Poradnik - ngo.pl

Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia składek ZUS dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń zdrowotnych i funduszu pracy za zatrudnione (ubezpieczone) osoby.

System naliczania składek ZUS i rejestracji ubezpieczonych jest dość zawiły. By ułatwić, a w niektórych przypadkach w ogóle umożliwić przesyłanie danych, niezbędnych do rozliczenia z ZUS, dostępny jest darmowy program Płatnik (w oddziałach ZUS lub na stronie internetowej zus.gov.pl) oraz aplikacja internetowa ePłatnik dostępna na platformie usług elektronicznych pue.zus.pl. Za ich pomocą sporządzamy wszystkie dokumenty związane ze zgłaszaniem niezbędnych danych i rozliczaniem należnych składek. Sporządzane w nich dokumenty są w dużej mierze weryfikowane, co pozwala uniknąć wielu błędów. Program Płatnik i ePłatniku możliwiają także przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną. Może z tej formy przekazu skorzystać każdy rozliczający się z ZUS.

Możliwe jest też składanie dokumentów wypełnionych ręcznie – stosowne druki do ręcznego rozliczania dostępne są we wszystkich oddziałach ZUS. Jednak ze względu na pracochłonność i duże ryzyko popełnienia błędu odradzamy to.

Dane elektronicznie obowiązkowo przekazywać muszą płatnicy zatrudniający powyżej 5 osób objętych ubezpieczeniami społecznymi lub samymi ubezpieczeniami zdrowotnymi.

Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby
• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dla ubezpieczonych, wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

Poza zgłoszeniem organizacji jako płatnika, każda zatrudniona osoba, za którą organizacja musi zapłacić składki do ZUS, musi zostać oddzielnie zgłoszona, zgodnie z tym, jakim składkami jest objęta jej wynagrodzenie. Zależnie od tego, jakimi składkami objęte jest wynagrodzenie, zgłoszenie obejmuje zgłoszenie do samych składek ubezpieczenia zdrowotnego albo składek ubezpieczenia zdrowotnej i określony składek ubezpieczenia społecznego.

Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia).

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek musi złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu (tj. momentu zakończenia zatrudnienia).

Poza wyrejestrowaniem zatrudnionych osób, jeśli płatnik składek zakończył ostatnie zatrudnienie zobowiązujące go do płacenia składek – zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w terminie 7 dni od zaistnienia tych zmian. 

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu, w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian.

Organizacja, która zatrudnia pracowników, powinna co miesiąc składać następujące deklaracje rozliczeniowe :

• DRA - deklaracja rozliczeniowa
• RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika.

Dodatkowo, należy złożyć deklarację RSA w następujących przypadkach:

• gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim
• gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego
• gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym
• w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym, należy złożyć deklarację RZA.

Jednocześnie co miesiąc należy przekazać pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne, informację o odprowadzonych za nich składach do ZUS – np. w formie deklaracji RMUA.

Rozliczenie (złożenie deklaracji i zapłata) składek od wypłaconych wynagrodzeń musi odbyć się do 15 dnia kolejnego miesiąca, po miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Organizacja płaci do ZUS składki od wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim miesiącu, jeśli zatrudnia pracowników na umowę o pracę albo na umowę zlecenie (jeśli osoba ta nie jest zatrudniona na stałe gdzieś indziej, ma skończone 26 lat i nie jest studentem). Równocześnie przesyła deklarację ZUS (w niej kwotę ubezpieczenia zdrowotnego, społecznego) najczęściej za pomocą programu Płatnik lub platformę PUE.

Jeśli organizacja rozlicza ubezpieczenie wypadkowe od 10 lub więcej osób to po zakończeniu roku  musi dodatkowo składać roczną informację ZUS IWA. Przekazuje ją do dnia 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy.

Formularze konieczne do złożenia:

• przy zgłoszeniu płatnika składek 
  ZPA - gdy organizacja nie jest zgłoszona do KRS, 
  druk NIP-8 - składany do urzędu skarbowego gdy organizacja jest zgłoszona do KRS.

• przy zatrudnieniu nowego pracownika na etacie: ZUA

• przy zatrudnieniu nowego pracownika na zlecenie:
  ZUA – w przypadku naliczania wszystkich składek, ewentualnie oprócz ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne np. dla pracownika, który nie jest studentem, nigdzie nie pracuje, nie jest emerytem;
  ZZA – w przypadku, gdy zatrudniany na zlecenie pracownik jest zatrudniony w innym miejscu, gdzie jego wynagrodzenie przewyższa najniższe wynagrodzenie krajowe i pracodawca odprowadza od tego wynagrodzenia składki ZUS;

• przy zgłoszeniu do ubezpieczenia członków rodziny składa się odpowiednio deklarację ZCNA (w przypadku, gdy adres zamieszkania członków rodziny nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego) lub ZCZA (w przypadku, gdy adres zamieszkania członków rodziny jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego);

• przy zmianach danych identyfikacyjnych (np. adres, nazwisko, itd.) pracownika na etacie/na zlecenie : ZIUA (UWAGA: zdarza się, że ZUS domaga się w tym przypadku deklaracji ZUA, najlepiej skontaktować się telefonicznie z ZUS i uzgodnić właściwą dla danego przypadku deklarację);

• przy zakończeniu umowy o pracę/umowy zlecenia – wyrejestrowania pracownika należy dokonać składając deklarację ZWUA.
  przy wyrejestrowaniu płatnika składek 
  ZFA - gdy organizacja nie jest zgłoszona do KRS 
  druk NIP-8 - składany do urzędu skarbowego gdy organizacja jest zgłoszona do KRS.