Poradnik - ngo.pl

Statut fundacji musi zawierać następujące informacje:

1. Nazwa i siedziba

2. Majątek (czyli informacje o tym skąd fundacja będzie miała pieniądze na działanie, jaka jest wysokość funduszu założycielskiego itd.)

3. Cele fundacji

4. Sposoby realizacji celów statutowych (czyli zasady, formy i zakres działalności)

5. Obowiązkowe władze fundacji - wszystko o zarządzie

6. Sposób reprezentowania fundacji i zaciągania zobowiązań majątkowych

W statucie wpisuje się pełną nazwę fundacji. Często informacja o nazwie pojawia się już w akcie fundacyjnym (akcie założycielskim). W obydwu dokumentach nazwa musi być taka sama.

Są też pewne nazwy zastrzeżone dla innych podmiotów np. bank, spółka. Takich słów w nazwie fundacji nie można używać.

Nie ma nakazu ustawowego, żeby nazwa fundacji odróżniała ją od innych organizacji, tak jak jest to w przypadku stowarzyszenia, ale z praktycznego punktu widzenia warto zadbać o to, by była to nazwa unikalna, wyróżniająca się. Dlaczego? Dlatego, że łatwiej będzie ją zapamiętać, a nasze działania nie będą mylone z inną fundacją o takiej samej nazwie. I co jeszcze ważniejsze, zwłaszcza dla potencjalnych darczyńców, łatwiej jest zidentyfikować, rozpoznać, taką fundację. Warto zatem, przed podjęciem decyzji o wyborze nazwy, sprawdzić czy nie ma już fundacji o takiej samej nazwie, np. w bazie danych organizacji pozarządowych.

Czasem, jeśli fundacja ma bardzo długą nazwę, chce używać tzw. nazwy skróconej. Żaden przepis prawa tego nie zabrania i teoretycznie taką informację można również zapisać w statucie, choć trzeba liczyć się z tym, że coraz częściej sądy zwracają wnioski fundacji, które wpisują możliwość używania nazwy skróconej.

W przypadku fundacji, które będzie prowadzić działalność gospodarczą, w nazwie powinna zostać wskazana forma prawna organizacji, czyli musi być użyte słowo „fundacja” (art. 43 k.c.).

W statucie wpisuje się tylko nazwę miejscowości, w której mieści się siedziba organizacji. W praktyce siedziba to taka „kwatera główna”, miejsce gdzie organizacja jest „zameldowana”. Tam przechowuje się dokumenty związane z działalnością organizacji. Czasem pada pytanie, czy w statucie trzeba wpisać dokładny adres siedziby. Jest to mało praktyczne rozwiązanie, ponieważ jeśli fundacja zmieni adres siedziby, będzie musiała również zmienić statut w tym paragrafie, a to wiąże się ze zgłoszeniem zmiany w statucie do Krajowego Rejestru Sądowego i kosztami ponoszonymi z tego tytułu. W przypadku nowopowstających i małych fundacji często siedzibą jest mieszkanie fundatora (jednego z fundatorów) czy też członka zarządu, który może np. bezpłatnie użyczyć lokalu. Właściciel zawiera wtedy z fundacją umowę użyczenia lokalu. Umowa taka będzie potrzebna po zarejestrowaniu w KRS, kiedy fundacja będzie starać się w urzędzie skarbowym o nadanie numeru NIP.

Istnieje definicja fundacji, która mówi, że: „fundacja to majątek przeznaczony na realizację jakiegoś celu”. Ten majątek początkowy (tzw. fundusz założycielski), który fundator przeznacza na utworzenie fundacji, to podstawa fundacji. Mogą to być zarówno pieniądze, papiery wartościowe, jak też ruchomości (np. samochód) i nieruchomości (np. dom). Informacje o tym, jaka jest wysokość funduszu założycielskiego, fundator/fundatorzy określają w akcie notarialnym. Tam też szczegółowo podaje się informacje o tym, co jest tym majątkiem i jaka jest jego wartość.

W statucie wpisuje się wysokość funduszu założycielskiego, czyli konkretną kwotę. Jeśli fundator przekazał pieniądze to nie ma problemu, bo wiadomo, jaka to kwota. Jeśli jest to np. dom czy samochód to w statucie wpisuje się ich wartość, zgodnie z wartością rynkową. Jeśli tak jak w przykładzie poniżej, fundusz założycielski to pieniądze i samochód, to w statucie wpisuje się łączną kwotę, która jest sumą tych dwóch składników.

Kwota funduszu założycielskiego, wpisana w statucie, musi być taka sama, jak w akcie fundacyjnym (akcie założycielskim) albo w testamencie, w którym ustanowiono fundację. Jeśli fundatorów jest kilku, to w akcie fundacyjnym podaje się informację, jakiej wysokości majątek został przeznaczony na fundację przez każdego z nich. Takich danych nie podaje się już w statucie. Poza tym w statucie wpisuje się również inne źródła przyszłych dochodów fundacji, np. informacje o tym, że majątek fundacji może pochodzić z darowizn czy dotacji.

Cele to informacje o tym, po co została powołana fundacja, na co został przeznaczony majątek założycielski, co może robić, komu i w jaki sposób pomaga oraz w jakich obszarach działa fundacja.

W akcie założycielskim fundator podaje majątek i informacje na co go przeznacza. Inaczej mówiąc określa, co ma robić powołana przez niego fundacja, jaki jest jej cel lub cele. W statucie fundacji umieszcza się dokładnie cele wskazane przez fundatora w akcie założycielskim. Dlatego trzeba wcześniej określić, czym będzie się zajmowała fundacja – wymyślić cele – i do notariusza, udać się z tym fragmentem statutu.

Z ustawy o fundacjach wynika, że cel fundacji powinien być społecznie albo gospodarczo użyteczny. W ustawie, jako spełniające ten warunek, przykładowo zostały wymienione: ochrona zdrowia, rozwój gospodarki i nauki, oświata i wychowanie, kultura i sztuka, opieka i pomoc społeczna, ochrona środowiska oraz opieka nad zabytkami. Nie można więc założyć fundacji, która będzie wspierała tylko indywidualne interesy fundatora.

Cele fundacji powinny być jasno określone, a także możliwe do osiągnięcia. Oznacza to, że nie można założyć fundacji, której cel jest niemożliwy do zrealizowania, np. poszukiwanie Yeti, tak jak jest to możliwe w przypadku stowarzyszeń.

Niezarobkowość celu

Cechą charakterystyczną fundacji jest niedochodowość celu, dla którego została ona ustanowiona. Oznacza to konieczność przeznaczenia wszelkich dochodów uzyskiwanych przez fundację (zarówno z majątku, w który fundacja została wyposażona przez fundatora, środków uzyskiwanych spoza funduszu założycielskiego, jak i darowizn, dochodów z działalności gospodarczej) na osiągnięcie tego celu.

Przy określaniu celów warto pamiętać również o tym, że to jak zostaną one zapisane w statucie jest ważne ze względu na możliwość korzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego, przekazywania darowizn, a także przy ubieganiu się o dotację.

Cele opisane w statucie a zwolnienie z podatku dochodowego

Fundacja, tak jak każda inna osoba prawna, podlega ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych i musi płacić podatki. Może jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego wynikającego z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli jej celem jest działalność:

• naukowa, naukowo-techniczna,
• oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów,
• kulturalna,

oraz działalność w zakresie:

• kultury fizycznej i sportu,
• ochrony środowiska,
• wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrzenia wsi w wodę,
• dobroczynności,
• ochrony zdrowia i pomocy społecznej,
• rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz
• kultu religijnego.

Oznacza to, że środki pozyskane przez fundację będą podlegały zwolnieniu podatkowemu (dochód będzie zwolniony z podatku dochodowego), jeżeli zostaną przeznaczone na cele i działania, które zawierają się w wyżej wymienionych dziedzinach, będących celami statutowymi fundacji.

Cele opisane w statucie a darowizny

Jedną z możliwości zdobywania środków na rzecz realizacji celów statutowych przez fundację jest możliwość otrzymywania wsparcia w formie darowizn. Osoby, które chcą w ten sposób wesprzeć działania, np. edukacyjne, charytatywne, wybranej fundacji, mogą skorzystać z odliczenia podatkowego. Możliwość taką daje ustawa o podatku dochodowych od osób fizycznych. Darowizna będzie podlegała odliczeniu podatkowemu, jeżeli zostanie przekazana fundacji na rzecz realizacji jej celów statutowych zawierających się w katalogu celów wymienianych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Cele te częściowo pokrywają się z wymienionymi wcześniej w związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego. Jest to np.:

• pomoc społeczna,
• działalność charytatywna,
• ochrona i promocja zdrowia,
• nauka, edukacja, oświata i wychowanie,
• kultura sztuka ochrona dóbr kultury i tradycji,
• upowszechnianie kultury fizycznej i sportu,
• ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego.

Dlatego też, aby umożliwić darczyńcom wspieranie darowiznami naszej fundacji, przy określaniu celu fundacji, warto wziąć pod uwagę również zapisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Cele opisane w statucie a dotacje

Fundacje mogą ubiegać się o dotację na realizację swoich działań. Jeśli jednym z wymogów sponsora jest to, że ze statutu fundacji musi wynikać, np. zapis o działaniu na rzecz osób niepełnosprawnych, to rzeczywiście informacja ta musi być umieszczona w statucie – musi to wynikać ze statutu. W przeciwnym wypadku nasz wniosek zostanie odrzucony z przyczyn formalnych. W związku z tym przy określaniu celu warto zwrócić uwagę, by pole działania fundacji nie było zbyt wąskie.

Pamiętajmy, że jeśli statut fundacji nie przewiduje możliwości zmiany celu fundacji, to nikt, nawet fundator nie może dokonać takiej zmiany.

Przykłady zapisów celów w statutach działających fundacji:

• Na stronie www.batory.org.pl publikowany jest statut Fundacji im. Stefana Batorego. Cel tej Fundacji został określony następująco: „§ 3 Celem Fundacji jest popieranie wszechstronnego rozwoju społeczeństwa polskiego, a zwłaszcza działalności społecznej, informacyjnej, kulturalnej, naukowej i oświatowej na rzecz rozwoju rynku i demokracji w Polsce oraz zbliżenia narodów i państw Europy Środkowej i Wschodniej”.

• ITAKA – Fundacja Pomocy Ludziom Dotkniętym Problemem Zaginięcia (www.zaginieni.pl) określiła cele swojego działania w następujący sposób: „§ 6 Celem Fundacji jest niesienie wszelkiej pomocy ludziom dotkniętym problemem zaginięcia, w szczególności osobom zaginionym, ich rodzinom oraz osobom zagrożonym zaginięciem”.

W statucie fundacji podaje się informację o tym, w jaki sposób będą realizowane cele statutowe fundacji określone w akcie fundacyjnym. Wymienia się zarówno bardzo konkretne działania, jakie fundacja będzie podejmować (np. prowadzenie warsztatów rzeźbiarskich), jak i bardziej ogólne idee (np. promowanie zajęć z rzeźby w szkołach). W tym drugim przypadku jesteśmy w stanie wyobrazić sobie, jakie konkretne działania mogą być podjęte np. spotkania z dyrektorami szkół, organizacja warsztatów twórczych dla dzieci i młodzieży szkolnej, szkolenia dla nauczycieli, itp.

Fundacja, tak jak i inne osoby prawne, musi mieć zarząd, czyli organ wykonawczy, który kieruje jej działalnością oraz reprezentuje ją na zewnątrz. I tak naprawdę można na tym poprzestać, ponieważ w myśl ustawy o fundacjach wystarczy mieć powołany zarząd fundacji, by działać. Zarząd jest więc jedynym obowiązkowym organem.

W praktyce jednak często fundacje powołują jeszcze inne władze, np. dla większej przejrzystości działań powołuje się organ kontroli wewnętrznej zwany np. radą fundacji lub zgromadzeniem fundatorów.

Zarząd

Zarząd to jedyny obowiązkowy organ fundacji. Jest to władza wykonawcza, organ odpowiadający za faktyczne codzienne działania fundacji. Jest to również „wizytówka” fundacji, ponieważ to członkowie zarządu reprezentują organizację na zewnątrz, czyli innymi słowy podpisują różne umowy, rozmawiają z innymi o współpracy itp. Zarząd odpowiada za majątek fundacji, co w praktyce oznacza, że np. przyjmuje darowizny, podpisuje umowy czy sprawozdania finansowe. W statucie musi być jasno określony sposób wyboru członków zarządu, jego kompetencje i tryb pracy.

Jeśli fundacja chce starać się o status organizacji pożytku publicznego musi mieć powołany, oprócz zarządu, również organ kontroli wewnętrznej (np. radę fundacji czy komisję rewizyjną), którego członkowie spełniają określone wymogi (zgodnie z art. 20 ust. 6 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Sposób wyboru członków zarządu – kto wybiera zarząd, na jak długo, ile osób musi liczyć

W statucie fundacji musi być określony sposób wyboru zarządu. Pierwszy zarząd zwyczajowo wybierany jest przez fundatora/fundatorów. Czasem wręcz w statucie wymienia się osoby, które wejdą w skład pierwszego zarządu fundacji. Członków zarządu można oczywiście wyznaczyć i później, czyli nie wypisywać ich imion oraz nazwisk w statucie.

Czy fundator, fundatorzy mogą wchodzić w skład zarządu bądź innych władz fundacji?

Tak – fundator, fundatorzy mogą zostać członkami zarządu czy też innego organu i uczestniczyć w działaniach fundacji na takich samych zasadach jak pozostali członkowie zarządu bądź innego organu. Taką informację również podaje się w statucie.

O ile fundator decyduje się na działanie jako członek zarządu najczęściej tak jak podano w przykładzie wcześniej staje na jego czele zostając prezesem. Często prezes fundacji ma szczególne uprawnienia wynikające z pełnionej przez niego funkcji, np. reprezentowanie fundacji na zewnątrz w sprawach innych niż majątkowe, co oznacza np. uczestniczenie w kongresach, sympozjach, itp.

A co z wyborem nowego zarządu, jeżeli kończy się kadencja starego, a fundacja ma powołany tylko jeden organ? Kto wybiera kolejny zarząd? W takiej sytuacji to odchodzący zarząd wskazuje swoich następców. Możliwe jest też zachowanie tej kompetencji dla fundatora, który ma prawo powoływania i odwoływania członków zarządu.

Jeśli fundacja ma jeszcze jeden organ, np. radę fundacji, zadanie wyboru, wskazania nowych członów zarządu jest w jej rękach. Do kompetencji rady należy wtedy również odwoływanie członków zarządu.

W statucie dobrze jest także zapisać następujące informacje:

• czy, kiedy i przez kogo członek zarządu może zostać odwołany z pełnionej funkcji, np. gdy nie wypełnia nałożonych na niego obowiązków, w przypadku rażącej niegospodarności, itp.,

• czy i kto może odwołać cały zarząd; np. zarząd fundacji w całości lub jego poszczególni członkowie mogą być odwołani przez radę fundacji przed upływem kadencji, w drodze uchwały podjętej jednomyślnie przez wszystkich członków rady,

• kiedy członek zarządu może zrezygnować z pełnienia swoich funkcji (kiedy ustaje członkostwo w zarządzie); np. członkostwo w zarządzie może zakończyć się na skutek złożenia pisemnej rezygnacji na ręce zarządu,

• czy można dokooptować kogoś do zarządu i na jakich zasadach jest to możliwe.

Przepisy nie określają minimalnej liczby członków zarządu fundacji. Powinien być to organ kolegialny, czyli składający się przynajmniej z dwóch osób. W praktyce istnieją też zarejestrowane fundacje z jednoosobowym zarządem. Jednak ze względu na przejrzystość działań lepiej, aby był to organ kolegialny.

W statucie fundacji wpisuje się też informację ile osób wchodzi w skład zarządu. Najlepiej, żeby była to liczba nieparzysta po to by w przypadku głosowania nie było sytuacji nierozstrzygniętych.

Dlatego też lepszym rozwiązaniem jest nieparzysta liczba członków. Jeśli jednak chcemy, pozostać przy parzystej liczbie to warto w statucie zaznaczyć, że w przypadku równego rozłożenia głosów decyduje głos prezesa/przewodniczącego.

Praktycznym rozwiązaniem jest podanie tzw. widełek (np. zarząd składa się z 3 do 7 osób), albo określenie tylko dolnej granicy (np. w skład zarządu wchodzą przynajmniej 3 osoby). Takie rozwiązania są polecane choćby dlatego, że np. jeśli w trakcie działania zarządu, któryś z jego członków zrezygnuje z pełnienia funkcji w tym organie, to nie będziemy musieli dokooptowywać (wybierać na jego miejsce) innej osoby.

Zazwyczaj w statucie wpisujemy także informacje jak długo będzie działał zarząd (np. zarząd składa się z 3 do 5 osób wybranych na okres 4 lat). Możemy również ustalić, że członek zarządu jest wybierany do władz na więcej niż jedną kadencję albo ograniczyć tę możliwość np. do dwóch kadencji.

A co się dzieje w przypadku, jeśli nie podamy jak długo będzie trwała kadencja zarządu? Wtedy będzie on działał aż do odwołania. Częściej stosowaną praktyką jest jednak podawanie okresu trwania pracy zarządu.

Kompetencje zarządu, czyli co kto może robić, kto i za co odpowiada

Najczęściej wymieniane w statucie fundacji kompetencje zarządu związane są z funkcją wykonawczą, jaka do niego należy, np. kierowanie bieżącą działalnością fundacji, reprezentowanie fundacji na zewnątrz czy też sprawowanie zarządu nad majątkiem fundacji.

Jeśli jednak zarząd jest jedyną władzą fundacji ma on wtedy dodatkowe zadania, np.:

• wyznaczanie głównych kierunków działania fundacji,
• podejmowanie decyzji w sprawie zmian statutu fundacji,
• występowanie z wnioskiem i wyrażanie zgody w sprawie połączenia z inną fundacją,
• podejmowanie decyzji w sprawie likwidacji fundacji i przeznaczenia majątku zlikwidowanej fundacji.

Tryb pracy – jak często zbiera się zarząd, w jaki sposób podejmuje decyzje

W statucie podaje się informacje jak często musi się zbierać zarząd, kto zwołuje posiedzenia i jak są informowani o tym członkowie. W przypadku częstotliwości spotkań dobrym rozwiązaniem jest podanie w statucie tzw. dolnej granicy, np. zarząd fundacji spotyka się nie rzadziej niż cztery razy w roku. Z jednej strony wiadomo, że będą to przynajmniej 4 spotkania np. co kwartał, a z drugiej nie ogranicza się możliwości spotkania w razie potrzeby. Posiedzenia zarządu zwołuje zazwyczaj prezes zarządu. W dobie Internetu dopuszczalne i coraz częściej praktykowane jest przesyłanie informacji mailem. Często w statutach pojawia się zapis o tym, że zarząd obraduje na podstawie zatwierdzonego przez siebie regulaminów. Choć nie jest to dokument wymagany, to jego opracowanie pozwala m.in. dookreślić tryb pracy, jej zasady.

O ile zarząd jest organem kolegialnym decyzja zapada za pomocą uchwał. Pamiętajmy, że w praktyce nie musimy po każdych obradach zarządu mieć stosu uchwał. Zasada jest taka, że tylko najważniejsze decyzje muszą być podejmowane za pomocą uchwał, np. decyzja o staranie się o status organizacji pożytku publicznego, czy wniosek do rady fundacji o zmianę statutu.

To informacje o tym, kto może w imieniu fundacji podpisywać umowy, otwierać rachunki bankowe, przyjmować darowizny itp. W statucie musimy mieć informację o tym, kto reprezentuje fundację na zewnątrz.

Oczywiście organem uprawnionym do reprezentacji jest zarząd fundacji, ale mało wygodna byłaby sytuacja gdyby wszystkie osoby, np. z 5-osobowego składu zarządu, musiały podpisywać się pod każdą umową. Dlatego też wskazuje się, które osoby z pośród członków zarządu reprezentują organizację, czyli mogą składać oświadczenia woli w imieniu organizacji (np. podpisują umowy, przyjmują darowizny, podpisują formularze KRS).

Wyjątkowym dokumentem jest sprawozdanie finansowe fundacji, pod którym zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podpisują się wszyscy członkowie zarządu.

Wszystkie wymienione wyżej informacje są obowiązkowe i muszą się znaleźć w statucie fundacji, ale poza tym mogą się też pojawić w nim inne, istotne dla danej fundacji, zapisy, np. o powołaniu drugiego organu, czyli rady fundacji czy też o prowadzeniu działalności gospodarczej.