Poradnik - ngo.pl

W swej codziennej działalności zarząd federacji regularnie musi podejmować uchwały o przyjęciu nowych organizacji członkowskich, ponieważ niezwykle rzadko statuty federacji pozostawiają tę decyzję do kompetencji walnego zebrania.

Szczegółowy tryb ubiegania się o członkostwo w federacji oraz zasady przyjmowania nowych członków są indywidualnie ustalane przez każdą federację.

Często jednak procedura ta wygląda następująco:

• Organizacja zainteresowana członkostwem w federacji składa pisemną deklarację przystąpienia do federacji (przykładowy wzór takiej deklaracji). Do deklaracji czasami załącza się kserokopie odpisu z KRS, statutu oraz uchwały zarządu lub walnego zebrania o woli przystąpienia do federacji. Podjęcie takiej uchwały stanowi potwierdzenie, że decyzję zapadła kolegialnie i świadomie, a nie jednoosobowo, co zawsze może budzić wątpliwości. Drugi egzemplarz tej uchwały pozostaje w dokumentacji zarządu organizacji.
• Zarząd na posiedzeniu zapoznaje się ze złożoną deklaracją i bada, czy nie ma przeszkód formalnych. Należy zwłaszcza pamiętać o sprawdzeniu, czy zarząd organizacji kandydującej jest upoważniony do pojęcia uchwały o przystąpieniu do związku stowarzyszeń. Czasami statut taką decyzję pozostawia w gestii walnego zebrania. Wątpliwości może też budzić uchwała o przystąpieniu do federacji oddziału czy koła organizacji ogólnopolskiej. Na ogół leży to w kompetencjach zarządu głównego, nawet jeśli koło lub oddział posiada osobowość prawną. Dlatego przed podjęciem decyzji o przyjęciu nowego członka do federacji, należy uważnie przeczytać jego statut.
• Jeśli nie ma żadnych przeszkód formalnych, zarząd podejmuje uchwałę o przyjęciu nowej organizacji członkowskiej do federacji. Zobacz przykład protokołu oraz uchwały o przyjęciu nowych członków.
• Na koniec zarząd federacji zawiadamia nową organizację członkowską na piśmie o przyjęciu jej w poczet członków zwyczajnych. Wzór takiej informacji zawiera powyższy załącznik.

Opisana procedura ma charakter wyłącznie przykładowy. Każda federacja reguluje przyjmowanie nowych członków zgodnie ze swoim statutem oraz wewnętrznymi procedurami i praktyką.

Na ogół przynajmniej raz w roku odbywa się walne zebranie organizacji członkowskich (częstotliwość, charakter walnych zebrań, sposób zawiadamiania członków określa statut każdej federacji).

Jeśli w kompetencjach walnego zebrania leży zatwierdzanie sprawozdań, a tak jest najczęściej, walne zebrania odbywają się do końca czerwca każdego roku, tak aby zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości zatwierdzić sprawozdanie finansowe i w ciągu 10 dni od zatwierdzenia przekazać je do urzędu skarbowego wraz z odpowiednią uchwałą. Termin i procedura zatwierdzania sprawozdania finansowego jest analogiczna jak przy stowarzyszeniach i fundacjach (zobacz: Sprawozdanie finansowe).

Co kilka lat członkowie federacji spotykają się na walnych zebraniach, których cel stanowi wybór władz. Kadencja zarządu i komisji rewizyjnej jest oczywiście określona w statucie każdej federacji.

W sytuacjach, kiedy istnieje pilna potrzeba podjęcia decyzji w określonej sprawie, organizacje członkowskie mogą spotkać się na nadzwyczajnym walnym zebraniu. Tryb jego zwoływania określa statut każdej federacji.

Przebieg obrad walnego zebrania reguluje statut lub regulamin obrad. Ta druga sytuacja ma miejsce szczególnie w przypadku federacji o dużej liczbie organizacji członkowskich.

Zobacz przykładowy wzór regulaminu obrad walnego zebrania federacji.

Choć nie jest to dokument obowiązkowy to przyjęcie regulaminu obrad i procedowanie w oparciu o jego zapisy bardzo usprawnia przebieg walnego zebrania, które w przypadku federacji często odbywa się w bardzo licznym gronie. Oczywiście w federacjach, które posiadanie regulaminu mają zapisane w statucie, musi on zostać uchwalony i być stosowany.

Wzory najważniejszych dokumentów towarzyszących walnym zebraniom (zaproszenie wraz z porządkiem obrad, protokół, uchwały walnego zebrania).

Rejestracja zmian w KRS po walnym zebraniu

Podjęte przez walne zebranie decyzje w wielu wypadkach muszą zostać formalnie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (więcej o różnych rodzajach zmian: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS). Dotyczyć to może następujących zmian (procedura jest taka sama jak w stowarzyszeniu):

• władz federacji
• adresu, siedziby federacji

Zmiana nazwy organizacji, zmiana celu działania lub miejscowości, na której terenie ma swoją siedzibę federacja wiąże się ze zmianą statutu, a więc obowiązuje procedura jak przy rejestracji zmiany statutu.

REGON, NIP, konto bankowe, księgi rachunkowe

Każda nowo zarejestrowana w KRS organizacja otrzymuje numer REGON i NIP. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie/pokazanie ich w rejestrze KRS. Rejestr w wersji elektronicznej dostępny jest na stronie https://ems.ms.gov.pl

Zasada ta obowiązuje od 1 grudnia 2014 r. Organizacje, które otrzymały wpis do KRS przed tą datą (chodzi o datę wpisuj do rejestru wcześniejszą niż 1.12.2014) stosują się do zasad opisanych dla organizacji rejestrujących się w innych niż KRS rejestrach. Organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) uzyskują REGON i NIP automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), danych przekazanych z KRS. Organizacja wraz z decyzją o wpisie do KRS uzyskuje identyfikator REGON i NIP.

Po stronie organizacji pozostaje jeden obowiązek założenia konta bankowego oraz dokonania zgłoszenia tzw. danych uzupełniających do urzędu skarbowego. Organizacja robi to poprzez złożenie formularza NIP-8, ma na to 21 dni, licząc od daty wpisu w KRS.Te dodatkowe informacje to między innymi:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• wykaz rachunków bankowych,
• data powstania obowiązku płacenia składek,
• data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
• przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD)

Obowiązkiem jest też prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zasady prowadzenia rachunkowości w federacji są takie same jak w przypadku organizacji pozarządowych.

Dokumentowanie pracy zarządu i komisji rewizyjnej

Podczas trwania kadencji, zarówno zarząd, jak i komisja rewizyjna realizują swoje zadania. Sposób działania obydwu organów reguluje statut federacji oraz inne dokumenty wewnętrzne, np. regulamin obrad zarządu (posiadanie takiego regulaminu jest obowiązkowe w sytuacji, jeśli zostało to określone w statucie).

Zgodnie ze statutem odbywają się regularne spotkania zarządu i komisji rewizyjnej, podczas których podejmuje się bieżące decyzje i planuje kolejne działania.

Z każdego spotkania na ogół sporządza się protokół, natomiast podejmowane decyzje dokumentowane są poprzez uchwały i zarządzenia.

Prawidłowa uchwała władz związku powinna zostać podjęta zgodnie z następującą procedurą:

• przebieg zebrania, na którym została podjęta, powinien być protokołowany,
• protokołowany powinien być również przebieg głosowania nad uchwałami,
• uchwały powinny być sporządzone na piśmie,
• uchwały powinny być podpisane przez osoby do tego upoważnione (o tym, kto jest upoważniony, decyduje statut),

uchwałę może podjąć tylko organ do tego upoważniony (decydują o tym kompetencje poszczególnych władz określone w statucie. Jeżeli jednak podjęcie uchwały wiąże się z koniecznością zmiany statutu, to decyzja taka należy do wyłącznych kompetencji walnego zebrania).

W odniesieniu do federacji (związków stowarzyszeń) stosuje się zapisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach tak samo jak wobec stowarzyszeń rejestrowanych w KRS.

Nadzór nad działalnością federacji związków (podobnie jak i samych stowarzyszeń) należy do starosty (prezydenta miasta na prawach powiatu) właściwego ze względu na siedzibę związku.

Organ nadzorujący ma prawo żądać:

• dostarczenia w wyznaczonym terminie przez zarząd związku odpisów uchwał jego organów;
• złożenia przez władze związku niezbędnych wyjaśnień.

Nadzór nad działalnością związku wykonywany jest wyłącznie z punktu widzenia zgodności jego działań z przepisami prawa i postanowieniami statutu. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie przez organ nadzorujący może on – w zależności od rodzaju i stopnia stwierdzonych nieprawidłowości – wystąpić o ich usunięcie w określonym terminie, udzielić ostrzeżenia władzom związku bądź wystąpić do sądu o zastosowanie środka określonego w art. 29 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Będzie to:

• upomnienie władz związku;
• uchylenie niezgodnej z prawem lub statutem uchwały związku;
• rozwiązanie związku, jeżeli jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa albo postanowień statutu i nie ma warunków do przywrócenia działalności zgodnej z prawem lub statutem.

Sąd na wniosek organu nadzorującego wydaje postanowienie o rozwiązaniu federacji, także gdy:

• liczba członków zmniejszyła się poniżej liczby członków wymaganych do jej założenia (czyli poniżej trzech);
• związek nie posiada przewidzianych w ustawie władz i nie ma warunków do ich wyłonienia.

Federacje, tak jak inne organizacje pozarządowe działające w obszarze pożytku publicznego, mogą uzyskać status organizacji pożytku publicznego (OPP) po spełnieniu wymagań określonych w art. 20 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz po złożeniu wniosku do KRS.

Warto pamiętać, że:

ubieganie się przez federację o status pożytku publicznego może wiązać się z wprowadzeniem zmian do statutu, tak aby sprostać wymogom określonym w art. 20 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

federacja, podobnie jak inne organizacje, może uzyskać status OPP pod warunkiem, iż działalność pożytku publicznego prowadzi nieprzerwanie przez co najmniej 2 lata,

uzyskanie przez federację statusu pożytku publicznego pozwala korzystać z określonych w ustawie zwolnień i przywilejów, np. odpisu 1% podatku, ale będzie wiązało się z wypełnianiem dodatkowych obowiązków, m.in. sporządzaniem i publikowaniem sprawozdań z działalności,

wszystkie organizacje ze statusem OPP podlegają nadzorowi ministra pracy i polityki społecznej.

Związek stowarzyszeń (podobnie jak samo stowarzyszenie) jest organizacją o celach niezarobkowych, co oznacza, że wszelkie pozyskane środki ma obowiązek przeznaczyć na realizację celów statutowych. Jeśli więc federacja prowadzi działalność gospodarczą (według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach), to dochód z niej służyć musi realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków (art. 34 ustawy).

Federacja może – zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej – prowadzić w sposób zorganizowany i ciągły zarobkową działalność wytwórczą, handlową, budowlaną, usługową oraz w zakresie poszukiwania, rozpoznawania i eksploatacji zasobów naturalnych. Jedynie prowadzenie działalności w niektórych dziedzinach zostało ograniczone koniecznością uzyskania koncesji (art. 14 tej ustawy wymienia tu np. wytwarzanie materiałów wybuchowych, broni i amunicji, ochronę osób i mienia) bądź zezwolenia na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie określonym w przepisach odrębnych ustaw (art. 27 ust. 1 ustawy Prawo działalności gospodarczej).

Warunkiem podjęcia działalności gospodarczej jest wpis do rejestru przedsiębiorców. Rejestr ten również jest częścią KRS. Innymi słowy, federacja w przypadku podjęcia działalności gospodarczej będzie podlegała nie tylko wpisowi do rejestru stowarzyszeń i ich związków, lecz także do rejestru przedsiębiorców.