Poradnik - ngo.pl

W myśl przepisów Ordynacji podatkowej, która jest aktem regulującym kwestie odpowiedzialności w sferze podatków, organizacja pozarządowa może być podatnikiem np. podatku od nieruchomości lub od towarów i usług (VAT), a także płatnikiem na przykład podatku dochodowego od osób fizycznych odprowadzanego w imieniu swoich pracowników. Jeżeli powstaje zaległość w spłacie zobowiązań przez organizację i egzekucja z jej majątku okazała się w całości lub w części bezskuteczna to ustawodawca przewidział regułę, że odpowiedzialne w takim przypadku są członkowie organów zarządzających osobami prawnymi. Nazywane jest to odpowiedzialnością subsydiarną. Zasadą jest, że organem zarządzającym NGO będzie tu zarząd, ponieważ jego powołanie jest obligatoryjne. Jego zadaniem jest kierowanie i reprezentowanie organizacji na zewnątrz, natomiast ilość osób wchodzących w jego skład, sposób wyboru czy nazwa poszczególnych stanowisk zależą od statutu organizacji.

Ordynacja podatkowa przewiduje, że odpowiedzialność członków zarządu jest solidarna. To znaczy, że każdy członek zarządu ponosi pełną odpowiedzialność za całość zobowiązania razem ze wszystkimi pozostałymi członkami zarządu.

Odpowiedzialnością członka zarządu organizacji pozarządowej objęty jest cały jego majątek. Przepisy podatkowej nie przewidują bowiem jakichkolwiek ograniczeń kwotowych w tym zakresie. Ponadto zgodnie z art. 29 §1 Ordynacji podatkowej w przypadku  osób  pozostających  w związku  małżeńskim odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe obejmuje majątek odrębny podatnika oraz majątek wspólny podatnika i jego małżonka. Zatem odpowiadamy tym co zgromadziliśmy w trakcie małżeństwa oraz własnym majątkiem odrębnym w skład którego wchodzą na przykład darowizny, spadki czy prawa autorskie. Co ważne zniesienie lub organicznie wspólności majątkowej poprzez rozwód, separację lub umowę (popularnie nazywane intercyzą) będzie skuteczne tylko do zobowiązań podatkowych powstałych po dniu ich zaistnienia. W związku z tym odpowiadają nawet byli małżonkowie jeżeli zobowiązanie powstało w trakcie trwania małżeństwa, nawet jeżeli trwało postępowanie rozwodowe ich dotyczące.

Ustawodawca przewidział w art. 116a §1 w zw. z art. 116 §2 Ordynacji podatkowej, że członek zarządu - co do zasady - ponosi odpowiedzialność za zobowiązania, które powstały w czasie pełnienia funkcji. Z pozoru prosta zasada może przysporzyć wielu kłopotów w praktyce.

Pierwszym z nich jest ustalenie kiedy określony podatek ma być zapłacony. W tej mierze mamy w Polsce ustalone przez poszczególne ustawy konkretne terminy, jak w przypadku podatku dochodowego od osób prawnych czy VAT, albo z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego – jak w przypadku na przykład podatku od nieruchomości. Należy pamiętać, że reguła ta dotyczy również innych decyzji - na przykład odraczających spłatę zobowiązania albo nakazujących dopłatę podatku.

Kolejnym problemem jest moment uzyskania statusu członka zarządu. W Polsce przyjęta jest zasada, że zasiadanie w organie nie jest zależne od zgody sądu rejestrowego. Skutek następuje z chwilą wyboru lub w terminie wskazanym w uchwale czy statucie. Będzie to dotyczyło również sytuacji gdy statut przewiduje kooptację członków zarządu lub automatyczne przedłużenie mandatu po wygaśnięciu kadencji.

Problematyczną kwestią może być również ustalenie terminu, w którym przestaje się być członkiem zarządu, a więc chwili w której odpowiedzialność ustaje. Polskie prawodawstwo nie daje w tej mierze szczegółowych wytycznych, więc należy przyjąć, że decydujące będą zapisy statutu. Dotyczy to sposobu złożenia rezygnacji, a więc formy i organu do którego ma dotrzeć. Natomiast statut nie może uzależniać złożenia rezygnacji od jej przyjęcia przez zarząd lub walne lub spełnienia jakichkolwiek innych warunków np. zdania sprzętu służbowego. Podobnie statut będzie decydujący w rozstrzyganiu chwili utraty funkcji z powodu nieuzyskania absolutorium. Trzeba pamiętać, że rezygnacja może być złożona z terminem przyszłym.

Trzeba pamiętać, że jeżeli kwestie dotyczące rezygnacji nie są uregulowane w statucie to może ona nastąpić w dowolnej formie. Potwierdza to orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (V SA/Wa 1454/17), który uznał że rezygnacja w formie ustnej jest skuteczna. Trzeba jednak pamiętać, że taka forma może rodzić problemy dowodowe. Pewniejszym sposobem jest wysłanie rezygnacji mailem, który w razie wątpliwości będzie służył za dowód w sądzie.

Ustawodawca zakłada, że kryterium występowania odpowiedzialności jest wyłącznie zasiadanie w zarządzie. Dlatego nie zwalnia z odpowiedzialności :

1. Pełnienie swojej funkcji charytatywnie lub za zwrot kosztów – kwestie wynagrodzenia, jego wysokości lub braku nie są traktowanego jako okoliczność łagodząca;
2. Brak faktycznego zajmowania się sprawami zarządu – w orzecznictwie podkreśla się, że pełnienie funkcji członka zarządu jest dobrowolne i jako takie rodzi przywileje, ale też obowiązki i zwiększony zakres odpowiedzialności, która jest znacznie szersza niż osoby zatrudnionej na umowę o pracę. (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 31 stycznia 2019 r., sygn. III AUa 2177/17). Zatem jeżeli ktoś nie chce lub nie może zajmować się sprawami organizacji powinien zrezygnować z zasiadania w zarządzie. Warto się nad tym zastanowić szczególnie w sytuacji gdy jesteśmy proszeni o uczestnictwo w zarządzie bo brakuje innych zainteresowanych;
3. Brak wykształcenia – przepisy nie nakładają żadnych wymogów formalnych w zakresie wykształcenia członka zarządu. Jednocześnie do pełnienia tej funkcji wymagana jest zgoda osoby, więc ustawodawca zakłada, że racjonalnie ocenia ona swoje przygotowanie do działania w organizacji. Z tego powodu brak rozeznania w sytuacji finansowej, terminach czy przepisach nie będzie zwalniał lub ograniczał odpowiedzialności;
4. Wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za finanse – może nastąpić formalnie np. przez wyznaczenie skarbnika czy skarbniczki, również w sytuacji gdy nie wymaga tego statut, albo nieformalnie poprzez zajmowanie się tym zagadnieniem przez jedną z osób w zarządzie. W tej sytuacji, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie (I SA/Ol 277/17), faktyczny brak zajmowania się sprawami finansowymi organizacji nie zwalnia z odpowiedzialności za zaległości podatkowe;
5. Likwidacja organizacji – samo przeprowadzenie procesu likwidacji nie oznacza, że umorzeniu ulegają zobowiązania podatkowe. Ważny jest moment kiedy zobowiązanie powstało, a nie fakt czy dana organizacja dalej istnieje. Zaległości podatkowe mogą powstać również w czasie likwidacji. W takiej sytuacji nie ciążą one na zarządzie, ponieważ w postępowaniu likwidacyjnym go nie ma, ale spadają na likwidatora, który odpowiada za zaległości podatkowe powstałe w czasie likwidacji.
6. Brak środków na zatrudnienie profesjonalisty odpowiedzialnego za podatki – przepisy w Polsce (przynajmniej na razie) nie wymagają, aby w organizacjach pozarządowych byli zatrudnieni księgowi lub sprawy podatkowe prowadziło zewnętrzne biuro. Dlatego nie będzie argumentem w sporze z urzędem skarbowym fakt, że nie mogliśmy skorzystać ze wsparcia profesjonalistów. Podobnie jak w przypadku braku wykształcenia, ustawodawca zakłada racjonalność osoby, która zasiada w zarządzie. Warto przypomnieć, że wiele kwestii księgowych i podatkowych jest omówione w poradnik.ngo.pl.

zobacz: Księgowość, Podatki   

Możliwości uniknięcia odpowiedzialności pozostaje relatywnie niewiele. Dwie z nich wskazują przepisy Ordynacji podatkowej.

• Pierwszą jest wskazanie majątku organizacji, którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych fundacji w znacznej części. Oczywiście jest to możliwe w sytuacji gdy istnieje taki majątek, a jest on z jakiś powodów ukrywany. W zasadniczej jednak części przypadków nie będziemy mieli do czynienia z taką sytuacją.
• Drugim sposobem jest złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego. Trzeba jednak pamiętać, że ta możliwość dotyczy jedynie organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą. W sytuacji gdy nie jest ona prowadzona, takiej możliwości nie będzie. Dotyczy to również uzyskiwania przychodów w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego.

Inną możliwością zabezpieczenia swojego majątku jest wykupienie polisy mającej chronić przed szkodami wywołanymi przez pełnienie funkcji w zarządzie. Ubezpieczenie takie może obejmować sytuacje związane z subsydiarną odpowiedzialnością członka zarządu i wówczas to ubezpieczyciel do ustalonej kwoty pokrywa zobowiązania podatkowe. Należy jednak bardzo uważnie przeczytać umowę i Ogólne Warunki Ubezpieczenia, aby wiedzieć w jakich sytuacjach ubezpieczyciel nie odpowiada. Niektóre z wyłączeń są bardzo szerokie, co w praktyce może pozbawić nas ochrony.

Specjalne reguły odpowiedzialności dotyczą stowarzyszeń zwykłych, ze względu na fakt iż nie mają one osobowości prawnej. Ustawodawca nie chcąc tworzyć luki w systemie odpowiedzialności przewidział, że w przypadku takich podmiotów za zaległości podatkowe odpowiada solidarnie każdy z członków zarządu. W przypadku gdy stowarzyszenie zwykłe nie posiada zarządu, za zaległości podatkowe stowarzyszenia odpowiada całym swoim majątkiem każdy członek stowarzyszenia solidarnie ze stowarzyszeniem i pozostałymi członkami. Trzeba zauważyć, że takiej reguły nie ma w przypadku stowarzyszeń rejestrowych gdzie w członek stowarzyszenia nie będzie odpowiadał w żadnym przypadku.

Warto pamiętać, że wskazane powyżej reguły dotyczą też innych zobowiązań wobec podmiotów publicznych. W szczególności w myśl art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych do należności z tytułu składek płaconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych stosuje się odpowiednio art. 116a ustawy ordynacji podatkowej. Odpowiednie stosowanie należy rozumieć jako najszersze stosowanie określonego przepisu w stosunku do innej sytuacji faktycznej. Dlatego reguła będzie taka sama, ale mogą wystąpić pewne odmienności na przykład w terminach przedawnienia lub sposobach doręczeń czy innych aspektów postępowania. Zatem każdorazowo trzeba to sprawdzić w sytuacji gdy będziemy mieli inne zaległości publicznoprawne niż podatki.