członek organu zarządzającego, organu kontroli lub nadzoru organizacji pożytku publicznego, wykonujący swoje obowiązki społecznie, jest obowiązany dokładać przy tym należytej staranności.

4. Jeżeli szkodę, o której mowa w ust. 1, wyrządziło kilka osób wspólnie, osoby te ponoszą odpowiedzialność solidarną.