Poradnik - ngo.pl

Kwestie związane z tzw. SMS-ami charytatywnymi (formalnie: z SMS-ami Premium – usługą o podwyższonej opłacie) reguluje ustawa Prawo telekomunikacyjne. Nakłada ona na organizację i operatorów wiele obowiązków oraz wymogów, ale wiele zależy także od rozwiązań przyjętych przez samych operatorów.

Od czego zaczynamy?

Kontakt z operatorem, oferta

Zorganizowanie SMS-owej zbiórki pieniędzy rozpoczynamy od kontaktu z operatorem komórkowym. Decyzję o wsparciu akcji każdy operator podejmuje niezależnie, więc z każdym musimy skontaktować się oddzielnie. Możemy zgłosić się do jednego operatora lub kilku – zbiórka będzie najbardziej efektywna, jeżeli usługę udostępnią nam wszyscy. Każdemu musimy przestawić szczegółową ofertę organizacji.

Co trzeba przygotować dla operatora? Prośba o udostępnienie numeru musi zawierać:

1. nazwę fundacji lub stowarzyszenia z opisem działalności i linkiem do strony internetowej,
2. dane kontaktowe organizacji, kontakt do osoby odpowiedzialnej za akcję (imię, nazwisko, telefon, adres e-mail),
3. opis akcji, do której ma być przydzielony numer (jaki ma być jej cel, jaki ma być czas trwania zbiórki),
4. media plan, czyli plan działań promocyjnych.

Media plan, czyli opis promocji akcji, jest najważniejszą częścią wniosku, wymagają tego wszyscy operatorzy. Bez planu kampanii promocyjno-reklamowej uruchomienie numeru nie jest możliwe.

Po co jest media plan?

W praktyce im lepszy media plan, tym większa szansa na uzyskanie numeru SMS i sukces akcji. Operatorzy oceniają, że bez wsparcia mediów: telewizji, radia i prasy, ruch na numerach przeznaczonych dla organizacji jest niewielki – sięga kliku lub kilkunastu SMS-ów dziennie. Trudno jest wówczas uzyskać przychód wyższy niż kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Trzeba pamiętać, że operatorzy sieci komórkowych są podmiotami komercyjnymi. Zgoda na udostępnienie numeru oznacza zaangażowanie się podmiotu prywatnego w akcję charytatywną fundacji lub stowarzyszenia – operator może to zrobić, ale nie musi.

Z uruchomieniem numeru wiążą się koszty po stronie operatora – koszty pracy osób odpowiedzialnych za uruchomienie numeru, za kontakty z fundacją oraz za rozliczenie akcji. Z tego powodu operatorzy nie chcą przydzielać numerów, których koszt funkcjonowania jest wysoki, a korzyść finansowa dla organizacji niewielka.

Poza tym do operatorów sieci kierowanych trafia wiele próśb o udostępnienie numerów SMS. Liczba otrzymywanych zapytań to kilka tygodniowo, liczba udostępnionych numerów – kilkanaście. Dlatego operatorzy sieci komórkowych mają swoje założenia i wymagania dotyczące prowadzonych akcji oraz ich promocji. Aby uzyskać numer musimy, w pewnym sensie, przebić konkurencję.

Udostępnienie numerów na potrzeby akcji charytatywnych jest dla operatorów częścią działań z zakresu odpowiedzialnego biznesu. Mają pokazać, że operator działa w obszarze CSR i że kwestie społeczne są dla firmy istotne. Akcje SMS-owe są więc dla nich ważne również z powodów wizerunkowych. Operatorzy podkreślają jednak, że efekt w postaci reklamy nie jest wcale oczywisty – sieci telewizyjne i radiowe promując akcje SMS-owe rzadko umożliwiają wskazanie nazwy operatora, a większość akcji wspierają wszyscy operatorzy jednocześnie – trudno tu więc o promowanie konkretnej sieci.

Teoretycznie możliwa jest sytuacja, w której operatorzy zrzekają się tylko części zysków z otrzymywanych SMS-ów, jednak operatorzy deklarują, że obecnie nie prowadzą takich akcji – cała kwota uzyskana z SMS-ów przekazują organizacjom.

Różni operatorzy mają różne wymagania dotyczące promocji akcji. Ocena działań promocyjnych może być też związana z tym, jaka to jest organizacja, czym się zajmuje i jakie działania planuje – łatwiej jest wypromować numer znanej, ogólnopolskiej organizacji, niż małej, działającej lokalnie.

Operatorzy zapytani o to, co wpływa na decyzję o udostępnieniu numeru wyjaśniają, że decyzja uzależniona jest od kilku czynników:

• celu, na który organizacja chce przeznaczyć środki (choć większość operatorów nie ma z góry założonych preferencji związanych z celem zbiórki to jednak cel musi być przekonujący i uzasadniony),
• wiarygodności organizacji,
• rodzaju prowadzonej działalności i długości jej trwania (organizacja musi udokumentować prowadzenie działalności),
• zgodność założeń zbiórki z działalnością organizacji,
• przemyślana promocja numeru,
• ocena projektu pod kątem jego efektywności, zarówno na etapie samej zbiórki jak i na etapie dystrybucji zebranych środków.

W media planie należy wskazać, jakie media zamierzamy wykorzystać i w jaki sposób. Elementem kampanii mogą być różne działania w internecie (prowadzenie strony internetowej / bloga,  portale społecznościowe, klipy na Youtube), w radiu, w telewizji (reklamy, ale także wizyty przedstawicieli organizacji w programach telewizyjnych). Oprócz tego ulotki i plakaty. Część operatorów wymaga zadeklarowanego wsparcia co najmniej jednej ogólnopolskiej telewizji potwierdzonego np. pisemnie lub mailowo (pismo lub mail z TV).

Kim jest integrator?

Istnieją firmy, które pomagają organizacjom w akcjach SMS-owych – to integratorzy. Integratorzy posiadają specjalne systemy, które pozwalają na podgląd spływających SMS-ów od wszystkich operatorów zaangażowanych w akcję. Większość integratorów oferuje organizacji dostęp on-line do danych statystycznych i billingowych. Obecność integratora nie jest niezbędna, ale bywa przydatna. Niektóre organizacje korzystają z pomocy integratorów – podkreślają, że jest to bardzo przydatne w kluczowych momentach akcji promocyjnej – pozwala na bieżąco monitorować czy działania są skuteczne. Przykładowo – dzięki wglądowi w system można na bieżąco ocenić skuteczność emitowanych reklam (można łatwo zobaczyć czy po emisji reklamy liczba SMS-ów rośnie).

Integratorzy za swoje usługi standardowo pobierają opłaty, jednak podobnie jak operatorzy czasem angażują się w działalność charytatywną. Jeżeli zamierzamy skorzystać z pomocy integratora, umowę musimy podpisać również z nim. W umowie organizacja najczęściej zobowiązuje się do podawania logotypu integratora w sytuacjach, w których promuje swoją SMS-ową akcję. Integratorzy najczęściej wskazywani przez organizacje prowadzące zbiórki SMS-owe to Asseco i MNI.

Jak określić cenę SMS-a?

Cena SMS-a zależy od oczekiwań organizacji – nie ma tu żadnej górnej granicy, choć nie może też być zbyt wysoka, jeżeli chcemy przekonać odbiorców do udziału w naszej akcji. Z informacji uzyskanych od operatorów wynika, że najbardziej efektywne są akcje, w których koszt SMS-a nie przekracza 4 zł brutto – przy kwocie 5-7 zł przychody są mniejsze niż przy SMS-ie za 2-4 zł.

Z badań przeprowadzonych przez firmę Serwis sms.pl wynika, że miesięczny koszt przeznaczany na SMS-y Premium wszystkiego rodzaju (więc także na zakupy usług, czy udział w konkursach) u większości respondentów nie przekracza 5 zł (więcej: SMS-y w służbie organizacji).

Czas trwania akcji

Czas, na jaki zostanie uruchomiony numer określa umowa (zawierana po uzyskaniu zgody na zbiórkę). Teoretycznie możliwe jest uruchomienie numeru, który będzie działał ciągle, a umowa może być podpisana bezterminowo. W praktyce preferowane są krótsze, ale bardziej intensywne akcje, z dobrym planem promocji. Doświadczone organizacje radzą, aby od takich akcji rozpoczynać współpracę z operatorami. Operator, który przekona się do organizacji chętniej udostępni jej stały numer. Umowy bezterminowe podpisywane są z wieloletnimi, sprawdzonymi partnerami pozarządowymi.

Operator wybiera numer

Jeżeli naszą akcję zgadza się wesprzeć kilku operatorów, muszą skontaktować się ze sobą i ustalić wspólny numer – nie możemy więc zapomnieć poinformować ich, że naszą akcję wspiera także ktoś inny. Jeżeli organizacja preferuje jakiś numer (np. korzystała z niego już kiedyś w przeszłości) może zasugerować taki wybór operatorowi.

Zgoda na zbiórkę

Według przepisów obowiązujących do 17 lipca 2014 r. zbiórka SMS-owa była zbiórką publiczną i wymagała zgody Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (MAiC). Po przyznaniu numeru SMS-a charytatywnego organizacja musiała wystąpić do MAiC z wnioskiem o wyrażenie zgody na przeprowadzenie zbiórki publicznej za pomocą SMS-ów charytatywnych.

Więcej o zmianach: wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/976208.html

Podpisanie umowy

Organizacja przesyła operatorom dokumenty konieczne do zawarcia umowy: numery: NIP, KRS i REGON organizacji.

Umowa zawiera zasady współpracy stron podczas trwania akcji charytatywnej organizowanej przez organizację w danym okresie, na potrzeby których operator zobowiązuje się uruchomić serwis SMS-owy umożliwiający abonentom swojej sieci przesyłanie wiadomości SMS.

Z każdym operatorem organizacja podpisuje oddzielną umowę (jeżeli operatorów jest więcej, kontaktują się ze sobą i ustalają szczegóły konieczne do zawarcia umów). Umowa zawiera informacje o numerze przyznanym organizacji, czasie trwania zbiórki, cenie SMS-a, raportach i terminach rozliczeń. W umowie organizacja zobowiązuje się też do podawania logotypu operatora w sytuacjach, w których promuje swoją SMS-ową akcję.

Po zawarciu umowy organizacja musi:

1. zgłosić akcję do Urzędu Komunikacji Elektronicznej,
2. rozliczyć ją z operatorem.

Jeśli zbiórka SMS-owa była organizowana przed 18 lipca organizacja musi też złożyć do MAiC rozliczenie ze zbiórki - dla nowych, dla organizowanych po 18 lipca 2014 r. nie ma tego obowiązku, bo nie jest to zbiórka publiczna.

Obowiązek informowania o cenie SMS-a

Usługi polegające na przesyłaniu wiadomości SMS zaliczane są w ustawie Prawo telekomunikacyjne do usług telekomunikacyjnych o podwyższonej opłacie (określane też jako SMS-y Premium).

Ustawa telekomunikacyjna nakłada na wszystkie podmioty (reklamodawców, organizację pozarządową, operatora/-ów) podające do publicznej wiadomości informację o usłudze o podwyższonej opłacie obowiązki, jakie muszą być przekazywane wraz z informacją o numerze. Dotyczy to wszystkich materiałów, mediów, za pośrednictwem których reklamowana jest akcja SMS-owa.

Numer musi być podawany zawsze z ceną ze wskazaniem ceny brutto. Obowiązek podania ceny brutto oznacza, że należy podać całkowity koszt SMS-a, łącznie z kwotą odprowadzaną do urzędu skarbowego. Oprócz tego musi być zawsze wskazana nazwa organizacji, która organizuje akcję.

W przypadku, gdy informacja ta podawana jest w sposób graficzny:

1. tło informacji nie może utrudniać lub uniemożliwiać zapoznania się z ceną za jednostkę rozliczeniową usługi albo ceną za połączenie,
2. rozmiar czcionki ceny za jednostkę rozliczeniową usługi albo ceny za połączenie, nie może być mniejszy niż 60% rozmiaru czcionki numeru tej usługi,
3. czas prezentacji ceny za jednostkę rozliczeniową usługi albo ceny za połączenie, nie może być krótszy niż czas prezentacji numeru tej usługi.

W przypadku, gdy usługa SMS-owa jest świadczona w sposób powtarzalny, na podstawie uprzedniego oświadczenia woli abonenta, operator jest obowiązany podać informację o zasadzie korzystania z usługi w sposób przejrzysty i czytelny dla abonenta oraz umożliwić mu skuteczną i natychmiastowa rezygnację z usługi w sposób prosty i wolny od opłat. Dotyczyć to będzie na przykład deklaracji przekazywania jakiejś kwoty dla fundacji lub stowarzyszenia co miesiąc, kiedy opłata pobierana jest przez system automatycznie, bez naszego udziału.

Zgłoszenie do Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE)

Numer wykorzystywany podczas akcji SMS-owej powinien zostać zgłoszony do rejestru numerów wykorzystywanych do świadczenia usługi o podwyższonej opłacie, prowadzonego przez UKE. Obowiązek zgłoszenia ciąży na organizacji (nie na operatorach).

Wynika to z ustawy Prawo telekomunikacyjne. Ustawa definiuje usługę SMS-ów charytatywnych jako usługą telekomunikacyjną z dodatkowym świadczeniem, zwaną także usługą o podwyższonej opłacie. Zgodnie z przepisami taka usługa zawsze musi zostać zgłoszona do rejestru. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem świadczenia usługi. Formularz zgłoszenia znajduje się tu: http://www.uke.gov.pl/files/?id_plik=4735

Więcej informacji na stronie internetowej UKE pod adresem: http://www.uke.gov.pl/numery-uslug-premium-4190.

Rozliczenia

Najczęściej operatorzy przysyłają organizacji rozliczenie akcji w odstępach miesięcznych (choć zależy to oczywiście od postanowień umowy). Rozliczeniu służy nota obciążeniowa.

VAT od SMS-ów

Pod pewnymi warunkami SMS-y charytatywne są zwolnione z podatku VAT (na mocy: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 lipca 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień).

Zwolnienie z VAT dotyczy:

• Organizacji mających status organizacji pożytku publicznego (OPP). Zwolnione z VAT mogą być wyłącznie fundacje, stowarzyszenia oraz tzw. organizacje kościelne posiadające status OPP.
• Jedynie SMS-ów i połączeń w ramach abonamentu (tzw. postpaid); nie dotyczy SMS-ów i połączeń realizowanych z telefonów na kartę, czyli tzw. pre-paidów. Oznacza to, że OPP może otrzymać całość kwoty, jaką zapłaciła za SMS-a osoba posiadająca telefon na abonament, ale nie może otrzymać całości kwoty zapłaconej przez osobę posiadającą telefon na kartę – 23% VAT musi zostać odprowadzone do urzędu skarbowego.

Zwolnienie z VAT dotyczy wyłącznie kwoty, którą operator przekazuje organizacji pozarządowej. Jeżeli całość kwoty z SMS trafia do organizacji, zwolniona może być całość. Jeżeli kwota zebrana w SMS-ów jest dzielona pomiędzy operatora i organizację, zwolnienie z VAT dotyczy wyłącznie kwoty niezatrzymywanej przez operatora. Warunkiem zwolnienia z VAT jest podanie do publicznej wiadomości informacji o wysokości kwoty zatrzymywanej przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

Ponadto warunkiem zwolnienia SMS-ów i połączeń telefonicznych z podatku VAT jest:

• podpisanie umowy pomiędzy operatorem telekomunikacyjnym a organizacją pożytku publicznego prowadzącą akcję,
• zawarcie w umowie informacji o numerze wykorzystywanym do zbiórki, okresie, w którym numer będzie udostępniony na potrzeby zbiórki publicznej, cenie SMS-a,
• wskazanie w umowie, czy cała kwota będzie przekazywana organizacji, czy będzie jakaś kwota zatrzymywana przez operatora,
• przekazanie na rachunek bankowy organizacji otrzymanej i udokumentowanej fakturami kwoty w terminie 45 dni od końca miesiąca, w którym operator otrzymał kwotę,
• w fakturach za usługi telekomunikacyjne zostanie wyszczególniona liczba połączeń zrealizowanych z wykorzystaniem numeru oraz wartość tych usług z uwzględnieniem kwot, które mają być przekazane OPP oraz kwot zatrzymywanych przez dostawcę usługi,
• nabywca usługi nie może otrzymać w zamian żadnego innego świadczenia, w tym również w postaci prawa do udziału w losowaniu nagród, z wyjątkiem potwierdzenia zainicjowania połączenia, w tym w formie połączenia zwrotnego,
• OPP nie dokonuje żadnych świadczeń na rzecz dostawcy usługi z tytułu zawarcia umowy lub w związku z nią, z wyjątkiem informowania o uczestniczeniu dostawcy usługi w zbiórce publicznej, o wysokości kwoty zatrzymywanej przez operatora z tytułu wykonywanej usługi oraz przekazywania danych dotyczących dostawcy usługi, w tym jego logo, podczas rozpowszechniania informacji,
• przed rozpoczęciem świadczenia usługi, dostawca usługi podaje do publicznej wiadomości informację o wysokości kwoty zatrzymywanej.

Sposób rozliczania VAT-u zależy od możliwości systemów danego operatora. Aby operator mógł rozliczać się inaczej, musi wprowadzić w swoim systemie zmiany (billingi, sposoby fakturowania) – ze zmianami wiążą się koszty. Jeżeli system operatora nie ma odpowiednich funkcjonalności, nie możne on przelać na konto OPP całej kwoty brutto z SMS-a charytatywnego, operator musi zapłacić VAT do urzędu skarbowego, a do organizacji trafia kwota netto, pomniejszona o 23% VAT.

Czy jest możliwe odzyskanie VAT z urzędu skarbowego?

Poszukując informacji na temat zwolnienia SMS-ów z VAT znaleźć można w internecie informacje o możliwości odzyskania przez organizację zapłaconego przez operatora VAT. Informacja ta nie jest prawdziwa. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że przepisy nie przewidują możliwości zwrotu organizacji pożytku publicznego, której operator telekomunikacyjny przekazuje zebrane za pośrednictwem SMS środki, zapłaconego przez tego operatora z tego tytułu podatku VAT od świadczonych przez niego usług, do których nie zostało zastosowane zwolnienie od podatku.