Poradnik - ngo.pl

Umowa jest porozumieniem pomiędzy stronami, które ją zawierają (np. między najemcą a wynajmującym). Zawarcie oznaczonej umowy w drodze negocjacji dochodzi do skutku, gdy strony dojdą do porozumienia w sprawie wszystkich jej postanowień, ustalą ich zakres oraz treść.

Sama forma umowy może być dowolna, można więc zawrzeć także umowę ustną. Najczęściej jednak umowę zawieramy na piśmie – w kodeksie cywilnym jest ona określana jako: „forma szczególna pisemna zwykła” lub „forma pisemna szczególna kwalifikowana” (np. akt notarialny). Najpraktyczniej i najbezpieczniej jest zawrzeć umowę w „formie szczególnej pisemnej zwykłej”, o ile przepisy lub wola stron wyrażone w umowie nie zastrzegają innej szczególnej formy.

Warto też pamiętać o kilku zasadach:

• Dla zachowania ważności umowy potrzebne jest złożenie własnoręcznego podpisu przez osobę/osoby reprezentujące Stowarzyszenie i wynajmującego. Nie mogą one złożyć pod umową tzw. parafek, muszą to być czytelne podpisy, tak aby była możliwa ich identyfikacja. Można też posłużyć się podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu.
• Dla ważności umowy nie ma znaczenia pieczątka, ale zwyczajowo jest potrzebna.
• Umowę sporządza się dla każdej ze stron w identycznych egzemplarzach parafowanych na każdej stronie.

Zgodnie z ogólnymi zasadami Kodeksu cywilnego umowa może być podpisana przez:

• osobę fizyczną, która ukończyła 18. rok życia, mającą pełną zdolność do czynności prawnych;
• osobę fizyczną w wieku pomiędzy ukończonym 13. a 18. rokiem życia, z tym, że aby była ona ważna, musi być potem potwierdzona przez rodzica, opiekuna prawnego bądź kuratora;
• osobę prawną (np. stowarzyszenie, fundację) reprezentowaną przez uprawniony organ – najczęściej zarząd, a w niektórych wypadkach przez pełnomocnika.

Stowarzyszenie "M"jest osobą prawną, więc możliwe są dwa rozwiązania – umowę podpisuje zarząd albo pełnomocnik.

Zawsze zgodnie z zapisami w statucie

O tym, kto podpisuje umowę, czy to będzie sam prezes czy też prezes i inny członek zarządu, dowiadujemy się ze statutu, w którym jest zapisane, jak jest sposób reprezentowania organizacji i zaciągania zobowiązań majątkowych.

Warto pamiętać, że zarówno zapisy o sposobie reprezentacji, jak i skład osobowy zarządu zgłaszamy do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli zmienimy zarząd, to zanim nowi członkowie zostaną zgłoszeni i wpisani do KRS, mają już oni uprawnienia do reprezentowania stowarzyszenia, czyli umowę podpisują nowo wybrani członkowie (na podstawie uchwały potwierdzającej ten wybór).

W statucie musi znaleźć się zapis o tym, kto reprezentuje stowarzyszenie na zewnątrz, czyli kto może, w imieniu stowarzyszenia, podpisywać umowy, otwierać rachunki bankowe, przyjmować darowizny.

Organem uprawnionym do reprezentacji jest zarząd stowarzyszenia. Sytuacja, w której wszystkie osoby z 5-osobowego składu zarządu muszą podpisywać, np. umowę lub przelew bankowy, często może sprawiać kłopot. Dlatego też podaje się, które osoby z zarządu reprezentują organizację, czyli mogą składać oświadczenia woli w imieniu organizacji (np. podpisują umowy, przyjmują darowizny, podpisują formularze do KRS). Wyjątkowym dokumentem jest sprawozdanie finansowe stowarzyszenia, pod którym zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podpisują się wszyscy członkowie zarządu.

Wyznaczenie pełnomocnika czasem jest konieczne, np. wówczas gdy prezes jest jednocześnie właścicielem wynajmowanego lokalu albo gdy trzeba podpisać umowę o pracę z członkiem zarządu. Sytuacja patowa wystąpi, jeżeli sposób reprezentacji przewiduje np. konieczność działania prezesa i równocześnie to właśnie prezes ma być zatrudniony przez organizację, albo od niego ma być wynajmowany lokal. Oznaczałoby to, że prezes podpisuje umowę sam ze sobą, a tak zrobić nie można.

W takiej sytuacji trzeba wyznaczyć pełnomocnika. Najlepiej, aby był to ktoś spoza zarządu. Dokumentem potwierdzającym uprawnienia pełnomocnika do podpisania umowy jest wydane przez zarząd pisemne pełnomocnictwo. Określamy w nim, do czego konkretnie dajemy pełnomocnictwo, w jakim zakresie, czego ono dotyczy (np. podpisania umowy wynajmu konkretnego lokalu) oraz komu jest udzielone (imię i nazwisko tej osoby oraz inne dane umożliwiające ustalenie jej tożsamości).