Poradnik - ngo.pl

Dzięki wpisowi do KRS organizacja uzyskuje osobowość prawną – oznacza to, że stowarzyszenie/fundacja staje się podmiotem różnych praw i obowiązków i może podejmować czynności prawne, co znacznie poszerza możliwości działania (może np. rozpocząć działalność gospodarczą, podejmować współpracę finansową z administracją, przyjmować darowizny itp.).

• KRS jest źródłem informacji o organizacjach do niego wpisanych - dzięki temu, że jest rejestrem publicznym i jawnym (każdy ma prawo wglądu do informacji w nim zawartych, chyba, że szczególne przepisy prawa zabraniają ujawniania niektórych danych).
• W KRS jest zapisywana historia zmian w organizacji. Nie są to wszystkie zmiany ale te, które muszą być ujawniane, ponieważ tak nakazują przepisy prawa, np. informacje o zmianie nazwy organizacji, jej adresu siedziby, celów działania czy składu władz.
• Z KRS pobieramy odpisy, wyciągi i zaświadczenia, które poświadczają status prawny stowarzyszenia/fundacji i są źródłem informacji o aktualnym stanie organizacji. W praktyce wyciągi/odpisy potrzebne są np. przy składaniu wniosku o dotację, przy zakładaniu konta w banku.

Użyteczne linki:

• Wyszukiwarka podmiotów wpisanych do KRS (można w niej znaleźć organizację i pobrać jej odpis):
• Akty prawne dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego

Rejestracja stowarzyszenia z działalnością gospodarczą możliwa jest tylko przez Portal Rejestrów Sądowych za pomocą dostępnych tam e-formularzy. Wymagane w nich informacje potrzebne do rejestracji stowarzyszenia z działalnością gospodarczą są takie same, zawierają jednak dodatkowe pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, których nie ma w wersji "papierowej". 

Prócz standardowych informacji, takich jak są wymagane w formularzach KRS-W20 i KRS-WK, stowarzyszenie, fundacja podaje także informacje o:

• przedmiocie działalności gospodarczej - zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Może zarejestrować maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważajacej działalności. Stowarzyszenie, fundacja może jednak mieć więcej pól działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami statutu lub uchwały. W rejestrze jest widocznych tylko 10.  
• dzień i miesiąc zakończenia pierwszego roku obrotowego. Przykładowo jeśli stowarzyszenie, fundacja rejestruje się w lipcu 2021 roku, to jako datę zakończenia pierwszego roku obrotowego może podać 31.12  

Wymagane do rejestracji działalności gospodarczej informacje pojawiają się po "odklikięciu" w rejestrze przycisku "Czy podmiot wnosi o wpis do rejestru przedsiębiorców?" Przepisy obowiązują do 1 lipca 2021 roku.

Wniosek o rejestrację fundacji, stowarzyszenia z działalnością podlega opłacie. 

Zapłacić można:  

• na rachunek bieżący sądu
• kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

• poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
• bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności. dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców.

Formularze dostępne są:

• w wersji "papierowej" (do wydrukowania):
  • w zakładce Instrukcje, formularze i kalkulatory - dostępne są puste oraz przykładowo wypełnione formularze
  • na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-wnioskow-o-wpis-do-krajowego-rejestru-sadowego

Składając dokumenty w wersji papierowej, nie ma obowiązku używania oryginalnych, barwnych formularzy. Można użyć formularzy skserowanych, wydrukowanych, np. ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości

• w wersji elektronicznej - na Portalu Rejestrów Sądowych

Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu do systemu Portalu Rejestrów Sądowych. Zachęcamy do korzystania sekcji pomocy w portalu prs.ms.gov.pl: INSTRUKCJE (Dokumentacja serwisu) 

Adresy sądów KRS można znaleźć:

• adresy sądów rejestrowych można znaleźć w spis.ngo.pl
• lub w BIP Ministerstwa Sprawiedliwości

Nie, nie trzeba mieć takiej umowy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej fundacji lub stowarzyszenia. Jednak w formularzu KRS–W20 należy podać adres siedziby. Nowo zakładające się stowarzyszenia i fundacje często mają swoje siedziby w lokalu użyczonym (bezpłatnym użyczeniem) przez członka zarządu lub członka organizacji. To dość wygodne rozwiązanie na początek. Umowę zawiera się po rejestracji i zachowuje w dokumentacji organizacji.

Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej nie ponoszą opłat za rejestrację w KRS.

Wynika to z  art. 17 ust. 3 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”.

Jeśli zgłaszają  prowadzenie działalności gospodarczej, ponoszą opłatę za:

• wpis do rejestru przedsiębiorców
• ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Fundacje płacą za:

• rejestrację w KRS,
• wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą),
• ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).

Zapłacić można:  

• na rachunek bieżący sądu
• kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

• poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
• bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności. dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców.

Zapłacić można:  

• na rachunek bieżący sądu
• kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

• poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
• bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności. dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców.

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie są jednocześnie wpisane do rejestru przedsiębiorców nie ponoszą opłat sądowych, ani za pierwszy wpis ani za zgłaszaną zmianę.

Fundacje z takiego zwolnienia nie korzystają, ale mogą ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych np. za rejestrację w KRS, za  zgłoszenie zmiany w rejestrze. Muszą jednak wykazać, że nie są w stanie ponieść kosztów postępowania o wpis.

Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 104) organizacjom społecznym, których zadanie nie polega na prowadzeniu działalności gospodarczej, sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych w ich własnych sprawach prowadzonych w związku z działalnością społeczną, oświatową, naukową, kulturalną, sportową, dobroczynną i samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej. Podejmując decyzję o zwolnieniu sąd bierze pod uwagę cele działalności organizacji i możliwości oraz potrzeby realizacji tych celów na drodze postępowania cywilnego. 

Wniosek o zwolnienie należy złożyć w formie pisemnej lub ustnej do protokołu w sądzie. Zwolnienie może być częściowe lub całościowe.

W przypadku organizacji ubiegających się o wpis do rejestru przedsiębiorców, szanse na zwolnienie bardzo maleją. Sąd może potraktować organizację jako potencjalnego przedsiębiorcę, który decydując się na ten dodatkowy rodzaj działalności, musi się też liczyć z pewnymi inwestycjami, które trzeba ponieść na początku, zanim pojawią się zyski.

Należy też pamiętać, że organizacje zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców ponoszą dodatkową opłatę, za ogłoszenie w  Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Z tej opłaty nie można się zwolnić, gdyż nie jest ona opłatą sądową.

Niektóre organizacje, ze względu na szczególny posiadany status, lub zakres prowadzonej działalności, są ustawowo zwolnione z opłat sądowych.

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej nie ponoszą opłat sądowych w KRS (art. 17 ust.3 ustawy prawo o stowarzyszeniach). 

Opłat sądowych w KRS nie ponoszą także (art. 104 ustawy o kosztach sądowych):

• organizacje pożytku publicznego, z wyjątkiem spraw dotyczących działalności gospodarczej (jeżeli taką prowadzą),
• stowarzyszenia i fundacje niemające statusu OPP, jeżeli sprawa dotyczy zadania publicznego zleconego na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Tak, wniosek można wysłać pocztą listem poleconym, należy wtedy zachować dowód nadania listu. Wniosek możemy też złożyć osobiście w sądzie, wówczas trzeba mieć dodatkową jedną wersję wniosku (przynajmniej głównego formularza), aby pracownik biura podawczego potwierdził na niej, że wniosek został złożony.

Tak, wniosek o rejestrację, zmiany albo wykreślenie można złożyć elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych.

Organizacje nie prowadzące działalności gospodarczej (rejestrujące się wyłącznie Rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej ) mogą ale nie muszą skorzystać z tego sposobu składania wniosków. 

Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu na PRS. 
Do rejestracji (i potem też do logowania) konieczny jest podpis elektroniczny: bezpłatny (profil zaufany, e-dowód) albo płatny (kwalifikowany podpis elektroniczny).

Po założeniu konta w PSR, można się zalogować by złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego. Co ważne, konto jest przypisane do konkretnej osoby, nie do organizacji.

Po podpisaniu aktu notarialnego, w przypadku fundacji, lub odbyciu zebrania założycielskiego, w przypadku stowarzyszenia, kolejny krok, to złożenie wniosku rejestracyjnego  do KRS. Wniosek składa się na urzędowych formularzach, do których trzeba dołączyć odpowiednie, oryginalne dokumenty (m.in. statut, uchwały) obrazujące to, co zgłasza stowarzyszenie lub fundacja.

Wnioskiem złożonym przez organizację zajmuje się sędzia lub referendarz sądowy.

Kolejne etapy postępowania rejestrowego:

• Pierwszym etapem jest tzw. badanie warunków formalnych wniosku. W trakcie tego badania ustala się, czy wniosek jest złożony do właściwego wydziału KRS (może się zdarzyć, że organizacja np. pomyli wydziały), czy jest złożony na urzędowym, prawidłowo wypełnionym formularzu, a jeśli podlega opłacie i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy jest prawidłowo opłacony.
• Następnie odbywa się tzw. materialne badanie wniosku. Sąd sprawdza czy założyciele spełniają ustawowe warunki, aby być założycielami, czy statut jest zgodny z przepisami prawna i czy organizacja spełnia warunki określone w ustawie oraz czy dokumenty są poprawne i oryginalne – negatywna odpowiedź na któreś z tych pytań skutkuje odmową zarejestrowania organizacji.

W wyniku tych czynności możemy dostać z sądu korespondencję mówiącą o: 

• wpisie do rejestru,
• odmowie wpisu lub
• zwrocie wniosku.

Odmowa wpisu oznacza, że sąd odrzucił wniosek i wymaga on gruntownej zmiany np. zmiany zapisów statutu, które sąd uznał za niezgodne z prawem. Zazwyczaj przy odmowie wpisu przepada opłata, jeśli była ponoszona.

Zwrot wniosku, to odesłanie wniosku do uzupełnienia. Referendarz wskazuje, które błędy należy poprawić i jak je zgłosić. W tym przypadku, jeśli organizacja złoży poprawki do wniosku w terminie 7 -dniowym (lub innym wskazanym w zarządzeniu) może liczyć na utrzymanie daty pierwotnego złożenia wniosku - dzięki temu proces rejestracji będzie szybciej postępował niż wtedy, gdyby musiała czekać na nowy termin wszczęcia postępowania.

Zgodnie z zapisami ustawy o krajowym rejestrze sądowym, sąd ma 7 dni, od daty złożenia, na rozpatrzenie wniosku. Jest to jednak termin instrukcyjny (nie przewidziano sankcji za jego niedotrzymanie) i w rzeczywistości proces ten może być wydłużony do kilku tygodni, a niekiedy nawet miesięcy.

Długość rejestracji przede wszystkim zależy od poprawności złożonego wniosku. Brak błędów w formularzach, dobrze przygotowane dokumenty, poprawnie wypełnione formularze, podpisy właściwych osób i uiszczone opłaty – to podstawowe elementy poprawnego wniosku. Jeśli wniosek został rozpatrzony pozytywnie, organizacja dostaje postanowienie o wpisie i niezwłocznie zostaje ujawniona w rejestrze. Jeżeli wniosek zawiera błędy, sąd zwróci wniosek i napisze co, w jego ocenie, jest błędne i ewentualnie jak to poprawić.

Z Krajowego Rejestru Sądowego dostajemy informację o decyzji podjętej przez referendarza sądowego, np. zostajemy wezwani do zmiany statutu. Jeśli nie zgadzamy się z tą decyzją to możemy zaskarżyć ją do sądu rejonowego. Mamy na to 7 dni od daty otrzymania decyzji (np. przyjęcia listu poleconego). Jeśli wnosimy skargę to orzeczenie referendarza sądowego traci moc. Od skargi na orzeczenie referendarza pobiera się opłatę w wysokości 100 zł.

Sąd rejonowy rozpatruje naszą skargę jako sąd I instancji. Od postanowienia wydanego przez sąd rejonowy (I instancja) przysługuje zażalenie do sądu okręgowego (II instancja). Wnosi się je za pośrednictwem sądu I instancji w terminie tygodniowym od dnia doręczenia postanowienia.

W postępowaniu rejestrowym od postanowień sądu II instancji w sprawie wpisu do rejestru przysługuje również kasacja do Sądu Najwyższego. Kasację wnosi się do sądu, który wydał zaskarżone postanowienie w terminie dwóch miesięcy od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem stronie skarżącej (obowiązuje tu przymus adwokacko-radcowski, czyli kasacji nie może wnieść strona).

Szczegółowe zasady wnoszenia środków odwoławczych zawarte są w Kodeksie postępowania cywilnego.

Jeśli nasz wniosek będzie zawierał braki formalne (np. będzie nieprawidłowo opłacony, źle wypełniony), sąd nie będzie zajmował się dalszą oceną tego wniosku, tylko zwróci go nam - będzie to tzw. zwrot wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków.

Jeżeli był to nasz pierwszy zwrot (w tej konkretnej sprawie) możemy wniosek poprawić i ponownie złożyć w ciągu 7 dni od daty doręczenia zwrotu.

Taką informację o tym co powinniśmy uzupełnić/poprawić powinniśmy otrzymać w piśmie z KRS.

Jeżeli KRS znajdzie błędy w badaniu merytorycznym wniosku to otrzymamy z sądu postanowienie o odmowie lub oddaleniu wniosku. W tej sytuacji przepadają opłaty, które ponieśliśmy.