Poradnik - ngo.pl

Pełnomocnictwa udziela organizacja, a nie jej władze, choć samej czynności dokonuje zarząd, a dokładnie – osoby upoważnione do reprezentacji. Ujmując rzecz obrazowo: organizacja to taki Jan Kowalski, nie można powiedzieć, że pełnomocnictwa udzieliła głowa Jana Kowalskiego lub jego ręka, chociaż to ręka podpisała pełnomocnictwo, a głowa je wymyśliła.

Zazwyczaj każdy występuje we własnym imieniu i na swoją rzecz. Jeżeli kupujemy coś w sklepie lub zawieramy umowę, to stajemy się właścicielem kupionej rzeczy lub stroną umowy. Organizacje pozarządowe – osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – są reprezentowane przez swoje organy. Stowarzyszenia i fundacje reprezentują ich zarządy w sposób określony w statucie danej organizacji. Umocowanie prawne do reprezentowania przez członków zarządu organizacji wynika z art. 38 Kodeksu cywilnego (kc) oraz ze statutu organizacji.

Dokumentem potwierdzającym fakt, że konkretna osoba ma prawo do reprezentowania organizacji, jako jej organ (władza), może być odpis z KRS lub uchwała o powołaniu danej osoby do zarządu (gdy nastąpiła zmiana w składzie zarządu i nie została ona jeszcze zgłoszona do KRS lub jest w trakcie rejestracji).

Organ osoby prawnej (np. zarząd stowarzyszenia, fundacji) stanowi element jej wewnętrznej struktury organizacyjnej, wchodzi w jej skład, nie posiada odrębnej od osoby prawnej podmiotowości. Natomiast zupełnie inne miejsce w organizacji zajmuje pełnomocnik.

W jakich sytuacjach organizacja potrzebuje pełnomocnika?

W trakcie działań może pojawić się potrzeba ustanowienia pełnomocnika, czyli upoważnienia osoby spoza zarządu do występowania w imieniu organizacji, np. przy dokonywaniu jakiejś czynności prawnej (np. zawarciu umowy) lub reprezentowaniu organizacji w jakimś postępowaniu (np. w sądzie). Może to być spowodowane koniecznością posiadania specjalistycznej wiedzy lub przeprowadzenia jakiejś sprawy w miejscowości odległej od siedziby organizacji.

Upoważnieniu osoby spoza zarządu, czyli osoby nieposiadającej statutowego upoważnienia do reprezentowania organizacji, służy pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo jest instytucją prawa cywilnego, polegającą na tym, że mocodawca, np. organizacja, może posłużyć się zastępcą, który składając własne oświadczenie woli w jej imieniu, doprowadza do skutków prawnych w sprawach dotyczących bezpośrednio organizacji (na podst.: M. Pazdan System Prawa prywatnego, t. 2 Prawo cywilne – część ogólna, Warszawa 2002, s. 495).

Kwestia pełnomocnictwa została uregulowana w wielu aktach prawnych, takich jak: kodeks cywilny, kodeks postępowania cywilnego, kodeks postępowania karnego, a także w kodeksie postępowania administracyjnego. Każda z tych regulacji prawnych zawiera w sobie pewne odrębności dotyczące pełnomocnictwa, jednak podstawowe zasady zawarte są w art. 98–109 kc.

Do ustanowienia pełnomocnika konieczne jest upoważnienie do dokonywania działań w imieniu organizacji, wydane w formie oświadczenia zarządu.

Można powiedzieć, że pełnomocnictwo do reprezentowania organizacji jest potrzebne każdej osobie, która nie ma takiego upoważnienia z mocy statutu fundacji, stowarzyszenia. Konkretne przypadki potrzeby udzielenia pełnomocnictwa mogą być rozmaite.

Ogólnie, można wyróżnić dwa typy pełnomocnictw tj.:

1. Pełnomocnictwo materialne służące do prowadzenia, załatwiania spraw w imieniu organizacji, np. zawierania w jej imieniu umów.

2. Pełnomocnictwo procesowe służące do występowania w imieniu organizacji w jakimś postępowaniu (administracyjnym, cywilnym, karnym) toczącym się przed właściwymi urzędami lub sądami.

Organizacja może udzielić pełnomocnictwa do wszelkich spraw z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach (np. sporządzenie oraz odwołanie testamentu) albo wynikających z właściwości czynności prawnej. W tej drugiej grupie znajdują się głównie czynności mające ściśle osobisty charakter, czyli np. sporządzenie testamentu, uznanie dziecka. W świetle powyższego zastrzeżenia zasadne staje się pytanie, czy możliwy jest udział członków stowarzyszenia w walnym zebraniu za pośrednictwem przedstawicieli.

Komisja rewizyjna nie reprezentuje organizacji i nie ma samodzielności prawnej, aby upoważniać kogoś w swoim imieniu.

Przy pełnomocnictwach materialnych w zasadzie nie ma ograniczenia co do tego, komu można udzielić pełnomocnictwa. Z powodów praktycznych lepiej, aby była to osoba o pełnej zdolności do czynności prawnych – pełnoletnia, nieubezwłasnowolniona (choć teoretycznie pełnomocnik może mieć ograniczoną zdolność do czynności prawnych, czyli np. być częściowo ubezwłasnowolniony lub niepełnoletni). Natomiast pełnomocnictwa procesowe mogą być udzielane tylko określonym kategoriom osób, uprawnionych zgodnie z przepisami do występowania w danym postępowaniu (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy itp.). Więcej na ten temat dalej.

Pewne ograniczenia co do osoby pełnomocnika wynikają z art. 108 kc, który stanowi, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej ani reprezentować obu stron. Chodzi oczywiście o wyeliminowanie ewidentnego konfliktu interesów.

Pamiętajmy:

• Pełnomocnictwa do działania w imieniu organizacji może udzielić tylko organ uprawniony do reprezentowania organizacji (zarząd). Musi to zrobić zgodnie z zasadami zapisanymi w statucie, np. jeśli organizację mogą reprezentować dwaj członkowie zarządu, to pełnomocnictwo muszą podpisać co najmniej dwie osoby z zarządu.
• Pełnomocnikiem może być zarówno ktoś kto nie zasiada w organach fundacji, jak i ktoś spoza organizacji (np. nie należy do stowarzyszenia).

Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w Kodeksie cywilnym istnieją trzy rodzaje pełnomocnictw:

• pełnomocnictwo ogólne,
• pełnomocnictwo rodzajowe,
• pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Na podstawie pełnomocnictwa ogólnego pełnomocnik może dokonać w imieniu organizacji każdej czynności nieprzekraczającej tzw. zwykłego zarządu, czyli wszystkich czynności prawnych związanych z reprezentowaniem organizacji lub gospodarowaniem i administrowaniem częścią lub całością jej majątku. Pełnomocnictwo, w którym nie określono, jakich czynności dotyczy, upoważnia jedynie do dokonywania czynności tzw. zwykłego zarządu. Nie można udzielić generalnego pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności w imieniu organizacji, a więc czynności zwykłego zarządu, jak i go przekraczających. Jeśli chodzi o rozróżnienie pomiędzy tymi czynnościami, to w przepisach pojęcia te nie zostały zdefiniowane. Rozstrzygnięcie, czy konkretna czynność należy do zwykłego zarządu musi być zawsze dokonywane dla konkretnego przypadku. Przykładowo jako czynności niebędące zwykłym zarządem wymienia się: zbywanie i obciążanie nieruchomości, zaciąganie pożyczek i zobowiązań wekslowych, przekazywanie darowizn, przyjmowanie lub zrzekanie się spadków, zawieranie ugód, wytaczanie powództw.

Pełnomocnictwo rodzajowe dotyczy dokonywania czynności danego rodzaju (np. wynajmowania lokalu, składania wniosków o dofinansowanie).

Pełnomocnictwo szczególne odnosi się do jednej, wyznaczonej czynności prawnej (np. sprzedaż nieruchomości należącej do organizacji). Pełnomocnictwo do poszczególnych czynności może być udzielone także wtedy, gdy przepis nie przewiduje takiego wymogu, lecz wolą organizacji jest, aby ściśle określić zakres umocowania pełnomocnika, np. pełnomocnictwo do zawarcia umowy sponsoringowej z firmą X.

Stowarzyszenie posiadające oddziały, które nie mają osobowości prawnej, traktowane jest jako jeden podmiot reprezentowany przez zarząd główny. Osoby kierujące poszczególnymi oddziałami, jeżeli nie są członkami zarządu głównego, a przez to osobami upoważnionymi do reprezentacji całego stowarzyszenia, mogą działać w jego imieniu tylko na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.

Szczegółowa treść pełnomocnictwa zależy od jego rodzaju. Niemniej jednak, każde pełnomocnictwo powinno zawierać:

• nazwę organizacji, jej adres, numer identyfikacyjny (np. nr KRS),
• dane pełnomocnika (imię, nazwisko, nr dowodu osobistego),
• opis przedmiotu pełnomocnictwa.

Przepisy zasadniczo nie wymagają szczególnej formy dla udzielenia pełnomocnictwa, a więc można go udzielić w dowolny sposób, nawet ustny (np. w sądzie można udzielić pełnomocnictwa ustnie do protokołu). Jednak zazwyczaj robi się to na piśmie, aby uniknąć wątpliwości, co do faktu udzielenia pełnomocnictwa lub jego zakresu. Formy pisemnej zawsze wymaga pełnomocnictwo ogólne (art. 99 § 2 kc).

Jeżeli ważność czynności prawnej zależy od formy, w jakiej ją przeprowadzono, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno spełnić te same wymaga formalne (art. 99 § 1 kc). Pełnomocnictwo do sprzedaży przedsiębiorstwa musi więc zostać udzielone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (art. 75^1^ § 1 kc), a pełnomocnictwo do zbycia lub nabycia nieruchomości (także w przypadku darowizny), musi mieć charakter aktu notarialnego (art. 158 kc .

Koszt pełnomocnictwa ustanowionego notarialnie to 30–100 zł (§ 8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej).

Pełnomocnictwo wygasa, gdy:

• Zostanie odwołane przez organizację, chyba że zrzekła się ona prawa do odwołania pełnomocnictwa (art. 101 § 1 kc).

• W przypadku, gdy upłynął termin, na jaki go udzielono.

• Pełnomocnik utracił zdolność do czynności prawnych, np. został ubezwłasnowolniony.

• Pełnomocnik zmarł lub organizacja przestała istnieć (art. 101 § 2 kc).

Zmiana zarządu organizacji, który udzielił pełnomocnictwa, nie oznacza odwołania pełnomocnika. Nadal jest on upoważniony do występowania w imieniu organizacji w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa. Nowy zarząd powinien więc dokonać przeglądu istniejących pełnomocnictw i ewentualnie je odwołać, jeśli nie ma zaufania do pełnomocnika lub uważa pełnomocnictwo za zbędne.

Niekiedy zdarzają się sytuacje sporne co do istnienia pełnomocnictwa oraz jego zakresu. Wówczas organizacja może nie honorować zaciągniętych przez pełnomocnika zobowiązań, jeśli wykaże, że działał on bez upoważnienia. Mamy wówczas do czynienia z sytuacją tzw. pełnomocnictwa rzekomego. Można o nim mówić, gdy osoba, która dokonuje czynności prawnej w cudzym imieniu działa bez pełnomocnictwa lub przekracza jego zakres. Jednak umowa zawarta przez rzekomego pełnomocnika może być ważna, jeśli zostanie potwierdzona przez organizację (art. 103 § 1 kc).

Zgodnie z art. 104 kc jednostronna czynność prawna (np. wypowiedzenie umowy) dokonana w imieniu organizacji bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna i nie można jej potwierdzić. Natomiast w sytuacji, gdy pełnomocnik działał już po ustaniu pełnomocnictwa, lecz w ramach pierwotnego umocowania, to, co zrobił, jest ważne, chyba że druga strona wiedziała albo z łatwością mogła się dowiedzieć o fakcie wygaśnięcia umocowania (art. 105 kc).

W zasadzie nie ma znaczących ograniczeń co do sytuacji, w których można korzystać z pełnomocnika – za wyjątkiem korzystania z uprawnień o charakterze ściśle osobistym (art. 95 § 1 kc), do których można chyba zaliczyć fakt bycia członkiem stowarzyszenia.

W związku z powyższym pojawiają się wątpliwości co do możliwości udziału pełnomocnika członka stowarzyszenia w walnym zebraniu członków. W przypadku spółdzielczości art. 36 § 3 Prawa spółdzielczego stanowi, że członek spółdzielni może uczestniczyć w walnym zebraniu poprzez pełnomocnika, choć dawniej wprost wykluczało taką możliwość. W Prawie o stowarzyszeniach brak analogicznych przepisów. W praktyce działania stowarzyszeń udział pełnomocników członków w walnych zebraniach jest powszechny i nie był dotychczas kwestionowany przez sądy lub organy nadzoru. Pojawiają się jednak głosy kwestionujące tę praktykę. Ich autorzy, na podstawie założenia o osobistym charakterze uprawnień członkowskich, stwierdzają, że udzieleniu pełnomocnictwa sprzeciwia się charakter czynności, która ma zostać dokonana przez pełnomocnika. Istnieje więc ryzyko zmiany praktyki sądowej. Jest to problem, ponieważ zakwestionowanie udziału pełnomocników w walnym zebraniu członków mogłoby prowadzić do podważenia podjętych na nim uchwał. Nieprawidłowe podjęcie uchwały może stanowić podstawę do wystąpienia z powództwem o stwierdzenie jej nieważności (art. 58 k.c.) lub roszczenia na podstawie art. 189 kpc. Dlatego należy postulować zmianę Prawa o stowarzyszeniach, aby wzorem Prawa spółdzielczego jednoznaczne zostały uregulowane zasady udzielania przez członków stowarzyszenia pełnomocnictw do udziału w walnym zebraniu.

Należy odróżnić pełnomocnictwo do udziału w walnym zebraniu od głosowania przez pełnomocnika. Treść upoważnienia powinna wyraźnie określać, o jaki zakres pełnomocnictwa chodzi. Z zasady uznaje się, jeżeli nic innego nie wynika z zapisu pełnomocnictwa, że pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia członka organizacji, a więc może zadawać pytania, zabierać głos w dyskusji, zgłaszać wnioski oraz głosować.

Z przyczyn praktycznych należy dołączyć pełnomocnictwa do protokołu walnego zebrania.

Istnieje również wątpliwość, czy można dokonać aktu założenia fundacji przez pełnomocnika. Co prawda Sąd Najwyższy stwierdził, że oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji fundator może złożyć również przez pełnomocnika (postanowienie SN z dnia 8 grudnia 1992 r., sygn. akt I CRN 182/92), ale pogląd ten spotkał się z krytyką, w której wskazywano, że akt fundacyjny ma charakter jednostronnej czynności osobistej i nie może zostać dokonany za pośrednictwem pełnomocnika (por.: H. Cioch, „Glosa do postanowienia SN z dnia 8 grudnia 1992 r., I CRN 182/92”, Rejent nr 10 z 1994 r.).

Biorąc jednak pod uwagę rangę postanowień SN w polskim sądownictwie, można uznać, że w obecnym stanie prawnym założenie fundacji przez pełnomocnika jest dopuszczalne.

W momencie tworzenia federacji każda osoba niezależnie od tego czy jest członkiem zarządu czy też osobą wyznaczoną przez zarząd do reprezentowania organizacji staje się jej pełnomocnikiem.

Czy osoba, której cofnięto pełnomocnictwo może pełnić funkcję w zarządzie organizacji jako prezes?

Udział organizacji pozarządowych w federacjach powoduje czasem wątpliwości praktyczne co do sposobu ich reprezentowania i statusu reprezentanta. Organizacja pozarządowa będąca osobą prawną jest członkiem federacji, jednakże jej uprawnienia (udział w walnym zebraniu, w organach federacji) wykonuje konkretna osoba – reprezentant organizacji. Aby mieć uprawnienia do wypowiadania się w imieniu swojej organizacji musi być do tego upoważniony – albo jako jej organ (np. jeśli ze statutu wynika, że każdy członek zarządu może występować w imieniu organizacji) albo jako jej pełnomocnik.

Niestety, Prawo o stowarzyszeniach zawiera jedynie szczątkowe regulacje dotyczące zasad działania związków stowarzyszeń, odsyłając do odpowiedniego stosowania przepisów dotyczących stowarzyszeń.

W praktyce powstaje wątpliwość, co się dzieje w sytuacji, gdy reprezentant stowarzyszenia – członka federacji traci swoje uprawnienie do występowania w imieniu organizacji (np. pełnomocnikowi zostaje cofnięte pełnomocnictwo albo członek zarządu zostaje odwołany), a jednocześnie pełni on funkcje w federacji, np. jest jej prezesem? Nie ma wątpliwości, że taka osoba nie jest już reprezentantem członka federacji. Nie może więc np. występować w jego imieniu na walnym zebraniu. Natomiast odpowiedź na pytanie, czy może nadal pełnić funkcję w organach federacji, zależy od ustalenia, czy w organach federacji mogą zasiadać osoby niebędące przedstawicielami członków. Na podstawie Prawa o stowarzyszeniach trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Jako materiał pomocniczy może jednak posłużyć Prawo spółdzielcze. Ustawa ta przewiduje, że osoby prawne jako członkowie spółdzielni mogą wskazywać osoby kandydatów do zarządu i rady, przy czym zarząd wybiera się wyłącznie spośród tych kandydatur. Z powyższych przepisów wynika, że członek organów spółdzielni wskazany przez osobę prawną ma wobec niej pozycję autonomiczną, a nie jest jej reprezentantem.

Zastosowanie tego rozumowania w przypadku federacji stowarzyszeń oznaczałoby, że członek władz federacji nie traci swojego stanowiska w razie utraty upoważnienia do reprezentowania swojej organizacji, która go jedynie zaproponowała jako kandydata, a on z chwilą wyboru stał się członkiem organów federacji. Jednakże wobec niejednoznaczności przepisów należy zalecić dookreślenie w statucie umocowania przedstawiciela organizacji w organach federacji. Można przecież wyobrazić sobie paragraf mówiący, że w organach federacji mogą zasiadać wyłącznie przedstawiciele organizacji członkowskich, a członek zarządu lub komisji federacji może zostać odwołany lub automatycznie traci swoją funkcję w razie utraty pełnomocnictwa macierzystej organizacji. Można też wyobrazić sobie regulację idącą w przeciwnym kierunku – że cofnięcie pełnomocnictwa do reprezentowania organizacji nie wpływa na członkostwo we władzach federacji.

Ponieważ Prawo o stowarzyszeniach nie zawiera w tym względzie żadnych zakazów, dopuszczalne jest reprezentowanie przez jednego pełnomocnika kilku członków stowarzyszenia oraz reprezentowanie członka stowarzyszenia przez pracownika stowarzyszenia, członka zarządu lub komisji rewizyjnej. Należy mieć jednak zawsze na uwadze nie tylko treść art. 108 kc, lecz również jego uzasadnienie, czyli nie ustanawiać pełnomocnika w sprawach, które go bezpośrednio dotyczą, np. członka zarządu do głosowania nad absolutorium lub odwołaniem zarządu. Trzeba także zauważyć, że Prawo spółdzielcze, na które można powoływać się jako na wzór uregulowań możliwych do wprowadzenia wobec stowarzyszeń, w art. 36 § 4 i 5 wyraźnie zabrania pełnomocnikowi reprezentować więcej niż jednego członka oraz nie dopuszcza członków zarządu do występowania w charakterze pełnomocników na walnym zgromadzeniu.

Pełnomocnictwa procesowe

Organizacje pozarządowe mogą prowadzić swoje sprawy w sądach oraz urzędach, w sprawach cywilnych, karnych lub administracyjnych nie tylko bezpośrednio, ale również przez pełnomocników procesowych. Zazwyczaj tymi pełnomocnikami są specjaliści, czyli adwokaci i radcowie prawni (art. 87 kpc, art. 87 i 88 kpk, art. 32 kpa, art. 35 ppsa).

Do wygaśnięcia pełnomocnictwa procesowego dochodzi m.in. w przypadku wypowiedzenia pełnomocnictwa przez organizację albo przez pełnomocnika. Wypowiedzenie pełnomocnictwa procesowego przez organizację odnosi skutek prawny w stosunku do sądu z chwilą zawiadomienia, w stosunku zaś do przeciwnika i innych uczestników – z chwilą doręczenia im tego zawiadomienia przez sąd.

Organizacja jako pełnomocnik przed urzędami

Organizacja pozarządowa w niektórych sprawach może być pełnomocnikiem procesowym innych osób. Spełnia tę funkcję poprzez swojego przedstawiciela:

• organizacja, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów, w sprawach związanych z ochroną praw konsumentów (art. 87 § 5 kpc);

• organizacja, do której zadań statutowych należą popieranie własności przemysłowej i udzielanie pomocy twórcom projektów wynalazczych, w sprawach związanych z ochroną własności przemysłowej (art. 87 § 6 kpc).

Przedstawicielom fundacji i stowarzyszeń zdarza się składać rozmaite oświadczenia, np. w związku z realizowanym projektem, ubieganiem się o dotację. Kto może to robić, co oznacza, że składamy oświadczenie, jaka wiąże się z nimi odpowiedzialność?

Prawnie rozróżnia się oświadczenia woli (o nich poniżej) oraz oświadczenia wiedzy.

Oświadczenia woli

W uproszczeniu oświadczenie woli jest „wyrażeniem” przez nas jakiegoś stanowiska mającego znaczenie prawne. Może ono dotyczyć „chęci” zawarcia umowy o określonej treści, rozwiązania umowy, przyjęcia spadku, ustanowienia pełnomocnika itp. O oświadczeniach woli mówią przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 60 k.c.:

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Wolę w imieniu organizacji mogą wyrażać osoby zasiadające w jej zarządzie lub pełnomocnicy organizacji.

Wola może być wyrażona wprost przez ustne lub pisemne złożenie określonego oświadczenia woli. Warto pamiętać, że może być ona ustna, co ilustruje poniższy przypadek.

Wola może też być wyrażona, o ile przepisy w konkretnych przypadkach nie stanowią inaczej, w sposób dorozumiany, czyli przez każde zachowanie, w tym także milczące zaakceptowanie oświadczenia woli drugiej strony (milczenie jest jedną z postaci dorozumianego oświadczenia woli – wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2010 r., II CSK 210/10). Należy o tym pamiętać, ponieważ pokutuje powszechne przekonanie, że jeżeli nie podpisano umowy to nie doszło do jej zawarcia lub szerzej, jeżeli nie ma czegoś na piśmie to nie obowiązuje. Nie jest to prawda – tylko dla niektórych czynności prawnych wymagane jest złożenie oświadczenia woli w określonej formie – pisemnej lub innej (np. umowa przenosząca własność nieruchomości jest nieważna, jeżeli nie została zawarta w formie aktu notarialnego).

W wielu przypadkach forma oświadczenia woli może być dowolna, a jedynym problemem są kwestie dowodowe czy i jakiej treści oświadczenie zostało złożone.

Oświadczenie woli (ale także oświadczenie wiedzy, o którym dalej) nie jest składane „w próżnię”, lecz innej osobie. Zgodnie zaś z art. 61 § 1 k.c. oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne tylko wtedy, jeżeli zostanie złożone jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Oświadczenie woli złożone w imieniu organizacji przez osobę/-y uprawnione do jej reprezentowania, wywiera skutki prawne bezpośrednio dla organizacji, a nie dla osoby, która składa to oświadczenie woli.

Osoby składające we własnym imieniu lub w imieniu organizacji pozarządowych wszelkiego rodzaju oświadczenia powinny dbać, aby podawać w nich jedynie prawdziwe informacje.

Wśród oświadczeń mających znaczenie prawne są również oświadczenia wiedzy – ich składanie zdarza się dość często w organizacjach.

Formalnie oświadczenie wiedzy to informacja o istniejącej rzeczywistości, wypowiedź o faktach, która może być oceniana w kategoriach prawda / fałsz. W praktyce działania organizacji pozarządowych często pojawia się potrzeba złożenia tego typu oświadczenia, nierzadko na piśmie.

Mogą to być oświadczenia:

• wymagane przez grantodawców lub instytucje finansujące, np. dotyczące korzystania lub nie z innych dotacji, realizowania projektów „unijnych”, posiadania określonych kompetencji, wkładu własnego, zaplecza organizacyjnego,
• wymagane jako część oferty na realizację zadania publicznego dotyczące informacji o wcześniejszej działalności organizacji oraz o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych,
• wymagane do uzyskania statusu organizacji pożytku publicznego, np. dotyczące niekaralności członków władz, prowadzenia działalności pożytku publicznego przez określony czas,
• wymagane przez banki, np. o wysokości dochodów czy nieposiadaniu innych zobowiązań.

Oświadczenia wiedzy mogą być składane w imieniu organizacji (np. we wniosku dotacyjnym organizacja oświadcza, że dysponuje wkładem własnym) i wówczas muszą być one podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania organizacji. Mogą być też złożone przez osoby związane z organizacją, ale we własnym imieniu (np. członkowie komisji rewizyjnej oświadczają, że nie byli karani za przestępstwo) i wówczas oświadczenia takie podpisują osoby, których oświadczenie dotyczy. W tym ostatnim wypadku jest to oświadczenie tych osób, a nie organizacji.

Zgodnie z przepisami o postępowaniu sądowym (cywilne lub karne), a także postępowania administracyjnego, pisemne oświadczenie wiedzy jako dokument może stanowić dowód w sprawie. Jeżeli oświadczenie jest składane na piśmie poza procesem sądowym lub administracyjnym to także jest dokumentem, w którym osoby pod nim podpisane, poświadczają, że zgodnie z ich wiedzą, rzeczywisty stan przedstawia się w określony sposób i nie mogą oświadczać nieprawdy.

Co powinno zawierać oświadczenie wiedzy

Nie ma szczególnych zaleceń co do treści oświadczeń wiedzy. Każdorazowo ich treść jest zależy od celu, w jakim składa się oświadczenie. Zasadniczo można stwierdzić, że oświadczenie powinno zawierać: treść oświadczenia, datę jego złożenia, ewentualne pouczenie o odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia oraz podpis osoby składającej oświadczenie.

Przykładowe oświadczenia, których wzory można znaleźć w internecie:

1. Oświadczenia do projektów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
2. Oświadczenie Projektodawcy, dotyczące personelu zaangażowanego przez niego do realizacji projektów w ramach NSRO
3. Oświadczenie personelu projektu dotyczące zaangażowania poszczególnych pracowników w projekty, realizowane w ramach NSRO
4. Oświadczenie Projektodawcy, dotyczące sprzętu zakupionego w ramach wszystkich, realizowanych przez niego projektów w ramach NSRO
5. Oświadczenie beneficjenta o wartości planowanych wydatków podziale na dofinansowanie oraz wkład własny

Kary za nieprawdziwe informacje w oświadczeniach wiedzy

Każde fałszywe oświadczenie wiedzy może być wprowadzać w błąd, stanowić element oszustwa czy wyłudzenia Złożenie takiego fałszywego oświadczenia w pewnych warunkach może być też przestępstwem. Na przykład:

• Złożenie nieprawdziwego oświadczenia – zeznania przed sądem lub innymi organami powoduje odpowiedzialność za składanie fałszywych zeznań (art. 233 § 1 k.k.). Grozi za to kara do 3 lat pozbawienia wolności. Warunkiem odpowiedzialności jest wcześniejsze wyraźne pouczenie o odpowiedzialności karnej grożącej za fałszywe zeznanie.
• Do fałszywych oświadczeń składanych na piśmie stosuje się też art. 233 § 6 k.k., zgodnie z którym przepisy dotyczące odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań dotyczą osoby, która składa fałszywe oświadczenie, jeżeli przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Stąd też na większości druków, na których jesteśmy zobowiązani złożyć nasze oświadczenie jest informacja, że podanie nieprawdziwych danych może skutkować odpowiedzialnością karną. Dotyczy to zwłaszcza oświadczeń składanych wobec instytucji publicznych. W obrocie prywatnym, w sytuacjach gdy nie ma przepisów, które nakładają obowiązek złożenia oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej, np. w przypadku większości oświadczeń składanych w treści umów, fałszywe oświadczenie nie będzie mogło być oceniane przez pryzmat art. 233 k.k., co nie znaczy, że pozostanie bezkarne (patrz poniżej).
• W art. 286 § 1 k.k. opisano przestępstwo „oszustwa”, którego elementem jest wprowadzenie w błąd. Może ono nastąpić właśnie poprzez złożenie fałszywego oświadczenia. O oszustwie w mówimy, jeżeli wprowadzenie w błąd spowoduje niekorzystne rozporządzenie mieniem przez pokrzywdzonego. Typowym przykładem jest oświadczenie sprzedającego samochód, że nie był on uszkodzony w wypadku. Złożenie takiego fałszywego zapewnienia może być elementem oszustwa, jeżeli kupujący zapłaci za dużo za uszkodzony samochód. To przestępstwo jest zagrożone karą do 8 lat pozbawienia wolności.
• Ponadto złożenie nierzetelnego pisemnego oświadczenia w celu uzyskania dotacji, kredytu lub pożyczki stanowi odrębny typ przestępstwa opisanego w art. 297 § 1 k.k. i jest zagrożone karą pozbawienia wolności do 5 lat. Tak więc członkowie zarządu organizacji pozarządowej, którzy we wniosku dotacyjnym umieszczają nieprawdziwe informacje mające znaczenie dla przyznania dotacji mogą zostać pociągnięci, przez prokuratora, sąd, do odpowiedzialności za wyłudzenie dotacji.

Nieco inne zasady dotyczą urzędników lub innych osób prawnie upoważnionych do wydawania wszelkiego rodzaju „zaświadczeń”. Zgodnie z art. 271 § 1 k.k. funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę, co do okoliczności mającej znaczenie prawne popełnia przestępstwo zagrożone karą do 5 lat pozbawienia wolności.

Przestępstwo zagrożone karą do 3 lat pozbawienia wolności popełnia również osoba, która aby uzyskać poświadczający nieprawdę dokument wprowadza funkcjonariusza publicznego w błąd (np. poprzez złożenie fałszywego oświadczenia).

Dodatkowo złożenie fałszywego oświadczenia przez zarząd w imieniu organizacji może mieć negatywne konsekwencje również dla tej ostatniej. Np. zgodnie z art. 24 ust 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się podmioty, które złożyły nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania. Podobne zapisy mogą znajdować się również w innych aktach prawnych i dokumentach (regulaminach). np. regulujących zasady prowadzenia konkursów grantowych i przyznawania dotacji.

Osoby składające we własnym imieniu lub w imieniu organizacji pozarządowych wszelkiego rodzaju oświadczenia powinny dbać, aby podawać w nich jedynie prawdziwe informacje.