Przejdź do treści głównej

Odpowiedzialność władz

Niewiele osób, podejmując decyzję o zaangażowaniu się w działalność organizacji, zdaje sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka wiąże się z objęciem stanowiska członka zarządu lub członka organu kontroli. Tymczasem zasiadanie we władzach to nie tylko możliwość wpływania na losy organizacji, ale także większe obowiązki.

Zarząd i kontrola wewnętrzna - czyja odpowiedzialność większa?

Ogólnie można powiedzieć, że odpowiedzialność członków zarządu (prezesa, jego zastępcy lub skarbnika) jest znacznie większa niż odpowiedzialność członków organów wewnętrznej kontroli (np. rady fundacji, komisji rewizyjnej, rady nadzorczej). To zarząd ma prawo i obowiązek bieżącego kierowania organizacją, zawierania umów, rozporządzania majątkiem organizacji, zatrudniania pracowników itp. I za wszystkie te działania ponosi odpowiedzialność.
Zadanie wewnętrznego organu nadzoru polega na kontrolowaniu działalności zarządu. Dlatego członkowie np. komisji rewizyjnej mogą odpowiadać tylko za sprawy, wynikające z tego, że nieprawidłowo wykonywali swoje zadanie (kontrolę). Szczegółowo - na czym ma polegać i czego dotyczyć ta kontrola - powinno zostać określone w statucie organizacji. Można powiedzieć, że im więcej spraw, które mają podlegać kontroli, tym większa odpowiedzialność organu kontroli.
 
PRZYKŁAD:
Statut stowarzyszenia uzależnia możliwość sprzedaży nieruchomości należącej do organizacji od zgody komisji rewizyjnej. Zarząd podjął decyzję, a komisja rewizyjna się z nią zgodziła, aby sprzedać należącą do stowarzyszenia starą willę. Wkrótce okazało się, że w wyniku sprzedaży stowarzyszenie poniosło szkodę, ponieważ cena za willę była za niska. Odpowiedzialność za to mogą ponieść nie tylko członkowie zarządu, ale również członkowie komisji rewizyjnej.
 
Odpowiedzialność za podejmowane decyzje i działania ponoszą w zasadzie wszyscy członkowie zarządu i wszyscy członkowie wewnętrznego organu nadzoru, a nie tylko osoby sprawujące określoną funkcję (np. na prezes zarządu czy przewodniczący komisji rewizyjnej). Mogą jednak zaistnieć okoliczności, w których poszczególne osoby, członkowie tych organów, nie poniosą odpowiedzialności.
 
PRZYKŁAD:
Prezes stowarzyszenia, bez konsultacji z pozostałymi członkami zarządu, bezpodstawnie rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem. Pracownik odwołał się do sądu pracy i uzyskał wysokie odszkodowanie od organizacji. Jeżeli członkowie zarządu przekonają sąd, że zwolnienie pracownika było samodzielną decyzją prezesa, a oni o tym nie wiedzieli i nie wyrazili na to zgody - wówczas nie ponoszą odpowiedzialności za wyrządzoną pracownikowi szkodę. Odpowiada za to tylko prezes organizacji.
 
Odpowiedzialność władz organizacji mającej status pożytku publicznego nie różni się od odpowiedzialności władz organizacji pozarządowych nieposiadających tego statusu. Podwyższone wymogi dotyczą m.in. sprawozdawczości tych organizacji.
Odpowiedzialność zależy od okoliczności
Do tej pory pisaliśmy ogólnie o "odpowiedzialności władz". Warto jednak pamiętać, że - w zależności od okoliczności - mamy do czynienia z różnymi rodzajami odpowiedzialności dla różnych władz. Na przykład za zaleganie organizacji z podatkami (odpowiedzialność podatkowa) odpowiadają wszyscy członkowie zarządu. Przepisy nie przewidują, aby odpowiedzialność za to ponosili członkowie wewnętrznego organu nadzoru. Podobnie - odpowiedzialność za niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości (w przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą) spoczywa na wszystkich członkach zarządu.
Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną organizacji (tzw. odpowiedzialność cywilną) ponoszą tylko te osoby, które wyrządziły daną szkodę, niezależnie od tego, jaką funkcję sprawują we władzach organizacji. Podobnie jest w przypadku odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej - mają one charakter indywidualny, to znaczy - ponoszą ją tylko te osoby, które popełniły przestępstwo lub wykroczenie. Może więc zdarzyć się tak, że niektórzy członkowie zarządu lub komisji rewizyjnej będą ponosić odpowiedzialność, a inni nie, gdyż nie brali udziału w podjęciu decyzji, głosowali przeciw, nie wiedzieli o działaniach podejmowanych przez innych członków władz itp.
 
Przed zarejestrowaniem za organizację odpowiada założyciel.
W okresie pomiędzy powołaniem organizacji (sporządzeniem aktu fundacyjnego, podjęciem uchwały o utworzeniu stowarzyszenia lub spółdzielni), a jej rejestracją i nabyciem przez nią osobowości prawnej (czyli wtedy, gdy organizacja formalnie jeszcze nie istnieje) - odpowiedzialność za zaciągane zobowiązania spoczywa na osobach działających w jej imieniu.
Przewiduje to np. wprost Prawo spółdzielcze, zgodnie z którym za czynności dokonane w interesie spółdzielni przed jej zarejestrowaniem, osoby działające do chwili zarejestrowania spółdzielni odpowiadają wobec innych solidarnie. Za zobowiązania wynikające z tych czynności spółdzielnia odpowiada dopiero po jej zarejestrowaniu.
Niestety nie ma odpowiednich przepisów dotyczących stowarzyszeń i fundacji, ale wydaje się, że regulacje te należy stosować także wobec czynności podejmowanych przez założycieli stowarzyszenia oraz fundatorów.
 
PRZYKŁAD:
Po powołaniu fundacji, ale jeszcze przed jej zarejestrowaniem w KRS, fundator wynajął mieszkanie na siedzibę przyszłej fundacji. Aż do czasu zarejestrowania fundacji musi on pamiętać, że opłata czynszu to jego obowiązek. Podobnie byłoby w przypadku założycieli stowarzyszenia i spółdzielni.

Władze odpowiadają przed członkami organizacji

To, jaką odpowiedzialność i za co ponoszą władze organizacji, powinno zostać szczegółowo zapisane w statucie danej organizacji. Przepisy odpowiednich ustaw mówią o tym tylko ogólnie.
Ustawa o fundacjach, Prawo spółdzielcze oraz Prawo o stowarzyszeniach przewidują, że zarząd rozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. W przypadku stowarzyszenia i spółdzielni rozliczenia tego dokonuje walne zgromadzenie członków organizacji, na podstawie sprawozdania z działalności zarządu oraz informacji o stanie finansowym organizacji. Walne zgromadzenie – po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej lub rady nadzorczej) – udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd. Statut organizacji powinien przewidywać, jak często zarząd ma obowiązek przedstawiać pozostałym członkom organizacji wymienione wyżej informacje i jak często ma ubiegać się o uzyskanie absolutorium.
Uzyskanie absolutorium to obowiązek zarządu, warunek konieczny do dalszego sprawowania władzy przez zarząd w danym składzie. Prawo spółdzielcze przewiduje wprost, iż walne zgromadzenie może odwołać tych członków zarządu, którym nie udzieliło absolutorium. Również w wypadku stowarzyszeń i fundacji, krytyczna ocena działalności zarządu może być podstawą odmowy udzielenia absolutorium oraz odwołania całości lub poszczególnych członków zarządu. Czy tak się stanie – zależy od tego, czy możliwość ta została przewidziana w statucie organizacji.
Z efektów swoich działań i ich zgodności z obowiązującym prawem oraz postanowieniami statutu są także rozliczani członkowie wewnętrznego organu nadzoru. Jeśli pozostali członkowie organizacji stwierdzą, że komisja rewizyjna, czy rada nadzorcza, nieodpowiednio wykonuje swoje zadania – członkowie tych organów mogą zostać odwołani ze sprawowanej funkcji. Możliwość taką powinien przewidywać statut organizacji.
 
PRZYKŁAD:
Walne zebranie członków stowarzyszenia stwierdziło, iż zarząd nie prowadził dokumentacji finansowej oraz dowolnie dysponował środkami i majątkiem organizacji wykorzystując go do swoich prywatnych celów. Podjęto zatem uchwałę o nieudzielaniu zarządowi absolutorium i o jego odwołaniu. Ponadto walne zebranie stwierdziło, że komisja rewizyjna nie wykonywała właściwie swoich obowiązków nadzorczych i podjęło decyzję o odwołaniu również członków tego organu.

Przed sponsorem odpowiada cała organizacja

Organizacja, która została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, jest osobą prawną i jako taka za swoje zobowiązania ponosi odpowiedzialność majątkową.
Dotacje są zazwyczaj przekazywane organizacji na podstawie umowy, w której określa się jakie są zobowiązania organizacji (czyli co musi zrobić, na co może wydać otrzymywane pieniądze). Jeżeli organizacja nie dotrzyma warunków umowy, sponsor lub donator może domagać się naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ponadto – jeżeli umowa to przewiduje – może także poprosić o zwrot całości lub części udzielonego dofinansowania.
 
Odpowiada ten, kto dostał dotację
Udzielający dotacji będzie kontaktował się oczywiście z zarządem organizacji i od niego domagał się prawidłowego rozliczenia dotacji. Trzeba jednak pamiętać, że dotacja została udzielona organizacji, a nie zarządowi i w wypadku konieczności zwrotu pieniędzy lub zapłaty odszkodowania czy kary, żądanie to będzie skierowane do organizacji, a nie tylko do zarządu. Co za tym idzie – pieniądze na pokrycie tych żądań będą pochodziły z majątku organizacji, a nie z majątku członków zarządu. Sponsor nie może domagać się odszkodowania od członków zarządu organizacji.
Jeśli jednak członkowie organizacji uznają, że organizacja straciła dotację, zapłaciła odszkodowanie lub została ukarana finansowo (czyli poniosła szkodę) przez nieprawidłowe postępowanie członków zarządu – mogą wystąpić przeciwko członkom zarządu o odszkodowanie lub nawet złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. W praktyce będzie to możliwe dopiero po zmianie zarządu.
 
Jeżeli organizacja nie ma pieniędzy...
...to dotacji nie zwróci. Sponsor może dochodzić zwrotu pieniędzy przed sądem. Jeżeli zapadnie korzystny dla niego wyrok – może przekazać sprawę komornikowi. Komornik będzie próbował odzyskać od organizacji zasądzoną kwotę wraz z odsetkami np. poprzez zajęcie rachunku bankowego, zajęcie komputerów, mebli, samochodów itp. (ruchomości), zajęcie lokalu będącego własnością organizacji (nieruchomości).
Jeżeli organizacja nie ma żadnego majątku nadającego się do egzekucji, komornik umorzy postępowanie i sponsor nie odzyska pieniędzy. Negatywną konsekwencją dla organizacji będzie utrata wiarygodności, a w pewnych wypadkach nawet jej likwidacja (np. fundacja bez majątku nie może istnieć) lub ogłoszenie jej upadłości. W skrajnych wypadkach, np. gdy za pieniądze z dotacji członek zarządu wyremontował sobie mieszkanie, może wchodzić w grę odpowiedzialność karna członka zarządu.

Odpowiedzialność za niezapłacenie podatku

Znaczna część dochodów stowarzyszeń i fundacji, przeznaczana na cele statutowe, jest zwolniona z podatku dochodowego, ale są sytuacje, gdy organizacje jednak są podatnikami i płatnikami podatków. Organizacja pozarządowa może być np. podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT), podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (od wynagrodzeń osób zatrudnionych w organizacji).
Jeżeli któryś z tych podatków lub zaliczka na podatek nie zostaną zapłacone w ogóle lub za późno – wówczas mamy do czynienia z tzw. zaległością podatkową (podobnie w przepisach traktuje się nienależną nadpłatę lub nienależny zwrot podatku). Kto w stowarzyszeniu lub fundacji odpowiada za takie zaniedbania?

Najpierw majątek organizacji
Zasada jest taka, że za zobowiązania podatkowe stowarzyszeń i fundacji (jako osób prawnych) odpowiadają one same własnym majątkiem. Inaczej mówiąc – jeżeli stowarzyszenie nie zapłaciło podatku od wynagrodzenia zatrudnionych w nim pracowników, wówczas urząd skarbowy może domagać się zapłaty podatku (oraz kary) od organizacji, a w ostateczności – skorzysta z pomocy komornika, który będzie mógł zająć majątek stowarzyszenia, np. sprzęt biurowy (ruchomości) lub siedzibę (nieruchomości), jeżeli stanowią one własność stowarzyszenia.
 
Potem majątek członków zarządu
Jeżeli jednak organizacja nie ma majątku, z którego można pokryć zaległości podatkowe, wówczas odpowiedzialność za nie spada na członków zarządu. Przepisy podatkowe (czyli tzw. Ordynacja podatkowa) mówią, że za zaległości podatkowe osób prawnych (czyli również organizacji pozarządowych) odpowiadają solidarnie (czyli wspólnie) całym swoim majątkiem członkowie organów nimi zarządzających. Odpowiedzialność podatkowa dotyczy wyłącznie członków zarządu organizacji (prezesa, skarbnika, innych członków zarządu), a nie członków innych władz (np. komisji rewizyjnej, czy rady fundacji).

Byli członkowie zarządu też ponoszą odpowiedzialność
Za zaległości podatkowe odpowiada ten zarząd, który dopuścił do ich powstania. Członkowie obecnego zarządu odpowiadają za zaległości podatkowe, które powstały w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu. Byli członkowie zarządu odpowiadają zaś za zaległości powstałe w czasie ich pracy. Jeżeli stowarzyszenie w 2004 roku nie zapłaciło zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, za zaległości te nie będzie odpowiadać osoba, która została powołana do zarządu w 2005 r. lub odwołana w 2003 r. Natomiast może ponosić odpowiedzialność za tą zaległość podatkową członek zarządu, który pełnił swoją funkcje w 2004 r. i zrezygnował w 2005 r.
 
PRZYKŁAD:
W 2006 r. stowarzyszenie zatrudniała 5 pracowników, jednakże w związku z trudną sytuacją finansową nie odprowadzała zaliczek na podatek dochodowy osób fizycznych. Powstała zaległość podatkowa. Ponieważ organizacja nie posiada żadnego majątku, urząd skarbowy nie mógł uzyskać od niej pieniędzy. Wobec tego – zażądał pokrycia zaległości przez członków zarządu, którzy pełnili swoje funkcje w 2006 r.
 
Kiedy można uniknąć odpowiedzialności?
Członek zarządu (np. prezes stowarzyszenia) może uniknąć ponoszenia majątkowej odpowiedzialności za zaległości podatkowe organizacji, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie złożył wniosek o upadłość lub niezłożenie wniosku o upadłość nastąpiło nie z jego winy (to w przypadku organizacji prowadzących działalność gospodarczą), ewentualnie wskaże majątek organizacji, który umożliwi pokrycie zaległości podatkowych.
Urząd skarbowy – chcąc domagać się pieniędzy od zarządu organizacji – musi wydać decyzję administracyjną, w której orzeka o odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe organizacji. Nie można wydać takiej decyzji, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło 5 lat.
 
PRZYKŁAD:
Fundacja w 2001 roku nie zapłaciła podatku od towarów i usług (VAT). Urząd skarbowy nie może już wydać decyzji o odpowiedzialności członków zarządu, ponieważ od końca 2001 r. upłynęło ponad 5 lat.
 

Prezes zawinił, prezes zapłaci

Zacznijmy od przykładu. Prezes fundacji – bez porozumienia z pozostałymi członkami zarządu organizacji – wziął samochód, który należał do fundacji i pojechał nim z rodziną na wakacje. W czasie wyprawy doszło do wypadku. Samochód został uszkodzony w takim stopniu, że uniemożliwiło to fundacji wykonywanie jej statutowych zadań – pracownik organizacji nie mógł dowozić ciepłych posiłków dla dzieci w wiejskich przedszkolach. Fundacja musiała specjalnie wynająć zastępczy samochód. Spowodowało to także, że organizacja miała problemy z rozliczeniem dotacji, jaką uzyskała na akcję dożywiania dzieci od władz w swoim województwie.
Jeżeli poszkodowana organizacja (w tym wypadku pozostali członkowie zarządu fundacji) wykaże, że szkody, które poniosła są normalnym następstwem zawinionego działania prezesa – mogą żądać od niego odszkodowania i pokrycia wszystkich wydatków związanych z ich naprawieniem, także na drodze sądowej. A jeżeli szkody wyrządzone przez prezesa przekroczą kwotę 152 tys. zł – czyli zgodnie z kodeksem karnym będą tzw. „znaczną szkodą” – może się okazać, że prezes poniesie nie tylko odpowiedzialność cywilną (czyli będzie musiał zapłacić odszkodowanie), ale także odpowiedzialność karną .
Różnica między odpowiedzialności cywilną a karną polega na tym, że odpowiedzialność cywilna ma na celu wyrównanie ewentualnej szkody, a odpowiedzialność karna – ukaranie sprawcy. Odpowiedzialność karna jest konsekwencją popełnienia przestępstwa. W grę może wchodzić odpowiedzialność za przestępstwa pospolite, takie jak kradzież czy przywłaszczenie mienia (np. samochodu) należącego do organizacji, fałszowanie dokumentów, poświadczenie nieprawdy itp. Chodzi także o odpowiedzialność za przestępstwa związane ściśle z udziałem w zarządzaniu organizacją, np. nieprawidłowe decyzje, błędy w zarządzaniu lub zaniedbania powodujące straty majątkowe. Mogą one być podstawą zarzutu niegospodarności (niekiedy przestępstwo to nazywane jest nadużyciem zaufania), wyłudzenia kredytu lub dotacji, działania na szkodę wierzycieli organizacji czy też przyjęcie łapówki w zamian za zachowanie mogące wyrządzić szkodę organizacji.
Warto przy tym pamiętać, że odpowiedzialność cywilna i odpowiedzialność karna mają tzw. charakter indywidualny, to znaczy – ponoszą ją tylko te osoby, które doprowadziły do szkody, popełniły przestępstwo lub wykroczenie. Może się zdarzyć, że niektórzy członkowie zarządu lub komisji rewizyjnej będą ponosić odpowiedzialność, a inni nie, gdyż nie brali udziału w podjęciu decyzji, głosowali przeciw, nie wiedzieli o działaniach podejmowanych przez innych członków władz itp.
 
Zasady odpowiedzialności cywilnej członka władz
Wróćmy do naszego przykładu. Niewątpliwie prezes fundacji wyrządził swojej organizacji szkody. Po pierwsze – bez porozumienia z pozostałymi członkami władz – użył fundacyjnego samochodu do celów prywatnych. Zabierając samochód świadomie działał bezprawnie – to znaczy nie tylko wbrew przepisom zakazującym pewnych zachowań (np. kradzieży), ale również naruszając zasady współżycia społecznego. Bezprawne może być także zaniechanie, czyli sytuacja, gdy osoba, która ma obowiązek podjąć pewne działania – nie robi tego (np. zarząd stowarzyszenia nie dopełnił swoich obowiązków i nie wniósł odwołania od niekorzystnego orzeczenia sądu lub nie sprawdził wiarygodności firmy, z którą zawarł umowę itp.). Obowiązek staranności i dbałości o interesy organizacji wynika z faktu uczestniczenia w jej władzach.
Po drugie – prezes doprowadził do zniszczenia samochodu. Oczywiście „pożyczając” samochód od fundacji nie zamierzał go uszkodzić, ale za szkodę odpowiada się także, jeżeli zostanie ona wyrządzona nieumyślnie, przez lekkomyślność czy też niedbalstwo.
Po trzecie – uszkodzenie samochodu spowodowało problemy w pracy organizacji – pracownik nie mógł przez pewien czas wykonywać swoich obowiązków (ale płacono mu wynagrodzenie), fundacja musiała ponieść koszty wynajęcia zastępczego pojazdu i naprawy uszkodzonego samochodu. Tego prezes także nie chciał, gdy „pożyczał” samochód, ale jednak ponosi za to odpowiedzialność, ponieważ do sytuacji tej doprowadziła jego lekkomyślność (wiedział przecież, że to jest jedyny samochód, jakim dysponuje jego organizacja i że jest niezbędny do wykonywania jej zadań).
Po czwarte – fundacja nie uzyskała odszkodowania z ubezpieczenia za zniszczony samochód, ponieważ prezes nie złożył w terminie wszystkich wymaganych do tego dokumentów. W tym wypadku można mówić o szkodzie spowodowanej jego zaniechaniem, czyli niepodjęciem odpowiednich działań.
Po piąte wreszcie – na prezesie spoczywa także odpowiedzialność za złą sławę, jaką od tej pory cieszy się fundacja wśród partnerów, z którymi współpracowała (małe wiejskie przedszkola, dostawcy żywności, rodzicie dzieci) i urzędników wojewódzkich, którzy przyznali fundacji dotację na realizację zadania, z którego nie mogła się wywiązać.
Prezes jest winny tych wszystkich szkód, ponieważ o winie danej osoby można mówić, jeżeli jej działanie jest bezprawne oraz można jej zarzucić przynajmniej brak należytej staranności.
Gdyby nasz pechowy prezes był zatrudniony w organizacji na podstawie umowy o pracę (kontraktu) – odpowiadałby nie tyle za wyrządzone organizacji szkody, ile za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, w której zobowiązał się do zajmowania sprawami organizacji.
Podobnie odpowiedzialność za te szkody ponosiłby każdy inny członek zarządu, gdyby był ich sprawcą.
Członek zarządu może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą (czyli musi zapłacić odszkodowanie) zarówno, jeżeli jego zachowanie było umyślne (chciał się zachować w sposób wyrządzający szkodę organizacji), jak i wtedy gdy szkoda jest wynikiem jego zaniedbania, braku należytej staranności.
Na tych samych zasadach, za wyrządzenie szkody mogą ponosić odpowiedzialność także członkowie innych władz organizacji, a nie tylko zarządu, jeżeli tylko istnieje związek pomiędzy ich zachowaniem, a powstałą szkodą. Taka sytuacja może mieć miejsce zwłaszcza, gdy statut organizacji przewiduje, że np. komisja rewizyjna (organ nadzoru) może reprezentować organizację, np. przy zawierania umowy z członkiem zarządu.
Odpowiedzialność członków zarządu i rady spółdzielni została określona wprost w art. 58 Prawa spółdzielczego. Zgodnie z tym przepisem członek zarządu lub rady winny czynu lub zaniedbania, przez które spółdzielnia poniosła szkodę, odpowiada za nie osobiście (do wysokości trzykrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w spółdzielni).
Wina może być umyślna lub nieumyślna. Wina umyślna jest wtedy, gdy sprawca przewidywał możliwość wyrządzenia szkody i mimo to podjął działanie lub też nie podjął działania, do którego był zobowiązany. W takiej sytuacji sprawca albo chciał wyrządzić szkodę albo godził się na nią. Wina nieumyślna zachodzi w wyniku niezachowania należytej staranności. Sprawca nie chce i nie godzi się na wyrządzenie szkody, ale ją wyrządza poprzez swoje nieostrożne, niestaranne zachowanie.

Odpowiedzialność zarządu za rachunkowość

Ustawa o rachunkowości, określająca zasady prowadzenia rachunkowości także w organizacjach pozarządowych (jako osobach prawnych), przewiduje odpowiedzialność karną osób zarządzających organizacją za:
  • nieprowadzenie ksiąg rachunkowych lub prowadzenie ich niezgodnie z przepisom lub podawanie w nich nierzetelnych danych,
  • niesporządzenie wymaganego sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w nim nierzetelnych danych.

Władze i działacze organizacji pozarządowych często mają wątpliwości, czy za nieprawidłowości związane z rachunkowością w ich organizacjach odpowiada zarząd organizacji czy osoba, której zlecono prowadzenie rachunkowości (księgowa, księgowy).
Wyjaśnijmy. Za prowadzenie rachunkowości odpowiada zarząd organizacji, ale odpowiedzialność może ponosić także księgowa lub księgowy – zależy to od tego, na jakiej zasadzie zostało im powierzone prowadzenie rachunkowości (umowa o pracę czy świadczenie usług) i jak zostały określone ich obowiązki.
 
Kiedy odpowiada zarząd?
Zasada jest taka, że zlecenie prowadzenia rachunkowości innej osobie (np. księgowej, księgowemu) nie zwalnia członków zarządu z odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie rachunkowości. Zarząd organizacji odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (w tym z tytułu nadzoru) również wówczas, gdy obowiązki te zostaną powierzone innej osobie (księgowej, księgowemu). Gdy np. z wewnętrznych regulacji obowiązujących w organizacji wynika, iż konkretny członek zarządu ma nadzorować sprawy związane z rachunkowością – wówczas on ponosi odpowiedzialność. Jeżeli taka konkretna osoba nie została wyznaczona – odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie zarządu.
Księgowa lub księgowy zatrudnieni w organizacji na podstawie umowy o pracę podlegają bezpośredniemu nadzorowi ze strony zarządu i w zasadzie to zarząd ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie przez nią wyznaczonych obowiązków. Istotne znaczenie ma określenie zakresu obowiązków księgowej lub księgowego. Jeżeli powierzono jej lub jemu wyłącznie prowadzenie ksiąg rachunkowych, to nie będzie ponosiła lub ponosił odpowiedzialności za dokonanie terminowych wpłat należnych podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne.
Zarząd ponosi odpowiedzialność w szczególności wtedy, gdy powierzył prowadzenie księgowości osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia i wiedzę, ale np. przekazywał jej niepełne lub nierzetelne dokumenty. Należy bowiem pamiętać, iż zadanie osoby prowadzącej księgowość polega jedynie na prawidłowym księgowaniu otrzymanych od organizacji dokumentów (np. faktur) – wtedy nie może ona odpowiadać za ich prawdziwość i rzetelność.
Zarząd organizacji odpowiada także wtedy, gdy w organizacji zostanie popełnione przestępstwo lub wykroczenie karno-skarbowe (czyli naruszenie interesów ekonomicznych Skarbu Państwa przez złamanie przepisów podatkowych, celnych, związanych z dotacjami i subwencjami oraz obrotem dewizowym). Kodeks karno skarbowy przewiduje bowiem, że za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe odpowiada jako sprawca ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi i finansowymi innej osoby (np. osoby prawnej, czyli także organizacji pozarządowej). A do obowiązków członków zarządu organizacji należy z pewnością zajmowanie się sprawami finansowymi organizacji, a w szczególności dbałość o prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczenia podatkowe. Niekiedy przepis ten może dotyczyć członków wewnętrznego organu nadzoru (np. komisji rewizyjnej w stowarzyszeniu lub rady fundacji w fundacji), jeżeli w statucie organizacji zapisano, że ma się on zajmować sprawami gospodarczymi i finansowymi organizacji.
 
Kiedy odpowiada księgowa lub księgowy?
Za prawidłowe prowadzenie rachunkowości i finansów w organizacji pozarządowej będzie odpowiadać księgowa lub księgowy, którzy nie są zatrudnieni na umowę o pracę, ale podpisali z organizacją umowę na świadczenie usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i przyjęli na siebie pisemnie obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wtedy to na nich spoczywa główna odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie rachunkowości organizacji. Mogą zatem odpowiadać za nieprowadzenie lub wadliwe, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Poniosą za to odpowiedzialność określoną w ustawie o rachunkowości oraz ustawie Kodeks karny skarbowy.

Odpowiedzialność za obowiązki pracodawcy

Co z odpowiedzialnością fundacji, stowarzyszenia wobec pracowników, np. w sytuacji zalegania wypłat wynagrodzenia, zaległości wobec ZUS-u? Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest m.in.:
  • terminowo i prawidłowo wypłacać pracownikom należne wynagrodzenie,
  • zapewnić im bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić szkolenia BHP,
  • prowadzić dokumentację oraz akta osobowe pracowników.
Jeżeli organizacja pozarządowa zatrudnia pracowników (na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę), to – w rozumieniu prawa pracy – jest także pracodawcą. W praktyce oznacza to, że za prawidłowe wypełnianie obowiązków pracodawcy odpowiada zarząd organizacji lub wyznaczona osoba (np. prezes, inny członek zarządu, zatrudniona kadrowa, zgodnie z swoim zakresem obowiązków pracowniczych).
Tak więc to zarząd lub ta osoba będzie rozmawiać z pracownikiem (lub spotka się w nim w sądzie), jeśli zostaną naruszone prawa pracownika. Kodeks pracy określa, za jakie wykroczenia przeciwko prawom pracownika pracodawca może odpowiadać. Wykroczeniem jest m.in.:
  • zawarcie umowy zlecenia lub o dzieło (cywilnoprawnej) w warunkach, gdy powinna być zawarta umowa o pracę,
  • niepotwierdzenie na piśmie zawarcia umowy o pracę (np. pracownik nie dostał do ręki swojej umowy o pracę),
  • nieprowadzenie dokumentacji i akt osobowych pracownika (np. potrzebnych do świadczeń emerytalnych lub rozliczeń z urzędem skarbowym),
  • niewypłacenie w terminie wynagrodzenia, nieudzielenie urlopu, niewydanie świadectwa pracy,
  • nieprzestrzeganie zasad BHP.
Ponadto pracodawca (czyli w przypadku organizacji pozarządowej – zarząd lub wyznaczona osoba) może odpowiadać także za złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika oraz za niezgłoszenie pracownika lub zgłoszenie nieprawdziwych danych do ubezpieczenia społecznego.

Członkowie zarządu ogłaszają upadłość organizacji

Organizacje pozarządowe, jako osoby prawne (zarejestrowane w KRS), odpowiadają za swoje długi swoim majątkiem. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 19 czerwca 1996 r., stowarzyszenia (a także fundacje i spółdzielnie), prowadzące działalność gospodarczą mają zdolność upadłościową, czyli w wypadku, gdy nie są w stanie spłacać swoich długów lub gdy długi przekroczą wartość ich majątku, sąd może orzec ich upadłość.
Postępowanie upadłościowe ma przede wszystkim doprowadzić do tego, aby wierzyciele organizacji odzyskali możliwie wszystkie albo przynajmniej znaczną część swoich pieniędzy (czyli ma zaspokoić roszczenia wierzycieli w jak najwyższym stopniu) oraz w miarę możliwości zachować podmiot (w tym wypadku organizację), którego upadłość ogłoszono. Po ogłoszenia upadłości sąd zabezpiecza majątek upadłej organizacji, między innymi przez ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego.
 
UWAGA!
Wniosek o ogłoszenie upadłości organizacji musi złożyć do sądu każdy, kto ma prawo ją reprezentować sam lub łącznie z innymi osobami, a więc praktycznie wszyscy członkowie zarządu.
 
Jeżeli tego nie uczynią - ponoszą odpowiedzialność za wyrządzoną na skutek tego szkodę. Sąd może pozbawić organizację prawa do prowadzenia działalności gospodarczej, może także zakazać pełnienia funkcji reprezentanta w spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu osobie, która pomimo obowiązku nie złożyła w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości.
Art. 21 ust 2 i 3 Prawa upadłościowego i naprawczego mówi, że jeżeli dłużnikiem jest osoba prawna obowiązek złożenia wniosku o upadłość w wypadku jego niewypłacalności spoczywa na każdym, kto ma prawo go reprezentować sam lub łącznie z innymi osobami. Osoby te ponoszą odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną na skutek niezłożenia w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości.

Inne sytuacje związane z odpowiedzialnością władz

Czy stowarzyszenie mające oddziały ponosi też odpowiedzialność za zobowiązania tych oddziałów – czy ma znaczenie to, że oddział ma osobowość prawną bądź jej nie ma?
Oddziały stowarzyszenia posiadające osobowość prawną są traktowane jako odrębne podmioty, a w związku z tym odpowiedzialność ponoszą władze oddziału.
Natomiast oddziały nieposiadające osobowości prawnej są częścią stowarzyszenia i osoby zarządzające oddziałami podejmują decyzje w ramach pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd główny stowarzyszenia. Dlatego też w zasadzie odpowiedzialność spoczywa na władzach stowarzyszenia, a osoby działające na podstawie pełnomocnictwa mogą ponosić odpowiedzialność za decyzje podjęte na podstawie udzielonego im pełnomocnictwa. Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 10 ust 2 Prawa o stowarzyszeniach zasady tworzenia terenowych jednostek organizacyjnych (oddziałów) oraz ich struktura organizacyjna określa statut. W związku z tym od treści zapisów statutowych zależy, jak w konkretnym przypadku będzie rozkładała się odpowiedzialność pomiędzy władze „centralne”, a „terenowe”.
 
Czy jest jakaś różnica w zakresie odpowiedzialności władz w przypadku organizacji prowadzącej działalność gospodarczą i nieprowadzącej działalności gospodarczej?
Prowadzenie działalności gospodarczej przez organizację nie ma znaczenia dla zasad odpowiedzialności władz organizacji.
 
Czy odpowiedzialność władz organizacji pożytku publicznego jest inna niż w przypadku organizacji, która takiego statusu nie ma?
Odpowiedzialność władz organizacji pożytku publicznego nie różni się od odpowiedzialności władz organizacji pozarządowych nieposiadających tego statusu. Podwyższone wymogi dotyczą m. in. sprawozdawczości tych organizacji.
 
Czy zarząd ponosi odpowiedzialność zbiorowo, czy prezes zarządu, czy zgodnie ze sposobem zaciągania zobowiązań finansowych, czy może zgodnie ze sposobem reprezentacji?
W zasadzie odpowiedzialność spoczywa na wszystkich członkach zarządu i członkach wewnętrznego organu nadzoru, a nie tylko na osobach sprawujących jakąś konkretną funkcję (np. na prezesie zarządu, przewodniczącym komisji rewizyjnej). Jednakże, w konkretnym przypadku, poszczególni członkowie tych organów mogą uchylić się od odpowiedzialności.
 
W imieniu organizacji umowę zawiera zarząd i czy w związku z tym to on ponosi odpowiedzialność za rozliczenie dotacji?
Zależy, co rozumiemy pod pojęciem „odpowiedzialność”. Oczywiście udzielający dotacji będzie kontaktował się z zarządem organizacji i od niego będzie domagał się prawidłowego rozliczenia dotacji, ale dotacja została udzielona organizacji, a nie zarządowi i w wypadku konieczności zwrotu dotacji lub zapłaty odszkodowania czy też kary umownej, żądanie to będzie skierowane do organizacji, a nie do zarządu, i nastąpi z majątku organizacji a nie majątku członków zarządu. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby organizacja, która w wyniku nieprawidłowego postępowania członków zarządu poniosła szkodę (straciła dotację, zapłaciła odszkodowanie, została finansowo ukarana) wystąpiła przeciwko członkom zarządu o odszkodowanie lub nawet złożyła zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. W praktyce będzie to możliwe dopiero po zmianie zarządu.
 
Czy, i w jakich sytuacjach, zarząd może odpowiadać własnym, prywatnym majątkiem?
Członkowie zarządu jako osoby uprawnione do reprezentowania organizacji są odpowiedzialnie za działalność organizacji, w tym za wywiązywanie się przez organizację z zaciągniętych zobowiązań wobec sponsorów, w tym sensie, iż są osobami, które występują w imieniu organizacji i podejmują decyzje odnośnie jej działania. W sensie prawnym odpowiedzialność spoczywa jednakże na organizacji i sponsor nie może domagać się odszkodowania od członków zarządu organizacji.
 
Co zrobić w sytuacji, gdy sponsor nie przyjął rozliczenia całej dotacji, tylko część, a pozostałą część organizacja ma zwrócić, ale nie może tego zrobić, bo nie ma żadnych innych środków?
Jeżeli organizacja nie ma pieniędzy to dotacji nie zwróci. Sponsor może dochodzić zwrotu dotacji przed sądem. Po uzyskaniu korzystnego wyroku może skierować sprawę do komornika celem egzekucji. Komornik będzie próbował wyegzekwować zasądzoną kwotę wraz z odsetkami np. poprzez zajęcie rachunku bankowego, zajęcie wierzytelności, zajęcie ruchomości (komputerów, mebli, samochodów, itp.), zajęcie nieruchomości. Jeżeli organizacja nie posiada żadnego majątku nadającego się do egzekucji komornik umorzy postępowanie i sponsor nie odzyska należnych mu pieniędzy. Negatywną konsekwencją dla organizacji będzie utrata wiarygodności, a w pewnych wypadkach nawet jej likwidacja (np. fundacja bez majątku nie może istnieć) lub ogłoszenie jej upadłości. W skrajnych wypadkach (np. gdy za pieniądze z dotacji członek zarządu wyremontował sobie mieszkanie), może wchodzić w grę odpowiedzialność karna członka zarządu.
 
Co z odpowiedzialnością członków zarządu, którzy stali się nimi w trakcie kadencji zarząd i co z tymi, którzy złożyli rezygnację?
Każdy odpowiada za zaległości podatkowe powstałe w czasie, kiedy pełnił obowiązki członka zarządu. Jeżeli zaległości podatkowe powstały np. w 2004 r., nie odpowiada za nie osoba powołana do zarządu w 2005 r. lub odwołana w 2003 r. Natomiast może ponosić odpowiedzialność za tą zaległość podatkową członek zarządu, który pełnił swoją funkcje w 2004 r. i zrezygnował w 2005 r.
 
Na czym polega odpowiedzialność karna i w jakich sytuacjach zarząd lub inne władze organizacji ją ponoszą?
Odpowiedzialność karna jest konsekwencją popełnienia przestępstwa. Członek władz organizacji, który swoim zachowaniem umyślnie lub nieumyślnie wyrządził organizacji szkodę będzie więc ponosił odpowiedzialność odszkodowawczą (cywilną) oraz pod pewnymi warunkami odpowiedzialność karną. Warunkiem odpowiedzialności karnej z art. 296 k.k. jest wyrządzenie tzn. „znacznej szkody”. Pojęcie znacznej szkody zostało zdefiniowane w Kodeksie karnym i oznacza szkodę przekraczającą 152 000 zł. Wyrządzenie mniejszej szkody nie jest przestępstwem, chyba że zachowanie sprawcy stanowi inne przestępstwo np. kradzież czy też przywłaszczenie.
 
Wyraź opinię 101 6

na skróty / spis treści