Poradnik - ngo.pl

Cykl 4 artykułów "Piszę do Ciebie, Organizacjo", z praktycznymi  wskazówkami, poradami jak przygotować wniosek, ofertę realizacji zadania publicznego i jak ją rozliczyć. Na co trzeba zwrócić uwagę. Co może być pomocne. 

1. Piszę do Ciebie, Organizacjo… Czyli, jak zmierzyć się z nowymi wzorami przy realizacji zadań publicznych. Cz. 1 - informacje wstępne, o zmianach we wzorach, o nowym podejściu do rozliczania i o nowej potrzebie przemyślenia, "poukładania" pomysłów realizacji i opisu zadania publicznego. 

2. Piszę do Ciebie, Organizacjo! Jak zmierzyć się z nowymi wzorami. Cz. 2: Rezultaty - jak rozumieć rezultaty, jak je tworzyć, na co zwracać uwagę w formułowaniu.

3. Piszę do Ciebie, Organizacjo! Jak zmierzyć się z nowymi wzorami. Cz. 3: Budżet projektu - co to jest budżet?, jakie są cechy dobrego budżetu?, jak wpisać budżet do oferty? 

4. Piszę do Ciebie, Organizacjo! Jak zmierzyć się z nowymi wzorami. Cz. 4: Sprawozdanie – poznaj jak najwcześniej! - jak wygląda sprawozdanie z realizacji zadania publicznego?, jak to połączyć z ofertą?, Planer - narzędzie do zarządzanie finansami przy realizacji projektów.

Dotacje przyznane na realizację zadań publicznych wymagają od organizacji prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości , w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Oznacza to, że w planie kont księgowych organizacji należy wyodrębnić zarówno na koncie przychodów jak i na koncie kosztów konto księgowe, związane z każdą otrzymaną dotacją. Takie wyodrębnienie może być weryfikowane podczas kontroli dokonywanej przez administrację. Może być również pomocne dla samej organizacji, której dzięki temu łatwiej będzie przygotować sprawozdanie finansowe z realizacji zadania publicznego.

Księgowość może i powinna być dla osób zarządzających organizacją lub koordynatorów projektów narzędziem pomocniczym przy monitorowaniu wydatków i sprawozdawczości związaną z dotacjami. Aby tak było konieczna jest bliska współpraca z osobami zajmującymi się księgowością już od momentu podpisania umowy.

Wyodrębnienie kont księgowych może być bardzo proste czyli oznaczać stworzenie pojedynczych kont księgowych – jednego na przychody z dotacji drugiego na koszty z nią związane. Można jednak we współpracy z księgowością stworzyć przy kontach kosztowych bardziej rozbudowany system podkont (w księgowości zwanych podanalitykami), które będą odpowiadać dokładnie strukturze budżetu danej dotacji. Wystarczy, po podpisaniu umowy przekazać zatwierdzoną wersję budżetu do księgowości. Ona na jego podstawie rozbuduje podkonta w planie kont organizacji. Dzięki temu przygotowanie sprawozdania będzie bardzo proste - będzie wiernym przeniesieniem zapisów księgowych do formularza sprawozdania finansowego.

Zasadniczo przez administrację mogą być finansowane wszystkie koszty, które są związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją zadania publicznego. Administrację obowiązują określone ograniczenia.

Ze środków publicznych nie może być finansowana: działalność polityczna, religijna ani działalność gospodarcza organizacji. Są to aktywności wykraczające poza zadania publiczne i nie ma możliwości wspierania ich z dotacji. Władze publiczne nie sfinansują też kosztów walnego zebrania delegatów, ani kosztów posiedzeń zarządu czy komisji rewizyjnej – są to statutowe obowiązki organizacji, nie mające związku z realizacją zadań publicznych.

Czasami w ogłoszeniach o konkursach pojawiają się także inne ograniczenia – ogłaszający konkurs ma do tego prawo. Zdarza się niestety, że korzysta z niego zbyt szeroko, wprowadzając ograniczenia, które nie mają merytorycznego uzasadnienia. Najczęściej spotykana jest niechęć do finansowania kosztów osobowych (wynagrodzeń) oraz biurowych. Jeśli takie zapisy znajdą się w ogłoszeniu, to jedyną możliwością ich zmiany byłoby unieważnienie konkursu. Wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami po stronie urzędu, więc jest to mało prawdopodobne. W składanym wniosku organizacja będzie więc musiała ponieść te koszty w ramach wkładu własnego. Jeśli tego nie zrobi, wniosek o dotację może zostać odrzucony z przyczyn formalnych. Należy jednak przekonywać władze publiczne o tym, że w pewnym wymiarze ponoszenie takich kosztów jest konieczne, po to by niekorzystne dla organizacji zapisy nie pojawiały się w kolejnych konkursach.

Wkład własny to środki finansowe, które organizacja deklaruje jako własny udział w realizacji zadania. Jest on zazwyczaj określony procentowo w stosunku do wartości całego projektu, a nie od wartości dotacji, jaką chcemy otrzymać.

Środki na wkład własny mogą pochodzić z darowizn, które uzyskuje organizacja, składek lub działalności gospodarczej, a także od innych sponsorów. Grantodawca może też zastrzec źródła pochodzenia wkładu własnego, np. w funduszach europejskich wkład własny nie może pochodzić z innego funduszu europejskiego.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie pozwala także uzupełnić wkład własny organizacji poprzez skorzystanie z: poręczenia, gwarancji i pożyczki, których może udzielić samorząd. Wkładem własnym są również wpłaty beneficjentów zadania – osób, dla których dane przedsięwzięcie jest realizowane. Wpłaty te muszą zostać pokazane we wniosku o dotację jako osobna pozycja, wraz z określeniem ich wielkości. Niektórzy uznają też, że do finansowego wkładu własnego można zaliczyć np. wyliczoną proporcjonalnie część czynszu lokalu partnera - o ile, oczywiście dotyczą one realizacji projektu (zadania). W umowie partnerskiej (umowie o współpracy) należy dookreślić zakres partnerstwa, czas jego trwania.

Należy zwrócić uwagę, że z zadeklarowanego we wniosku o dotację wkładu finansowego organizacja musi rozliczyć się w składanych sprawozdaniach.

We wniosku konkursowym można również zadeklarować wkład rzeczowy (np. lokal, sprzęt, materiały) i osobowy (np. praca wolontariuszy). Obie te formy są brane pod uwagę przy ocenie wniosku przez komisję konkursową (art. 15, ust. 2 pkt 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Dotacje. Partner w projekcie a wkład własny

Zdecydowanie tak. Wynika to zarówno z przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości, które zobowiązują do dokumentowania wszelkich wydatków organizacji, jak i z przepisów dotyczących dotacji.

W ustawie o finansach publicznych poświęcono tej kwestii odrębny artykuł (art. 152), zobowiązujący organizacje pozarządowe do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków. Co prawda, często władze publiczne rozliczają dotację tylko na podstawie opisu realizacji zadania oraz spisu rachunków, ale mogą w każdej chwili poprosić o umożliwienie wglądu do nich.

Składane sprawozdanie musi zawierać spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien:

• numer faktury (rachunku),
• datę wystawienia,
• wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji,
• rodzaj towaru lub usługi.

Każda z faktur, przechowywana przez organizację powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji oraz zawierać opis z następującymi informacjami:

• z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta
• oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.

Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.

Ponadto, jeśli uzyskujemy dotacje ze środków publicznych, musimy się liczyć z możliwością kontroli, która również zażąda od nas przede wszystkim odpowiednio opisanych i zarchiwizowanych faktur pokazujących, że środki te zostały wydatkowane zgodnie ze złożonym wnioskiem i zawartą umową.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy klub sportowy musi zaksięgować dotację?

Można, o ile w ogłoszeniu o konkursie nie wpisano ograniczeń w tym zakresie.

Warto pamiętać, że w ramach dotacji władze publiczne mogą finansować tylko te koszty, które są związane z realizacją zadania. Koszty biura czy księgowej zaliczają się do tej kategorii, pod warunkiem, że ich skala jest adekwatna do wielkości zadania. Nie można liczyć na sfinansowanie całego etatu przy zadaniu, które wymaga pracy księgowej na poziomie 5 godzin miesięcznie. Podobnie koszty biurowe muszą wynikać z wielkości realizowanego zadania i mieć swoje uzasadnienie w składanym wniosku.

Ramowy wzór umowy na wykonanie zadania publicznego został określony w rozporządzeniach Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego:

• Do ofert składanych w trybie tzw. “małych grantów” stosuje się umowę z rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego
• Do konkursów ofert stosuje się zasady z rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań

Ponieważ jest to wzór ramowy, może podlegać modyfikacjom. Władze publiczne mogą wprowadzać do niego dodatkowe zapisy dotyczące szczegółowych zasad realizacji zadania. Również podpisująca umowę organizacja ma prawo zaproponować modyfikacje umowy (nie mogą być sprzeczne z treścią wzoru określonego w rozporządzeniach), tak by była dostosowana do specyfiki realizowanego zadania i konkretnej organizacji. Najczęściej jest to dopisywanie dodatkowych obowiązków nakładanych na organizację w zakresie sprawozdawczości czy informowania o realizacji projektu.Stąd ważne jest, by przed podpisaniem umowy zapoznać się dokładnie z jej zapisami. Jeśli oceniamy, że wprowadzone przez urząd modyfikacje umowy są niekorzystne dla naszej organizacji, można z nimi polemizować i przekonywać do zmiany. Jest to szczególnie ważne w umowach wieloletnich.

Umowa musi być podpisana przez przedstawicieli organizacji, którzy są do tego upoważnieni zgodnie ze statutem lub pełnomocnictwem.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy tylko podpisani odpowiadają za umowę?

Zarząd stowarzyszenia się zmienił. Kto podpisuje wniosek o dotację?

Nie ma takiego przepisu. W przypadku inwestycji informacja o możliwości finansowania tego rodzaju kosztów powinna znaleźć się już w ogłoszeniu konkursowym, ponieważ samorząd musi zarezerwować na tego typu wydatki środki z tzw. paragrafu inwestycyjnego. Warunkiem uznania słuszności tego typu wydatków jest to, że nakłady na inwestycję służą realizacji zadań danej jednostki samorządu terytorialnego. Zdrowy rozsądek podpowiada zaś, że skala nakładów (dotacji) musi być adekwatna do zakresu zadania. W przeciwnym wypadku można się narazić na zarzut niegospodarności.

Tak. Zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art.16 ust 3) umowa o wspieranie lub powierzenie zadania publicznego może być zawarta na czas realizacji zadania lub na czas określony.

Oznacza to, że nie można jedynie zawierać umów na czas nieokreślony, nie ma natomiast zakazu zwierania umów wieloletnich.

Zawarcie takiej umowy wymaga przeprowadzenia konkursu na zadanie, które ma być realizowane przez kilka lat.

Urząd, ogłaszając konkurs, musi określić nie tylko całkowitą kwotę środków przeznaczonych na cały okres realizacji zadania, ale również podział środków na poszczególne lata budżetowe, tak by organizacja - tworząc kosztorys do oferty - mogła dostosować go do możliwości finansowych ogłaszającego konkurs.

Praktyka pokazuje, że w zależności od rodzaju zadania, umowy takie są zawierane zwykle na 2-3 lata.

Umowa wieloletnia daje władzom publicznym możliwość wyłonienia stałego realizatora zadania publicznego, ponadto nie wymaga powtarzania co roku procedury konkursowej. Z kolei dla organizacji jest to możliwość uzyskania stabilności finansowej i skupienia się na działaniach długofalowych, a nie doraźnym poszukiwaniu środków na kontynuację działalności.

Wieloletnia dotacja umożliwia również poszukiwanie innych, dodatkowych źródeł finansowania, co pozytywnie wpływa na poziom świadczonych usług.

Mankamentem takich umów jest trudność przewidywania kosztów na kilka lat do przodu. Często zatem konieczne są aneksy do umów, dotyczące zmian pozycji wydatków budżetowych.