Poradnik - ngo.pl

Obowiązkowy jeśli:

• organizacja pożytku publicznego ma roczny przychód powyżej 3 mln zł., w tym min. 50 tys. zł jako dofinansowanie zadań publicznych,
• organizacja zatrudnia powyżej 50 pracowników i osiąga przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych powyżej 5 mln euro (w tym przypadku opinia z audytu trafi też do urzędu skarbowego i KRS).

Umowy barterowe zawieraj wyłącznie w ramach działalności odpłatnej lub gospodarczej. Upewnij się, że w zakresie działalności zawartym w statucie organizacji znajduje się rodzaj działalności, której dotyczy barter.

Darowizny pieniężne, rzeczowe, usługi pro bono od osób fizycznych i prawnych mogą być przekazywane tylko na cele statutowe. Jeśli otrzymujesz wpłaty w gotówce, wydaj pokwitowanie. Darowiznom rzeczowym powinny towarzyszyć dokumenty szacujące ich wartość. Darowizny księguj jako przychód, niezależnie od tego, czy są pieniężne, rzeczowe czy mają formę usług. Dary możesz sprzedawać: w ramach działalności statutowej, gospodarczej lub zbiórki publicznej. Nie możesz ich sprzedawać w formie działalności statutowej odpłatnej. Informuj na swojej stronie internetowej o otrzymanych darowiznach od osób prawnych powyżej 20 tys. (jednorazowo) lub 35 tys. (w ciągu roku).

Cele wskazane w darowiznach celowych powinny mieścić się w celach statutowych organizacji (jeśli jest inaczej urząd skarbowy może kwestionować prawo do zwolnienia podatkowego).

Każdy dokument księgowy ma dekret księgowy (jest opisany zgodnie z polityką rachunkowości organizacji), jest zatwierdzany pod względem formalno-rachunkowym, merytorycznym i do wypłaty. Korekty na dokumentach księgowych nanoś przez skreślenie (ma być widoczna poprzednia treść) i nadpisanie z parafką. Dokumenty powinni być zabezpieczone przed osobami postronnymi. Księgi zamykane są na koniec roku obrotowego. Wydanie dokumentów każdorazowo powinno zostać potwierdzone protokołem.

Przechowywanie dokumentów:

• księgowe: 5 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą,
• kadrowo-płacowe: 50 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą,
• sprawozdania: do końca istnienia organizacji.

Działalność gospodarcza w organizacji powinna:

• mieć charakter uzupełniający – nie może stanowić głównego źródła przychodów, a zysk – przeznaczany na cele statutowe;
• być wpisana do statutu wraz z podanym zakresem działalności (PKD); jej zakres nie może pokrywać się z zakresem działalności statutowej odpłatnej;
• zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców;
• być księgowana na osobnych kontach księgowych (przychody, koszty, w tym administracyjne obliczane wg ustalonej przez organizację zasady).

Do realizacji działalności gospodarczej nie możesz wykorzystywać wolontariuszy. Jeśli przekraczasz próg VAT, stajesz się płatnikiem VAT wraz z wszystkimi związanymi z tym obowiązkami.

Inwestuj tylko środki nieobwarowane wymogami darczyńców. Inwestuj w bezpieczne instrumenty lub za pośrednictwem jednostek uczestnictwa funduszy inwestycyjnych (inaczej mogą powstać dodatkowe zobowiązania podatkowe). Opis sposobu wyceny inwestycji na koniec roku obrotowego powinien znaleźć się w polityce rachunkowości.

1% mogą zbierać organizacje mające status OPP i wpisane na listę organizacji do tego uprawnionych. Mają obowiązek:

• składać w terminie sprawozdania z działalności i finansowe,
• udostępnić swoje sprawozdania publicznie,
• w sprawozdaniu wydzielić środki z 1% wydane na reklamę związaną z pozyskiwaniem 1%.

Tylko przez konto bankowe:

• otrzymasz środki publiczne
• rozliczysz transakcje powyżej 15 tys. euro,
• przeprowadzisz rozliczenia podatkowe.

Dostęp do konta bankowego powinny mieć tylko osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań finansowych. Dostęp do bankowości elektronicznej i zlecania operacji powinien wymagać dwustopniowej/dwuskładnikowej weryfikacji (samo hasło to za mało).

Wszystkie rachunki bankowe zgłoś do urzędu skarbowego na formularzu NIP-2. Zgłaszaj każdy nowy rachunek. Wyciągi bankowe są dokumentami księgowymi – przekazuj je do księgowości. Darczyńca może odliczyć darowiznę od podstawy opodatkowania tylko jeśli przekazał ją na konto organizacji.

Składaj w terminie deklaracje podatkowe: miesięczne i roczne, PIT-4R, PIT-11, PIT-8AR, PIT-8C. Miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych odprowadzaj w terminie (do 20 dnia kolejnego miesiąca).

ganizacja może być zwolniona z podatku od osób prawnych w dwóch przypadkach:

1. jeśli prowadzi określoną działalność statutową (np. działalność naukowa, oświatowa, ochrona zdrowia i pomoc społeczna, kompletna lista znajduje się w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych);
2. jeśli ma status organizacji pożytku publicznego.

Z podatku dochodowego od osób prawnych są też zwolnione środki publiczne, przychody z działalności gospodarczej, jeśli są przeznaczony na realizację celów statutowych (a te są celami pożytku publicznego) i składki członkowskie (w stowarzyszeniach).

Masz obowiązek:

• składać w terminie do końca 3. m-ca po zakończeniu roku obrotowego deklarację CIT-8 z załącznikami CIT-8/O i CIT-D,
• informować w CIT o darowiznach od osób prawnych (jednorazowych powyżej 15 tys. zł i wpłaconych w kilku transzach łącznie powyżej 35 tys. zł w ciągu roku obrotowego).

Jeśli ponosisz wydatki nie będące kosztem uzyskania przychodu (NKUP) i nie pochodzą one ze środków niepodlegających opodatkowaniu (zwolnionych z podatku, np. składki członkowskie, środki z dotacji przekazanej przez samorząd), to dochód w wysokości tych wydatków należy opodatkować.

Dotyczy: sprzedaży, zamiany rzeczy, umów pożyczki, opłatnego użytkowania (gdy Ty np. podnajmujesz swój lokal). Organizacja ze statusem OPP jest zwolniona z tego podatku, jeśli dana czynność dotyczy jej działalności statutowej nieodpłatnej.

Zatwierdza ją uchwałą właściwy organ. Podobnie jej modyfikacje. Powinna być zgodna z rzeczywistością organizacyjną i rzetelnie stosowana, by umożliwić porównywanie danych finansowych za kolejne lata.

Organizacja ma obowiązek prowadzić pełną księgowość (chociaż przewidziane są wyjątki dla najmniejszych organizacji). Może to robić pracownik, wolontariusz, zewnętrzne biuro księgowe. Księgi należy prowadzić w sposób trwały i rzetelny, elektronicznie lub na papierze. Organizacje-przedsiębiorcy mają wyodrębnione konta księgowe pod koszty i przychody z działalności gospodarczej.

Osoba odpowiedzialna za naliczanie podatku (księgowy/-a) powinna być zgłoszona do urzędu skarbowego, podobnie miejsce przechowywania ksiąg (robi się to na formularzu NIP-2).

Może to być postanowienie zawarte w umowie bądź w aneksie. W przypadku braku takiego formalnego powierzenia pełną odpowiedzialność za sposób prowadzenia ksiąg i wszystkie operacje z tym związane ponosi zarząd (jeśli jego członkowie nie mają kompetencji księgowych, mogą mieć ograniczoną możliwość weryfikacji poprawności ksiąg).

Formalna odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości organizacji spoczywa na zarządzie, a za przewinienia przewidziano surowe kary finansowe, a w niektórych przypadkach także więzienia. Dlatego członkinie i członkowie zarządów organizacji powinni nie tylko powierzyć księgi w ręce znających się na rzeczy księgowych, ale też aktywnie interesować się tym obszarem zarządzania organizacji i być na bieżąco jeśli chodzi o wymogi prawne.

Statut określa:

• które organy są odpowiedzialne za ustalanie wysokości i zbieranie składek członkowskich,
• jakie są zasady zbierania składek.

Składki członkowskie są zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych.

Obracając gotówką, przygotowuj raporty kasowe (w okresach zgodnych z polityką rachunkowości Twojej organizacji), wydawaj pokwitowania za przyjęcie i wydanie gotówki. Za kasę odpowiada zarząd, ale może ją powierzyć pracownikowi, współpracownikowi, wolontariuszowi. Jeśli w ciągu jednego roku obrotowego przyjmujesz od osób fizycznych ponad 20 tys. zł, masz obowiązek prowadzić kasę fiskalną.

Raz w roku należy przeprowadzić inwentaryzację środków pieniężnych. Na koniec roku obrotowego:

• przygotuj protokół kontroli z kasy,
• sprawdź, czy saldo kasy i kont bankowych są zgodne z księgami,
• zweryfikuj salda i należności z zewnętrznymi podmiotami, których dotyczą.

Ze środków publicznych mogą korzystać organizacje realizujące zadania publiczne (zgodne z ustawą o działalności pożytku publicznego). Mogą je wydawać tylko w ramach działalności statutowej nieodpłatnej i odpłatnej (nie mogą w ramach gospodarczej).

Zawierając umowę z instytucją, która przekazuje Twojej organizacji środki publiczne, zwróć uwagę na wszystkie wytyczne, także poza umową (regulaminy, wytyczne, ale też przepisy ustawy o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych, etc.). Masz obowiązek prowadzić osobną ewidencję księgową, a – jeśli wymaga tego grantodawca – także osobne konto bankowe. Składaj sprawozdania w terminie, aktualizuj informacje u grantodawcy (adres, nr konta).

Dotację ze środków publicznych możesz otrzymać tylko na konto bankowe.

Jeśli chcesz zorganizować zbiórkę zarejestruj ją na portalu zbiorki.gov.pl, a po jej zakończeniu złóż sprawozdanie. Publicznie ogłoś wynik zbiórki (ma to także wartość wizerunkową). W ramach zbiórki możesz sprzedawać zebrane dary (darowizny rzeczowe).

1. Katarzyna Kiełbiowska: Jak napisać politykę rachunkowości organizacji – poradnik dla stowarzyszeń i fundacji nieprowadzących działalności gospodarczej

2. poradnik.ngo.pl: Księgowość w NGO

3. poradnik.ngo.pl: Umowa darowizny, umowa sponsoringu, umowa barterowa

4. poradnik.ngo.pl: Obowiązki NGO, sprawozdanie, statut

5. poradnik.ngo.pl: Status organizacji pożytku publicznego (OPP, 1%)

6. poradnik.ngo.pl: Podatki (CIT-8) w NGO 

7. poradnik.ngo.pl: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS 

8. poradnik.ngo.pl: Jak finansować NGO 

9. Teresa Zagrodzka, Tomasz Bruski: Finanse NGO. Co każdy zarząd powinien o nich wiedzieć