Poradnik - ngo.pl

Darowizny są jednym ze źródeł finansowania działalności stowarzyszeń i fundacji. Darczyńca, kierując się zasadą hojności, może w ten sposób przekazać organizacji nieodpłatnie np. pieniądze, nieruchomość, rzecz. Wygodną, a czasem konieczną jej formą jest umowa pisemna.

Przez umowę darowizny darczyńca (np. sympatyk danej organizacji, firma, instytucja) zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego (np. fundacji, stowarzyszenia). Oznacza to, że darczyńca przekazuje z własnego majątku np. pewną kwotę pieniędzy na określony cel. Za tę darowiznę darczyńca nic nie otrzymuje w zamian – nie ma bezpośrednich korzyści materialnych wynikających z jej przekazania.

Na czym to polega

• Przedmiotem umowy darowizny (czyli tym, co możemy poprzez nią przekazać) mogą być różne świadczenia, a zwłaszcza: pieniądze, nieruchomości, przedmioty ruchome (np. samochód, komputer), jak również rzeczy istniejące lub mające powstać w przyszłości, czy też określone prawa (np. prawo użytkowania wieczystego), a także zwolnienie obdarowanego z długu, jaki ma wobec darczyńcy.
• Umowa darowizny jest nieodpłatna, a więc nie może zawierać zapisów świadczących o otrzymaniu przez darczyńcę od obdarowanego świadczenia, które ma być ekwiwalentem za otrzymanie darowizny.
• Umowa darowizny może przewidywać „obciążenie obdarowanego poleceniem”, tj. obowiązkiem konkretnego działania, np. przeznaczenia przez obdarowanego darowanej rzeczy na konkretny cel (a nie ogólnie na organizację). Polecenie to może mieć na względzie interes osoby trzeciej (np. pomoc dla osoby samotnej), interes społeczny (np. wykorzystanie przekazanych środków na określoną akcję charytatywną), a nawet interes samego obdarowanego (np. zakup komputera).
• Zgodnie z Kodeksem cywilnym darczyńca powinien złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego (pod rygorem nieważności). W praktyce przyjmuje się jednak, że brak tej wymaganej formy (czyli zawarcie zwykłej umowy pisemnej lub ustnej) nie powoduje nieważności darowizny, jeśli darczyńca zgodnie z deklaracją przekazał/wydał już obdarowywanemu to, co jemu obiecał, np. firma obiecała przekazanie samochodu i fundacja już go otrzymała .
• Czasem jednak forma aktu notarialnego jest wymagana, np. przy darowiźnie nieruchomości zawsze należy sporządzić akt notarialny – inaczej umowa będzie nieważna, nawet jeśli nieruchomość tę przekazano już obdarowanemu.
• Z umowy darowizny wynikają obowiązki dla darczyńcy. Przede wszystkim musi on przekazać obiecaną darowiznę. Odpowiada też za wady rzeczy darowanej, ale tylko jeśli sam o nich wiedział i umyślnie o tym nie powiadomił. Z tej odpowiedzialności zwalnia darczyńcę to, że wady te były takie, że obdarowany mógł je łatwo zauważyć. Jeżeli np. na pierwszy rzut oka widać, że darowany dom ma dziurawy dach, to darczyńca nie odpowiada za szkodę, ale jeśli ten dom miałby ukrytą wadę konstrukcyjną, to ma obowiązek poinformować o tym obdarowanego bez zbędnej zwłoki.
• Darczyńca może odwołać darowiznę, jeżeli umowę zawarto, ale nie została ona jeszcze wykonana (np. przed przekazaniem obiecanego lokalu) i odwołanie to wynika ze zmiany stanu majątkowego darczyńcy (np. z powodu choroby, utraty majątku), z powodu której nie może on dać darowizny.
• Darczyńca (lub jego spadkobiercy) mogą odwołać darowiznę, jeżeli obdarowany dopuścił się względem niego „rażącej niewdzięczności" (np. ciężko naruszył obowiązki rodzinne wobec darczyńcy).
• Darczyńca odwołuje darowiznę poprzez złożenie pisemnego oświadczenia, a także np. w testamencie.

Czy umowa darowizny zawsze musi być pisemna?

Nie zawsze. Jak wspomniano, czasem forma pisemna tej umowy jest wymagana przepisami (np. akt notarialny na darowany dom) lub jest potrzebna jednej ze stron umowy z jakiegoś względu (np. organizacja dostała od firmy samochód i, aby go zarejestrować, musi mieć pisemną umowę potwierdzającą otrzymaną darowiznę). Ale często nie ma obowiązku, aby na przekazywaną darowiznę zawrzeć umowę pisemną między darczyńcą a organizacją. Na przykład dla darczyńcy przekazującego pieniądze, który chce skorzystać z odliczenia podatkowego, wystarczający jest dowód przelewu bankowego potwierdzający przekazanie darowizny pieniężnej, a w przypadku darowania rzeczy – dokument jej przekazania oraz dokument potwierdzający faktyczne wydatki związane z tą darowizną.

Sponsoring oznacza odpłatne przysporzenie majątkowe wyrażające się w pieniądzach, rzeczach lub usługach, dokonywane przez firmę, osobę prywatną, instytucję itp. (sponsora) na rzecz osoby fizycznej, organizacji, instytucji itp. (sponsorowanego), w celu wykonania przez niego czynności określonych w umowie sponsoringu.

Sponsoring nie jest czynnością jednostronną, ukierunkowaną na osiągnięcie korzyści jedynie przez sponsorowanego (jak w przypadku darowizny). Sponsor jest zobowiązany do określonych świadczeń, ale także na sponsorowanym ciążą określone obowiązki względem sponsora, np. kolportaż materiałów reklamowych, zamieszczenie logo sponsora według jego wskazań. Sponsor przekazuje sponsorowanemu fundusze lub wsparcie logistyczne, techniczne, doradcze itd., w zamian sponsorowany zamieszcza informacje o sponsorowaniu danego przedsięwzięcia przez sponsora. Sponsoring daje więc korzyści także sponsorowi.

Cechy sponsoringu:

• polega na wzajemnych świadczeniach sponsora i sponsorowanego;
• sponsor daje do dyspozycji sponsorowanego ustaloną kwotę pieniędzy lub inne zasoby;
• sponsorowany wykonuje uprzednio uzgodnione świadczenia, które przyczyniają się do realizacji celów public relations sponsora.

Ważne – treść umowy

Umowa sponsoringu jest umową cywilną nienazwaną, czyli nie regulują jej wprost przepisy prawa cywilnego (tym niemniej należy do niej stosować przepisy ogólne Kodeksu cywilnego dotyczące zobowiązań). Strony mogą więc dowolnie ustalić treść umowy, oczywiście w ramach obowiązującego prawa. Umowa dla swojej ważności nie musi być zawarta na piśmie, ale taka jej forma pozwala uniknąć ewentualnych sporów co do tego, na co strony zgodziły się i do czego zobowiązały.

Umowa sponsoringu powinna mieć jak najprecyzyjniej określone warunki – należy w niej dokładnie ustalić m.in. następujące kwestie:

• rodzaj sponsoringu (np. jednorazowy, długofalowy, strategiczny; sponsor może domagać się wyłączności, może być jednym z wielu współsponsorów, może sponsorować nagrodę lub może być sponsorem tytularnym, np. Heineken Opener Festival);
• treść praw i obowiązków stron umowy (czyli sponsor zgadza się na wykorzystanie swojej marki do promocji imprezy, a sponsorowany do wykorzystania swojej nazwy i wydarzenia do promocji sponsora, strony zgadzają się i zobowiązują do wykorzystania swoich marek do reklamy prowadzonej w określony sposób – media, gazety, ulotki, bannery itp.);
• wynagrodzenie lub świadczenie dla sponsorowanego;
• oszacowanie wartości świadczenia ze strony sponsorowanego;
• opis wydarzenia, imprezy itp.;
• wzajemne rozliczenia na wypadek odwołania planowanego wydarzenia;
• okres obowiązywania umowy i różne klauzule umowne (np. możliwość sponsorowania tego samego wydarzenia w następnym roku itp.).

Wzajemny układ praw i obowiązków ukształtowany w umowie służy realizacji konkretnego celu, a obowiązek jednej ze stron zawsze rodzi uprawnienie drugiej. Szczególnie ważne jest określenie wartości świadczeń obu stron – świadczeniu sponsora winno odpowiadać ekwiwalentne (przynajmniej umownie) świadczenie sponsorowanego.

Prawa i obowiązki stron umowy, które uznaje się za podstawowe dla sponsoringu i które powinny wynikać z umowy

SPONSOR jest uprawniony do żądania od sponsorowanego:

• należytego wykonania wszystkich czynności objętych umową;
• korzystania z udzielonych sponsorowanemu zezwoleń licencyjnych ze sfery własności intelektualnej i przemysłowej w granicach zezwolenia;
• opracowania harmonogramu podejmowanych działań;
• wpływu na dobór osób trzecich do realizacji celów umowy;
• zachowania w tajemnicy informacji o sponsorze (jeśli mu na tym zależy);
• nieprowadzenia takiej samej działalności objętej umową na korzyść innego podmiotu;
• informacji i sprawozdań z przebiegu wykonania umowy, także rachunkowych.

Sponsor ma obowiązek:

• wykonania świadczenia, które przyrzekł spełnić w umowie;
• niesponsorowania w tym samym czasie innych przedsięwzięć o zbliżonym charakterze;
• zachowania dyskrecji i tajemnicy osobowych, zawodowych i majątkowych o sponsorowanym.

SPONSOROWANY ma prawo:

• domagania się spełnienia przez sponsora przyrzeczonego w umowie świadczenia;
• korzystania z udzielonych mu praw niemajątkowych – nazwy, emblematu, symbolu, znaku towarowego itd.;
• zawierania umów z innymi podmiotami mającymi związek z wykonaniem umowy sponsoringu, niezbędnymi do należytego jej wykonania;
• żądania lojalności i dochowania tajemnicy o informacjach jego dotyczących lub prowadzonej przez niego działalności;
• wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy.

Sponsorowany ma obowiązek:

• należytego wykonania wszystkich czynności, do których zobowiązał się w umowie:
• ujawnienia sponsora (nazwa, przedmiot jego działalności i siedziba);
• zachowania dyskrecji i tajemnicy o charakterze osobistym, zawodowym sponsora;
• podejmowania działań uwzględniających wskazówki sponsora;
• dbania o renomę sponsora;
• zabezpieczenia uzyskanych od sponsora przedmiotów przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Z tych wszystkich względów trudno więc jest mówić o jednym, uniwersalnym wzorze umowy sponsoringu.

Umowa barterowa to wymiana usługi za usługę, towaru za towar, towaru za usługę lub usługi za towar. Jest to tzw. umowa nienazwana, czyli nie ma określonej prawem definicji. Polega na wzajemnej wymianie, bez konieczności sięgania po pieniądze. Odbywa się więc bez udziału gotówki, ale wymieniane towary/usługi, powinny być sobie równe co do wartości. Pomimo braku rozliczenia w pieniądzach, ma charakter umowy odpłatnej (tak jak np. najem).

Czym umowa barterowa nie jest?

Od umowy barterowej należy odróżnić umowę kompensacyjną, czyli kontrakt, w ramach którego sprzedający zgadza się przyjąć część ceny towaru/usługi w pieniądzach, a resztę w towarach/usługach. Umowa barterowa zakłada natomiast wyłącznie rozliczenia niepieniężne.

Czym zaś różni się barter od sponsoringu? Sponsoring może być rodzajem umowy barterowej, w której świadczenie sponsorowanego będzie usługą reklamową, a świadczenie sponsora będzie rzeczowe, a nie pieniężne (czyli wymiana usługi reklamowej za inne usługi lub rzeczy). Sponsoring nie musi przybierać postaci barteru, ponieważ może polegać na przekazaniu pieniędzy przez sponsora albo może odpowiadać umowie darowizny (brak obowiązku świadczenia po stronie sponsorowanego). Ostatecznie to, czym dany „sponsoring” jest, wynika z treści umowy.

Forma i treść umowy

Umowa barterowa może być zawarta w dowolnej formie: pisemnej, ustnej, za pomocą wymiany e-maili, faxów itp. Należy jednak zalecić, by była sporządzona na piśmie i – co równie ważne – podpisana przez osoby do tego uprawnione (członków zarządu lub pełnomocników).

Umowa barterowa powinna zawierać:

• wskazanie daty i miejsca zawarcia umowy;
• dokładne określenie stron umowy, ze wskazaniem osób uprawnionych do ich reprezentowania, podstawy umocowania tych osób (członkostwo w zarządzie lub status pełnomocnika) oraz dowody potwierdzające tę okoliczność (aktualny odpis z KRS, pełnomocnictwo etc., które mogą być załącznikami do umowy);
• określenie ilości, jakości, oznaczenie wartości towarów, oznaczenie terminów i warunków dostawy;
• określenie specyfikacji usług, oznaczenie ich wartości oraz dokładne sprecyzowanie terminów ich wykonania;
• określenie uprawnień stron oraz zasad postępowania w przypadku niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy barterowej; chodzi tu m.in. o wezwanie do prawidłowego wykonania umowy, klauzulę odstąpienia od umowy „wzmocnioną” karą umowną itp.

W celu osiągnięcia pełnej jasności zapisów, może zawierać „słowniczek” istotnych terminów występujących w danej umowie. W umowie należy także wskazać sąd właściwy do rozpatrywania sporów (np. sąd arbitrażowy), a także sąd właściwy miejscowo.

Umowa barterowa a działalność gospodarcza

Ważne jest, czy umowa barterowa zawierana jest w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też nie. Ponieważ istotą umowy barterowej jest wzajemna dostawa towarów oraz świadczenie usług, to najczęściej zawierana jest ona przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą (w ramach prowadzonej działalności handlowej/usługowej). Niemniej jednak umowa barterowa może zostać zawarta także pomiędzy organizacjami, które na jej podstawie „wymieniać się” będą usługami świadczonymi w ramach swojej działalności statutowej.

Jeśli jest taka potrzeba, organizacje mogą w takiej sytuacji zawrzeć także umowę o współpracy, ale ta umowa stwarza tylko ramy, które należy wypełnić konkretnymi działaniami. Ostatecznie pamiętajmy, że decydująca jest zawsze treść umowy, a nie jej nazwa. Jeżeli więc umowa o współpracy wystarczająco precyzyjnie określa, jakimi usługami (towarami) i na jakich zasadach organizacje będą się „wymieniały”, to taka umowa siłą rzeczy ma cechy umowy barterowej.

Umowa barterowa to rodzaj bezpośredniej wymiany towarów i usług, tj. towarów na towary, usług na usługi, usług na towary lub towarów na usługi. Jej zasadniczą cechą jest więc brak gotówki w rozliczaniu transakcji. Jest to umowa wzajemna, której cechą jest odpłatność i ekwiwalentność. Oznacza to, że strony uzgadniają wartość towarów lub usług w ten sposób, aby bilans tej transakcji był zerowy. Stronami mogą być dwie organizacje lub np. firma i organizacja.

Barter do działalności gospodarczej lub odpłatnej

Jeśli np. firma chce udzielić organizacji wsparcia na podstawie umowy barterowej, na przykład: przeprowadzając szkolenie dla organizacji i przyjmuje od tej organizacji bilety na koncert przez nią prowadzony – to dochodzi do faktycznej wymiany. Towar (bilety) za usługę (szkolenie). Usługa ta jest odpłatna, tyle że płatność nie następuje w gotówce.

Organizacja może zawrzeć umowę barterową w ramach swojej działalności gospodarczej, jeśli ją prowadzi. W określonych prawnie sytuacjach barter może też dotyczyć działalności pożytku publicznego. Jednak, aby barter mógł być traktowany jako realizacja działalności pożytku publicznego (np. działalność odpłatna), w zawartej umowie trzeba dokładnie określić przedmiot tej umowy, tj. rodzaj usług świadczonych w ramach działalności odpłatnej podlegających „wymianie”. Przykładowo, wymiana usług edukacyjnych w zakresie szkoleń w zamian za bilety wstępu na przedstawienie, koncert itp. Co ważne, przedmiot umowy musi dotyczyć działań zaliczonych do sfery zadań publicznych określonych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

W statucie organizacji musi znaleźć się zapis o prowadzeniu działalności odpłatnej pożytku publicznego lub/i działalności gospodarczej. Jeśli umowa ma być zawarta w ramach działalności gospodarczej to musi być też ona zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców w KRS.

Uwaga na reklamę

Często zdarza się, że organizacje, które prowadzą działalność odpłatną, traktują usługi dotyczące reklamy jak umowę barterową (np. szkolenia dla NGO za reklamowanie firmy). Jest to błędne podejście, niezgodne z przepisami. W odniesieniu do organizacji pozarządowych, usługi reklamowe, będące de facto działalnością gospodarczą, nie mogą być świadczone w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego. Usługi reklamowe nie są bowiem realizowaniem działalności w tym zakresie.

Nie można więc zawrzeć umowy dotyczącej reklamy w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego. Nawet jeśli nazwiemy ją barterem, ale z umowy będzie wynikało, że chodzi o reklamę, to nie będzie to faktycznie barter i urząd skarbowy zakwestionuje taką umowę. Poza tym organizacja pozarządowa może zawrzeć umowę reklamową tylko w ramach działalności gospodarczej. Oczywiście musi też mieć zapis w statucie mówiący o tym, że może prowadzić działalność gospodarczą i być zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców w KRS.

Jak podatkowo traktuje się barter

Do barteru stosuje się przepisy o sprzedaży, a zatem za przychody osiągnięte w ramach działalności gospodarczej, w danym roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, (art. 12 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – w skrócie: PDOP)]. Inaczej mówiąc, umowa barterowa, powoduje powstanie przychodu (choć realnie nie „przynosi” pieniędzy).

W odniesieniu do przychodów z działalności gospodarczej istotny jest moment powstania przychodu z tego źródła, ponieważ ma to wpływ na moment opodatkowania przychodu.

Za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej zasadniczo uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania (częściowego wykonania) usługi, nie później niż dzień m.in. wystawienia faktury. Jeśli więc przedmiotem barteru jest wymiana usług przychód powstanie w momencie wykonania usługi. Jednak w razie wystawienia faktury przed wykonaniem usługi, przychód powstanie z chwilą wystawienia faktury.

Co do kosztów uzyskania przychodów, brak płatności w formie pieniężnej nie oznacza, że koszt nie wystąpił i nie został poniesiony. Cechą umowy barteru jest jej odpłatność, a zatem nie mamy do czynienia z darowizną. A to oznacza, że nie ma zastosowania przepis, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wartości przekazanych darowizn (art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o PDOP).

Jak wycenić przychód z barteru do celów podatkowych?

Wielkość przychodu trzeba wycenić, aby na tej podstawie móc wyliczyć podstawę opodatkowania. Dokonuje się tego przede wszystkim na podstawie zawartej umowy, w której trzeba określić wartość czynności w ramach barteru. Taka wycena nie może być dowolna. Ograniczenie określa w tym przypadku art. 14 ustawy o PDOP. Wynika z niego, że przychodem np. z odpłatnego zbycia rzeczy jest ich wartość wyrażona w cenie określonej w umowie. Jeśli jednak cena bez uzasadnionej przyczyny znacznie odbiega od wartości rynkowej tych rzeczy lub praw, przychód określa urząd skarbowy w wysokości wartości rynkowej. Wartość rynkową rzeczy lub praw majątkowych:

• określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych wobec rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku,
• z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca odpłatnego zbycia.

Może się zdarzyć, że wartość wyrażona w umowie znacznie odbiega od wartości rynkowej. W takiej sytuacji urząd skarbowy wezwie strony umowy (np. fundację i firmę) do zmiany tej wartości lub wskazania przyczyn uzasadniających podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej. W przypadku braku ich reakcji urząd określi wartość z uwzględnieniem opinii biegłego lub biegłych. Jeżeli wartość określona w ten sposób odbiega co najmniej o 33% od wartości wyrażonej w cenie, koszty takiej opinii ponosi zbywający, tj. strona umowy świadcząca usługę, czyli uzyskująca przychód. Wspomniany próg 33% wartości został określony w art. 14 ust. 3 ustawy o PDOP.

Przy ustalaniu w umowie wartość czynności wykonywanych w ramach umowy barterowej trzeba więc pilnować, aby nie odbiegała ona zbytnio od wartości rynkowej.

Zwolnienie barteru z podatku dochodowego

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlega dochód, czyli różnica między przychodem i kosztami uzyskania przychodów. W umowie barterowej koszty i przychody są równe, zatem nie powstaje dochód – więc nie ma podstawy do płacenia podatku dochodowego.

Ponadto fundacje, stowarzyszenia zazwyczaj są uprawnione do korzystania ze zwolnień przedmiotowych na zasadach określonych w art. 17 ust. 1 ustawy o PDOP i w związku z tym (w określonych prawnie sytuacjach) nie płacą podatku dochodowego w ramach działalności odpłatnej.

Dlatego umowa barterowa zawarta w ramach działalności odpłatnej nie podlega podatkowi dochodowemu, co nie zmienia tego, że koszty i przychody z nią związane muszą być wykazane urzędowi skarbowemu w deklaracji podatkowej, tj. w zeznaniu CIT-8 (załącznik CIT-8/O).

VAT od barteru

Transakcje wynikające z umowy barterowej podlegają też przepisom o VAT. Przy barterze mamy do czynienia z dwiema czynnościami podlegającymi opodatkowaniu. Każda z nich ma swoją wartość – ta wartość to obrót będący podstawą opodatkowania VAT. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna zaś obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Natomiast w przypadku, gdy należność jest określona w naturze (czyli np. przy wymianie usług, produktów), podstawą opodatkowania jest wartość rynkowa towarów lub usług pomniejszona o kwotę podatku (art. 29 ust. 3 ustawy o VAT). Dotyczy to więc właśnie umów barterowych.

Wartość rynkową w przypadku barteru ustala się, biorąc pod uwagę porównywalną transakcję. Jest to całkowita kwota, którą nabywca towarów lub usług musiałby w warunkach uczciwej konkurencji zapłacić niezależnemu dostawcy lub usługodawcy na terytorium kraju. Jeśli nie można ustalić takiej porównywalnej transakcji, przez wartość rynkową rozumie się:

• w odniesieniu do towarów – kwotę nie mniejszą niż cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a w przypadku braku ceny nabycia, koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy,
• w odniesieniu do usług – kwotę nie mniejszą niż całkowity koszt poniesiony przez podatnika na wykonanie tych usług.

Barter, podobnie jak każdą inną czynność podlegającą podatkowi VAT, trzeba udokumentować. W przypadku umowy barterowej każda ze stron jest równocześnie sprzedawcą i nabywcą. Jeśli obie strony są podatnikami VAT, każda z nich wystawia fakturę, a gdy podatnikiem jest tylko jedna ze stron, wówczas tylko ona wystawia fakturę i rozlicza VAT. Na fakturze wykazujemy właściwą stawkę VAT towarów lub usług, których dotyczy umowa. W treści faktury (przy formie płatności) można wpisać, że jest to realizacja umowy barterowej i wskazać, o którą umowę chodzi.

Zobacz podręcznik:  Współpraca podmiotów biznesowych i organizacji pozarządowych. Aspekty prawno–podatkowe