Poradnik - ngo.pl

Zanim zaczniemy szukać firmy do współpracy, sami, jako organizacja pozarządowa musimy odpowiedzieć sobie na dwa ważne pytania:

• Dlaczego chcę nawiązać współpracę z biznesem, czego od niego oczekuję? Na czym ta współpraca miałaby polegać, w czym potrzebuję pomocy (wsparcie merytoryczne, sprzętowe, finansowe)?
• Co mogę zaoferować w zamian? Dlaczego dana firma może chcieć współpracować z moją organizacją? Jakie będzie miała korzyści z tej współpracy?

Znając odpowiedzi na te pytania, łatwiej nam będzie określić profil firmy, której poszukujemy, a tym samym wskazać gdzie i jak będziemy szukać naszego biznesowego partnera.

Wiedząc czego chcemy i co możemy zaoferować, czas zacząć poszukiwania firmy.

Przede wszystkim w Internecie. Badania Stowarzyszenia Klon/Jawor („Podstawowe fakty o sektorze pozarządowym 2008”) pokazują, że 55% organizacji pozarządowych nie korzysta codziennie z Internetu. Chcąc jednak współpracować z biznesem – warto zacząć to robić, gdyż dla firm (zarówno małych jak i większych), Internet to codzienne narzędzie pracy.

• strony internetowe firm, z których możemy wyczytać, czy nasze działania mieszczą się w obszarze ich misji, czy są spójne z podejmowanymi już przez nie inicjatywami, albo czy się z nimi nie wykluczają (jeśli firma już prowadzi efektywny program społeczny np. w obszarze wykluczenia społecznego, raczej nie zaangażuje się w podobny program robiony przez organizację pozarządową); Ponadto firmy zazwyczaj angażują się w działania, społeczne, które są spójne z ich: wartościami, celami strategicznymi, misją, bądź dotyczą bliskiego im otoczenia społecznego. Dlatego też, np. firma Danone zajmuje się problemem niedożywienia dzieci, a raczej nie zaangażuje się w działania na rzecz aktywizacji zawodowej osób starszych, Z kolei dla UPC kluczowymi programami będzie Akademia e-seniora, czy inne programy zajmujące się walką z wykluczeniem technologicznym, a nie działania na rzecz walki z biedą.
• informacje o konferencjach, spotkaniach, seminariach, dotyczących zaangażowania społecznego firm;
• artykuły w prasie i na portalach internetowych dotyczące zaangażowania społecznego firm.

Warto pytać znajomych – marketing szeptany ma niesamowitą moc, a polecenie partnera przez znajomych (zarówno firmie jak i organizacji pozarządowej) może być bardzo skuteczne i wiarygodne.

Na ważne wydarzenia, imprezy, konferencje – zwłaszcza te związane z tematyką społeczną – istnieje duże prawdopodobieństwo, że wśród panelistów, bądź uczestników, znajdziemy partnera do współpracy.

Niezależnie od tego, czy już rozmawialiśmy z daną osobą (np. podczas konferencji, na której się spotkaliśmy), czy jest to nasz pierwszy kontakt – powinniśmy zacząć od przesłania oferty współpracy.

Oferta współpracy powinna składać się z trzech głównych części:

• pismo wprowadzające – zapraszające do współpracy przy projekcie, z informacją czego oczekujemy od partnera, kim my jesteśmy jako organizacja i na czym polega nasz projekt. Pismo nie powinno być dłuższe niż jedna strona;
• informacja/ ulotka o naszej organizacji – krótki materiał promujący naszą organizację. Jeśli mamy foldery bądź ulotki promocyjne, to powinniśmy je załączyć, a jeśli nie mamy, to warto taki materiał na 1-2 strony przygotować. Z założenia ma to być materiał promocyjny, pokazujący nas jako profesjonalną organizację i rzetelnego partnera. Powinien zatem zawierać konkretne informacje o nas, ale też mieć atrakcyjną oprawę graficzną;
• informacja o naszym projekcie oraz oferta współpracy w ramach tego projektu– to miejsce na dłuższy i już szczegółowy opis naszego projektu, zawierający nie tylko jego cele, ale też mierzalne wskaźniki efektów, które chcemy osiągnąć. Tu też powinna się znaleźć informacja, czego oczekujemy od partnera (jakiego zaangażowania) i jakie będzie miał z tego korzyści.

Tak przygotowaną ofertę wysyłamy mailem, lub pocztą, ale zawsze do konkretnej osoby.

Jeśli w firmie istnieje stanowisko CSR managera, bądź podobne, to pismo warto skierować do osoby, która je zajmuje. Jeśli jej nie ma, to zazwyczaj takimi kwestiami będzie się zajmował pracownik działu PR bądź marketingu. Są też firmy, które mają specjalne stanowiska i osoby zajmujące się darowiznami czy sponsoringiem.

Aby zdecydować do kogo wysłać pismo, najlepiej jak zwykle zajrzeć na stronę internetową firmy – zobaczyć relacje z wydarzeń społecznych, akcji, czy przekazywania grantów dla organizacji pozarządowych, w których udział bierze firma, zobaczyć kto ją reprezentuje, do kogo jest podany kontakt, jako osoby odpowiedzialnej za takie imprezy. Zazwyczaj to właśnie będzie osoba, do której powinniśmy zaadresować ofertę.

Jeśli firma posiada swoją fundację korporacyjną, to najlepiej jest zaadresować ofertę na nazwisko prezesa fundacji.

• Dzwonimy, do osoby, do której wysłaliśmy ofertę, upewniając się, że do niej dotarła i staramy się umówić na spotkanie „w celu porozmawiania o szczegółach oferty”.
• Spotykamy się z potencjalnym partnerem – warto pamiętać, że biznes ma swoje pewne standardy i wymagania. Dlatego też czasem lepiej zamiast jeansów założyć bardziej oficjalny strój, nie spóźnić się, a wszelkie materiały i prezentacje mieć ze sobą wydrukowane, najlepiej w firmowej teczce organizacji. Warto też „przygotować się” z informacji o firmie. W czasie rozmowy wykazać się znajomością dotychczasowych działań naszego potencjalnego partnera i podkreślić jak doskonale Wasz nowy projekt będzie się w te działania wpisywał.
• Nawiązujemy współpracę – określamy zasady współpracy, harmonogram, podział zadań, sposoby komunikacji, ewaluacji itp. Taką nawiązaną współpracę trzeba rzetelnie i dobrze realizować, zgodnie z przyjętymi ustaleniami.

Aby zaangażować firmę do wspierania programów społecznych, należy jej przedstawicielom pokazać, że może to przynieść różne korzyści np.:

• korzyści dla otoczenia, w którym ta firma funkcjonuje – rozwiązanie istotnych potrzeb społecznych (np. bezrobocie, nierówne szanse edukacyjne itp.); zwłaszcza w małych miejscowościach dobre relacje ze społecznością lokalną są istotne dla funkcjonowania firmy;
• korzyści wewnętrzne dla firmy – zaangażowanie pracowników danej firmy w projekt. W wielu firmach pracownicy nie mają pomysłu jak realizować swoje potrzeby społeczne, jak znaleźć organizacje pozarządową, na rzecz której mogliby zrobić coś dobrego. Firma, która umożliwia im realizowanie takich potrzeb, nie tylko zyskuje lojalność pracowników, ale też pomaga im się zintegrować, czy wykazać nowymi umiejętnościami, np. w zakresie zarządzania projektem;
• korzyści wizerunkowe, zwiększenie zaufania społecznego, poprawa reputacji firmy – w otoczeniu społecznym, ale też wewnątrz firmy – wśród jej pracowników;
• realizacja celów wynikających z misji firmy.

Oto kilka najważniejszych pojęć, które warto znać, nawiązując współpracę z biznesem:

• społeczna odpowiedzialność biznesu (ang. Corporate Social Resposibility – CSR) - Odpowiedzialny biznes to dobrowolna strategia uwzględniająca społeczne, etyczne i ekologiczne aspekty w działalności gospodarczej oraz w kontaktach z interesariuszami (m.in. z pracownikami, z klientami, akcjonariuszami, dostawcami, społecznością lokalną). To wkład biznesu w realizację polityki zrównoważonego rozwoju gospodarczego oraz taki sposób prowadzenia firmy, w którym celem priorytetowym jest osiągnięcie równowagi między jej efektywnością i dochodowością a interesem społecznym (www.odpowiedzialnybiznes.pl).
• społeczne zaangażowanie biznesu (ang.Corporate Community Investment – CCI) - wkład, jaki przedsiębiorstwo jako obywatel czyni w społeczeństwo poprzez swoją główną działalność, inwestycje społeczne, programy charytatywne i zaangażowanie w reformy publiczne (Word Economic Forum).
• filantropia - to działalność osób bądź instytucji, polegająca na bezinteresownym udzielaniu pomocy finansowej lub materialnej potrzebującym (www.wikipedia.pl)
• sponsoring - „Mianem sponsoringu określa się działania finansowe i gospodarcze na rzecz różnego rodzaju instytucji wspierających społecznie akceptowalne dziedziny życia (np. zdrowie, sport, kultura, oświata, sprawy socjalne), niezależne od niej i nie związane bezpośrednio z normalnymi jej interesami. W zamian sponsor otrzymuje możliwość wykorzystania pozytywnych skojarzeń z działalnością wspieranych przedmiotów dla osiągnięcia określonych celów marketingowych i komunikacyjnych." (M. Datko, Dziś i jutro sponsoringu, Marketing i Rynek, 1996, nr 8-9).
• wolontariat pracowniczy - Pracownicy-wolontariusze świadczą różnego rodzaju prace na rzecz osób potrzebujących, wykorzystując przy tym swoje umiejętności i zdolności, a jednocześnie rozwijając swoje talenty w innych dziedzinach. Firma wspiera pracownika w tych działaniach, deleguje pracownika do pracy jako wolontariusza w czasie pracy, przekazuje pomoc rzeczową, wsparcie logistyczne i finansowe (www.wolontariat.biz.pl)
• fundacja korporacyjna - To odrębny podmiot ustanowiony przez firmę i przez nią finansowany, którego celem jest realizacja działań społecznie użytecznych. Poza ścisłym związkiem z firmą, fundacja korporacyjna ma wszystkie cechy fundacji określone w ustawie o fundacjach z 1984 r. (Raport z badań, Fundacje korporacyjne w Polsce, str. 28).

Polecane adresy stron internetowych:

• społeczne zaangażowanie biznesu: www.filantropia.org.pl (strona Akademii Rozwoju Filantropii)
• społeczna odpowiedzialność biznesu: www.odpowiedzialnybiznes.pl (strona Forum Odpowiedzialnego Biznesu)
• informacje o CSR: www.CSRinfo.org
• społeczne zaangażowanie pracowników: www.wolontariat.biz.pl (strona programu Wolontariat Biznesu Centrum Wolontariatu)
• kampanie społeczne i marketing zaangażowany społecznie: www.kampaniespoleczne.pl