Poradnik - ngo.pl

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Każda organizacja pozarządowa prowadzi tzw. pełną księgowość, tj. księgowość wg zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Wyjątkiem sa organizacje prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
2. Księgowość może być prowadzona przez organizację we własnym zakresie (np. przez wolontariusza lub pracownika zatrudnionego na umowę o pracę) albo zlecana osobie lub biuru mającym uprawnienia księgowe (licencję).
3. Księgi rachunkowe są prowadzone w sposób trwały i rzetelny elektronicznie (za pomocą programu komputerowego) lub na papierze.
4. Każdy dokument księgowy (finansowy) ma dekret księgowy.
5. Dokumenty księgowe są zatwierdzane przez osoby upoważnione pod względem: formalno-rachunkowym, merytorycznym i do wypłaty.
6. Dokumenty księgowe (finansowe) są przechowywane przez 5 lat od końca roku obrotowego (podatkowego), którego dotyczą. Dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników (zatrudnionych na umowę o pracę) są przechowywane przez 50 lat, sprawozdania finansowe do końca istnienia organizacji.
7. Dokumentacja księgowa (tj. dokumenty finansowe oraz wydruki zestawień księgowych, deklaracje podatkowe itp.) jest zabezpieczona przed osobami postronnymi.
8. Miejsce przechowywania dokumentów księgowych jest zgłoszone do urzędu skarbowego.
9. Okresy księgowe, tj. okres, za które dokonywane jest księgowanie dokumentów i za które sporządzane są zestawienia, są określone w polityce (zasadach) rachunkowości.
10. Organizacja zamyka księgi (tj. dokonuje ostatecznego podsumowania przychodów i kosztów) na zakończenie roku obrotowego (podatkowego).
11. Każdorazowe wydanie dokumentów księgowych (finansowych) musi być potwierdzone pisemnym protokołem odbioru.
12. Korekty w dokumentach księgowych (finansowych) i księgach są dokonywane poprzez skreślenie treści poprzedniej (z zachowaniem jej czytelności) i nadpisanie treści właściwej (z parafką).

Rekomendowane standardy

1. Zarząd powinien regularnie spotykać się z osobą zajmującą się księgowością w celu weryfikacji bieżących zapisów księgowych.
2. Ze względu na fakt, że zarząd odpowiada majątkiem własnym (w przypadku udowodnienia winy i/lub wyczerpania się majątku organizacji) za niedopełnienie zobowiązań podatkowych organizacji, powinien mieć kompetencje do weryfikowania podpisywanych sprawozdań finansowych oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
3. Dokumenty księgowe (finansowe) pod względem merytorycznym powinien zatwierdzać członek zarządu (lub osoba koordynująca dane przedsięwzięcie na podstawie pełnomocnictwa).
4. Dokumenty księgowe (finansowe) pod względem formalno-rachunkowym powinna zatwierdzać osoba odpowiedzialna za finanse organizacji.
5. Dokumenty księgowe (finansowe) powinny zatwierdzać dwie różne osoby, o określonych funkcjach. Sposób zatwierdzania dokumentów w organizacji powinien być opisany w polityce (zasadach) rachunkowości.
6. Dokument księgowy (finansowy) powinien być opisany, zanim przekaże się go do księgowości. Opis zawiera: źródło finansowania, pozycję budżetową (np. wynikająca z umowy dotacyjnej), charakteru wydatku i jego przeznaczenie. Opis na dokumencie jest zgodny z wymaganiami darczyńcy, grantodawcy itp.
7. Koszty i przychody powinny być księgowane w planie kont w taki sposób, aby odzwierciedlały źródła finansowania i pozycje budżetowe w podziale na poszczególne działania (projekty). Dzięki temu plan kont jest narzędziem do aktywnego zarządzania organizacją i realizowanymi projektami.
8. Jeśli organizacja pozarządowa zaczyna nowy projekt, program, zawiera umowę na prowadzenia jakichś działań lub podejmuje inną ważną decyzję, która wpływa na prowadzenie i finanse organizacji – powinna poinformować o tym księgowość i przekazać jej kopie odpowiednich dokumentów (np. umów dotacyjnych).

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

Organizacja pozarządowa ma dokument „polityka (zasady) rachunkowości”, który zawiera obowiązkowe części opisane w ustawie o rachunkowości (art. 10):

• określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
• sposób wyceny aktywów i pasywów oraz metodę ustalania wyniku finansowego (w tym zdefiniowanie tego, co jest przez organizację traktowane jako środek trwały i określenie zasad amortyzacji)
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym planu kont
• wykaz ksiąg rachunkowych
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów
• opis systemu księgowego (elektroniczny, ręczny, nazwa systemu).

1. Polityka rachunkowości odpowiada rzeczywistym działaniom organizacji.
2. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
3. Polityka rachunkowości i jej modyfikacje są zatwierdzane na piśmie przez zarząd (uchwałą).

Rekomendowane standardy

1. Zarząd organizacji uczestniczy w tworzeniu polityki rachunkowości.
2. Polityka rachunkowości powinna zawierać informację o obiegu dokumentów księgowych (w tym o sposobie zatwierdzania dokumentów).
3. W polityce rachunkowości powinien być opisany podział kosztów na statutowe i administracyjne.
4. W polityce rachunkowości powinny być zapisane terminy inwentaryzacji.
5. Bardzo ważne decyzje finansowe powinny być zapisywane w polityce rachunkowości.
6. Jeśli organizacja rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej lub odpłatnej, powinna zaktualizować politykę rachunkowości.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

Jeśli organizacja pozarządowa korzysta ze zwolnienia podatkowego [tj. z płacenia podatku dochodowego od osób prawnych (PDOP – potocznie nazywanego też CIT-em], to musi spełniać następujące warunki:

• jej celem, zapisanym w statucie, jest: działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego (art. 17 ust. 1 pkt. 6c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)
• dochody z tej działalności organizacja przeznacza na realizację tych celów
• działalności tej organizacja nie prowadzi jako działalności gospodarczej.

Organizacja pozarządowa, która ma status pożytku publicznego i:

• której cele statutowe mieszczą się w sferze pożytku publicznego (opisanej w ustawie o pożytku, art. 4),
• która przychody z tej działalności przeznacza na realizację tych celów
• działalności tej nie prowadzi jako działalności gospodarczej

jest zwolniona z płacenia podatku dochodowego od osób prawnych (PDOP – potocznie nazywanego też CIT-em).

1. Jeśli organizacja pozarządowa prowadzi działania, które są w jakimś zakresie finansowane ze środków publicznych (budżetowych) lub – w przypadku stowarzyszeń – ze składek członkowskich, to jest zwolniona z płacenia podatku dochodowego od osób prawnych od dochodów powstałych w tym zakresie.
2. Organizacja pozarządowa, do ostatniego dnia trzeciego miesiąca roku następującego po roku obrotowym (tj. zazwyczaj do 31 marca) sporządza i wysyła do urzędu skarbowego rozliczenie podatkowe na formularzu CIT8 wraz z załącznikami (jeśli jej dotyczą) CIT8/O oraz CIT D. Obowiązek ten dotyczy także tych organizacji, które w danym roku nie osiągnęły żadnych przychodów – składają one wtedy tzw. deklarację zerową.
3. Organizacja zgłasza do urzędu skarbowego osobę odpowiedzialną za naliczanie i odprowadzanie podatku.
4. Jeśli organizacja ponosi wydatki, które zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PDOP (art. 16) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu (tj. stanowią tzw. NKUP) oraz jeśli wydatki te nie są sfinansowane ze źródeł niepodlegających opodatkowaniu (takich jak np. składki członkowskie), to od dochodu, z którego sfinansowano te wydatki, odprowadza się podatek dochodowy.

Rekomendowane standardy

1. Organizacja pozarządowa wysyła terminowo roczną deklarację podatkową, nawet jeśli w danym roku nie miała żadnych wpływów.
2. Jeśli organizacja popełni błąd w deklaracji podatkowej lub nie złoży jej w terminie, może go skorygować, składając do urzędu skarbowego korektę i tzw. czynny żal.
3. Jeśli organizacja pozarządowa ma wątpliwości co do naliczania podatków i chce uzyskać interpretację podatkową, chroniąca ją przed konsekwencjami prawnymi, może wystąpić do izby skarbowej z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową (dotyczącą podatku VAT, CIT, PIT). Przygotowując takie pismo, należy dbać o to, by wyczerpująco i zgodnie z rzeczywistością opisać stan faktyczny sprawy, której dotyczy zapytanie o interpretację.
4. Dobrą praktyką jest skrupulatne opisywanie dokumentów finansowych dotyczących wydatków, które mogą nie być jednoznacznie uznane za tzw. koszty uzyskania przychodu, by w razie np. kontroli urzędu skarbowego móc wykazać prawo do korzystania ze zwolnienia podatkowego. Szczególnie dotyczy to kosztów reprezentacji i reklamy (np. faktura za zakup artykułów spożywczych na potrzeby spotkania ekspertów powinna być wyraźnie opisana jako działanie podjęte w ramach realizacji konkretnych celów statutowych).
5. Wydatki, które nie mieszczą się w ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodu najlepiej finansować ze składek członkowskich, gdyż można wtedy korzystać ze zwolnienia podatkowego.
6. W przypadku obowiązku zapłaty odsetek karnych za zaległości budżetowe (np. nieterminowej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki ZUS) dobrą praktyką jest partycypowanie osób odpowiedzialnych za zaległość w jej opłaceniu. Dzięki temu organizacja nie będzie zobowiązana do zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych za jej niezapłacenie

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Organizacja pozarządowa wysyła terminowo roczną deklarację podatkową.
2. Jeśli organizacja zatrudnia pracowników lub współpracowników, to odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Zaliczki te są odprowadzane do 20 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat dla osób zatrudnionych, jednym przelewem za wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (czyli pracodawcy) urzędu skarbowego.
3. Jeśli organizacja zatrudnia pracowników lub współpracowników, stażystów lub stypendystów, to sporządza i przekazuje deklaracje PIT :

• PIT 4R – do urzędu skarbowego, czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych – do końca stycznia
• PIT 11 – pracownikom i współpracownikom oraz ich urzędom skarbowym – do końca lutego
• PIT-8AR –deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym do urzędu skarbowego – do końca stycznia
• PIT-8C – informację dla współpracowników o wypłaconych stypendiach, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych – do końca lutego

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja podpisała z pracownikiem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną (umowę-zlecenia), to odprowadza za niego składki ZUS (ubezpieczeniowe i zdrowotne). W tym celu rejestruje pracownika lub współpracownika w ZUS w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy.
2. Jeżeli organizacja przestała być zobowiązana umową z pracownikiem lub współpracownikiem, to wyrejestrowuje tę osobę z ZUS.
3. Organizacje odprowadza należne składki ZUS w terminie do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
4. Organizacja pozarządowa zatrudniająca współpracownika (zleceniobiorcę) na umowę-zlecenie, ma obowiązek uzyskania od niego oświadczenia, zawierającego wszystkie dane niezbędne do ustalenia, jakie są obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wykonywania wykonywanej przez tę osobę umowy zlecenia.
5. Jeśli organizacja pozarządowa zatrudnia ponad 5 pracowników, za których odprowadza składki do ZUS, to ma obowiązek przekazywać dokumenty rozliczeniowe elektronicznie, za pomocą aktualnego programu służącego do rozliczeń z ZUS (Płatnik).

Rekomendowane standardy

1. Po zawarciu umowy organizacja powinna niezwłocznie przekazać dane dotyczące zleceniobiorców do księgowości (lub osoby odpowiedzialnej za zgłaszanie do ZUS i naliczanie składek).
2. Jeśli organizacja pozarządowa zauważy, że składki do ZUS nie zostały opłacone w terminie, powinna jak najszybciej – bez wezwania – uiścić zaległości z odsetkami.
3. Organizacja pozarządowa zatrudniająca 5 lub mniej osób może przekazywać dokumenty rozliczeniowe elektronicznie, za pomocą aktualnego programu służącego do rozliczeń z ZUS (Płatnik).
4. Jeśli organizacja pozarządowa zatrudnia studenta (mającego mniej niż 26 lat), to warto, aby miała w dokumentacji kserokopię jego legitymacji studenckiej, która jest poświadczeniem tego, że organizacja jest uprawniona do odprowadzania za niego tylko części składek.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa osiągnęła przychody (z działalności odpłatnej lub działalności gospodarczej) większe niż 200 tys. w ciągu roku, to staje się ona płatnikiem podatku VAT. Niektóre rodzaje działalności, np. doradcza czy prawna, wymagają zarejestrowania się jako płatnik VAT od momentu rozpoczęcia ich prowadzenia.
2. Organizacja rejestruje się jako płatnik VAT, wysyłając do urzędu skarbowego formularz VAT R.
3. Organizacja będąca płatnikiem VAT składa (miesięcznie lub kwartalnie) deklaracje VAT 7 i VAT-K lub VAT UE.
4. Organizacja pozarządowa zgłasza do urzędu skarbowego osoby podpisujące deklaracje podatkowe oraz osobę odpowiedzialną za naliczanie i odprowadzanie podatku VAT.
5. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje tzw. środki pomocowe, których dotyczy zwolnienie podatkowe, to może odzyskiwać podatek VAT od zakupionych za te środki towarów i usług.
6. Organizacja będąca płatnikiem VAT przekazując bezpłatnie towary i usługi, musi odprowadzić od tego VAT.
7. Jeżeli organizacja, będąca płatnikiem VAT, w ramach działalności odpłatnej otrzymała dotację do ceny konkretnej swojej usługi lub towaru (tzw. subwencję) i w umowie dotacyjnej jest określone wprost, że dotacja zmniejsza cenę jednostkową na uczestnika, to dotacja ta podlega opodatkowaniu VAT.

Rekomendowane standardy

1. Organizacje, które są płatnikami VAT, powinny korzystać z usług profesjonalnej księgowości.
2. Jeśli organizacja popełni błąd w deklaracji podatkowej lub nie złoży jej w terminie, może go skorygować, składając do urzędu skarbowego korektę i tzw. czynny żal.
3. Jeśli organizacja pozarządowa ma wątpliwości co do naliczania podatków i chce uzyskać interpretację podatkową, chroniąca ją przed konsekwencjami prawnymi, może wystąpić do izby skarbowej z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową (dotyczącą podatku VAT, CIT, PIT). Przygotowując takie pismo, należy dbać o to, żeby wyczerpująco i zgodnie z rzeczywistością opisać stan faktyczny sprawy, której dotyczy zapytanie o interpretację.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Organizacja posiadająca nieruchomość (grunt, budynek lub jego część) albo je wynajmująca od gminy składa do urzędu gminy w terminie do 31 stycznia deklarację podatkową.
2. Organizacja opłaca roczny podatek od nieruchomości jednorazowo lub w ratach, w terminach ustalonych przez swój urząd gminy.
3. Jeśli organizacja ma status OPP i przeznacza nieruchomość lub jej część na prowadzenie nieodpłatnej działalności statutowej jest całkowicie zwolniona z płacenia podatku od nieruchomości.
4. Jeśli organizacja ma status OPP i przeznacza nieruchomość lub jej część na prowadzenie odpłatnej działalności statutowej, ma prawo korzystać z preferencyjnych stawek podatku od nieruchomości (maksymalne stawki, które można pobrać od 1 m² powierzchni użytkowej budynków lub ich części oraz gruntów wynoszą do 0,39 zł od 1 m² powierzchni gruntu oraz 6, 88 zł od 1 m² powierzchni użytkowej w budynkach).

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja posiada w wieczystym użytkowaniu grunt, to płaci opłatę od wieczystego użytkowania właścicielowi gruntu, tj. skarbowi państwa lub odpowiedniej jednostce samorządu terytorialnego (zazwyczaj gminie).
2. Jeśli organizacja przeznacza nieruchomości gruntowe na działalność charytatywną oraz na niezarobkową działalność: opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową, wychowawczą, naukową lub badawczo-rozwojową, to przysługuje jej stawka opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu: 0,3% ceny nieruchomości gruntowej.
3. Organizacja płaci opłatę od wieczystego użytkowania gruntu najpierw jednorazowo – w momencie podpisania umowy z właścicielem gruntu, a później do dnia 31 marca każdego roku, z góry za dany rok.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa dokonuje transakcji, która jest objęta podatkiem od czynności cywilnoprawnych (np. umowa sprzedaży oraz zamiany rzeczy, umowa pożyczki, ustanowienie hipoteki, ustanowienie odpłatnego użytkowania), to odprowadza do urzędu skarbowego podatek od czynności cywilnoprawnych.
2. Jeżeli umowa, która jest opodatkowana, zawierana jest przed notariuszem, wtedy obliczenia i poboru podatku dokonuje notariusz.
3. Jeżeli organizacja ma status OPP i transakcja (czynność cywilnoprawna) jest dokonana w ramach działalności nieodpłatnej, to jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa dokonuje czynności urzędowej (np. wniosek o wydanie zaświadczenia, zezwolenia), od której jest naliczana opłata skarbowa, to dokonuje tej opłaty.
2. Jeżeli organizacja ma status OPP i czynność urzędowa jest dokonana w ramach działalności nieodpłatnej, to jest zwolniona z opłaty skarbowej.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa dokonuje czynności sądowej, od której jest naliczana opłata sądowa, to dokonuje tej opłaty.
2. Jeśli organizacja pozarządowa dokonuje czynności sądowej w KRS, która dotyczy zadania publicznego zleconego na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, to jest zwolniona z opłaty sądowej w KRS.
3. Jeżeli organizacja pozarządowa prowadzi własna sprawę w związku z działalnością społeczną, oświatową, naukową, kulturalną, sportową, dobroczynną i samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej oraz wykaże przed sądem KRS, że nie jest w stanie ponieść opłat w tej sprawie, to może zostać zwolniona częściowo lub całkowicie z opłat sądowych w KRS.
4. Jeżeli organizacja ma status OPP, to jest zwolniona z opłaty skarbowej (zwolnienie to nie dotyczy opłat w KRS w sprawach związanych z prowadzoną przez organizację działalnością gospodarczą).

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

Jeśli organizacja ma status OPP i spełnia łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:

• realizuje zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
• otrzymała w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych wyżej w wysokości co najmniej 50 000 zł;
• osiągnęła w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł

to poddaje się audytowi.

Jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą i spełnia przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro

to poddaje się audytowi. Opinię z tego badania składa do urzędu skarbowego oraz do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Rekomendowane standardy

1. Jeśli organizacja pozarządowa osiąga znaczące przychody, to wskazane jest, aby poddała się audytowi, nawet jeśli nie ma takiego prawnego obowiązku, ze względu na przejrzystość oraz fakt, że audyt jest okazją do zweryfikowania sposobu prowadzenia księgowości i udzielenia zarządowi rekomendacji w dziedzinie prowadzenia finansów organizacji.
2. Jeżeli organizacja nie ma środków na sfinansowanie audytu, może poszukać grantodawcy, który to sfinansuje.
3. Jeżeli organizacja zdecyduje się na przeprowadzenie audytu, warto by wybierała do współpracy biegłych rewidentów, którzy mają doświadczenie w audytowaniu organizacji pozarządowych.