Poradnik - ngo.pl

Do utworzenia związku stowarzyszeń niezbędne jest:

1. spotkanie w gronie liderów, osób z organizacji zaangażowanych w tworzenie federacji,
2. zwołanie zebrania założycielskiego – uchwalenie przez założycieli statutu federacji oraz dokonanie wyboru władz (zarządu, organu kontroli wewnętrznej),
3. złożenie przez zarząd wniosku o rejestrację (wraz ze statutem, listą założycieli, protokołem z zebrania założycielskiego i uchwałami) do sądu rejestrowego (KRS),
4. przeprowadzenie przez sąd rejestrowy postępowania rejestrowego zakończonego wydaniem postanowienia o zarejestrowaniu związku,
5. dokonanie wpisu związku do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego).

Nim szczegółowo zostanie omówiona procedura rejestracyjna federacji oraz kwestie formalno-organizacyjne związane z jej działalnością, warto przyjrzeć się bardzo ważnemu, pierwszemu etapowi budowy tej szczególnej organizacji, której nie tworzą osoby fizyczne jak w przypadku stowarzyszeń, ale inne organizacje pozarządowe.

Budowę federacji trzeba rozpocząć podobne jak tworzenie stowarzyszenia – od cyklu spotkań w gronie liderów organizacji, które łączy wspólny problem czy też podobne metody działania. Warto, aby działo się to w miejscach, w których na co dzień działają. Podczas spotkań i wspólnych dyskusji rodzą się więzi międzyludzkie, nawiązują się stosunki koleżeńskie oparte na odpowiedzialności i zaufaniu. Podczas nich okazuje się, że np. mamy podobne problemy organizacyjne i formalne wynikające z obowiązującego prawa lub praktyki jego stosowania. Na bieżąco również możemy dzielić się informacjami i wiedzą, w jaki sposób radzić sobie w sytuacjach problemowych. Z pewnością dzielenie się „dobrymi praktykami” i samopomoc koleżeńska sprzyja pogłębianiu solidarności, buduje trwałość i stabilność rodzącej się nowej struktury organizacyjnej.

Czas wzajemnego poznawania się i dyskusji nie powinien być przyspieszany, spokojnie należy czekać, aż padnie propozycja sformalizowania współpracy i zaplanowania jej rozwoju. W tym czasie liderzy powinni na bieżąco informować o przebiegu spotkań i poruszanej problematyce członków swych macierzystych organizacji.

Kolejne spotkania będą już miały roboczy i bardziej konkretny charakter. W pierwszej kolejności trzeba określić wizję i misję federacji oraz jej cele. Te ustalenia muszą znaleźć się w statucie federacji. W tym samym czasie planujemy kolejne kroki rozwoju organizacyjnego, zasady relacji z partnerami, pozyskiwania nowych członków oraz źródeł finansowania.

Wszystkie te rozmowy powinny odbywać się w partnerskiej atmosferze, w której nie będą mieć znaczenia wielkość, osiągnięcia i doświadczenie organizacji, by ich liderzy bez żadnej presji, po otwartej i wszechstronnej dyskusji mogli podjąć świadomą decyzję o stworzeniu federacji.

Zebranie założycielskie jest pierwszym formalnym spotkaniem organizacji członkowskich w celu założenia federacji.

Na początku dokonać należy wyboru przewodniczącego zebrania oraz protokolanta, który napisze protokół z zebrania założycielskiego.

Podczas zebrania założycielskiego przewodniczący przedstawia cele związku stowarzyszeń oraz jego statut. Istotną czynnością podejmowaną przed podjęciem uchwały o utworzeniu federacji (związku stowarzyszeń) oraz przyjęciem statutu jest zebranie od przedstawicieli organizacji założycielskich uchwał zarządów lub walnych zebrań w sprawie przystąpienia do grupy inicjatywnej powołującej związek stowarzyszeń.

Statuty poszczególnych organizacji określają, jaki organ podejmuje decyzje w sprawie członkostwa w innych podmiotach). Przykładowy wzór uchwały o przystąpieniu do grupy inicjatywnej powołującej federację zawiera załącznik.

Kolejnym ważnym dokumentem sporządzonym podczas zebrania założycielskiego jest lista założycieli. Nie ma wymogów związanych z tym, co należy podać na liście członków założycieli, ale warto podawać takie dane, które łatwo pozwolą zidentyfikować organizację oraz osobę, która ją reprezentuje:

• nazwa organizacji;
• adres siedziby;
• numer rejestrowy (numer KRS / numer ewidencyjny w innym rejestrze);
• imię i nazwisko osoby reprezentującej organizację na zebraniu, można także tak podano w przykładzie zebrać numery PESEL reprezentantów (pełnomocników). To praktyczna wskazówka, która może potem ułatwić wypełnianie formularzy dotyczących zgłoszenia członków władz do KRS, zgodnie z którymi podaje się: imię, nazwisko oraz PESEL takiej osoby,
• podpis osoby reprezentującej organizację (członka / członkini zarządu lub osoby upoważnionej przez zarząd organizacji do jej reprezentowania na zebraniu – pełnomocnika).

Przykładowy wzór listy członków założycieli.

Prawo do reprezentowania organizacji jest w kompetencjach zarządu, szczegóły zawarte są w jej statucie. Może to być np. dwóch członków/członkiń zarządu działających łącznie, w tym prezes.

Upoważnienia (pełnomocnictwa) reprezentantów organizacji założycielskich są załącznikiem do listy członków założycieli (przykładowy wzór).

Na zebraniu założycielskim powołuje się  władze federacji: zarząd, który składa wniosek o rejestrację federacji oraz organ kontroli wewnętrznej ( komisję rewizyjną). Od razu po zarejestrowaniu federacja będzie mogła przystąpić do działań.

Tryb wyboru władz określa statut federacji.

Do władz federacji wybierane są osoby reprezentujące organizacje członkowskie. Jeżeli statut federacji nie posiada szczegółowych regulacji w tym zakresie, nie muszą to być osoby, które pozostają we władzach organizacji członkowskiej, ale takie, których wiedza, doświadczenie i autorytet może wzmocnić merytorycznie i organizacyjnie zarząd, komisję rewizyjną czy inne statutowe władze federacji.