Poradnik - ngo.pl

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Darowizna jest przekazywana na cele lub działania zgodne ze statutem organizacji.
2. Jeśli jednorazowa darowizna otrzymana od osoby fizycznej (tj. osoby indywidualnej) przekracza kwotę 15 000 zł, organizacja informuje o tym urząd skarbowy – składając formularz CIT-D – oraz udostępnia tę informację do publicznej wiadomości (poprzez publikację w internecie, w środkach masowego przekazu lub wyłożenie dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych). Z obowiązku poinformowania urzędu skarbowego zwolnione są organizacje, których przychód za dany rok podatkowy nie przekracza 20 000 zł.
3. Jeśli suma wszystkich darowizn otrzymanych od jednej osoby fizycznej (tj. indywidualnej) przekracza 35 000 zł, organizacja pozarządowa informuje o tym urząd skarbowy – składając formularz CIT-D – oraz udostępnia tę informację do publicznej wiadomości (poprzez publikację w internecie, w środkach masowego przekazu lub wyłożenie dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych).
4. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje darowiznę gotówkową, wydaje pokwitowanie (np. druk KP „kasa przyjęła”) i wpisuje to do raportu kasowego.
5. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje darowiznę celową (tj. taką, która została przekazana na określony cel),to cel darowizny musi zawierać się w jej celach statutowych.

Rekomendowane standardy

1. Informację o otrzymanych darowiznach najlepiej udostępniać do publicznej wiadomości poprzez stronę internetową lub w upublicznionym raporcie rocznym.
2. Dobrą praktyką jest poinformowanie darczyńcy (osoby fizycznej) o możliwości odpisu od podstawy opodatkowania (nie więcej niż do 6% uzyskanego dochodu) kwoty darowizny. Odpisu tego można dokonać, jeśli obdarowana organizacja prowadzi działania w sferze pożytku publicznego, tj. w sferze zadań publicznych (nie jest konieczne posiadanie statusu OPP) albo na cele kultu religijnego. Warunkiem dokonania odpisu podatkowego jest także dokonanie darowizny przelewem i w danym roku podatkowym.
3. Organizacja pozarządowa może zawrzeć umowę dotyczącą darowizny na piśmie.
4. Warto dziękować darczyńcom – pisemnie.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Darowizna jest przekazywana na cele lub działania zgodne ze statutem organizacji.
2. Jeśli jednorazowa darowizna otrzymana od osoby prawnej (np. firmy) przekracza kwotę 15 000 zł, organizacja informuje o tym urząd skarbowy – składając formularz CIT-D – oraz udostępnia tę informację do publicznej wiadomości (poprzez publikację w internecie, w środkach masowego przekazu lub wyłożenie dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych). Z obowiązku poinformowania urzędu skarbowego zwolnione są organizacje, których przychód za dany rok podatkowy nie przekracza 20 000 zł.
3. Jeśli suma wszystkich darowizn otrzymanych od jednej osoby prawnej (np. firmy) przekracza 35 000 zł, organizacja pozarządowa informuje o tym urząd skarbowy skarbowy – składając formularz CIT-D – oraz udostępnia tę informację do publicznej wiadomości (poprzez publikację w internecie, w środkach masowego przekazu lub wyłożenie dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych).
4. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje darowiznę gotówkową, wydaje pokwitowanie (np. druk KP „kasa przyjęła”) i wpisuje to do raportu kasowego.
5. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje darowiznę celową (tj. taką, która została przekazana na określony cel), to cel darowizny musi zawierać się w jej celach statutowych.

Rekomendowane standardy

1. Informację o otrzymanych darowiznach najlepiej udostępniać do publicznej wiadomości poprzez stronę internetową lub w upublicznionym raporcie rocznym.
2. Dobrą praktyką jest, aby darowizny od osób prawnych były dokonywane przelewem lub by na przekazanie darowizny były zawierane pisemne umowy.
3. Dobrą praktyką jest poinformowanie darczyńcy (osoby prawnej) o możliwości odpisu od podstawy opodatkowania (nie więcej niż do 10% uzyskanego dochodu) kwoty darowizny. Odpisu tego można dokonać, jeśli obdarowana organizacja prowadzi działania w sferze pożytku publicznego, tj. w sferze zadań publicznych (nie jest konieczne posiadanie statusu OPP) albo na cele kultu religijnego. Ponadto warunkiem dokonania odpisu jest dokonanie darowizny przelewem i w danym roku podatkowym.
4. Warto dziękować darczyńcom – pisemnie.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje od osoby fizycznej (tj. indywidualnej) dary rzeczowe lub w formie usługi (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą), to muszą służyć one realizacji jej celów statutowych.
2. Jeśli organizacja dostaje od osoby fizycznej (tj. indywidualnej) dary rzeczowe lub w formie usługi, to powinna otrzymać na to dokument potwierdzający przekazanie darowizny z oszacowaniem jej wartości.
3. Otrzymane darowizny rzeczowe i usługowe są ewidencjonowane (tj. księgowane jako przychód organizacji).
4. Sprzedaż otrzymanych darów rzeczowych nie jest prowadzona jako działalność odpłatna.

Rekomendowane standardy

1. Dobrą praktyką jest poinformowanie darczyńcy, że darowiznę rzeczową lub usługową może on odpisać od podstawy opodatkowania na podstawie dokumentu, który zawiera oszacowaną wartość darowizny.
2. Organizacja powinna poinformować darczyńcę – osobę indywidualną, jeśli prowadzi ona działalność gospodarczą i jest VAT-owcem, że od większości darowizn rzeczowych i usługowych, przekazanych w ramach tej działalności, będzie musiała odprowadzić podatek VAT.
3. Warto dziękować darczyńcom – pisemnie.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa otrzymuje od osoby prawnej (np. firmy) dary rzeczowe lub w formie usługi, to muszą służyć one realizacji jej celów statutowych.
2. Jeśli organizacja dostaje od osoby prawnej, będącej płatnikiem VAT (np. firmy) dary rzeczowe lub w formie usługi, to powinna otrzymać na to fakturę lub umowę (z oszacowaniem wartości darowizny) ze względu na konieczność rozliczenia przez darczyńcę podatku VAT.
3. Jeśli organizacja zawiera umowy barterowe (o wzajemnym świadczeniu usług), to robi to w ramach działalności gospodarczej.
4. Otrzymane darowizny rzeczowe i usługowe są ewidencjonowane (tj. księgowane jako przychód organizacji).

Rekomendowane standardy

1. Organizacja powinna poinformować darczyńcę, że od większości darowizn rzeczowych i usługowych będzie on musiał odprowadzić podatek VAT.
2. Dobrą praktyką jest poinformowanie darczyńcy, że darowiznę rzeczową lub usługową może on odpisać od podstawy opodatkowania na podstawie rachunku, faktury lub umowy, które zawierają oszacowana wartość darowizny.
3. Warto dziękować darczyńcom – pisemnie.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Stowarzyszenie zbiera składki członkowskie.
2. Informacja o tym, który organ stowarzyszenia odpowiada za zasady dotyczące zbierania składek i jakie są te zasady, jest zapisana w statucie.
3. Wysokość składki członkowskiej ustalana jest uchwałą zarządu lub walnego zgromadzenia – zgodnie ze statutem.

Rekomendowane standardy

1. Stowarzyszenie informuje członków, że składki nie mogą być traktowane jako darowizna i w rozliczeniu rocznym nie mogą być odliczane od dochodu osoby, która wpłaciła składkę.
2. Składki nie powinny być przeszkodą uniemożliwiająca członkostwo w stowarzyszeniu. Dlatego dobrze jest, jeśli stowarzyszenia – zwłaszcza niewielkie – ustalają składki o stosunkowo małej wartości. Członkowie mający większe możliwości finansowe mogą wspierać stowarzyszenie, ofiarowując darowizny.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Organizacja pozarządowa, która otrzymuje pieniądze od podatników, przekazujących jej 1% swojego podatku, ma status organizacji pożytku publicznego (OPP) oraz wpisana jest na listę podmiotów uprawnionych do otrzymywania 1%, którą prowadzi Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
2. Organizacja pozarządowa mająca status OPP zamieszcza sprawozdanie merytoryczne i finansowe w bazie sprawozdań OPP prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności.
3. Pieniądze z pochodzące 1% podatku są przeznaczane wyłącznie na działalność pożytku publicznego.
4. Organizacje pożytku publicznego upubliczniają swoje sprawozdanie merytoryczne i finansowe w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią wszystkim zainteresowanym osobom, w tym także poprzez umieszczenie tych sprawozdań na swojej stronie internetowej.

Rekomendowane standardy

1. Organizacja powinna informować o tym, czy ma status pożytku publicznego (np. na swojej stronie internetowej,  w materiałach promocyjnych), aby podatnicy, którzy chcą przekazać jej 1% podatku, mieli pewność, że jest do tego uprawniona.
2. Dobrą praktyką jest publikowanie na stronie internetowej krótkiej i przyjaznej w formie informacji o tym, na co zostały wydane pieniądze pozyskane z 1% podatku. Informacja taka może zawierać link do pełnego sprawozdania merytorycznego, którego sporządzenie jest obowiązkowe.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Organizacja stara się o dotacje na realizację zadań publicznych wyłącznie na działania statutowe – nieodpłatne i odpłatne. Z dotacji przeznaczonych na realizację zadań publicznych organizacja nie finansuje działalności gospodarczej.
2. Umowa o dotację jest zawarta w formie pisemnej.
3. Realizacja projektów finansowanych lub dofinansowywanych w ramach dotacji przebiega zgodnie z zapisami umowy oraz wytycznymi – jeśli istnieją (np. katalogiem kosztów kwalifikowanych). Dotyczy to w szczególności zakresu działań, harmonogramu, obowiązków promocyjnych i kosztorysu.
4. W dokumentacji księgowej są wyodrębnione koszty i przychody związane z wydatkowaniem dotacji.
5. Jeśli umowa o dotację to przewiduje, organizacja zakłada oddzielne konto bankowe do obsługi tej dotacji.
6. Dotacja pochodząca ze środków publicznych jest wydatkowana zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz, jeśli dotyczy, z prawem zamówień publicznych.
7. Zarząd organizacji zapoznaje się z umową o dotację przed jej podpisaniem.
8. Organizacja terminowo sprawozdaje się donorowi (zgodnie z terminami zapisanymi w umowie).
9. Jeśli organizacja mająca status OPP otrzymała dotację na realizację zadań publicznych w wysokości co najmniej 50 000 zł oraz osiągnęła w roku obrotowym przychód w wysokości co najmniej 3 mln zł, to obowiązkowo poddaje się audytowi.
10. Organizacja informuje donora o zmianach w organizacji, takich jak zmiana numeru konta, zmiana adresu, zmiana składu zarządu.

Rekomendowane standardy

1. Zapisy umów o dotację (w tym informacje o kosztorysie, harmonogramie i rezultatach) są znane osobom bezpośrednio zaangażowanym w realizację dotowanego projektu (np. koordynatorom).
2. Kopia umowy o dotację jest przekazywana księgowości.
3. Na podstawie kosztorysu projektu, zawartego w umowie o dotację, księgowy w porozumieniu z upoważnioną osoba z organizacji przygotowuje plan kont. Dobrą praktyką jest, by organizacja dostawała od księgowego comiesięczne raporty księgowe, informujące o wydatkowaniu pieniędzy z dotacji (w rozbiciu na poszczególne pozycje kosztorysu). Jest to najprostsze narzędzie monitoringu realizacji projektu w jego części finansowej.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

Organizacja, która chce publicznie zbierać środki w formie zbiórki publicznej (dotyczy zbiórki “ofiar w gotówce lub w naturze”), najpierw zgłasza jej prowadzenie do ministra właściwego do spraw administracji publicznej:

• elektronicznie na portalu zbiorki.gov.pl – po weryfikacji zgłoszenie jest publikowane na portalu zbiorki.gov.pl;
• papierowo na adres Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji – po weryfikacji zgłoszenie jest publikowane na portalu zbiorki.gov.pl.

1. Organizacja przeprowadza zbiórkę po opublikowaniu zgłoszenia na zbiorki.gov.pl.
2. Organizacja sprawozdaje się z przeprowadzonych zbiórek oraz z wydatkowania zebranych środków publikując sprawozdania na portalu zbiorki.gov.pl.

Rekomendowane standardy

Przed podjęciem starań o uzyskaniu zezwolenia na zbiórkę należy sprawdzić, czy zbiórka, którą organizacja zamierza przeprowadzić, jest zbiórką publiczną. Nie jest konieczne zezwolenie, jeśli zbiórka dotyczy:

• zbiórki kościelnej – prowadzonej na terenach należących do Kościoła lub w trakcie uroczystości kościelnych;
• zbiórki prowadzonej w formie loterii pieniężnych lub fantowych, jeśli nie są przeprowadzane w miejscach publicznych;
• zbiórki koleżeńskiej prowadzonej w lokalach prywatnych, w gronie znajomych;
• zbiórki prowadzonej w szkole (tylko wśród młodzieży) – za zgodą władz szkolnych;
• zbiórki organizowanej w instytucjach publicznych (wśród pracowników) – za zgodą przełożonych;
• SMS-ów charytatywnych;
• wpłat na konto bankowe, crowdfundingu;
• sprzedaży (tzw. cegiełek, biletów).

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa pobiera opłaty za świadczone przez siebie usługi lub wyprodukowane towary (w tym także przedmioty wytworzone przez osoby, nad którymi sprawuje opiekę, np. niepełnosprawne) i nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej, to prowadzi działalność odpłatną.
2. Organizacja pozarządowa prowadząca działalność odpłatną ma określone w statucie (lub innym akcie wewnętrznym) możliwość i formy prowadzenia działalności odpłatnej. Ten typ działalności nie wymaga rejestracji w KRS.
3. Opłaty pobierane za działania organizacji nie mogą być traktowane jak darowizny.
4. Jeśli odbiorca tego zażąda, organizacja pozarządowa, pobierając opłatę ramach działalności odpłatnej, wystawia rachunek lub fakturę – jeśli jest płatnikiem VAT.
5. Organizacja ewidencjonuje pobrane opłaty.
6. Organizacja pozarządowa prowadząca działalność odpłatną prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową dla tej działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników.
7. Organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej i odpłatnej statutowej w tym samym zakresie.
8. Jeśli działania prowadzone przez organizację pozarządowe, przynoszą zysk (tj. przychody są wyższe niż koszty) lub jeżeli przeciętne wynagrodzenie osoby zatrudnionej przy działalności odpłatnej, za okres ostatnich 3 miesięcy, przekroczy 3-krotność przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw – to działalność odpłatna staje się działalnością gospodarczą. Organizacja pozarządowa ma obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą w KRS.
9. Organizacja, której przychody z działalności odpłatnej przekroczą określony limit (w roku 2018: 200 tys. zł), staje się płatnikiem podatku VAT.

Rekomendowane standardy

1. Organizacja, precyzyjnie i transparentnie, rozdziela koszty i przychody działalności odpłatnej od nieodpłatnej. Zapewnienia to możliwość weryfikacji wyniku na działalności odpłatnej (czyli w rezultacie umożliwia monitorowanie tego, czy działalność odpłatna nie przynosi zysku w ujęciu rocznym).
2. Organizacja przygotowuje kalkulację działań prowadzonych w ramach działalności odpłatnej – to jest planuje, np. na początku roku, koszty i przychody.
3. Organizacja racjonalnie i rzetelnie przypisuje  tzw. koszty stałe, takie jak opłaty za czynsz, energię elektryczna, księgowość, telefony do kosztów działalności odpłatnej

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Działalność gospodarcza organizacji pozarządowej nie jest działalnością dominującą i ma charakter pomocniczy oraz służy realizacji celów statutowych.
2. W statucie organizacji jest zapis dotyczący prowadzenia działalności gospodarczej.
3. Organizacja rozpoczyna działalność gospodarczą z chwilą dokonania wpisu (rejestracji) w rejestrze przedsiębiorców KRS.
4. Organizacja prowadzi działalność gospodarczą, w zakresie, który jest zdefiniowany przez zgłoszone do rejestru przedsiębiorców w KRS odpowiednie kody PKD.
5. Organizacja nie może prowadzić działalności gospodarczej i odpłatnej statutowej w tym samym zakresie.
6. Zysk pochodzący z działalności gospodarczej jest przeznaczany na realizację celów statutowych.
7. Wolontariusze nie są angażowani do działalności gospodarczej.
8. Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową dla tej działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników.
9. Organizacja, której przychody z działalności gospodarczej przekroczą określony limit (w roku 2018: 200 tys. zł), staje się płatnikiem podatku VAT.
10. Organizacja prowadząca działalność gospodarczą wysyła elektronicznie co rok sprawozdanie finansowe do KRS.

Rekomendowane standardy

1. Dobrą praktyką jest, jeśli organizacja ma wydzielono konto lub subkonto w banku do obsługi działalności gospodarczej.
2. Organizacja powinna mieć strategię lub biznesplan dotyczący działalności gospodarczej, by zwiększyć swą skuteczność w osiąganiu zysku.
3. Jeśli działalność gospodarcza organizacji przynosi straty i nie ma perspektywy na poprawę tej sytuacji, należy ją zlikwidować.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Organizacja inwestuje tylko te środki finansowe, które nie są obwarowane wymogami darczyńców.
2. Jeśli organizacja chce inwestować środki i nie chce ponosić kosztów podatkowych, to dokonuje indywidualnych inwestycji finansowych w bezpieczne instrumenty finansowe – dłużne papiery skarbowe i komunalne lub za pośrednictwem wyspecjalizowanych instytucji w bardziej ryzykowne papiery – czyli jednostki uczestnictwa funduszy inwestycyjnych.
3. Jeżeli organizacja inwestuje środki (np. w obligacje, akcje, papiery dłużne, waluty), to w polityce rachunkowości umieszcza opis sposobu wyceny tych środków na koniec roku bilansowego.

Rekomendowane standardy

1. Zarząd powinien racjonalnie gospodarować majątkiem organizacji, dlatego wolne środki finansowe organizacji nie powinny być przechowywane na niskooprocentowanych rachunkach.
2. Wolne środki finansowe organizacji nie powinny być inwestowane w ryzykowne formy inwestycji (np. zakup waluty, fundusze akcji).

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

Jeśli organizacja przyjmuje lub dokonuje płatności gotówką (co oznacza, że prowadzi kasę), to sporządza okresowe raporty kasowe oraz wystawia dokumenty

• KP – za przyjęcie gotówki
• KW – za wydanie gotówki.

Zazwyczaj raporty kasowe są sporządzane co miesiąc.

1. Za majątek (kasę) odpowiada zarząd organizacji. Zarząd może powierzyć prowadzenie kasy pracownikowi, współpracownikowi lub wolontariuszowi.
2. Jeśli organizacja prowadząc działalność gospodarczą lub odpłatną działalność pożytku publicznego, przyjmuje wpłaty gotówkowe od osób fizycznych, których wartość w ciągu roku przekracza 20 tys. złotych, to rejestruje wszystkie wpłaty za pomocą kasy fiskalnej.
3. Na koniec roku organizacja sporządza protokół z kontroli kasy (przeliczona gotówka pozostała w kasie powinna zgadzać się z ostatnim raportem kasowym).
4. Co najmniej co roku organizacja przeprowadza inwentaryzację środków pieniężnych (gotówki, środków na koncie bankowym).

Rekomendowane standardy

1. Gotówka powinna być przechowywana w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych.
2. Dobra praktyką jest, by pracownik wyznaczony przez zarząd do prowadzenia kasy, złożył pisemne oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za kasę.
3. W kasie gotówkowej nie powinny być przechowywane znaczące kwoty – ze względów bezpieczeństwa.
4. Wpłat i wypłat o znaczącej wartości lepiej jest dokonywać przelewem – ze względów bezpieczeństwa.
5. Częstotliwość sporządzania raportów kasowych powinna być opisana w polityce rachunkowości.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. Jeśli organizacja pozarządowa zakłada rachunek (konto) w banku, to zgłasza to do urzędu skarbowego. Obowiązek ten dotyczy każdego kolejnego konta bankowego. Informacje te zgłasza się na formularzu NIP-8.
2. Jeśli organizacja chce otrzymać dotację z pieniędzy publicznych (i w większości przypadków – z pieniędzy prywatnych), to musi mieć rachunek (konto) w banku.
3. Jeśli organizacja chce dokonać transakcji finansowej przekraczającej 10 tys. euro, to może to zrobić tylko za pośrednictwem rachunku (konta) bankowego.
4. Jeśli organizacja chce przyjąć darowiznę, którą darczyńca będzie mógł sobie odliczyć od podstawy opodatkowania, to darowizna ta musi być przelana na konto bankowe organizacji.
5. Jeśli organizacja dokonuje rozliczeń podatkowych, to ma obowiązek dokonywać ich za pośrednictwem rachunku (konta) bankowego.
6. Jeśli organizacja ma rachunek (konto) w banku, to wyciągi bankowe przekazuje do księgowości i przechowuje razem z innymi dokumentami księgowymi, ponieważ mają one charakter dokumentu finansowego.
7. Jeśli organizacja ma rachunek (konto) w banku, to do wykonywania operacji na koncie bankowych mają dostęp osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu organizacji zgodnie ze statutem lub innym aktem wewnętrznym.
8. Jeśli organizacja ma rachunek (konto) w banku, to na koniec roku przeprowadza weryfikację sald na rachunku bankowym z zapisami w księgach (stan konta bankowego na koniec roku musi zgadzać się z dokumentem księgowym przedstawiającym stan środków w banku).
9. Jeśli organizacja ma konto (rachunek) w banku, to co najmniej co roku przeprowadza inwentaryzację środków pieniężnych (środków na koncie bankowym).

Rekomendowane standardy

1. Organizacje dysponujące środkami finansowymi powinny mieć rachunek (konto) w banku.
2. Korzystne jest, aby organizacje, które stosunkowo często korzystają z rachunku bankowego i przelewów, korzystały z bankowości internetowej.
3. Jeśli organizacja dysponuje dużym budżetem i ma znaczące obroty, dobrą praktyką jest, by w wykonywanie przelewów były zaangażowane dwie osoby (jedna wprowadza przelew do systemu, druga autoryzuje) – ze względu przejrzystość i wewnętrzną kontrolę przepływów finansowych w organizacji.
4. Organizacja mająca rachunek (konto) bankowe może inwestować wolne środki w bezpieczny sposób na lokatach oferowanych przez bank.
5. Do konta bankowego z opcją podglądu (bez dokonywania operacji finansowych) może mieć dostęp księgowość lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości w organizacji.

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

1. W polityce (zasadach) rachunkowości organizacji pozarządowej zdefiniowane jest, co zaliczane jest do środków trwałych oraz opisane są zasady ich amortyzacji (w zasadach wyceny aktywów i pasywów).
2. Jeśli organizacja posiada środki trwałe lub wyposażenie, to ma obowiązek prowadzić ich ewidencję oraz dokumentację związaną z ich przyjęciem, zmianą miejsca użytkowania lub likwidacją (druki: OT – przyjęcie środka, MT – zmiana miejsca użytkowania, LT – likwidacja).
3. Jeśli organizacja posiada środki trwałe, to raz na cztery lata musi przeprowadzać ich inwentaryzację czyli spis z natury.
4. Jeśli organizacja posiada środek trwały o wartości co najmniej 3,5 tys. który podlega amortyzacji, to konieczne jest naliczanie not amortyzacyjnych nie jednorazowo, lecz w kolejnych latach.

Rekomendowane standardy

1. Rekomendujemy takie sformułowanie zasad związanych ze środkami trwałymi w polityce (zasadach) rachunkowości, aby możliwe było jednorazowe wpisanie w koszty środka trwałego – jeśli jest on sfinansowany ze środków pochodzących z dotacji i jeśli pozwalają na to warunki grantodawcy.
2. Polecamy wpisywanie do ewidencji środków trwałych tylko naprawdę cennych przedmiotów – czyli nie takich, które mogą łatwo ulec zużyciu, zniszczeniu lub zgubieniu, ponieważ „wycofanie” przedmiotów z ewidencji wymaga za każdym razem sporządzenia protokołu zużycia, uszkodzenia lub zaginięcia.