Poradnik - ngo.pl

Ustawa - Prawo o stowarzyszeniach nakłada obowiązek utworzenia organu kontroli wewnętrznej w przypadku tworzenia tej organizacji (tzw. stowarzyszenia rejestrowego - stowarzyszeń zwykłych ten obowiązek nie dotyczy). Natomiast zgodnie z regulacjami Ustawy o fundacjach nie jest to obligatoryjne w ich przypadku - fundacje nie muszą mieć organu kontroli wewnętrznej (zobacz też: Zarząd, walne, rada, komisja rewizyjna).

Odpowiedzialność wewnętrznych organów kontroli będzie zależała od kompetencji przyznanych im w statucie organizacji, ponieważ przepisy ustawowe, co do zasady, nie nakładają ograniczeń w tym zakresie. Do materii regulowanej w statucie należą również: nazwa organu, skład, sposób wyboru członków i ewentualnego uzupełniania składu w czasie kadencji, zasady podejmowania uchwał, kadencyjność oraz relacje z innymi organami organizacji.

Tworząc lub analizując statut pod kątem odpowiedzialności organów kontroli wewnętrznej warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Zakres działań nadzorczych powinien być precyzyjnie określony, co rozwiązuje potencjalne spory między organem a zarządem lub walnym zebraniem. Trzeba również pamiętać, że co do zasady, domniemanie kompetencji w stowarzyszeniach przysługuje walnemu zebraniu, a więc jeżeli jakaś kwestia nie jest wprost uregulowana w statucie to będzie rozstrzygana przez ten organ;
2. Organ kontroli wewnętrznej może nazywać się różnie, ale najczęściej przyjmuje nazwy: komisji rewizyjnej, rady nadzorczej, rady fundacji. Jednocześnie nazwa nie wpływa na to co dany organ może robić – wynika to wyłącznie ze statutu.

W zależności od rodzaju naruszenia odpowiedzialność można przypisać odpowiedzialność organowi nadzoru jako całości albo poszczególnym jego członkom. W przypadku naruszeń wynikających z deliktów (delikty to odpowiedzialność za różne sytuacje, w których powstała szkoda, a nie jest ona wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy - o deliktach zob.: Odpowiedzialność cywilna, administracyjna i karna) zasadą jest, że za bezprawne działania członków organu osoby prawnej, wywołujące szkodę, odpowiada osoba prawna, a nie sama osoba fizyczna, która jest jej członkiem. Wynika to z regulacji przewidzianej w art. 38 i 416 Kodeksu cywilnego. Trzeba jednak pamiętać, że to organizacja, a nie organ posiada zdolność prawną, więc ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza będzie pokrywana z majątku stowarzyszenia bądź fundacji.

Odpowiedzialność indywidualna tzn. określonej osoby zasiadającej w organie może mieć miejsce w następujących przypadkach:

1. Odpowiedzialność karna czyli związana z popełnieniem przestępstwa. Przykład: Członek komisji rewizyjnej kradnie laptopa należącego do stowarzyszenia.
2. Odpowiedzialność statutowa czyli związana z naruszeniem statutu organizacji. Przykład: Działanie na szkodę stowarzyszenia, która powoduje wykluczenie z organizacji.

Warto również pamiętać, że do organizacji, które zobowiązane są do stosowania ustawy o rachunkowości (nie wybrały UEPIK) zastosowanie ma art. 4a tej ustawy. Zgodnie z nim "członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki" są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie. W przypadku naruszenia tego obowiązku, na przykład poprzez zatwierdzenie niezgodnego z rzeczywistością sprawozdania finansowego, ponoszą odpowiedzialność solidarną za wyrządzoną szkodę (więcej o odpowiedzialności za naruszenie zasad rachunkowości piszemy jeszcze poniżej).

Osoby będące członkami organów ponoszą odpowiedzialność przed innymi osobami zaangażowanymi w działalność stowarzyszenia wyłącznie w oparciu o statut. Inaczej mówiąc są to sankcje o charakterze wewnątrz organizacyjnym, a ich wymiar jest określony w statucie.

W przypadku stowarzyszeń działalność jego organów podlega kontroli walnego zebrania. Jednym z możliwych narzędzi, choć nie przewidzianych w ustawie jako obowiązkowe, jest absolutorium, którego udzielenie oznacza stwierdzenie prawidłowości działania organu (na przykład zarządu). Najczęściej stosowane rozwiązanie przewidziane w statutach uzależnia podjęcie uchwały o udzieleniu absolutorium w przypadku niewykrycia przez organ kontroli wewnętrznej oraz walne zgromadzenie nieprawidłowości w funkcjonowaniu zarządu w określonym czasie. Brak absolutorium najczęściej prowadzi do odwołania zarządu. Podobne regulacje mogą stosować się do organu nadzoru.

W przypadku fundacji, ze względu na brak instytucji członkostwa w tych organizacjach, nie możemy mówić o odpowiedzialności przez walnym zgromadzeniem. Statuty fundacji mogą jednak przewidywać przyznanie kompetencji do kontrolowania organów przez fundatora lub wyznaczone przez niego osoby/organy. Ponadto zgodnie z art. 14 ustawy o fundacjach, jeżeli działanie zarządu fundacji w istotny sposób narusza  przepisy prawa lub postanowienia jej statutu albo jest niezgodne z jej celem, minister sprawujący nadzór nad fundacją, może wyznaczyć odpowiedni termin do usunięcia tych uchybień w działalności zarządu albo może żądać dokonania w wyznaczonym terminie zmiany zarządu fundacji.

Trzeba pamiętać, że odpowiedzialność statutowa jest niezależna od innych rodzajów odpowiedzialności. Na przykład prezes, który wydał składki członkowskie na prywatne wakacje może zostać usunięty ze stowarzyszenia (odpowiedzialność statutowa), ale również być pozwany za wyrządzenie szkody (odpowiedzialność cywilna) i skazany kradzież (odpowiedzialność karna).

Artykuł 6 Ordynacji podatkowej podatkowa zawiera definicję podatku, zgodnie z którą jest to publicznoprawne, nieodpłatne, przymusowe oraz bezzwrotne świadczenie pieniężne na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu lub gminy, wynikające z ustawy podatkowej.

Zasadą jest, że w pierwszej kolejności odpowiada płatnik podatku tj. organizacja pozarządowa. Egzekucja zaległości prowadzona jest w pierwszym rzędzie  z majątku NGO. Jeśli organizacja nie ma wystarczającego majątku na pokrycie zaległości, uznaje się, że egzekucja jest częściowo lub całkowicie bezskuteczna. Jest to podstawą do przejścia odpowiedzialności za zobowiązania na członków zarządu organizacji. 

Zgodnie z art. 116a Ordynacji podatkowej członkowie organów zarządzających organizacją odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem. Warto zauważyć, że organ skarbowy dowolnie wybiera osobę, wobec której podejmie egzekucję, a jednocześnie umorzenie postępowania wobec jednego członka zarządu, na przykład wobec braku majątku, nie ma wpływu na prowadzenie postępowania wobec pozostałych członków zarządu.

Zgodnie z art. 29 §1 w przypadku osób pozostających w związku małżeńskim odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe obejmuje majątek odrębny podatnika oraz majątek wspólny podatnika i jego małżonka. Ponadto jeżeli zobowiązanie powstało przed ograniczeniem, zniesieniem,  wyłączeniem lub ustaniem wspólności majątkowej poprzez orzeczenie rozwodu, separacji, ubezwłasnowolnienia, zniesienia wspólności majątkowej prawomocnym orzeczeniem sądu lub zawarcia umowy o ograniczeniu lub wyłączeniu ustawowej wspólności majątkowej (intercyzy), to skutki prawne tych sytuacji nie odnoszą się do zobowiązań podatkowych. Zatem nawet byli małżonkowie odpowiadają, jeżeli zobowiązanie powstało w trakcie trwania małżeństwa.

Odpowiedzialność osobista członków zarządu dotyczy osób, które pełnią tę funkcję w momencie powstania zobowiązań podatkowych. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 13 lipca 2017 r. ( I SA/Ol 277/17) faktyczny brak zajmowania się sprawami finansowymi organizacji nie zwalnia z odpowiedzialności za zaległości podatkowe. Nie ma też znaczenia czy członkowie otrzymywali wynagrodzenie za zasiadanie w zarządzie czy nie.

zobacz też: Zakres czasowy ponoszenia odpowiedzialności

Zwolnienie z odpowiedzialności jest możliwe w dwóch przypadkach. Pierwszym jest wykazanie przez członka zarządu, że we właściwym czasie złożył wniosek o upadłość lub niezłożenie wniosku o upadłość nastąpiło nie z jego winy lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu Prawa restrukturyzacyjnego (dotyczy tylko NGO-sów, które mogą ogłosić upadłość, a więc tych które mają zarejestrowaną działalność gospodarczą). Drugim przypadkiem jest przedawnienie, które następuje 5 lat po końcu roku kalendarzowego, w którym zaległość powstała.

Wszystkie organizacje pozarządowe są zobowiązane do prowadzenia księgowości. Może być ona prowadzona w dwóch formach. Pierwszą jest stosowanie zasad opisanych w ustawie o rachunkowości, często nazywanych „prowadzeniem pełnej księgowości” albo stosują księgowość uproszczoną w oparciu o przepisy ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie i wydanego na jej podstawie rozporządzenia (zob. Pełna księgowość czyli stosowanie ustawy o rachunkowości oraz Co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów).

Trzeba pamiętać, że:

1. ustawę o rachunkowości stosować będą zwykle organizacje pozarządowe, które otrzymują dotacje lub subwencje na realizację zadań zleconych z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych;
2. uproszczona księgowość jest wyjątkiem, a nie zasadą i nawet spełniając odpowiednie przesłanki nie trzeba wybierać tej formy.

Zasadą jest, że za prowadzenie rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. Zgodnie z artykułem 3 ust. 1 pkt 6 za kierownika jednostki uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników  ustanowionych  przez  jednostkę. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, na przykład zarząd, a nie została wskazana  osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Będzie to niezależne od tego czy konkretna osoba angażowała się w obowiązki związane z rachunkowością i czy ma wiedzę lub kompetencje w tym zakresie. Ponadto w przypadku pełnej księgowości, zgodnie z art. 4a ustawy, oprócz członków zarządu również członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie.

W praktyce organizacje często zlecają prowadzenie księgowości innym podmiotom. Przepisy zezwalają zarówno na przekazanie tej funkcji osobie fizycznej, jak i przedsiębiorcom zajmującym się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. W pierwszym przypadku możliwe jest zawarcie dowolnej umowy, w tym porozumienia wolontariackiego. W drugim przypadku koniecznie będzie zawarcie umowy o świadczenie usług. Trzeba zwracać szczególną uwagę na ich treść, ponieważ źle skonstruowana umowa może wykluczać dochodzenie roszczeń w przypadku gdy podmiot księgujący popełnił błędy skutkujące na przykład złym rozliczeniem dotacji. W przypadku przedsiębiorców koniecznie należy sprawdzać wysokość ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością i zastanowić się czy zadeklarowana suma jest wystarczająca wobec działań organizacji.

Trzeba również pamiętać, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków  w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Dotyczy to również sytuacji, w której określone obowiązki powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy. Wówczas odpowiedzialność sprawowana jest w zakresie nadzoru. Trzeba jednak pamiętać, że przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno mieć formę pisemną.

Punktem wyjścia jest rozróżnienie dotacji otrzymywanych ze środków publicznych, od tych które pochodzą z innych źródeł. W pierwszym przypadku ich źródłem może być administracja rządowa i samorządowa, Unia Europejska lub różnego rodzaju państwowe osoby prawne jak Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Podstawą otrzymania dotacji jest najczęściej umowa zawierana między organizacją a donatorem (tu urzędem, organem administracji itp.). Standardowo umowa zawiera regulacje dotyczące sytuacji, w których pojawia się obowiązek zwrotu całości lub części otrzymanych środków.

W przypadku gdy organizacja nie zrealizuje projektu zgodnie z umową najczęstszą procedurą jest wezwanie donatora do zwrotu całości lub części dotacji, a następnie przeprowadzenie postępowania dotyczącego zwrotu. W sytuacji uzyskania prawomocnej decyzji w kwestii zwrotu egzekucja prowadzona jest w oparciu o ustawę  z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zasadą jest, że wierzytelności dochodzi się w pierwszej kolejności z majątku NGO. Natomiast odpowiedzialność członków zarządu pojawia się dopiero po bezskutecznej egzekucji z majątku organizacji. W takiej sytuacji odpowiadają oni całym swoim majątkiem, w tym majątkiem wchodzącym w zakres małżeńskiej wspólności majątkowej. Ponadto jest to odpowiedzialność solidarna to znaczy donator może zdecydować, od którego z członków zarządu będzie egzekwował pieniądze.

zobacz też: Odpowiedzialność członków zarządu organizacji pozarządowej za zobowiązania podatkowe

W przypadku donatorów prywatnych odpowiedzialność będzie zależała od rodzaju umowy, która była podstawą przekazania środków. Najczęściej będzie to darowizna lub sponsoring. W pierwszym przypadku zgodnie z art. 898 §1 Kodeksu cywilnego darczyńca  może odwołać darowiznę nawet już  wykonaną, jeżeli obdarowany dopuścił się względem niego rażącej niewdzięczności. W drugim, o ile nie jest to regulowane przez umowę, zastosowanie znajdą zasady wynikające z nienależytego wykonania zobowiązania (zob. Odpowiedzialność za wykonanie umów).

Kwestie związane z upadłością reguluję ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe. Celem ogłoszenia upadłości jest z jednej strony ochrona majątku dłużnika, a przez to możliwości jak najszerszego zaspokojenia wierzycieli, a z drugiej uniknięcia odpowiedzialności członków zarządu własnym majątkiem za zobowiązania organizacji. Trzeba pamiętać, że upadłość mogą ogłosić tylko przedsiębiorcy w rozumieniu Kodeksu cywilnego, a więc te stowarzyszenia i fundacje, które prowadzą działalność gospodarczą. Wyłączone będą te podmioty, które prowadzą wyłącznie działalność odpłatną pożytku publicznego.

Upadłość można ogłosić wyłącznie wobec dłużnika niewypłacalnego. Za takiego uważa się podmiot, który utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych lub gdy jego zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące. W pierwszym przypadku prawo formułuje domniemanie, że utrata zdolność do regulowania zobowiązań następuje w chwili gdy opóźnienie przekracza trzy miesiące.

Jeżeli taka sytuacja nastąpi nie później niż w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, należy zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości. W przypadku stowarzyszeń i fundacji obowiązek ten spoczywa na każdym, kto według statutu ma prawo do prowadzenia spraw organizacji i do jej reprezentowania - samodzielnie lub łącznie z innymi osobami.

Przeprowadzenie tej procedury może uchronić członków zarządu przed pokrywaniem długów organizacji z ich własnego majątku. Jednocześnie są dwie możliwości, w której mimo niezachowania 30 dniowego terminu można uniknąć odpowiedzialności. Są to:

1. brak szkody po stronie wierzycieli pomimo braku zgłoszenia wniosku;
2. wykazanie, że w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości otwarto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu.

Należy jednak pamiętać, że niezależnie od odpowiedzialności odszkodowawczej sąd może pozbawić członka zarządu prawa pełnienia funkcji reprezentacyjnych w organizacji na okres od jednego roku do dziesięciu lat, jeśli ze swojej winy nie złoży w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości, zarządzając organizacją istotnie przyczyni się do niezłożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie albo nie wykona obowiązków ciążących na nim po ogłoszeniu upadłości.

Oddziały organizacji, nazywane też terenowymi jednostkami organizacyjnymi, można podzielić na dwa rodzaje: posiadające osobowość prawną i takie, które osobowości nie posiadają. Różnica w zakresie odpowiedzialności sprowadza się do faktu, że osobowość prawna umożliwia bycie podmiotem praw i obowiązków, a więc na przykład stroną umów o dotację, i związanych z tym konsekwencji w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Aby oddział mógł uzyskać osobowość prawną, taka możliwość musi być przewidziana w statucie stowarzyszenia. Ponadto akt ten powinien określać warunki, które muszą być spełnione, aby to tego doszło, zasady gospodarowania majątkiem, sposób reprezentacji i szczegółowe zasady likwidacji. Terenowa jednostka organizacyjna prowadzi działalność na podstawie statutu stowarzyszenia. Na zasadach i w trybie określonym w statucie stowarzyszenia, terenowa jednostka organizacyjna może przyjąć regulamin określający szczegółową jej organizację i sposób działania. Należy jednak pamiętać, że regulamin ten musi być zgodny ze statutem, szczególnie w zakresie kompetencji jakie przyznane są jednostce. Inaczej mówiąc nie może ona w regulaminie rozszerzać kręgu spraw lub uprawień, które nie zostały jej przekazane statutem.

Terenowa jednostka organizacyjna uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego. Od tej chwili nabywa prawa i obowiązki na własny rachunek i jest za nie odpowiedzialna. Z perspektywy personalnej odpowiedzialność ponosi zarząd oddziału na zasadach analogicznych jak zarząd stowarzyszenia, z ograniczeniem jednak spraw, które pozostają w kompetencji oddziału.

W przypadku rozwiązania terenowej jednostki organizacyjnej posiadającej osobowość prawną, przeprowadza się jej likwidację. Zakończenie tego procesu skutkuje wykreśleniem terenowej jednostki organizacyjnej z Krajowego Rejestru Sądowego. Z tą chwilą traci ona osobowość prawną. Oznacza to, że stowarzyszenie wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki, w tym długi, tej jednostki, a majątek pozostały po likwidacji staje się majątkiem stowarzyszenia.

Tworzenie oddziałów posiadających osobowość prawną przewidziane przez przepisy w przypadku stowarzyszeń. Należy jednak pamiętać, że zarówno te podmioty, jak i fundacje, mogą tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, które osobowości prawnej nie będą posiadać. W takim przypadku odpowiedzialność będzie spoczywała na władzach organizacji, ponieważ oddział nie jest w rozumieniu prawa odrębnym bytem. Osoby prowadzące sprawy oddziału i reprezentujące go, robią to na podstawie pełnomocnictwa, ale nabywają prawa i zaciągają zobowiązania w imieniu i na rzecz organizacji.