Poradnik - ngo.pl

Mimo tego, że słowo „fundacja” kojarzy się raczej z rozdawaniem, fundowaniem, obdarowywaniem kogoś, to po to, by prowadzić takie działania, fundacje muszą zdobywać, pomnażać swój kapitał. W tym celu mogą również prowadzić działalność gospodarczą jako działalność pomocniczą. Oznacza to, że działalność gospodarcza nie jest ich podstawową działalnością, tylko dodatkową, wspierającą. Dochód z niej w całości musi być przeznaczony na realizację celów statutowych. Prowadzenie działalności gospodarczej jest jednym ze sposobów zdobycia środków na działania statutowe organizacji.

Co warto brać pod uwagę, rozważając podjęcie działalności gospodarczej? Czy ją podjąć, w którym momencie i jakiego rodzaju? Zanim zostanie podjęta decyzja o prowadzeniu przez fundację działalności gospodarczej warto zastanowić się, czy w ogóle jest taka potrzeba, czy to się „opłaca”? Jest to z całą pewnością sposób na samofinansowanie części działań organizacji, niezależność finansową od sponsorów i uniezależnienie się od niepewności finansowej, która często towarzyszy organizacjom działającym „od projektu do projektu”. Daje poczucie pewnej stabilizacji finansowej. Nawet, jeśli nie dostaniemy grantu, mamy pieniądze na część działań, projektów, z zysków z działalności gospodarczej.

Z drugiej strony, fundacja prowadząca działalność gospodarczą staje się przedsiębiorcą, choć nie jest to jej działalność podstawowa. Bycie przedsiębiorcą wiąże się ze zwiększeniem obowiązków (np. coroczne sprawozdania do KRS) wynikających z przepisów prawa. Spełnienie takich obowiązków jest często związane z kosztami, które musi ponieść fundacja (np. koszty opłat w KRS).

Co jest konieczne do tego, aby prowadzić działalność gospodarczą - jakie zapisy w statucie są konieczne?

• Jeśli fundacja chce prowadzić działalność gospodarczą, to w statucie musi znaleźć się zapis mówiący o takiej możliwości, a także wartość środków majątkowych przeznaczonych na ten cel. Zapisy w statucie powinny zawierać informację o tym, że fundacja prowadzi działalność gospodarczą w wymienionym zakresie, a całość dochodów z niej uzyskanych przeznacza na  realizacją celów statutowych. Przyjmuje się, i jest to wynik praktyki rejestrowej, że do określenia zakresu działalności gospodarczej najlepiej i najprościej posłużyć się opisami działalności zawartymi w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Choć nie ma takiego obowiązku jest to o tyle praktyczne rozwiązanie, że od razu skłania do dokładnego zastanowienia się, jaka to będzie działalność. Używając, od razu w statucie, opisów i kodów PKD do opisu działalności gospodarczej będziemy je później mieli gotowe do wpisania w formularzu zgłaszającym tę działalność do KRS

• Drugi warunek, czyli wartość majątku, jaki fundator przeznacza na prowadzenie działalności gospodarczej, jest określany już w akcie notarialnym. Jeśli fundacja ma zamiar prowadzić działalność gospodarczą to określa się jaka kwota majątku założycielskiego jest przeznaczona na działalność gospodarczą. Zgodnie z ustawą nie może to być mniej niż 1000 zł (art. 5 ust. 5 ustawy o fundacjach).

• Trzeci warunek to zarejestrowanie działalności gospodarczej w rejestrze przedsiębiorców w KRS.

Zapisy dotyczące działalności gospodarczej w fundacji pojawiają się więc w statucie przynajmniej w dwóch miejscach. Przede wszystkim jako osobny paragraf czy nawet rozdział poświęconym działalności gospodarczej, a poza tym przy źródłach majątku fundacji.

Aby rozpocząć działalność gospodarczą, trzeba zgłosić jej prowadzenie do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Stowarzyszenia mogą prowadzić działalność gospodarczą jako działalność pomocniczą, to znaczy, że działalność gospodarcza nie może być podstawową działalnością stowarzyszenia, tylko dodatkową, wspierającą. Dochód z niej w całości musi być przeznaczony na realizację celów statutowych. Oznacza to, że inaczej niż np. w spółdzielniach, członkowie stowarzyszenia nie mogą podzielić go między siebie.

Prowadzenie działalności gospodarczej jest jednym ze sposobów zdobycia środków na działania statutowe organizacji.

Co warto brać pod uwagę, rozważając podjęcie działalności gospodarczej? Czy ją podjąć, w którym momencie i jakiego rodzaju? Zanim zostanie podjęta decyzja o prowadzeniu przez stowarzyszenie działalności gospodarczej warto zastanowić się, czy w ogóle jest taka potrzeba, czy to się „opłaca”? Jest to z całą pewnością sposób na samofinansowanie części działań stowarzyszenia i uniezależnienie się od niepewności finansowej, która towarzyszy organizacjom działającym „od projektu do projektu”. Daje poczucie pewnej stabilizacji finansowej. Nawet, jeśli nie dostaniemy grantu, mamy pieniądze na część działań, projektów, z zysków z działalności gospodarczej. Z drugiej strony, stowarzyszenie prowadzące działalność gospodarczą staje się przedsiębiorcą, choć oczywiście dotyczy to niewielkiego wycinka jego działań. Bycie przedsiębiorcą wiąże się ze zwiększeniem obowiązków (np. coroczne sprawozdania do KRS czy comiesięczne rozliczenia z urzędem skarbowym) wynikających z przepisów prawa. Spełnienie takich  obowiązków jest często związane z kosztami, które musi ponieść stowarzyszenie (np. koszty opłat w KRS).

Co jest konieczne do tego, aby prowadzić działalność gospodarczą?

• Jeśli stowarzyszenie chce prowadzić działalność gospodarczą, to w statucie musi znaleźć się zapis mówiący o takiej możliwości.

Zapisy w statucie powinny zawierać informację o tym, że stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą w wymienionym zakresie, a całość dochodów z niej uzyskanych przeznacza na  realizacją celów statutowych. Przyjmuje się, i jest to wynik praktyki rejestrowej, że do określenia zakresu działalności gospodarczej najlepiej i najprościej posłużyć się opisami działalności zawartymi w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Choć nie ma takiego obowiązku jest to o tyle praktyczne rozwiązanie, że od razu skłania do dokładnego zastanowienia się, jaka to będzie działalność. Używając, od razu w statucie, opisów i kodów PKD do opisu działalności gospodarczej będziemy je później mieli gotowe do wpisania w formularzu zgłaszjącym tę działalność do KRS.

• Aby rozpocząć działalność gospodarczą, trzeba zgłosić jej prowadzenie do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zapisy statutowe dotyczące działalności gospodarczej w stowarzyszeniu pojawiają się w statucie przynajmniej w dwóch miejscach. Po pierwsze, jako osobny paragraf czy nawet rozdział poświęconym działalności gospodarczej, a po drugie, przy źródłach majątku stowarzyszenia.

Organizacje prowadzące działalność gospodarczą podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Działalność gospodarczą można zgłosić już przy rejestracji organizacji w KRS, (od 1 lipca 2021)  wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych , gdzie dostępne są e-formularze.

Wymagane w nich informacje potrzebne do rejestracji organizacji z działalnością gospodarczą są takie same jak dla rejestracji organizacji bez działalności gospodarczej, zawierają jednak dodatkowe pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, których nie ma w wersji "papierowej". 

Prócz standardowych informacji, takich jak są wymagane w formularzach KRS-W20 i KRS-WK, organizacja podaje także informacje o:

• przedmiocie działalności gospodarczej - zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Może zarejestrować maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważajacej działalności. Organizacja może jednak mieć więcej pól działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami statutu lub uchwały. W rejestrze jest widocznych tylko 10.
• dzień i miesiąc zakończenia pierwszego roku obrotowego. Przykładowo jeśli organizacja rejestruje się w lipcu 2021 roku, to jako datę zakończenia pierwszego roku obrotowego może podać 31.12

Wymagane do rejestracji działalności gospodarczej informacje pojawiają się po "odklikięciu" w rejestrze przycisku "Czy podmiot wnosi o wpis do rejestru przedsiębiorców?"

W przypadku organizacji istniejącej, która nie prowadziła działalności gospodarczej, ale chce ją rozpocząć, trzeba dokonać zmian w statucie. Zmiany statutu można zgłosić jednocześnie z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców.  

Pamiętaj, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą, w tym stowarzyszenia i fundacje, muszą posiadać nazwę, która wyraźnie wskazuje ich formę prawną, tzn. w nazwie organizacji powinno występować słowo: fundacja lub stowarzyszenie (art. 435 Ustawy Kodeks cywilny).  Zatem jeśli do tej pory w nazwie nie występowała forma prawna, to zmieniając statut, by ją zarejestrować trzeba również zmienić nazwę i dodać słowo "stowarzyszenie" czy "fundacja". 

Od 1 lipca 2021 r. wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze.

Informacje o opłatach wynikają z ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. 

Opłata za: 

• wpis do rejestru przedsiębiorców:  500 zł
• za zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców:  250 zł
• wykreślenie tylko z rejestru przedsiębiorców:  150 zł
• wykreślenie z KRS:  300 zł

Organizacja wpisująca się albo wpisana do rejestru przedsiębiorców płaci także za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jest to opłata stała dla wszystkich rodzajów wpisów - 100 zł. 

Łączna suma opłat: 

• wpis do rejestru przedsiębiorców:  600 zł
• zmiana wpisu w rejestrze przedsiębiorców:  350 zł
• wykreślenie tylko z rejestru przedsiębiorców:  250 zł
• wykreślenie z KRS dla podmiotów wpisanych w rejestrze przedsiębiorców:  400 zł

Więcej o opłatach: https://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-i-nr-kont-krsow

W przypadku organizacji istniejącej, która nie prowadziła działalności gospodarczej, ale chce ją rozpocząć, trzeba dokonać zmian w statucie. Zmiany statutu można zgłosić jednocześnie z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców.

Pamiętajmy, że podmioty prowadzące działalność gospodarczą, w tym stowarzyszenia i fundacje, muszą posiadać nazwę, która wyraźnie wskazuje ich formę prawną, tzn. w nazwie organizacji powinno występować słowo: fundacja lub stowarzyszenie (art. 435 Ustawy Kodeks cywilny).  Zatem jeśli do tej pory w nazwie nie występowała forma prawna, to zmieniając statut, by ją zarejestrować trzeba również zmienić nazwę i dodać słowo "stowarzyszenie" czy "fundacja". 

Od 1 lipca 2021 r. wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych (PRS), gdzie dostępne są e-formularze.

• Załóż konto w PRS
  Do rejestracji czyli do założenia konta (i potem też do logowania) konieczny jest podpis elektroniczny: bezpłatny (profil zaufany, e-dowód) albo płatny (kwalifikowany podpis elektroniczny). Co ważne, konto jest przypisane do konkretnej osoby, nie do organizacji.

• Przygotuj dokumenty (załączniki) do wniosku 
  Podstawą zgłoszenia są dokumenty, które potwierdzają decyzję czyli uchwała o zmianie statutu, statut (wersja jednolita z wprowadzonymi zmianami) oraz inne dokumenty, potwierdzające, że zmiana statutu była przeprowadzona zgodnie z procedurą w nim opisaną (np. jeśli to stowarzyszenie to musi być protokół z walnego zebrania członków wraz z listą obecności). 
  Dokumenty są załączane do wniosku o rejestrację w rejestrze przedsiębiorców. 

  Dokumenty mogą być w formie:

  • elektronicznej - podpisane podpisem elektronicznym np. bezpłatnym profilem zaufanym. Zobacz jak możesz zrobić podpisać dokument elektronicznie.
  • papierowej - podpisane własnoręcznie. Jeśli masz dokumenty papierowe, zrób ich skany/zdjęcia i potwierdź  je profilem zaufanym. Prześlij do sądu papierowe wersje (oryginały) w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku.

• Wypełnij wniosek o rejestrację w rejestrze przedsiębiorców
  Zaloguj się do PRS. Wejdź w e-formularze KRS/wnioski rejestrowe/inne i wybierz "Rejestracja podmiotu w rejestrze przedsiębiorców- fundacja, stowarzyszenie, inna organizacja społeczna lub zawodowa podejmująca działalność gospodarczą". Wypełnij formularz. Po kliknięciu, pokazuje się wniosek, gdzie organizacja wpisuje swój numer KRS - automatycznie uzupełniane są dane dotyczące podmiotu. Organizacja wpisuje informacje dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, w tym informacje o zmianie statutu, o dniu kończącym pierwszy rok obrotowy oraz o przedmiocie działalności gospodarczej. Dołącz przygotowane załączniki, zapłać i podpisz. 

  Zapłacić można bezpośrednio z systemu PRS albo przelewem załączając wtedy (jako dodatkowy załącznik) potwierdzenie wykonania przelewu.
  Więcej o opłatach zobacz tutaj: https://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-i-nr-kont-krsow

  Pamiętaj wniosek musi być podpisany zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie. Jeśli podpisać muszą sie dwie osoby, to obie osoby muszą mieć założone konto na PRS. 
  Więcej o tym jak podpisać elektronicznie składany wniosek zobacz tutaj: https://poradnik.ngo.pl/zglaszanie-zmian-do-krs  

• Wyślij wniosek
  Po podpisaniu przez wszystkie osoby wyślij wniosek - złożenie wniosku - kliknij “złóż wniosek”. Jeśli były dołączane dokumenty papierowe, to dodatkowo wysyła się oryginały dokumentów do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku. Dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku.

Polska Klasyfikacja Działalności Gospodarczej zawiera zbiór rodzajów działalności społeczno-gospodarczej występujących w gospodarce narodowej. PKD wprowadzono do stosowania w statystyce, ewidencji, dokumentacji, rachunkowości oraz urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej. Kody PKD służą między innymi klasyfikacji podmiotów gospodarczych dla potrzeb rejestru jednostek gospodarki narodowej (REGON) zgodnie z rodzajem prowadzonej przez nie działalności.

Tabele PKD 2007 wraz z uzasadnieniem wprowadzenia zmian i kluczami powiązań z PKD 2004 znajdują się na na stronie Głównego Urzędu Statystycznego: http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkd_07/pkd_07.htm

Dnia 1 grudnia 2014 r. weszła w życie Ustawa z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 1161). Te inne ustawy, to ustawa o statystyce publicznej, ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników i ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Wynikają z nich ważne zmiany w zakresie regulacji dotyczących procedur rejestracyjnych związanych z rozpoczynaniem działalności.

Najważniejsza zmiana dotyczy sposobu funkcjonowania zasady „jednego okienka”. Zasada ta miała na celu ułatwienie procedur uruchomienia i prowadzenia działalności gospodarczej i dotyczyła m.in. fundacji i stowarzyszeń:

• rejestrujących działalność gospodarczą,
• lub dokonujących zmian w rejestrze przedsiębiorców.

Organizacja – przedsiębiorca, dokonując pierwszego wpisu w KRS lub zgłaszając zmiany, do wniosku rejestracyjnego załączała także formularze identyfikacyjne lub aktualizacyjne przeznaczone do Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. KRS, po zarejestrowaniu zgłoszonych zmian, w imieniu organizacji przekazywał złożone formularze do odpowiednich urzędów.

Aktualnie, dzięki zmianom w przepisach, KAŻDA organizacja rejestrująca się lub zgłaszająca zmiany w KRS (nie tylko organizacja- przedsiębiorca), korzysta z zasady „jednego okienka”. Polega ona tym, że KRS przekazuje za pomocą systemu teleinformatycznego, dane na temat organizacji do właściwych urzędów. Identyfikator podatkowy NIP i numer identyfikacyjny REGON zostają nadane automatycznie. Organizacja nie musi w tym celu wypełniać dodatkowych formularzy, wszystkie potrzebne dane znajdują się formularzach KRS.

Zasada "jednego okienka" przy pierwszym wpisie

Organizacja (stowarzyszenie/fundacja) wypełnia formularze rejestrowe do KRS i składa je wraz z dokumentami potwierdzającymi wpis. Jest rejestrowana w KRS – nadany numer KRS. Dane podstawowe (te wpisywane do KRS m.in. nazwa, adres siedziby, nazwa rejestru, numer w rejestrze, rodzaje działalności gospodarczej) są przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) skąd „biorą” je do swoich potrzeb US, GUS i ZUS. Organizacji zostaje nadany numer REGON i NIP i jest automatycznie wpisany do rejestru KRS. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie/pokazanie ich w rejestrze KRS.

Organizacja razem z numerem KRS (wpisem do rejestru) otrzyma automatycznie także numer REGON i NIP i może zacząć działać.

Zasada "jednego okienka" przy zgłaszaniu zmian

Ważne usprawnienie, dla działających już organizacji, polega też na tym, że przy zgłaszaniu zmian do KRS, nie muszą już załączać żadnych formularzy aktualizacyjnych do GUS, US i ZUS, ponieważ zmiany zgłoszone na formularzach KRS zostaną automatycznie przekazane do właściwych urzędów. Np. jeśli organizacja zmienia nazwę, adres to wystarczy, że zgłosi to do KRS, a GUS, US i ZUS pobiorą te informacje automatycznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Czyli – mniej papierów i chodzenia po urzędach.

Jedynie w przypadku zgłoszenia dodatkowych informacji, które nie są ujawniane w KRS, tzw. danych uzupełniających, organizacja musi je sama zgłosić do urzędu skarbowego. Te dodatkowe informacje to między innymi:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• wykaz rachunków bankowych,
• data powstania obowiązku płacenia składek,
• data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
• przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).