Poradnik - ngo.pl

Sprawozdanie z działalności ma na celu pokazać jakie działania podjęła organizacja w określonym czasie. Działania te powinny być zgodne z celami statutowymi organizacji i mieścić się w sposobach realizacji tych celów, również wymienionych w statucie.

Coroczny obowiązek sprawozdawczy z działalności mają fundacje oraz organizacje pożytku publicznego (zobacz informacje o sprawozdaniach OPP). Sprawozdania z działalności fundacji zawierają wiele informacji o charakterze finansowym, chociaż fundacja może zawrzeć w nich również bardziej przystępny (nie koncentrujący się wyłącznie na kwotach) opis działań. Po sporządzeniu sprawozdania z działalności fundacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostaje ono wysłane do właściwego ministra. 

Stowarzyszenia nie mają takiego obowiązku. W praktyce jednak większość stowarzyszeń musi lub chce sprawozdania sporządzać aby podnosić swoją wiarygodność w oczach obywateli i darczyńców, czy na potrzeby wniosków o dotacje (do których zwykle musimy dołączyć takie sprawozdanie).

Nie ma jednego obowiązującego wszystkie organizacje wzoru sprawozdania. Fundacja przygotowuje sprawozdanie w oparciu o zapisy rozporządzenia udostępnianego przez ministra sprawiedliwości. Nie ma natomiast odrębnych aktów prawnych, które służyłyby stowarzyszeniu do sporządzenia sprawozdania merytorycznego działalności.

Fundacje mają coroczny obowiązek sprawozdawczy. Muszą złożyć sprawozdanie z działalności do swojego organu nadzoru, czyli ministra, który jest wskazany w statucie fundacji, a także podać je do publicznej wiadomości np. poprzez zamieszczenie na stronie internetowej.

Sprawozdanie obejmuje okres roku kalendarzowego.

Termin: w przepisach nie został określony, można więc przyjąć, że do końca roku kalendarzowego (np. sprawozdanie za rok 2022 fundacja musi złożyć do końca roku 2023).

Nowy wzór sprawozdania fundacji

Od 2023 roku składamy sprawozdania na nowym wzorze sprawozdania. Wzór jest zawarty w rozporządzeniu z 20 grudnia 2022 roku [zobacz rozporządzenie w Dzienniku Ustaw].

Według nowych przepisów z ustawy o fundacjach wzór sprawozdania udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości. Można stosować wzór ściągnięty ze strony tego resortu, ale aktualne wzory sprawozdania udostępniają też poszczególne ministerstwa.

Nowy wzór stosujemy od 2023 roku, a więc dotyczy sprawozdań za 2022 rok (i oczywiście sprawozdań składanych w kolejnych latach). Na stronach części ministerstw znajdziemy jednak dodatkową informację, że również sprawozdania składane za poprzednie lata (czyli zaległe sprawozdania) należy składać używając nowego wzoru. Nie powinno to być kłopotliwe dla fundacji, ponieważ nowy wzór jest w praktyce powtórzeniem wzoru stosowanego w latach ubiegłych.

Elektroniczne podpisy pod sprawozdaniem fundacji

W ustawie o fundacjach wskazano, że sprawozdanie można podpisać "kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym".

Dla organizacji pozarządowych najbardziej dostępnym i znanym rodzajem podpisu elektronicznego jest podpis zaufany. Rekomendujemy stosowanie tego podpisu (polecamy go również od kilku lat do podpisywania sprawozdań finansowych). Podpis zaufany jest bezpłatny. Informacje o wykorzystaniu podpisu zaufanego znajdziecie m.in. w artykule "Organizacjo, podpisuj dokumenty profilem zaufanym [infografika]".

Sprawozdanie podpisywane jest zgodnie z zasadami reprezentacji dla danej fundacji. Konkretnych wskazań nie szukamy na stronach ministerstw czy w aktach prawnych - zasady reprezentacji powinien opisywać nasz statut.

Wysyłka sprawozdań fundacji do ministerstw

Na stronach poszczególnych ministerstw spotkamy opisane trzy sposoby wysyłki sprawozdań: na adres e-mailowy ministerstwa, przez elektroniczną skrzynkę podawczą oraz w sposób analogowy (czyli pocztą tradycyjną). Przy tym niektóre resorty dopuszczają wiele sposobów (np. e-mail i elektroniczna skrzynka podawcza), a inne tylko jeden wybrany. 

Wydaje się, że najbezpieczniejszą formą wysłania będzie użycie e-maila. Mamy wtedy ślad, że zrealizowaliśmy obowiązek, a sam sposób wymaga najmniejszych i zwykle posiadanych przez większość osób kompetencji. Trzeba jednak uważać i zastosować odpowiedni adres e-mailowy. Zwykle znajdziemy go na stronie naszego ministerstwa. 

Rekomendujemy: Jeśli nie jesteście pewni czy wybrane przez Was forma wysyłki sprawozdania fundacji jest prawidłowa, skontaktujcie się ze swoim ministerstwem i poproście o wyjaśnienia. Będą one cenne szczególnie w sytuacji, kiedy będą korespondować z tym co ministerstwo ma na stronie.

Sprawozdania fundacji a inne obowiązkowe sprawozdania

Jeżeli fundacja prowadzi działalność gospodarczą podlega dodatkowym obowiązkom sprawozdawczym do KRS.

Fundacje ze statusem organizacji pożytku publicznego zamieszczają sprawozdanie merytoryczne w bazie sprawozdań OPP, prowadzonej przez Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności. W związku z tym, są zwolnione z obowiązku składania sprawozdania z działalności właściwemu ministrowi.

Stowarzyszenie nie ma obowiązku zrobienia i przesłania “gdzieś” (np. do organu nadzoru) sprawozdania z działalności. Najczęściej jednak tworzy takie sprawozdanie (raport roczny) dla własnych potrzeb. Zwykle przedstawiane jest ono walnemu zebraniu członków, a często też chcą je zobaczyć partnerzy lub sponsorzy. Dobrze też jest pokazać darczyńcom lub potencjalnym darczyńcom, odbiorcom naszych działań, co zrobiliśmy w danym roku.

Warto pamiętać, że właściwy organ kontroli i nadzoru dla stowarzyszenia (starosta powiatu) może zażądać przedstawienia sprawozdania z działalności.