Poradnik - ngo.pl

Sprawozdanie z działalności ma na celu pokazać jakie działania podjęła organizacja w określonym czasie. Działania te powinny być zgodne z celami statutowymi organizacji i mieścić się w sposobach realizacji tych celów, również wymienionych w statucie.

Coroczny obowiązek sprawozdawczy z działalności mają fundacje oraz organizacje pożytku publicznego (zobacz informacje o sprawozdaniach OPP). Sprawozdania z działalności fundacji zawierają wiele informacji o charakterze finansowym, chociaż fundacja może zawrzeć w nich również bardziej przystępny (nie koncentrujący się wyłącznie na kwotach) opis działań. Po sporządzeniu sprawozdania z działalności fundacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostaje ono wysłane do właściwego ministra. Stowarzyszenia nie mają takiego obowiązku. W praktyce jednak większość stowarzyszeń musi lub chce sprawozdania sporządzać aby podnosić swoją wiarygodność w oczach obywateli i darczyńców, czy na potrzeby wniosków o dotacje (do których zwykle musimy dołączyć takie sprawozdanie).

Nie ma jednego obowiązującego wszystkie organizacje wzoru sprawozdania. Fundacja przygotowuje sprawozdanie w oparciu o zapisy rozporządzenia ministra sprawiedliwości. Nie ma natomiast odrębnych aktów prawnych, które służyłyby stowarzyszeniu do sporządzenia sprawozdania merytorycznego działalności.

Fundacje mają coroczny obowiązek sprawozdawczy. Muszą złożyć sprawozdanie z działalności do swojego organu nadzoru, czyli ministra, który jest wskazany w statucie fundacji, a także podać je do publicznej wiadomości np. poprzez zamieszczenie na stronie internetowej.

Sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego.

Termin: w przepisach nie został określony, można więc przyjąć, że do końca roku kalendarzowego (np. sprawozdanie za rok 2021 fundacja musi złożyć do końca roku 2022).

Jeżeli fundacja prowadzi działalność gospodarczą podlega dodatkowym obowiązkom sprawozdawczym do KRS.

Fundacje ze statusem organizacji pożytku publicznego zamieszczają sprawozdanie merytoryczne w bazie sprawozdań OPP, prowadzonej przez Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności. W związku z tym, są zwolnione z obowiązku składania sprawozdania z działalności właściwemu ministrowi.

Sprawozdanie z działalności musi zawierać:

1. nazwę fundacji, jej siedzibę i adres, datę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym i numer KRS-u wraz ze statystycznym numerem identyfikacyjnym w systemie REGON, dane dotyczące członków zarządu fundacji (imię i nazwisko według aktualnego wpisu w rejestrze sądowym) oraz określenie celów statutowych fundacji,
2. zasady, formy i zakres działalności statutowej z podaniem realizacji celów statutowych, a także opis głównych zdarzeń prawnych w jej działalności o skutkach finansowych - w praktyce to w tej części opisuje się jakie działania były prowadzone w poprzednim roku
3. informację o prowadzonej działalności gospodarczej według wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
4. odpisy uchwał zarządu fundacji - niektóre fundacje nie przesyłają, np. tekstów uchwał zarządu, poprzestając na ich wyliczeniu. Wszystko zależy od istniejącej praktyki,
5. informację o wysokości uzyskanych przychodów, z wyodrębnieniem ich źródeł (np. spadek, zapis, darowizna, środki pochodzące ze źródeł publicznych, w tym z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego) oraz formy płatności (np. gotówka, przelew) [formy płatności wyodrębniamy od sprawozdań składanych w 2019 r.], odpłatnych świadczeń realizowanych przez fundację w ramach celów statutowych z uwzględnieniem kosztów tych świadczeń; jeżeli prowadzono działalność gospodarczą, wynik finansowy tej działalności oraz procentowy stosunek przychodu osiągniętego z działalności gospodarczej do przychodu osiągniętego z pozostałych źródeł - to informacje, które są wprost wzięte z sprawozdania finansowego organizacji z części informacja dodatkowa,
6. informację o poniesionych kosztach na: realizację celów statutowych, administrację (czynsze, opłaty telefoniczne, pocztowe itp.), działalność gospodarczą, pozostałe koszty - z wyodrębnieniem formy płatności (np. gotówka, przelew) [formy płatności wyodrębniamy od sprawozdań składanych w 2019 r.]. Te dane również wynikają ze sprawozdania finansowego organizacji z części rachunek wyników (albo zysków i strat jeśli to fundacja z działalnością gospodarczą) oraz informacji dodatkowej
7. dane o: liczbie osób zatrudnionych w fundacji z podziałem według zajmowanych stanowisk i z wyodrębnieniem osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej, łącznej kwocie wynagrodzeń wypłaconych przez fundacje z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia, z wyodrębnieniem całości tych wynagrodzeń osób zatrudnionych wyłącznie w działalności gospodarczej, wysokości rocznego lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego łącznie członkom zarządu i innych organów fundacji oraz osobom kierującym wyłącznie działalnością gospodarczą z podziałem na wynagrodzenia, nagrody, premie i inne świadczenia, wydatkach na wynagrodzenia z umów zlecenia, udzielonych przez fundacje pożyczkach pieniężnych, z podziałem według ich wysokości, ze wskazaniem pożyczkobiorców i warunków przyznania pożyczek oraz z podaniem podstawy statutowej udzielania takich pożyczek, kwotach zgromadzonych na rachunkach płatniczych ze wskazaniem banku, oraz kwotach zgromadzonych w gotówce, wartości nabytych obligacji oraz wielkości objętych udziałów lub nabytych akcji w spółkach prawa handlowego ze wskazaniem tych spółek, nabytych nieruchomościach, ich przeznaczeniu oraz wysokości kwot wydatkowanych na to nabycie, nabytych pozostałych środkach trwałych, wartości aktywów i zobowiązań fundacji ujętych we właściwych sprawozdaniach finansowych sporządzanych dla celów statystycznych,
8. dane o działalności zleconej fundacji przez podmioty państwowe i samorządowe (usługi, państwowe zadania zlecone i zamówienia publiczne) oraz o wyniku finansowym tej działalności,
9. informację o rozliczeniach fundacji z tytułu ciążących zobowiązań podatkowych, a także informację w sprawie składanych deklaracji podatkowych.
10. informację, czy fundacja ustanowiona na podstawie ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. poz. 723, 1075, 1499 i 2215),
11. informację o przyjęciu lub dokonaniu przez fundację ustanowioną na podstawie ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, wraz ze wskazaniem daty i kwoty operacji.

[dwa ostatnie punkty wprowadzono do sprawozdań składanych w 2019 r.]

Stowarzyszenie nie ma obowiązku zrobienia i przesłania “gdzieś” (np. do organu nadzoru) sprawozdania z działalności. Najczęściej jednak tworzy takie sprawozdanie (raport roczny) dla własnych potrzeb. Zwykle przedstawiane jest ono walnemu zebraniu członków, a często też chcą je zobaczyć partnerzy lub sponsorzy. Dobrze też jest pokazać darczyńcom lub potencjalnym darczyńcom, odbiorcom naszych działań, co zrobiliśmy w danym roku.

Warto pamiętać, że właściwy organ kontroli i nadzoru dla stowarzyszenia (starosta powiatu) może zażądać przedstawienia sprawozdania z działalności.