Poradnik - ngo.pl

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ: Nasze stowarzyszenie składa wniosek o dotację na realizację zadania do urzędu miasta. Mamy jednak problem, bo w tym samym dniu mamy wyznaczony termin walnego zebrania – sprawozdawczo-wyborczego. Ofertę musimy złożyć do godz. 16.00. Jest ona podpisywana jest przez dwie osoby z naszego zarządu. Do oferty składamy oczywiście aktualny wyciąg z KRS. Zebranie jest o 18.00 . Co zrobić, jeśli zmieni nam się zarząd? Czy na uchwale powinna być wtedy godzina jej podjęcia? Nie chcielibyśmy popełnić błędu formalnego i odpaść z konkursu.

Zarząd reprezentuje. Co to znaczy?

Zgodnie z przepisami stowarzyszenie ma trzy organy – walne zebranie jako najwyższą władzę, komisję rewizyjną będącą organem kontrolnym i zarząd, kierujący stowarzyszeniem.  Kompetencje poszczególnych organów stowarzyszenie są określone w statucie. Zazwyczaj to zarząd reprezentuje stowarzyszenie na zewnątrz – czyli jest uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji (np. podpisywania umów, formularzy do KRS). W statucie podana jest szczegółowa informacja, definiująca, na czym konkretnie ta reprezentacja polega: ile osób jest wystarczających (zawsze cały zarząd łącznie czy np. tylko prezes), czy są jakieś ograniczenia majątkowe. Możliwości uregulowania tej sytuacji jest wiele. Są stowarzyszenia, w których odpowiedzialność za reprezentowanie i zaciąganie zobowiązań majątkowych spoczywa tylko na prezesie zarządu, albo też na prezesie i skarbniku. Są też takie, w których dokumenty muszą być podpisywane przez dwie osoby reprezentujące zarząd bez względu na funkcję osoby w zarządzie. Zasada reprezentacji, jak już wspomniano, określona jest w statucie danego stowarzyszenia. Sposób reprezentacji zgłasza się, niezależnie od zgłoszenia całego statutu, do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zostaje to wpisane w dziale 2 KRS wraz z danymi osób, które wchodzą w skład zarządu.

Walne wybiera zarząd

Decyzja o wyborze konkretnych osób wchodzących w skład zarządu należy do walnego zebrania członków – zgodnie z procedurą określoną w statucie stowarzyszenia (czyli m.in. ile osób jest wybieranych, ile osób musi być obecnych, żeby głosowanie było ważne, czy głosowanie jest jawne, czy tajne, jakie funkcje przypadną poszczególnym osobom).

Zarząd podpisuje ofertę

Oferta na realizację zadania publicznego zgłaszana do konkursu dotacyjnego musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania, czyli przez zarząd (zgodnie z zasadami reprezentacji). W warunkach konkursu dotacyjnego, zamieszczonych w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert, podana jest data, a często także godzina, do której oferta powinna zostać złożona. Zatem ofertę podpisują osoby, które w momencie jej składania (co do dnia i godziny) są członkami zarządu, oczywiście zgodnie z zasadą określoną w statucie. Potwierdzeniem tego stanu jest załączany do oferty odpis z KRS. Zgodnie z przypisem zamieszczonym w rozporządzaniu ministra pracy i polityki społecznej odpis z KRS musi być zgodny ze stanem prawnym i faktycznym. Oznacza, to że odpis ma być ważny w momencie podpisywania oferty. Oczywiście jeśli w organizacji nic nie zmieniło się przez wiele lat, to nawet odpis z KRS sprzed roku będzie ważny.

Rekomendujemy, by do oferty realizacji zadania publicznego dołączać „świeży” odpis z KRS, pobrany z internetu w dniu składania wniosku. Można go uzyskać bezpłatnie, elektronicznie, korzystając z wyszukiwarki KRS i zawiera prócz wszystkich zgłoszonych danych również informację o dacie i godzinie ważności danych.

Odpowiadając na pytanie NGO

Oferta na realizację zadania podpisywania jest oczywiście przez osoby, które są w zarządzie w momencie jej składania. Nawet jeśli na walnym zostanie wybrany nowy zarząd, w innym składzie, to potwierdzeniem „legalności” zarządu w momencie podpisywania oferty jest po pierwsze wyciąg z KRS zawierający datę i godzinę, po wtóre data i godzina zebrania walnego członków, która powinna być zawarta w zawiadomieniu o walnym zebraniu wysłanym do członków stowarzyszenia. W samej uchwale walnego zebrania członków o wyborze zarządu nie trzeba podawać godziny wyboru.

Oczywiście, gdyby stowarzyszenie wygrało konkurs i otrzymało dotację oraz nastąpiłaby zmiana zarządu, to powinno powiadomić urząd o zmianach danych, tj. o tym, że inne osoby będą podpisywać umowę w imieniu stowarzyszenia. Stowarzyszenie powinno dostarczyć urzędowi nowy, aktualny odpis z KRS.

Ustawa Prawo o stowarzyszeniach

Art. 10. 1. Statut stowarzyszenia określa w szczególności:

(…)

5) władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje,

6) sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności jego uchwał

Art. 11.

(…)

3. Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej.

Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym

Art. 39. W dziale 2 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:

1. oznaczenie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz osób wchodzących w jego skład, ze wskazaniem sposobu reprezentacji, a w przypadku gdy w spółkach osobowych nie ma takiego organu – wskazanie wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki, a także sposobu reprezentacji; w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji dane te podlegają ujawnieniu co do przedsiębiorców zagranicznych, zagranicznych zakładów ubezpieczeń i zagranicznych zakładów reasekuracji, odpowiednio z uwzględnieniem odmienności struktury ich organów;

Art. 49. 1. Stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, zgodnie z przepisami rozdziału 2, jeżeli przepisy poniższe nie stanowią inaczej.

Art. 53a. Podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 49 ust. 1, są obowiązane zgłaszać dotyczące ich informacje wymienione w art. 38, 39, 43, 44, 52 i 53 oraz zmiany tych informacji, niezależnie od obowiązków wynikających z odrębnych przepisów, chyba że ustawa stanowi inaczej.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania

Załączniki:

1. Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji. Przypis nr 24).

Przypis nr 24). Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany.