Poradnik - ngo.pl

Ustalenie szczegółów

Stowarzyszenie zakłada grupa 7 osób. Staną się one członkami założycielami. Na zebranie warto jednak zaprosić kilka osób więcej, na wypadek gdyby, ktoś nie dotarł.

Aby zebranie przebiegało sprawnie, trzeba wcześniej ustalić różne szczegóły organizacyjne: znaleźć osobę, która poprowadzi zebranie, a także osobę, która spisze protokół z zebrania i przygotuje niezbędne dokumenty, rozesłać do założycieli projekt statutu i zachęcić ich do zastanowienia się nad kandydowaniem do władz stowarzyszenia.

Przed zebraniem założycielskim

Przygotowujemy:

1. Projekt statutu
2. Dokumenty:

• Listę członków założycieli z danymi: imię i nazwisko; data i miejsce urodzenia; miejsce zamieszkania, własnoręczny podpis (bardzo ważne!). Listę możemy mieć od razu zapełnioną danymi, z wolnym miejscem na podpis osoby lub pustą – wówczas dane zostaną wpisane przez uczestników zebrania. W tym drugim przypadku trzeba pamiętać, aby sprawdzić kompletność danych na liście zanim zakończy się zebranie. Wygodnie jest, jeśli ta sama lista zawiera dodatkowo oświadczenie członków założycieli o: posiadaniu obywatelstwa polskiego, pełnej zdolności czynności prawnych i pełni praw obywatelskich (zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach). Jeśli na liście nie ma takiego oświadczenia, każdy założyciel musi złożyć takie oświadczenie w formie pisemnej.

Listę należy przygotować w trzech egzemplarzach: dwa będą złożone do KRS, jeden zostanie w dokumentacji organizacji. Uczestnicy zebrania podpisują wszystkie egzemplarze listy.

• Uchwały, które muszą być podjęte w trakcie zebrania:

Po zebraniu powstaje protokół z zebrania założycielskiego - czyli dokument, który odtwarza przebieg całego zebrania. Zwiera on porządek obrad, opis przebiegu zebrania, podjętych uchwał i podpisy przewodniczącego i protokolanta (sekretarza).

Uchwały można wpisać do protokołu zebrania lub dołączyć jako odrębne załączniki. Jeśli uchwały są załącznikami podpisuje je przewodniczący zebrania i protokolant (sekretarz).

Wszystkie dokumenty należy przygotować w trzech egzemplarzach. Dwa składane są do sądu, a jeden zostaje w dokumentacji organizacji.

Przykładowy przebieg zebrania założycielskiego

1. Powitanie i przedstawienie celu zebrania przez osobę z tzw. grupy roboczej.
2. Ustalenie sposobu głosowania (tzn. czy uchwały są podejmowane w głosowaniu jawnym czy tajnym, zwykłą większością czy bezwzględną większością głosów - pamiętajmy, że uchwały o powołaniu stowarzyszenia i przyjęciu statutu powinny być przyjęte jednogłośnie).
3. Wybór przewodniczącego (prowadzi spotkanie) i protokolanta (rejestruje przebieg spotkania - sporządza protokół z zebrania) – kandydaci mogą zgłosić się sami lub zostać zgłoszeni przez inne osoby.
4. Podpisanie listy członków założycieli (listę dobrze jest przygotować wcześniej, w praktyce można dać ją do podpisania już w momencie, gdy osoby przychodzą na spotkanie, a w tym punkcie przewodniczący powinien tylko sprawdzić czy na pewno wszyscy członkowie podpisali się na wszystkich egzemplarzach listy).
5. Podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia (uchwała nr 1).
6. Dyskusja nad statutem, ewentualne zgłoszenie i zatwierdzenie poprawek oraz uwag.
7. Podjęcie uchwały o przyjęciu statutu (uchwała nr 2).
8. Zgłoszenie kandydatów i wybór zarządu stowarzyszenia – podjęcie uchwały o wyborze zarządu (uchwała nr 3).
9. Zgłoszenie kandydatów i wybór komisji rewizyjnej stowarzyszenia – podjęcie uchwały o wyborze komisji rewizyjnej (uchwała nr 4).
10. Zamknięcie zebrania

Za formalności związane z rejestracją odpowiada zarząd stowarzyszenia. Zarząd przygotowuje i składa wniosek do sądu rejestrowego. Będzie to ostatni etap na drodze ku formalnemu powstaniu stowarzyszenia.