Poradnik - ngo.pl

Umowa o współpracy to tzw. umowa nienazwana i trudno jest wskazać jej uniwersalną wersję, tak aby nadawała się ona do zastosowania w każdej sytuacji. Ale można określić ogólne warunki, jakie powinna spełniać.

Umowę o współpracy mogą zawrzeć ze sobą różne podmioty (przedsiębiorcy, organizacje pozarządowe, jednostki samorządu terytorialnego itp.) i może ona dotyczyć rozmaitych kwestii.

Na czym polega

Umowa o współpracy to często nazwa potoczna używana dla umów o różnym charakterze. Wiele umów zawiera w swojej treści zapisy o współdziałaniu stron. Ich cechą wspólną jest deklaracja stron o podjęciu wspólnego działania – wszystkie można nazwać umowami o współpracy.

Szczególnym rodzajem umowy o współpracy jest umowa partnerska. Przez umowę partnerską rozumiem umowę zawartą pomiędzy organizacjami lub pomiędzy organizacjami a administracją publiczną/jednostkami podlegającymi administracji z reguły na potrzeby realizacji jakiegoś projektu, programu. W rozważanym tu sensie umową o współpracy jest np. umowa sponsoringu. W przypadku sponsoringu współpraca polega jednak na wspieraniu przez sponsora działań sponsorowanego w zamian za reklamę, promowanie marki sponsora przez sponsorowanego.

Umowa nienazwana

Umowa o współpracy zawierana jest na podstawie art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Przepis ten określa zasadę swobody umów, zgodnie z którą strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swojego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) opisywanej w umowie relacji, a także przepisom i zasadom współżycia społecznego (zasada słuszności i uczciwego obrotu). Oznacza to, że, co do zasady, strony mogą swobodnie określić warunki umowy o współpracy i muszą brać pod uwagę jedynie przepisy prawa mające charakter bezwzględnie obowiązujący.Umowa nie może też mieć na celu obejścia prawa.

W teorii prawa cywilnego wyróżnia się umowy nazwane i nienazwane. Umowa nazwana to każdy typ umowy mniej lub bardziej szczegółowo uregulowanej w przepisach. Przyjmuje się, że umowa nazwana to umowa o ustawowo określonych cechach. Przepisy prawa zawierają pojęcie i istotne elementy takiej umowy oraz nadają jej odrębną nazwę. W Kodeksie cywilnym określone zostały umowy typowe, takie jak: sprzedaż, zamiana, darowizna i inne. Zgodnie z zasadą swobody umów kontrahenci mogą zawierać także innego rodzaju umowy, dla których brak jest szczególnych regulacji prawnych. Określa się je mianem umów nienazwanych (Elementy prawa, red. W. Kocot, Prawo cywilne – W. Kocot i J. Janiszewski, Difin, Warszawa 2004). Taką umową nienazwaną jest właśnie umowa o współpracy.

Treść: strony umowy, zobowiązania stron

W każdej umowie muszą się znaleźć postanowienia stanowiące pewne minimum, bez którego nie można mówić o powstaniu zobowiązania.

Przede wszystkim umowa musi określać strony, tak aby wiadomo było, kto zawiera umowę. W przypadku organizacji pozarządowych oraz przedsiębiorców posiadających osobowość prawną (np. spółek) konieczne jest wskazanie, kto reprezentuje stronę zawierającą umowę i na jakiej podstawie. Jeżeli umowa jest zawierana przez osoby upoważnione do reprezentacji (członków zarządu), to należy sprawdzić, czy sposób reprezentacji jest zgodny ze statutem, umową spółki oraz czy znajduje potwierdzenie w KRS. Istnieje bowiem domniemanie, że osoba ujawniona w KRS jako reprezentant podmiotu jest rzeczywiście upoważniona do występowania w jego imieniu. Jeżeli natomiast strona umowy jest reprezentowana przez pełnomocnika, należy sprawdzić, czy pełnomocnik jest należycie umocowany, tzn. czy posiada pełnomocnictwo i czy jego zakres obejmuje uprawnienie do zawarcia umowy.

Umowa o współpracy jest umową zobowiązującą, czyli jedna ze stron (wierzyciel) może żądać od drugiej (dłużnika) określonego zachowania się. Jest to też umowa dwustronnie zobowiązująca, gdyż obie strony są równocześnie zobowiązane i uprawnione do żądania spełnienia świadczenia od siebie nawzajem.

Umowa o współpracy musi precyzować, do czego zobowiązują się podpisujący umowę. Są to najistotniejsze jej postanowienia – powinny jasno i jednoznacznie określać zobowiązania obu stron.

Należy pamiętać, że zobowiązaniu jednej ze stron odpowiada prawo drugiej strony. Umowa o współpracy jest zazwyczaj umową, w której zobowiązania (świadczenia) stron są określone ogólnie. Często umowa ta ma charakter umowy ramowej, która wyraża zamiar stron nawiązania współpracy w jakiejś dziedzinie, natomiast szczegóły współpracy są określane w umowach (np. zlecenia, darowizny, sponsoringu) zawieranych na podstawie ustaleń umowy ramowej.

Co powinna zawierać?

Przykładowo umowa o współpracy powinna zawierać:

• określenie stron umowy (pełne dane rejestrowe i adresowe partnerów, określenie osób upoważnionych do podpisania umowy);
• informacje o przedmiocie, którego dotyczy umowa (np. współpraca przy promocji warsztatów), pamiętajmy, że rodzaj działania określony w umowie powinien wynikać, lub  być zgodny ze statutem (celami) danej organizacji;
• informacje o zobowiązaniach każdej ze stron (spisane bardzo dokładnie, z terminami, itp.);
• czas obowiązywania umowy oraz warunki, sposób i termin wcześniejszego wypowiedzenia;
• informacja o osobach wyznaczonych do kontaktu w zakresie współpracy (może się zdarzyć, że osoba, z którą prowadziliśmy ustalenia, zmieni miejsce pracy – dokładnie spisana umowa ułatwi kontakt z jej/jego następcą);
• określenie sposobu postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się z umowy.

Im bardziej szczegółowa umowa, tym mniejsze ryzyko niejasności w trakcie realizowania współpracy.

Zazwyczaj umowy są zawierane w formie pisemnej. Każda ze stron powinna mieć swój podpisany egzemplarz umowy.

Jak długo trwa umowa

Zwykle umowa wskazuje miejsce spełnienia świadczenia, czas wykonania zobowiązania oraz czas obowiązywania umowy. Umowa o współpracy, zgodnie z ogólnymi zasadami, może zostać zawarta:

• na czas oznaczony – wówczas wygasa po okresie, na jaki została zawarta, i nie ma w zasadzie możliwości jej wcześniejszego jednostronnego rozwiązania;
• na czas nieoznaczony – wówczas wiąże podpisujących umowę do czasu jej wypowiedzenia przez jedną ze stron. Jeżeli zawierający umowę na czas nieoznaczony nie uregulowali okoliczności rozwiązania umowy, każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem określonych w przepisach okresów wypowiedzenia.

Organizacje często zawierają umowy o współpracy na czas oznaczony, np. w związku ze współdziałaniem przy realizacji projektu.

Sporządzona i podpisana umowa użyczenia lokalu jest dowodem potwierdzającym, że mamy tytuł prawny do zajmowanego lokalu. Jest to jedna z podstawowych umów, jaką zawierają organizacje pozarządowe. Możemy się z nią zetknąć np. przy ubieganiu się o numer NIP, albo gdy chcemy założyć biuro stowarzyszenia w mieszkaniu jednego z jego członków.

Użyczenie polega na tym, że użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu w używanie (np. stowarzyszeniu, fundacji) na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy do czasowego z niej korzystania, a biorący ma obowiązek jej zwrotu.

Na czym to polega:

• Przedmiotem umowy użyczenia mogą być zarówno nieruchomości (np. lokal mieszkalny, użytkowy), jak i przedmioty ruchome (np. komputer, samochód).
• Umowa powinna określać sposób używania rzeczy przez daną organizację, np. to, że lokal będzie jej siedzibą (biurem). Organizacja ma obowiązek korzystać z tego lokalu w sposób odpowiadający zapisom w umowie.
• Może być zawarta na czas oznaczony (wtedy ustaje w ustalonym w umowie czasie) lub na czas nieoznaczony (np. kończy się wtedy, gdy organizacja „uczyniła z niej użytek przewidziany w umowie”).
• Umowa może być zawarta w dowolnej formie – także ustnie – ale dla celów dowodowych warto, aby była pisemna. Pamiętajmy też, że wszelkie jej zmiany będą wymagały zachowania tej samej formy, w której została zawarta.
• Najczęściej organizacja zobowiązuje się w umowie do pokrywania kosztów utrzymania rzeczy użyczonej (płacenia czynszu, rachunków za gaz, prąd i wodę użyczanego lokalu itp.) i innych związanych z jej eksploatacją.
• Bez zgody użyczającego organizacja nie może użyczyć lokalu komuś innemu. Można to ustalić i zapisać w umowie, np. że organizacja ma prawo do powierzania lokalu innym osobom, ale że zgoda taka wymaga formy pisemnej.
• Użyczający nie ma obowiązku utrzymywania lokalu w stanie zdatnym do umówionego użytku, czyli organizacja nie może żądać od niego, aby w trakcie trwania umowy użyczający np. remontował lokal.
• Jeśli właściciel lokalu jest jednocześnie członkiem zarządu organizacji, która chce użyczyć od niego lokal, umowę powinni podpisać pozostali członkowie zarządu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie) jako biorący w używanie oraz właściciel tego lokalu (członek zarządu organizacji) jako strona użyczająca. Zarząd może też udzielić pełnomocnictwa do zawarcia umowy przez pełnomocnika – w imieniu organizacji.
• Zawarcie umowy użyczenia może wiązać się też z obowiązkami podatkowymi

Umowa najmu bywa niezbędna, gdy np. organizacja ubiega się o NIP lub gdy składa wniosek o rejestrację działalności gospodarczej w KRS. Wówczas jednym z dokumentów potwierdzającym możliwość korzystania z mieszkania lub domu, w której ma być lub jest siedziba organizacji, może być umowa najmu.

Przez umowę najmu wynajmujący (np. firma, spółdzielnia, organizacja pozarządowa) zobowiązuje się oddać najemcy (np. fundacji, stowarzyszeniu) rzecz do używania przez jakiś czas, a najemca zobowiązuje się płacić w tym czasie wynajmującemu umówiony czynsz.

Na czym to polega

Przedmiotem umowy najmu (czyli tym, co możemy poprzez nią przekazać) mogą być rzeczy ruchome (np. samochód), jak też nieruchomości (lokal, mieszkanie, dom).

Można ją zawrzeć na czas oznaczony – określony w umowie, po jego upływie umowa przestaje obowiązywać bez uprzedniego wypowiedzenia (chyba że zawarta umowa określa przypadki, kiedy jest to możliwe) lub nieoznaczony – niezamknięty w umowie żadną datą. Zawarcie umowy na czas nieoznaczony oznacza, że strony umowy mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem terminów wynikających z umowy lub z Kodeksu cywilnego.

Umowa najmu może mieć dowolną formę, także ustną. Jednak umowa najmu nieruchomości, lokalu zawarta na dłużej niż rok powinna być pisemna. Niezachowanie tej formy wywoła skutek odmienny niż początkowo strony chciały ustanowić, tj. zamiast umowy na czas określony (np. najem mieszkania na trzy lata), z mocy prawa przyjmuje się, że strony zawarły umowę na czas nieoznaczony.

Najem zawarty na dłużej niż 10 lat, po upływie tego terminu przyjmuje się za zawarty na czas nieoznaczony. Czyli po upływie tego 10-letniego okresu umowa najmu przekształca się w umowę na czas nieoznaczony – to umożliwia jej wypowiedzenie przez każdą ze stron w terminie wynikającym z umowy, a jeżeli umowa nie przewiduje terminu wypowiedzenia, to stosuje się te przewidziane w Kodeksie cywilnym.

Umowa najmu to umowa odpłatna – najemca płaci czynsz za używanie rzeczy wynajmującego. Robi to w umówionym terminie, który najlepiej jest określić w umowie. Określenie wysokości czynszu jest, obok wskazania przedmiotu najmu, niezbędnym elementem umowy. Czynsz może mieć postać: pieniężną lub niepieniężną (np. wykonanie usług w zamian za wynajem).

Wynajmujący musi wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania umowy. Jeżeli najemca dokona ulepszeń, np. doprowadzi instalacje, założy ogrzewanie, a umowa milczy w tym przedmiocie, to wynajmujący ma prawo zatrzymać te ulepszenia za wynagrodzeniem albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego, czyli bez ulepszeń. Jednak, jeśli rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodów, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności – wtedy nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego. Strony mogą przewidzieć np. zakaz dokonywania jakichkolwiek ulepszeń czy zmian bez pisemnej zgody wynajmującego, z wyjątkiem tych, które wynikają z normalnego zużycia rzeczy (np. wymiana żarówek w lokalu).

Wynajmujący odpowiada za wady fizyczne i prawne najętej rzeczy na zasadzie ryzyka, jak i winy, np. popsuty samochód nienadający się do używania, wilgoć w pomieszczeniach, brak ogrzewania, brak sanitariatów, albo inne osoby mające roszczenia wobec najętej rzeczy, które uniemożliwiają korzystanie z niej zgodnie z umową (np. istnieje służebność mieszkania, a lokal został odnajęty na siedzibę firmy).

Najemca powinien udokumentować stan wynajmowanej rzeczy (np. spisać protokół z przyjęcia lokalu), gdyż jeśli w czasie najmu dojdzie do sporów z wynajmującym dotyczących stanu wynajmowanej rzeczy, to wówczas zgodnie z Kodeksem cywilnym domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym, przydatnym do umówionego użytku i w razie sporu z wynajmującym to najemca musi obalić domniemanie, że tak nie było.

Najemca pokrywa drobne wydatki wynikające ze zwykłego używania wynajmowanej rzeczy, np. za zakup benzyny do wynajętego samochodu czy naprawę gniazdka w wynajętym mieszkaniu. Natomiast wydatki związane np. z utrzymaniem lokalu w należytym stanie i naprawami ponosi w pełni wynajmujący.

Jeżeli w czasie trwania najmu okażą się potrzebne naprawy, które obciążają wynajmującego, najemca powinien go o tym niezwłocznie zawiadomić. Jeżeli wynajmujący nie zrobi tych napraw, najemca może wyznaczyć mu termin, w którym możliwe jest ich wykonanie (np. miesiąc na remont łazienki w wynajmowanym mieszkaniu). Po upływie tego terminu najemca może sam wykonać konieczne naprawy na koszt wynajmującego.

Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot wydanych pieniędzy albo o zwrot nadpłaconego czynszu, przedawniają się z upływem roku od dnia zakończenia umowy.

Najemca może rzecz najętą podnajmować (np. część wynajmowanego domu podnająć innej organizacji), jeżeli nie zabrania mu tego umowa.

Najem kończy się w terminie określonym w umowie. Terminy wypowiedzenia najmu przewidziane w Kodeksie cywilnym zależą od sposobu płacenia czynszu. Gdy czynsz był płatny np. miesięcznie – to dla wypowiedzenia przyjmuje się termin miesiąca naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, np. gdy najemca zaniedbuje mieszkanie, tak że jest ono narażone na uszkodzenie, albo gdy nie płaci czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności.

Najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, np. jeżeli w chwili wydania najemcy lokalu miał on wady, które uniemożliwiają jego używanie przewidziane w umowie.