Przejdź do treści głównej

Federacja – tworzenie i podstawy prowadzenia działalności

Najważniejsze informacje przydatne przy tworzeniu i prowadzeniu federacji.

Co to jest federacja, jakie są jej rodzaje, kto ją tworzy

Organizacje pozarządowe mogą wzajemnie ze sobą współpracować w formie:

  • sieci – oparta na luźnych, nieformalnych zasadach, tworzona głównie w celu wymiany informacji;
  • koalicji – dzielą się nie tylko informacjami, ale także własnymi środkami i zasobami, a członkostwo w niej jest bardziej stabilne niż w sieci;
  • federacja – budowana przez organizacje tworzące wzajemne powiązania wokół konkretnego i dalekosiężnego celu, przyjmuje sformalizowaną strukturę i zasady działania zawarte w statucie oraz innych oficjalnych dokumentach.
UWAGA!
Federacja to podmiot posiadający osobowość prawną, zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym jako związek stowarzyszeń stworzony przez organizacje pozarządowe (a nie osoby fizyczne).
 
Zasady powoływania i działania federacji są określone w ustawie Prawo o stowarzyszeniach.
Najczęściej w nazwach federacji spotyka się słowa: związek, forum, partnerstwo, wspólnota.
Zgodnie z art. 6 ustawy o sporcie także co najmniej trzy kluby sportowe mogą utworzyć związek sportowy w formie stowarzyszenia lub związku stowarzyszeń.
Wśród działających w Polsce federacji możemy wyróżnić kilka ich typów:
  • branżowe – skupione wokół tego samego obszaru problemowego, np. pomocy społecznej (Wspólnota Robocza Związków Organizacji Socjalnych WRZOS), niepełnosprawności (sejmiki osób niepełnosprawnych), ekologii (Polska Zielona Sieć);
  • terytorialne – skupiające organizacje z tego samego terenu (np. gminy, powiatu, województwa, kraju), np. Bytomska Rada Organizacji Pozarządowych, Śląskie Forum Organizacji Pozarządowych KAFOS, Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych;
  • jednolite – skupiające organizacje o podobnych celach, standardach i modelach działania, np. Federacja Polskich Banków Żywności, Sieć SPLOT.
Do najczęstszych zadań federacji należą:
  • rzecznictwo w sprawach organizacji członkowskich, lobbing na rzecz stanowienia prawa i procedur sprzyjających rozwojowi tych organizacji;
  • świadczenie usług dla organizacji członkowskich (a także innych organizacji i instytucji), głównie w zakresie prowadzonej przez nie działalności;
  • wyznaczanie standardów działania członków federacji, np. uchwalenie karty etycznej stanowiącej podstawę działań organizacji członkowskich.
Członkostwo w federacji daje ich członkom również inne korzyści, np.:
  • stały kontakt z organizacjami o podobnym profilu albo terenie działania, a tym samym możliwość wzajemnej pomocy przy rozwiązywaniu problemów lub podejmowania wspólnych projektów;
  • poczucie siły i bezpieczeństwa, szczególnie istotne w sytuacji zagrożeń zewnętrznych i pojawiających się trudności – podmioty zrzeszone w federacji stanowią wspólnie dużo większą siłę niż pojedyncza organizacja.
Decyzja o utworzeniu federacji lub o przystąpieniu do już działającej struktury świadczy o gotowości organizacji do prowadzenia współpracy z innymi organizacjami oraz o jej świadomości na temat rangi sektora pozarządowego i konieczności jego wzmacniania.

Formalnie federacja to związek stowarzyszeń, który mogą utworzyć co najmniej trzy stowarzyszenia. Fundacje i inne organizacje pozarządowe mogą należeć do federacji, ale nie mogą samodzielnie jej powołać. Do tego niezbędne są stowarzyszenia.

UWAGA!
Nie jest możliwe stworzenie federacji tylko przez fundacje. W obecnym systemie prawnym brak jest odpowiedniej formy prawnej dla zrzeszenia się fundacji, choć mogą one być członkami federacji założonych przez stowarzyszenia, oczywiście o ile ich statuty przewidują taką możliwość.

Stowarzyszenia zwykłe, grupy nieformalne nie mogą być członkami zwyczajnymi związku stowarzyszeń, ponieważ zabrania im tego ustawa Prawo o stowarzyszeniach (art. 42). Mogą jednak z nimi współpracować lub być członkami wspierającymi.

Statut OFOP przewiduje możliwość, że członkiem wspierającym może być m.in. jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej, czyli np. stowarzyszenie zwykłe. Członek wspierający może uczestniczyć w działaniach programowych federacji i w różnych formach wspierać federacje. Regulacje dotyczące miejsca stowarzyszeń zwykłych i grup nieformalnych określać musi statut federacji w części dotyczącej członkowstwa wspierającego.
 

Założycielami i członkami federacji mogą być także inne osoby prawne, z tym że osoby mające cele zarobkowe mogą być tylko członkami wspierającymi.

Tworzenie federacji krok po kroku

Do utworzenia związku stowarzyszeń niezbędne jest:

  1. spotkanie w gronie liderów, osób z organizacji zaangażowanych w tworzenie federacji,
  2. zwołanie zebrania założycielskiego – uchwalenie przez założycieli statutu federacji oraz dokonanie przez nich wyboru komitetu założycielskiego,
  3. złożenie przez komitet założycielski wniosku o rejestrację (wraz ze statutem, listą założycieli, protokołem z zebrania założycielskiego i uchwałą o wyborze komitetu założycielskiego i informacją o adresie tymczasowej siedziby związku) do sądu rejestrowego (KRS),
  4. przeprowadzenie przez sąd rejestrowy postępowania rejestrowego zakończonego wydaniem postanowienia o zarejestrowaniu związku,
  5. dokonanie wpisu związku do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego).

Nim szczegółowo zostanie omówiona procedura rejestracyjna federacji oraz kwestie formalno-organizacyjne związane z jej działalnością, warto przyjrzeć się bardzo ważnemu, pierwszemu etapowi budowy tej szczególnej organizacji, której nie tworzą osoby fizyczne jak w przypadku stowarzyszeń, ale inne organizacje pozarządowe.

Od czego zacząć
Budowę federacji trzeba rozpocząć podobne jak tworzenie stowarzyszenia – od cyklu spotkań w gronie liderów organizacji, które łączy wspólny problem czy też podobne metody działania. Warto, aby działo się to w miejscach, w których na co dzień działają. Podczas spotkań i wspólnych dyskusji rodzą się więzi międzyludzkie, nawiązują się stosunki koleżeńskie oparte na odpowiedzialności i zaufaniu. Podczas nich okazuje się, że np. mamy podobne problemy organizacyjne i formalne wynikające z obowiązującego prawa lub praktyki jego stosowania. Na bieżąco również możemy dzielić się informacjami i wiedzą, w jaki sposób radzić sobie w sytuacjach problemowych. Z pewnością dzielenie się „dobrymi praktykami” i samopomoc koleżeńska sprzyja pogłębianiu solidarności, buduje trwałość i stabilność rodzącej się nowej struktury organizacyjnej.
Czas wzajemnego poznawania się i dyskusji nie powinien być przyspieszany, spokojnie należy czekać, aż padnie propozycja sformalizowania współpracy i zaplanowania jej rozwoju. W tym czasie liderzy powinni na bieżąco informować o przebiegu spotkań i poruszanej problematyce członków swych macierzystych organizacji.
Kolejne spotkania będą już miały roboczy i bardziej konkretny charakter. W pierwszej kolejności trzeba określić wizję i misję federacji oraz jej cele. Te ustalenia muszą znaleźć się w statucie federacji. W tym samym czasie planujemy kolejne kroki rozwoju organizacyjnego, zasady relacji z partnerami, pozyskiwania nowych członków oraz źródeł finansowania.
Wszystkie te rozmowy powinny odbywać się w partnerskiej atmosferze, w której nie będą mieć znaczenia wielkość, osiągnięcia i doświadczenie organizacji, by ich liderzy bez żadnej presji, po otwartej i wszechstronnej dyskusji mogli podjąć świadomą decyzję o stworzeniu federacji.
 
Zebranie założycielskie i komitet założycielski
Zebranie założycielskie jest pierwszym formalnym spotkaniem organizacji członkowskich w celu założenia federacji.
Na początku dokonać należy wyboru przewodniczącego zebrania oraz protokolanta, który napisze protokół z zebrania założycielskiego (przykładowy wzór w załączniku).
Podczas zebrania założycielskiego przewodniczący przedstawia cele związku stowarzyszeń oraz jego statut. Istotną czynnością podejmowaną przed podjęciem uchwały o utworzeniu federacji (związku stowarzyszeń) oraz przyjęciem statutu jest zebranie od przedstawicieli organizacji założycielskich uchwał zarządów lub walnych zebrań w sprawie przystąpienia do grupy inicjatywnej powołującej związek stowarzyszeń.
Statuty poszczególnych organizacji określają, jaki organ podejmuje decyzje w sprawie członkostwa w innych podmiotach). Przykładowy wzór uchwały o przystąpieniu do grupy inicjatywnej powołującej federację zawiera załącznik.
Kolejnym ważnym dokumentem sporządzonym podczas zebrania założycielskiego jest lista założycieli. Nie ma wymogów związanych z tym, co należy podać na liście członków założycieli, ale warto podawać takie dane, które łatwo pozwolą zidentyfikować organizację oraz osobę, która ją reprezentuje:
  • nazwa organizacji;
  • adres siedziby;
  • numer rejestrowy (numer KRS / numer ewidencyjny w innym rejestrze);
  • imię i nazwisko osoby reprezentującej organizację na zebraniu, można także tak podano w przykładzie zebrać numery PESEL reprezentantów (pełnomocników). To praktyczna wskazówka, która może potem ułatwić wypełnianie formularzy dotyczących zgłoszenia członków władz do KRS, zgodnie z którymi podaje się: imię, nazwisko oraz PESEL takiej osoby,
  • podpis osoby reprezentującej organizację (członka / członkini zarządu lub osoby upoważnionej przez zarząd organizacji do jej reprezentowania na zebraniu – pełnomocnika).
Przykładowy wzór listy członków założycieli zawiera załącznik.
Prawo do reprezentowania organizacji jest w kompetencjach zarządu, szczegóły zawarte są w jej statucie. Może to być np. dwóch członków/członkiń zarządu działających łącznie, w tym prezes.
 
UWAGA!
W momencie tworzenia federacji, każda osoba niezależnie od tego czy jest członkiem zarządu czy też osobą wyznaczoną przez zarząd do reprezentowania organizacji staje się jej pełnomocnikiem. W związku z tym musi posiadać upoważnienie (pełnomocnictwo), zawierające informacje o tym, że dana osoba fizyczna może w imieniu organizacji podejmować decyzje związane z utworzeniem federacji w tym także z wyborem władz organizacji.
 
Upoważnienia (pełnomocnictwa) reprezentantów organizacji założycielskich są załącznikiem do listy członków założycieli (przykładowy wzór w załączniku).
Podczas zebrania założycielskiego w drodze uchwały powoływany jest komitet założycielski. Przykładowy wzór uchwały o powołaniu komitetu założycielskiego zawiera załącznik.

Wybór władz federacji

Na tym można skończyć zebranie założycielskie, jednak praktycznie jest od razu wybrać władze federacji: zarząd i komisję rewizyjną. Od razu po zarejestrowaniu federacja będzie mogła przystąpić do działań, bez potrzeby zwoływania walnego zebrania członków w celu wyboru władz. Skraca się czas oczekiwania na faktycznie (formalne) rozpoczęcie działalności.
Tryb wyboru władz określa statut federacji.
 
PRZYKŁAD
Zarząd składa się z 3 do 7 osób, w tym Prezesa i dwóch Wiceprezesów. Zarząd wybierany jest przez Walne Zebranie spośród osób rekomendowanych przez członków zwyczajnych na okres czterech lat. Ponowny wybór jest dopuszczalny. Prezes jest wybierany przez Walne Zebranie w odrębnym głosowaniu.
(…)
Komisja Rewizyjna składa się z trzech osób wybieranych przez Walne Zebranie na okres czterech lat. Komisja wybiera ze swojego grona przewodniczącego.

Do władz federacji wybierane są osoby reprezentujące organizacje członkowskie. Jeżeli statut federacji nie posiada szczegółowych regulacji w tym zakresie, nie muszą to być osoby, które pozostają we władzach organizacji członkowskiej, ale takie, których wiedza, doświadczenie i autorytet może wzmocnić merytorycznie i organizacyjnie zarząd, komisję rewizyjną czy inne statutowe władze federacji.

Rejestracja federacji – złożenie wniosku w Krajowym Rejestrze Sądowym

W terminie do 7 dni od zebrania założycielskiego należy złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawami rejestrowymi dotyczącymi związków stowarzyszeń zajmuje się sąd rejonowy właściwy ze względu na siedzibę federacji / związku.
Wniosek składa się na formularzu KRS-W20 wraz z załącznikami:
  • KRS-WK – załącznik służący do zgłaszania członków zarządu oraz komisji rewizyjnej (jeżeli dokonano wyboru tych ciał, nie ma konieczności składania formularza KRS-WF),
  • jeśli nie zostały od razu wybrane władze organizacji, to zamiast formularza KRS-WK wypełnia się KRS-WF – załącznik służący do zgłaszania członków komitetu założycielskiego.
Formularze można też otrzymać w sądzie rejonowym lub też wydrukować ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).
Do wypełnionego formularza KRS-W20 należy dołączyć następujące załączniki:
  • statut,
  • listę założycieli wraz z pełnomocnictwami / upoważnieniami osób reprezentujących organizacje tworzące federację,
  • protokół z zebrania założycielskiego wraz z uchwałą o powołaniu związku, uchwałą o przyjęciu statutu i o wyborze komitetu założycielskiego oraz ewentualnymi uchwałami o wyborze zarządu i komisji rewizyjnej,
  • uchwały władz stowarzyszeń o przystąpieniu do federacji (nie jest jasne, czy trzeba te uchwały załączyć, sędziowie nie zawsze ich żądają).
Powyższe dokumenty muszą być dokumentami oryginalnymi albo poświadczonymi urzędowo odpisami lub wyciągami.
Wniosek wraz z załączonymi dokumentami należy złożyć w dwóch egzemplarzach, ponieważ jeden komplet sąd przesyła organowi nadzorującemu (staroście powiatu, na którego terenie mieści się siedziba federacji).
Jeśli federacja rejestruje od razu przy zakładaniu działalność gospodarczą składa dodatkowo:
  • KRS-WM – załącznik służący do zgłaszania działalności gospodarczej (jeśli organizacja zamierza taką działalność prowadzić),
Opłaty za wpis w KRS
Zarejestrowanie związku stowarzyszeń nie podlega opłatom sądowym. Jeśli jednak organizacja zamierza prowadzić działalność gospodarczą i ubiega się o równoczesny wpis do rejestru przedsiębiorców, musi zapłacić za to 500 zł oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
 
UWAGA!
Wraz z dokonaniem wpisu do rejestru federacja uzyskuje osobowość prawną.
 
W przypadku stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości możemy zostać przez sąd wezwani do uzupełnienia braków, które w wyznaczonym terminie powinniśmy wyjaśnić i wyeliminować.
 
Odwołanie od odmowy wpisu do KRS
W razie odmowy wpisu do KRS, wybór sposobu postępowania zależy od motywów przytoczonych przez sąd w uzasadnieniu:
  • jeżeli faktycznie statut związku nie spełnił warunków czy też nie spełnia innych ustawowych warunków, lepiej będzie złożyć nowy, prawidłowy wniosek;
  • jeżeli natomiast komitet założycielski uzna, iż odmowa jest nieuzasadniona powinien wnieść odwołanie.

Jak stworzyć statut federacji – na co zwrócić uwagę

Statut, oprócz ustawy Prawo o stowarzyszeniach, stanowi podstawowy dokument regulujący działalność federacji. Zgodnie z prawem powinien odpowiadać warunkom określonym w art. 10 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, a w szczególności określać:
  • nazwę federacji odróżniającą ją od innych federacji, stowarzyszeń, organizacji i instytucji,
  • teren działania i siedzibę,
  • cele i sposoby ich realizacji,
  • sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa, prawa i obowiązki członków,
  • władze, tryb dokonywania wyborów, uzupełniania składu oraz ich kompetencje,
  • sposób reprezentowania federacji oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał,
  • sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich,
  • zasady dokonywania zmian statutu,
  • sposób rozwiązywania się związku.
Warto pamiętać, że federacja, tak samo jak stowarzyszenie, jest samorządna i „samodzielnie określa swoje cele, programy działania i struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności” (art. 2 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). W związku z tym, prócz podstawowych wymogów, jakie muszą zostać opisane w statucie, mogą też pojawić się zapisy specyficzne np. związane z dodatkowymi władzami statutowymi.
Specyfika federacji polega na tym, że jej członkami są osoby prawne, reprezentowane przez osoby fizyczne. Zatem pisząc statut federacji warto poświęcić chwilę na dyskusję poświęconą zasadom członkostwa, a także wyborom i utracie członkowstwa we władzach federacji.
 
Członkostwo w federacji
Poniżej przedstawiono przykłady statutowych regulacji członkostwa w federacji.
 
Federacja o zasięgu powiatowym – na podst. statutu Forum Organizacji Pozarządowych Powiatu Pruszkowskiego
1. Członkiem zwyczajnym Forum mogą być organizacje pozarządowe lub inne osoby prawne:
a. działające na rzecz mieszkańców powiatu pruszkowskiego,
b. niemające celów zarobkowych,
c. niebędące partiami lub fundacjami utworzonymi przez partie polityczne.
2. Członkiem wspierającym Forum mogą być inne osoby, które udzielają Forum pomocy finansowej, rzeczowej lub intelektualnej.
3. Członkiem honorowym Forum może być osoba fizyczna, która wniosła wybitny wkład w realizację celów Forum.
4. Osoba prawna działa w Forum przez swojego pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zarząd.
 
Federacja o zasięgu regionalnym – na podst. statutu Śląskiego Forum Organizacji Pozarządowych KAFOS:
Członkiem zwyczajnym KAFOS może być stowarzyszenie, fundacja lub inna osoba prawna o charakterze niezarobkowym działająca w obszarze pożytku publicznego, popierająca cele KAFOS oraz deklarująca czynne uczestnictwo w realizacji jego celów i zadań.
 
Federacja o zasięgu ogólnopolskim – na podst. statutu Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych:
Członkiem zwyczajnym OFOP może być stowarzyszenie bądź inna osoba prawna, działająca nie dla zysku, niebędąca jednostką organizacyjną administracji publicznej, związkiem zawodowym, partią polityczną, kościołem lub związkiem wyznaniowym albo związkiem jednostek samorządu terytorialnego, która złoży pisemną deklarację przystąpienia do OFOP, zobowiąże się do przestrzegania Statutu OFOP i Karty Zasad Działania Organizacji Pozarządowych oraz zostanie przyjęta uchwałą Zarządu.
 
Wybór władz
Kto jest wybierany do władz (zarządu i komisji rewizyjnej) i kiedy może stracić władzę?
Prócz samych zapisów związanych z byciem członkiem federacji warto także, o czym pisano już wcześniej, przyjrzeć się uważnie zapisom statutowym związanym z wyborem do władz oraz z utratą członkostwa we władzach.
Wybory do zarządu i komisji rewizyjnej odbywają się z pośród pełnomocników członków zwyczajnych. Czasem jednak statuty federacji przewidują dodatkowe regulacje, np. by zostać członkiem zarządu federacji trzeba być członkiem zarządu organizacji członkowskiej.
 
PRZYKŁAD:
Zarząd składa się z od 3 do 7 członków wybieranych spośród przedstawicieli (pełnomocników) członków zwyczajnych przez Walne Zebranie Członków Forum.
 
PRZYKŁAD:
Do składu władz KAFOS mogą być wybrane tylko osoby fizyczne rekomendowane przez upoważnionych przedstawicieli członków zwyczajnych.
 
Ważne jest także, jakie są przyczyny utraty członkostwa we władzach. Standardową przyczyną jest złożenie rezygnacji przez osobę, która nie chce dłużej być w zarządzie, komisji rewizyjnej czy innym ciele statutowym, a także ustanie członkostwa organizacji, której się jest przedstawicielem. Jednak w przypadku federacji przestaje się zasiadać we władzach organizacji, jeśli osoba zostanie pozbawiona uprawnień do reprezentowania członka zwyczajnego.
 
PRZYKŁAD:
Jan Kowalski reprezentuje Stowarzyszenie X. Został wybrany do zarządu Federacji Y. Jednak Stowarzyszenie X odwołało Jana Kowalskiego z funkcji reprezentanta (pełnomocnika) organizacji w Federacji Y. Powodem było zaangażowanie w wieloletni, rozbudowany projekt, utrudniający pełnienie tego dotychczasowego obowiązku. Jan Kowalski przestał być reprezentantem, w federacji zmniejszyła się liczba członków zarządu w Federacji Y. Teraz Federacja musi postąpić zgodnie ze swoim statutem – wybrać kogoś na miejsce Jana Kowalskiego.
 
Przykładowe statuty
Przygotowując statut federacji warto zapoznać się ze statutami już zarejestrowanych i działających związków stowarzyszeń. Na stronie http://bazy.ngo.pl/ można znaleźć listę prawie 500 federacji lokalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych. Większość z nich udostępnia swoje statuty na stronach internetowych. Można też skorzystać z ofert organizacji wspierających, które konsultują statuty nowo tworzonych organizacji.

Obowiązki zarejestrowanej federacji

REGON, NIP, konto bankowe, księgi rachunkowe

Każda nowo zarejestrowana w KRS organizacja otrzymuje numer REGON i NIP. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie/pokazanie ich w rejestrze KRS. Rejestr w wersji elektronicznej dostępny jest na stronie https://ems.ms.gov.pl

Zasada ta obowiązuje od 1 grudnia 2014 r. Organizacje, które otrzymały wpis do KRS przed tą datą (chodzi o datę wpisuj do rejestru wcześniejszą niż 1.12.2014) stosują się do zasad opisanych dla organizacji rejestrujących się w innych niż KRS rejestrach. Organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) uzyskują REGON i  NIP automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), danych przekazanych z KRS. Organizacja wraz z decyzją o wpisie do KRS uzyskuje identyfikator REGON i NIP.

Po stronie organizacji pozostaje jeden obowiązek założenia konta bankowego oraz dokonania zgłoszenia  tzw. danych uzupełniających do urzędu skarbowego. Organizacja robi to poprzez złożenie formularza NIP-8, ma na to 21 dni, licząc od daty wpisu w KRS.Te dodatkowe informacje to między innymi:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD)
Obowiązkiem jest też prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zasady prowadzenia rachunkowości w federacji są takie same jak w przypadku organizacji pozarządowych.

Dokumentowanie pracy zarządu i komisji rewizyjnej

Podczas trwania kadencji, zarówno zarząd, jak i komisja rewizyjna realizują swoje zadania. Sposób działania obydwu organów reguluje statut federacji oraz inne dokumenty wewnętrzne, np. regulamin obrad zarządu (posiadanie takiego regulaminu jest obowiązkowe w sytuacji, jeśli zostało to określone w statucie).
Zgodnie ze statutem odbywają się regularne spotkania zarządu i komisji rewizyjnej, podczas których podejmuje się bieżące decyzje i planuje kolejne działania.
Z każdego spotkania na ogół sporządza się protokół, natomiast podejmowane decyzje dokumentowane są poprzez uchwały i zarządzenia.
Prawidłowa uchwała władz związku powinna zostać podjęta zgodnie z następującą procedurą:
  • przebieg zebrania, na którym została podjęta, powinien być protokołowany,
  • protokołowany powinien być również przebieg głosowania nad uchwałami,
  • uchwały powinny być sporządzone na piśmie,
  • uchwały powinny być podpisane przez osoby do tego upoważnione (o tym, kto jest upoważniony, decyduje statut),
  • uchwałę może podjąć tylko organ do tego upoważniony (decydują o tym kompetencje poszczególnych władz określone w statucie. Jeżeli jednak podjęcie uchwały wiąże się z koniecznością zmiany statutu, to decyzja taka należy do wyłącznych kompetencji walnego zebrania).

Przyjmowanie nowych członków do federacji

W swej codziennej działalności zarząd federacji regularnie musi podejmować uchwały o przyjęciu nowych organizacji członkowskich, ponieważ niezwykle rzadko statuty federacji pozostawiają tę decyzję do kompetencji walnego zebrania.
Szczegółowy tryb ubiegania się o członkostwo w federacji oraz zasady przyjmowania nowych członków są indywidualnie ustalane przez każdą federację.
Często jednak procedura ta wygląda następująco:
  • Organizacja zainteresowana członkostwem w federacji składa pisemną deklarację przystąpienia do federacji (przykładowy wzór takiej deklaracji). Do deklaracji czasami załącza się kserokopie odpisu z KRS, statutu oraz uchwały zarządu lub walnego zebrania o woli przystąpienia do federacji. Podjęcie takiej uchwały stanowi potwierdzenie, że decyzję zapadła kolegialnie i świadomie, a nie jednoosobowo, co zawsze może budzić wątpliwości. Drugi egzemplarz tej uchwały pozostaje w dokumentacji zarządu organizacji.
  • Zarząd na posiedzeniu zapoznaje się ze złożoną deklaracją i bada, czy nie ma przeszkód formalnych. Należy zwłaszcza pamiętać o sprawdzeniu, czy zarząd organizacji kandydującej jest upoważniony do pojęcia uchwały o przystąpieniu do związku stowarzyszeń. Czasami statut taką decyzję pozostawia w gestii walnego zebrania. Wątpliwości może też budzić uchwała o przystąpieniu do federacji oddziału czy koła organizacji ogólnopolskiej. Na ogół leży to w kompetencjach zarządu głównego, nawet jeśli koło lub oddział posiada osobowość prawną. Dlatego przed podjęciem decyzji o przyjęciu nowego członka do federacji, należy uważnie przeczytać jego statut.
  • Jeśli nie ma żadnych przeszkód formalnych, zarząd podejmuje uchwałę o przyjęciu nowej organizacji członkowskiej do federacji. Przykład protokołu oraz uchwały o przyjęciu nowych członków zwyczajnych zawiera przykładowy załącznik.
  • Na koniec zarząd federacji zawiadamia nową organizację członkowską na piśmie o przyjęciu jej w poczet członków zwyczajnych. Wzór takiej informacji zawiera powyższy załącznik.
Opisana procedura ma charakter wyłącznie przykładowy. Każda federacja reguluje przyjmowanie nowych członków zgodnie ze swoim statutem oraz wewnętrznymi procedurami i praktyką.

Walne zebranie organizacji członkowskich, reprezentowanie członków, rejestracja zmian w KRS

Na ogół przynajmniej raz w roku odbywa się walne zebranie organizacji członkowskich (częstotliwość, charakter walnych zebrań, sposób zawiadamiania członków określa statut każdej federacji).
Jeśli w kompetencjach walnego zebrania leży zatwierdzanie sprawozdań, a tak jest najczęściej, walne zebrania odbywają się do końca czerwca każdego roku, tak aby zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości zatwierdzić sprawozdanie finansowe i w ciągu 10 dni od zatwierdzenia przekazać je do urzędu skarbowego wraz z odpowiednią uchwałą. Termin i procedura zatwierdzania sprawozdania finansowego jest analogiczna jak przy stowarzyszeniach i fundacjach (więcej: /x/443007).
Co kilka lat członkowie federacji spotykają się na walnych zebraniach, których cel stanowi wybór władz. Kadencja zarządu i komisji rewizyjnej jest oczywiście określona w statucie każdej federacji.
W sytuacjach, kiedy istnieje pilna potrzeba podjęcia decyzji w określonej sprawie, organizacje członkowskie mogą spotkać się na nadzwyczajnym walnym zebraniu. Tryb jego zwoływania określa statut każdej federacji.
Przebieg obrad walnego zebrania reguluje statut lub regulamin obrad. Ta druga sytuacja ma miejsce szczególnie w przypadku federacji o dużej liczbie organizacji członkowskich.
Przykładowy wzór regulaminu obrad walnego zebrania federacji można znaleźć w załączniku. Choć nie jest to dokument obowiązkowy to przyjęcie regulaminu obrad i procedowanie w oparciu o jego zapisy bardzo usprawnia przebieg walnego zebrania, które w przypadku federacji często odbywa się w bardzo licznym gronie. Oczywiście w federacjach, które posiadanie regulaminu mają zapisane w statucie, musi on zostać uchwalony i być stosowany.
 
UWAGA!
Warto pamiętać, że członkowie federacji jako osoby prawne, są na walnym zebraniu członków reprezentowani przez osoby fizyczne (pełnomocników). W praktyce wybór reprezentanta zależy od procedur obowiązujących zarówno w federacjach, jak i w organizacjach członkowskich. W niektórych federacjach organizacje reprezentowane są przez swoich stałych reprezentantów, którzy działają na mocy uchwał zarządów lub innych pisemnych dokumentów (mogą być one bezterminowe lub podjęte na określony czas). Inne rozwiązanie to upoważnienie do reprezentowania organizacji i podejmowania w jej imieniu decyzji na konkretnym walnym zebraniu.
 
PRZYKŁAD ZAPISU W STATUCIE (na podst. statutu Śląskiego Forum Organizacji Pozarządowych KAFOS):
§ 15
  1. Osoby prawne działają w KAFOS za pośrednictwem upoważnionych przez nie przedstawicieli. Dla upoważnienia wymagana jest forma pisemna.
  2. Upoważnienie jest ważne aż do jego cofnięcia sporządzonego także w formie pisemnej.
  • zaproszenie wraz z porządkiem obrad,
  • protokół,
  • uchwały walnego zebrania.
Rejestracja zmian w KRS po walnym zebraniu
Podjęte przez walne zebranie decyzje w wielu wypadkach muszą zostać formalnie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (więcej o różnych rodzajach zmian: poradnik.ngo.pl/x/432694). Dotyczyć to może następujących zmian (procedura jest taka sama jak w stowarzyszeniu):
  • władz federacji
  • adresu, siedziby federacji
Zmiana nazwy organizacji, zmiana celu działania lub miejscowości, na której terenie ma swoją siedzibę federacja wiąże się ze zmianą statutu, a więc obowiązuje procedura jak przy rejestracji zmiany statutu.
 

Działalność gospodarcza federacji

Związek stowarzyszeń (podobnie jak samo stowarzyszenie) jest organizacją o celach niezarobkowych, co oznacza, że wszelkie pozyskane środki ma obowiązek przeznaczyć na realizację celów statutowych. Jeśli więc federacja prowadzi działalność gospodarczą (według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach), to dochód z niej służyć musi realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków (art. 34 ustawy). Więcej o służebności działalności gospodarczej: wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/868118.html.
Federacja może – zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej – prowadzić w sposób zorganizowany i ciągły zarobkową działalność wytwórczą, handlową, budowlaną, usługową oraz w zakresie poszukiwania, rozpoznawania i eksploatacji zasobów naturalnych. Jedynie prowadzenie działalności w niektórych dziedzinach zostało ograniczone koniecznością uzyskania koncesji (art. 14 tej ustawy wymienia tu np. wytwarzanie materiałów wybuchowych, broni i amunicji, ochronę osób i mienia) bądź zezwolenia na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie określonym w przepisach odrębnych ustaw (art. 27 ust. 1 ustawy Prawo działalności gospodarczej).
Warunkiem podjęcia działalności gospodarczej jest wpis do rejestru przedsiębiorców. Rejestr ten również jest częścią KRS. Innymi słowy, federacja w przypadku podjęcia działalności gospodarczej będzie podlegała nie tylko wpisowi do rejestru stowarzyszeń i ich związków, lecz także do rejestru przedsiębiorców.

Nadzór urzędów nad federacjami

W odniesieniu do federacji (związków stowarzyszeń) stosuje się zapisy ustawy Prawo o stowarzyszeniach tak samo jak wobec stowarzyszeń rejestrowanych w KRS.
Nadzór nad działalnością federacji związków (podobnie jak i samych stowarzyszeń) należy do starosty (prezydenta miasta na prawach powiatu) właściwego ze względu na siedzibę związku.
Organ nadzorujący ma prawo żądać:
  • dostarczenia w wyznaczonym terminie przez zarząd związku odpisów uchwał jego organów;
  • złożenia przez władze związku niezbędnych wyjaśnień.
Nadzór nad działalnością związku wykonywany jest wyłącznie z punktu widzenia zgodności jego działań z przepisami prawa i postanowieniami statutu. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie przez organ nadzorujący może on – w zależności od rodzaju i stopnia stwierdzonych nieprawidłowości – wystąpić o ich usunięcie w określonym terminie, udzielić ostrzeżenia władzom związku bądź wystąpić do sądu o zastosowanie środka określonego w art. 29 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Będzie to:
  • upomnienie władz związku;
  • uchylenie niezgodnej z prawem lub statutem uchwały związku;
  • rozwiązanie związku, jeżeli jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa albo postanowień statutu i nie ma warunków do przywrócenia działalności zgodnej z prawem lub statutem.
Sąd na wniosek organu nadzorującego wydaje postanowienie o rozwiązaniu federacji, także gdy:
  • liczba członków zmniejszyła się poniżej liczby członków wymaganych do jej założenia (czyli poniżej trzech);
  • związek nie posiada przewidzianych w ustawie władz i nie ma warunków do ich wyłonienia.

Federacja a ubieganie się o status pożytku publicznego (OPP)

Federacje, tak jak inne organizacje pozarządowe działające w obszarze pożytku publicznego, mogą uzyskać status organizacji pożytku publicznego (OPP) po spełnieniu wymagań określonych w art. 20 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz po złożeniu wniosku do KRS.

Warto pamiętać, że:

  • ubieganie się przez federację o status pożytku publicznego może wiązać się z wprowadzeniem zmian do statutu, tak aby sprostać wymogom określonym w art. 20 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
  • federacja, podobnie jak inne organizacje, może uzyskać status OPP pod warunkiem, iż działalność pożytku publicznego prowadzi nieprzerwanie przez co najmniej 2 lata,
  • uzyskanie przez federację statusu pożytku publicznego pozwala korzystać z określonych w ustawie zwolnień i przywilejów, np. odpisu 1% podatku, ale będzie wiązało się z wypełnianiem dodatkowych obowiązków, m.in. sporządzaniem i publikowaniem sprawozdań z działalności,
  • wszystkie organizacje ze statusem OPP podlegają nadzorowi ministra pracy i polityki społecznej.

Federacja – wzory dokumentów

Zakładanie federacji – przykłady dokumentów:

Prowadzenie federacji – przykłady dokumentów:

 

Wyraź opinię 32 0

na skróty / spis treści