Poradnik - ngo.pl

Wszystkie zarejestrowane stowarzyszenia i fundacje muszą prowadzić księgowość, nawet wtedy, gdy jedyny ich przychód to składki członkowskie. Właściwym celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rejestracja wydarzeń finansowych przy zachowaniu obowiązujących przepisów, której efektem jest przejrzysty obraz działalności i finansów organizacji. Obraz taki ważny jest dla wiedzy samej organizacji, do osób tworzących i zarządzających.
Rzetelne dane są niezbędne do spełnienia obowiązków sprawozdawczych organizacji, podstawowymi są sporządzanie po każdym roku: sprawozdanie finansowe i zeznanie podatkowe.  

Księgowość w organizacji pozarządowej, to:

• albo księgowość pełna, czyli prowadzona za pomocą księgi głównej, według ustalonej polityki księgowości i planu kont.
• albo księgowość podatkowa organizacji czyli uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (nie jest to książka przychodów i rozchodów).

Każdego roku stowarzyszenia i fundacje prowadzące księgowość pełną powinny sporządzić sprawozdanie finansowe (składające się z bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej). Sprawozdanie to jest obowiązkowo wysyłane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - przez organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców, natomiast organizacje prowadzące działalność gospodarczą - muszą wysyłać sprawozdania finansowe do KRS.

Najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest posługiwanie się odpowiednim programem finansowo-księgowym (księgowość można prowadzić również „ręcznie”, czyli za pomocą odpowiednich dzienników i kartotek, ale jest to bardzo pracochłonne).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli księgowości jest obowiązkiem każdej działającej organizacji pozarządowej, wynikającym z określonych przepisów. Punktem wyjścia jest tu ustawa o rachunkowości. Jej przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z ustawą o sporcie – mają osobowość prawną i – co za tym idzie – podlegają wymogom ustawy o rachunkowości.

Liderzy organizacji, często uważają, że ustawa o rachunkowości nie dotyczy ich stowarzyszenia czy fundacji i nie muszą prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych, ponieważ organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że prowadzenie samej tylko działalności statutowej nie zwalnia organizacji z przestrzegania przepisów dotyczących rachunkowości.

Nawet jeśli stowarzyszenia zwykłe pieniądze na działalność uzyskują jedynie ze składek członkowskich, zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z ustawy o rachunkowości wynika, że organizacje niemające osobowości prawnej także podlegają zasadom rachunkowości.

Stowarzyszenie zwykłe obowiązują więc te same wymogi w zakresie sprawozdawczości co stowarzyszenie zarejestrowane w KRS. Oznacza to, że stowarzyszenia zwykłe 

• albo, muszą prowadzić bieżącą księgowość wg ustawy o rachunkowości, a także sporządzać roczne sprawozdanie finansowe ze swojej działalności i wysyłać je do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej oraz składać roczną deklarację CIT-8 do urzędu skarbowego.
• albo, wybierają księgowość podatkową organizacji (uepik), ale i w tej sytuacji muszą składać roczną deklarację CIT-8 do urzędu skarbowego.

Spod działania przepisów ustawy o rachunkowości wyłączone są jedynie organizacje kościelne (tzw. kościelne osoby prawne), ale też nie wszystkie. Te, które nie prowadzą działalności gospodarczej, w sprawach finansowych podlegają zasadom określonym przez wewnętrzne przepisy kościelne. Jednak, gdy rozpoczną działalność gospodarczą lub uzyskają status organizacji pożytku publicznego (a co za tym idzie będą musiały spełniać określone obowiązki sprawozdawcze), przynajmniej w odniesieniu do rozpoczętej działalności – także będą musiały stosować odpowiednie przepisy ustawy o rachunkowości, czyli prowadzić księgi rachunkowe.

Nie, prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych obowiązuje wszystkie organizacje. Niektóre organizacje, w tym także OPP, powinny zwrócić szczególną uwagę na to czy w księgach rachunkowych zostały wyodrębnione wszystkie potrzebne informacje (wynikające z prawa czy realizowanych działań) po to, by można było je pokazać na "obrazie" finansów czyli w sprawozdaniu finansowym.

W przypadku OPP warto zwrócić uwagę na wydzielenie środków z 1% . Choć ustawa wprost nie wskazuje potrzeby ich wydzielenia w księgach rachunkowych to we wzorze sprawozdania merytorycznego, podawane są zarówno informacje o przychodach z 1% jak i środkach wydanych w ramach 1% w tym także środkach, które pozostały z lat ubiegłych.

Natomiast organizacje prowadzące nieodpłatną i odpłatną działalność pożytku publicznego, bez względu na to czy posiadają status OPP,  powinny zwrócić uwagę na to czy w księgach rachunkowych zostały wyodrębnione: nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z prowadzonych działalności.

Księgowość to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń finansowych. Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np. jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy organizacji, a więc finansowy wskaźnik jej działalności. Z drugiej strony, przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji. Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.

Mimo że większość polskich organizacji wyposażona jest w komputery, ciągle w wielu z nich księgowość prowadzona jest ręcznie – w formie tzw. amerykanki lub w postaci wyłącznie papierowej. Taka metoda może być skuteczna, gdy mamy do czynienia z niewielką liczbą operacji finansowych w roku. Jeśli jednak jest ich dużo, powinniśmy pomyśleć o zakupie programu do prowadzenia księgowości.

Zazwyczaj programy księgowe są proste w obsłudze i po ich zastosowaniu szybko odczujemy poprawę efektywności zarządzania finansami naszej organizacji. Program taki usprawnia pracę, eliminuje żmudne i czasochłonne czynności, pozwala błyskawicznie uzyskać istotne informacje finansowe dotyczące działalności naszej fundacji czy stowarzyszenia.

W profesjonalnych i nowoczesnych organizacjach pozarządowych zdecydowanie nie znajdziemy już księgowości prowadzonej za pomocą dzienników i kartotek wypełnianych ręcznie. Warto zmierzać do osiągnięcia tego poziomu.

Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza wszystkie operacje finansowe zachodzące w organizacji. Ułatwia tworzenie planu kont i sprawne ewidencjonowanie dokumentów finansowych, przejrzyście prezentuje rozrachunki, rozliczenia oraz może automatycznie sporządzać bilans, deklaracje podatkowe, różne zestawienia i raporty. Zazwyczaj programy księgowe mają możliwość zintegrowania z innymi, takimi jak kadry i płace, elektroniczny system obsługi rachunku. Pozwala to na kompleksowe i efektywne zarządzanie administracyjno-finansowe.

Jaki program wybrać? Nie ma konieczności poszukiwania programów stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych. Ogólnie, programy finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o rachunkowości, ponieważ zarówno firmy, jak i organizacje pozarządowe, posiadające osobowość prawną, zobowiązane są prowadzić pełną księgowość.

Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych. Ich ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Te droższe przeznaczone są głównie dla firm, które mają większe potrzeby w zakresie przetwarzania danych, np. dotyczących sprzedaży i magazynów. Organizacjom nieprowadzącym działalności gospodarczej w zupełności wystarczą programy mniej skomplikowane. Istotne jest, by nasz program był prosty w obsłudze i instalacji, posiadał możliwość łatwej aktualizacji i ewentualnie bezpłatny dostęp do konsultacji technicznych związanych z obsługą oprogramowania. Warto od razu przy wyborze programu poznać przewidywany koszt jego eksploatacji (koszt kolejnej aktualizacji, konsultacji, ewentualnych modyfikacji na życzenie użytkownika itd.). Przetestujmy też wersję demo, która zazwyczaj jest dostępna na stronie internetowej producenta oprogramowania.

Program musi być legalny i bezwzględnie powinien spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące między innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji zapisów po zamknięciu miesiąca. Jako użytkownik musimy posiadać licencję na używanie programu. To bardzo ważny warunek poprawności posiadanego oprogramowania, często weryfikowany przez audytorów.

Minimum niezbędnych funkcji i możliwości, jakie powinien posiadać nasz program komputerowy to:

• możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych o konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym; ta opcja jest niezbędna do szczegółowego ewidencjonowania kosztów poszczególnych projektów, tak by wszystkie kategorie i pozycje kosztów naszych budżetów mogły mieć odzwierciedlenie w planie kont; jest to niezwykle istotne dla organizacji, które realizują wiele projektów i chcą wyodrębniać szczegółowo koszty oraz przychody dla każdego z przedsięwzięć;
• możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie (np. bilans za I kwartał, rachunek zysków i strat za I półrocze);
• możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do obowiązujących nas wzorów sprawozdań; zazwyczaj w zakupionym programie jest już wzorcowy bilans i rachunek wyników, nie jest on jednak opracowany z myślą o działalności organizacji pozarządowych.

Inne istotne i przydatne funkcje komputerowych programów księgowych to:

• możliwość eksportu danych z programu komputerowego do arkuszy kalkulacyjnych, np. Excela; ta funkcja umożliwi korzystanie z danych księgowych w sporządzanych przez nas sprawozdaniach do instytucji finansujących;
• możliwość dodatkowego oznaczenia wybranych operacji finansowych w celu ich grupowania w innym układzie niż w planie kont (np. za pomocą dodatkowej tzw. cechy);
• możliwość tworzenia autorskich raportów, korzystających z zaksięgowanych danych;
• możliwość sumowania i drukowania wybranych operacji i zapisów – ta cecha przydaje się przy sporządzaniu szczegółowych zestawień do analiz poszczególnych grup kosztów;
• wielodostępowość do części danych – ta funkcja umożliwia korzystanie z danych księgowych przez wielu użytkowników w ściśle określonym zakresie (poprzez ograniczone kody dostępu); oznacza to, że po krótkim przeszkoleniu zainteresowane osoby (np. koordynatorzy projektów, dyrektor) mogą same zajrzeć do danych księgowych, bez konieczności pośrednictwa księgowego, i na bieżąco kontrolować wybrane zapisy. Oczywiście należy wtedy zadbać o uniemożliwienie osobom spoza działu księgowości dokonywania jakichkolwiek zmian.

Zazwyczaj programy księgowe są proste w obsłudze i po ich zastosowaniu szybko odczujemy poprawę efektywności zarządzania finansami naszej organizacji. Program taki usprawnia pracę, eliminuje żmudne i czasochłonne czynności, pozwala błyskawicznie uzyskać istotne informacje finansowe dotyczące działalności naszej fundacji czy stowarzyszenia.

W profesjonalnych i nowoczesnych organizacjach pozarządowych zdecydowanie nie znajdziemy już księgowości prowadzonej za pomocą dzienników i kartotek wypełnianych ręcznie. Warto zmierzać do osiągnięcia tego poziomu.