Przejdź do treści głównej

Jak rejestruje się organizację w KRS?

Co daje organizacjom rejestracja w KRS? Po co rejestracja? Gdzie znajdę formularze i ile to kosztuje?

Co daje organizacji rejestracja w KRS? Po co rejestracja?

Dzięki wpisowi do KRS organizacja uzyskuje osobowość prawną – oznacza to, że stowarzyszenie/fundacja staje się podmiotem różnych praw i obowiązków i może podejmować czynności prawne, co znacznie poszerza możliwości działania (może np. rozpocząć działalność gospodarczą, podejmować współpracę finansową z administracją, przyjmować darowizny itp.).

  • KRS jest źródłem informacji o organizacjach do niego wpisanych - dzięki temu, że jest rejestrem publicznym i jawnym (każdy ma prawo wglądu do informacji w nim zawartych, chyba, że szczególne przepisy prawa zabraniają ujawniania niektórych danych).
  • W KRS jest zapisywana historia naszej organizacji. Oczywiście nie cała historia, ale pewne ważne informacje np. nazwa organizacji, adres, cele działania czy imiona i nazwiska członków zarządu. Jeśli te informacje się zmieniają, zgłaszamy je do KRS, dzięki temu wiele lat  po powstaniu organizacji  możemy sprawdzić kto był w pierwszym składzie w zarządu.
  • Z KRS pobieramy odpisy, wyciągi i zaświadczenia, które poświadczają status prawny stowarzyszenia/fundacji i są źródłem informacji o aktualnym stanie organizacji. W praktyce wyciągi/odpisy potrzebne są np. przy składaniu wniosku o dotację, przy zakładaniu konta w banku.
UWAGA!
Wpis do KRS ma charakter konstytutywny, co oznacza, że dopiero od momentu jego dokonania organizacja może rozpocząć działalność, dla której została powołana.

Użyteczne linki:
• Wyszukiwarka podmiotów wpisanych do KRS: https://ems.ms.gov.pl/ (można w niej znaleźć organizację i pobrać jej odpis):
• Akty prawne dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego:
http://www.ms.gov.pl/krs/krs_akty_prawne.php

 

Jakie organizacje rejestrują się w KRS?

W KRS w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej rejestrują się m.in.:

  • stowarzyszenia, co obejmuje także ich jednostki terenowe posiadające osobowość prawną,
  • związki stowarzyszeń,
  • fundacje,
  • nieposiadające osobowości prawnej organizacje pożytku publicznego,
  • inne osoby prawne będące organizacjami pożytku publicznego,
  • kościelne osoby prawne będące organizacjami pożytku publicznego,
  • nieposiadające osobowości prawnej instytucje kościelne będące organizacjami pożytku publicznego.

Szczegółowy spis rejestrowanych w KRS podmiotów został określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2002 r. sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach.

Czy jeśli zakładam organizację, która będzie prowadziła działalność gospodarczą to składam do KRS jakieś dodatkowe dokumenty, formularze?

Tak. Działalność gospodarczą można zgłosić już przy rejestracji stowarzyszenia/fundacji w KRS, wtedy oprócz wszystkich formularzy i dokumentów, obowiązkowych dla rejestrującej się organizacji do wniosku trzeba dołączyć:

  • formularz KRS-WM (wskazanie przedmiotu działalności - w KRS ujawnianie będzie tylko 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważającej działalności gospodarczej - reszta jest rejestrowana poprzez rejestrację statutu)
  • dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców,
  • dowód opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Organizacje (stowarzyszenia, fundacje) nie muszą składać do sądu potwierdzonych notarialnie wzorów podpisów członków zarządu (czyli osób upoważnionych do reprezentacji organizacji). Do tej pory obowiązek taki dotyczył przedsiębiorców czyli organizacji rejestrujących się również w rejestrze przedsiębiorców.

Organizacja musi mieć zgodę osoby, która jest powoływana do zarządu (organu reprezentacji organizacji) i dołączyć tę zgodę (pisemną) do dokumentów rejestrowych. Takiej zgody do wniosku o rejestrację nie muszą od 20 maja 2016 składać nowo rejestrujące się stowarzyszenia, gdyż w ich przypadku to zarząd podpisuje całą dokumentację do KRS tym samym wyrażając zgodę na bycie członkiem zarządu.

Zgody takiej nie trzeba dołączać w przypadku fundacji jeśli:

  •  osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
    Przykład: Zarząd stowarzszyszenia składa się z 5 osób. Następuje zmiana dwóch członków zarządu. Zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie pod dokumnetami podpisuje się dwóch członków zarządu. Jeśli nowowybrani członkowie podpiszą pod wnioskiem o zmianę danych w KRS to nie trzeba będzie składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu.
  •  zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał
    Przykład: Zarząd fundacji składa się z  minimum 3 osób wybieranych przez radę fundacji. W związku z rezygnacją jedengo z członków zarządu rada fundacji chce wybrać nową osobę, którą zaprasza na posiedzenie. Wyraża ona zgodę na kandydowanie odnotowaną w protokole z posiedzenia rady (informacja w protokole oraz podpis na liście obecności albo na protokole z posiedzenia).W takim wpadku do KRS nie trzeba sładać tej zgody na odzielnym dokumencie.

Gdzie znajdę formularze rejestracyjne do KRS?

Formularze dostępne są:

Nie ma obowiązku używania oryginalnych, barwnych formularzy. Możemy też użyć formularzy, które skserujemy lub wydrukujemy, np. ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

Czy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej organizacji trzeba mieć umowę na użytkowanie lokalu?

Nie, nie musimy mieć takiej umowy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej fundacji lub stowarzyszenia. Jednak w formularzu KRS–W20 musimy podać adres siedziby. Nowo zakładające się stowarzyszenia i fundacje często mają swoje siedziby w lokalu użyczonym  przez członka zarządu lub członka organizacji. To dość wygodne rozwiązanie na początek. Umowę zawiera się po rejestracji i zachowuje w dokumentacji organizacji.

Ile kosztuje rejestracja nowego stowarzyszenia lub fundacji w KRS – za co się płaci?

Organizacje płacą za:

  • rejestrację w KRS,
  • wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą),
  • ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).

Opłaty zawsze uiszczamy przed złożeniem wniosku. Pieniądze możemy wpłacić do kasy w sądzie lub na rachunek bankowy. Dowód opłaty dołączamy do składanego wniosku.

Na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (http://www.ms.gov.pl) znajduje się wykaz rachunków bankowych wszystkich wydziałów KRS.

Wysokości opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym w Krajowym Rejestrze Sądowym przedstawiają poniższe tabele.

Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej

 
 
rejestracja
zmiana wpisu w rejestrze
wykreślenie z rejestru
fundacja
250 zł
150 zł
300 zł
stowarzyszenie
0 zł
0 zł
300 zł

Rejestr przedsiębiorców (jeśli stowarzyszenie/fundacja chce prowadzić działalność gospodarczą)

 
 
rejestracja
dokonanie zmiany wpisu w rejestrze
wykreślenie z rejestru
 
fundacja/
stowarzyszenie
 
rejestr przedsiębiorców
500 zł
250 zł
150 zł
ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym*
100 zł**
100 zł***
250 zł

* Organizacje prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek publikacji informacji zgłaszanych do rejestru w Monitorze Gospodarczym i Sądowym (art. 13 ustawy o KRS)

** Opłata w tej wysokości obowiązuje od 18 maja 2012 r.

*** Opłata w tej wysokości obowiązuje od 30 maja 2014 r. (wcześniej było to 250 zł)

Jeżeli organizacja składa jednocześnie kilka wniosków na kilku formularzach, pobierana jest jedna opłata – wyższa. Warto pamiętać o tej zasadzie i jednocześnie zgłaszać kilka informacji do rejestru, jeśli jest to możliwe.
 
Wpisy dokonywane przez stowarzyszenia są wolne od opłaty sądowej na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”.

Czy mogę wnieść opłatę za rejestrację mojej organizacji w KRS na konto, czy muszę ją zapłacić w sądzie?

Opłaty dokonuje  się:

  • na rachunek bieżący sądu,
  • lub do kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek. 

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

Czy i jak stowarzyszenie lub fundacja może ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych w KRS?

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie są jednocześnie wpisane do rejestru przedsiębiorców nie ponoszą opłat sądowych.

Fundacje takiego zwolnienia nie posiadają, ale mogą starać się o zwolnienie z opłat sądowych np. za rejestrację w KRS, za rejestrację w rejestrze przedsiębiorców. Nie można jednak być zwolnionym z opłaty za ogłoszenie Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Fundacje mogą ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych. Muszą jednak wykazać, że nie są w stanie ponieść kosztów postępowania o wpis.

Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 104) organizacjom społecznym, których zadanie nie polega na prowadzeniu działalności gospodarczej, sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych w ich własnych sprawach prowadzonych w związku z działalnością społeczną, oświatową, naukową, kulturalną, sportową, dobroczynną i samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej. Podejmując decyzję o zwolnieniu sąd bierze pod uwagę cele działalności organizacji i możliwości oraz potrzeby realizacji tych celów na drodze postępowania cywilnego. Pamiętajmy, że nie można zwolnić z opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wniosek o zwolnienie należy złożyć w formie pisemnej lub ustnej do protokołu w sądzie. Zwolnienie może być częściowe lub całościowe.

W przypadku organizacji ubiegających się o wpis do rejestru przedsiębiorców, szanse na zwolnienie bardzo maleją. Sąd może potraktować organizację jako potencjalnego przedsiębiorcę, który decydując się na ten dodatkowy rodzaj działalności, musi się też liczyć z pewnymi inwestycjami, które trzeba ponieść na początku, zanim pojawią się zyski.

Czy jakieś organizacje są zwolnione z opłat sądowych?

Niektóre organizacje, ze względu na szczególny posiadany status, lub zakres prowadzonej działalności, są ustawowo zwolnione z opłat sądowych.

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej nie ponoszą opłat sądowych w KRS (art. 17 ust.3 ustawy prawo o stowarzyszeniach )

Opłat sądowych w KRS nie ponoszą także (art. 104 ustawy o kosztach sądowych):

  • organizacje pożytku publicznego, z wyjątkiem spraw dotyczących działalności gospodarczej (jeżeli taką prowadzą),
  • stowarzyszenia i fundacje niemające statusu OPP, jeżeli sprawa dotyczy zadania publicznego zleconego na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

.

Czy wniosek rejestracyjny można wysłać pocztą?

Wniosek rejestrowy można złożyć osobiście w sądzie, wówczas trzeba mieć dodatkową jedną wersję wniosku (przynajmniej głównego formularza), aby pracownik biura podawczego potwierdził na niej, że wniosek został złożony.

Poza tym wniosek można wysłać pocztą listem poleconym i wtedy trzeba zachować dowód nadania listu.

Czy wniosek do KRS można złożyć przez Internet?

Od stycznia 2007 roku istnieje możliwość wysłania wniosku drogą elektroniczną. Najważniejszym, ale też zapewne najtrudniejszym, warunkiem jest jednak posiadanie bezpiecznego elektronicznego podpisu. Wniosek, który organizacja składa do KRS, musi być opatrzony podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jej reprezentacji. Dotyczy to zarówno formularzy, jak i dokumentów dołączanych do wniosku. Dodatkowo, jeśli do wniosku dołączamy odpisy jakichś dokumentów, one także powinny być opatrzone podpisem elektronicznym osoby, która potwierdzała ich oryginalność.

 

PRZYKŁAD:
Fundacja Pogodna Jesień składa wniosek o rejestrację w KRS drogą elektroniczną. Wymaganym załącznikiem do wniosku jest akt notarialny. Notariusz, potwierdzając oryginalność aktu notarialnego, musi opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym.

 

Tak więc, aby korzystać z możliwości składania wniosków drogą elektroniczną, trzeba:

  • dysponować bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który występuje w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji,
  • wszystkie dokumenty dołączone do wniosku muszą mieć podpis elektroniczny i występować w jednym z wymienionych formatów: pdf (z możliwością wydruku), doc, rtf, odt, txt.

Opatrzenie wszystkich dokumentów podpisami elektronicznymi dla wielu organizacji może być niemożliwe, z powodu dość wysokich kosztów zakupu urządzenia i kart do podpisów. Własne podpisy elektroniczne musieliby posiadać nie tylko członkowie zarządu, ale też przewodniczący zebrań i protokolanci. Istnieje jednak możliwość wysłania drogą elektroniczną formularzy rejestrowych, a pocztą tradycyjną pozostałych dokumentów w wersji papierowej.

Pamiętajmy, że jeśli wniosek został złożony w formie elektronicznej, cała korespondencja z sądu (orzeczenia, pisma sądowe) będzie także dostarczana do organizacji elektronicznie.

Korespondencja wysłana przez sąd do organizacji zostanie uznana za doręczoną z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru. W przypadku braku takiego potwierdzenia sąd uzna doręczenie za skuteczne z upływem 14 dni od daty wysłania korespondencji na adres wnioskodawcy. Należy pamiętać, że data doręczenia ma szczególne znaczenie w przypadku wniosków, które wymagają poprawienia. W orzeczeniu sąd zwykle wskazuje, ile czasu ma organizacja na ponowne złożenie poprawionego wniosku.

Aby zmniejszyć ryzyko, że korespondencja nie dotrze do organizacji i nie zachowamy wszystkich terminów, na internetowej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości uruchomiono specjalny panel do składania wniosków do KRS. Jest on dostępny pod adresem: http://pdi.ms.gov.pl/portal_v1/index.php.
Aby móc z niego skorzystać najpierw organizacja musi zarejestrować się i uzyskać własny login i hasło. Po zalogowaniu się przez organizację system przeprowadza weryfikację podpisu elektronicznego. W tym celu organizacja musi zainstalować na dysku lokalnym specjalny plik z wnioskiem, który trzeba będzie podpisać podpisem elektronicznym. Jeżeli wszystko przebiegnie pomyślnie, w panelu elektronicznego dostępu do KRS organizacja będzie miała do wyboru wszystkie możliwe formularze KRS.

Wniosek złożony drogą elektroniczną jest od razu kierowany do właściwego wydziału KRS lub do Centralnej Informacji, gdzie zostaje wydrukowany i dołączony do akt organizacji.

Korespondencja z sądu (orzeczenie, postanowienie o zwrocie) zostanie wysłana również drogą elektroniczną i będzie dostępna dla organizacji w panelu dostępu elektronicznego po zalogowaniu się do niego.

Organizacja nie wysyła wniosku z własnej poczty mailowej, należy korzystać z panelu stworzonego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Za pośrednictwem tego panelu organizacja otrzyma informacje z KRS.

W sprawie problemów technicznych związanych z internetowym dostępem do KRS można się kontaktować z Departamentem CORS i Informatyzacji Resortu Ministerstwa Sprawiedliwości, pod numerem telefonu: (0-22) 611 70 07.

Jak przebiega rejestracja nowej organizacji w KRS?

Po podpisaniu aktu notarialnego, w przypadku fundacji, lub odbyciu zebrania założycielskiego, w przypadku stowarzyszenia, musimy złożyć wniosek rejestracyjny do KRS. Wniosek składa się na urzędowych formularzach, do których trzeba dołączyć odpowiednie dokumenty (m.in. statut, uchwały) przede wszystkim informujące o tym, co zgłasza stowarzyszenie lub fundacja.

Wnioskiem złożonym przez organizację zajmuje się sędzia lub referendarz sądowy:

  • Pierwszym etapem jest tzw. badanie warunków formalnych wniosku. W trakcie tego badania ustala się, czy wniosek jest złożony do właściwego wydziału KRS (może się zdarzyć, że organizacja np. pomyli wydziały), czy jest złożony na urzędowym, prawidłowo wypełnionym formularzu, a jeśli podlega opłacie i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy jest prawidłowo opłacony.
  • Następnie odbywa się tzw. materialne badanie wniosku. Sąd bada czy dołączone dokumenty są zgodne z przepisami prawa pod względem treści i formy. Sprawdzana jest prawdziwość danych zgłoszonych osób (osób fizycznych, np. członków organów, bądź osób prawnych, np. stowarzyszeń będących członkami związku), czy wniosek został podpisany przez właściwe, upoważnione do tego osoby i czy wpis, o który wnosi organizacja, jest dopuszczony przez przepisy prawa.
  • Następnie sąd zajmuje się załączonymi dokumentami – bada statut, protokoły, uchwały i ich zgodność z przepisami ustawy Prawo o stowarzyszeniach lub ustawy o fundacjach.

W wyniku tych czynności możemy dostać z sądu korespondencję mówiącą o: wpisie do rejestru, odrzuceniu lub zwrocie wniosku.

Jak długo trwa rejestracja nowego stowarzyszenia lub fundacji?

Sąd ma 7 dni, od daty złożenia, na rozpatrzenie wniosku zarówno fundacji jak i stowarzyszenia. 

Nie jesteśmy w stanie precyzyjnie określić czasu, w jakim zarejestrujemy daną fundację czy stowarzyszenie. W praktyce długość rejestracji przede wszystkim zależy od poprawności złożonego wniosku. Brak błędów w formularzach, dobrze przygotowane dokumenty, podpisy właściwych osób i uiszczone opłaty – to podstawowe elementy poprawnego wniosku. Jeśli wszystko jest w porządku dostajemy decyzję o rejestracji bez zbędnego przedłużania rejestracji w czasie. Jeżeli pojawią się błędy, sąd zwróci nasz wniosek i wskaże co powinniśmy poprawić. To oczywiście wydłuży oczekiwanie.

Jak możemy odwołać się od decyzji sędziego, referendarza?

Z Krajowego Rejestru Sądowego dostajemy informację o decyzji podjętej przez referendarza sądowego, np. zostajemy wezwani do zmiany statutu. Jeśli nie zgadzamy się z tą decyzją to możemy zaskarżyć ją do sądu rejonowego. Mamy na to 7 dni od daty otrzymania decyzji (np. przyjęcia listu poleconego). Jeśli wnosimy skargę to orzeczenie referendarza sądowego traci moc. Od skargi na orzeczenie referendarza pobiera się opłatę w wysokości 100 zł.

Sąd rejonowy rozpatruje naszą skargę jako sąd I instancji. Od postanowienia wydanego przez sąd rejonowy (I instancja) przysługuje zażalenie do sądu okręgowego (II instancja). Wnosi się je za pośrednictwem sądu I instancji w terminie tygodniowym od dnia doręczenia postanowienia.

W postępowaniu rejestrowym od postanowień sądu II instancji w sprawie wpisu do rejestru przysługuje również kasacja do Sądu Najwyższego. Kasację wnosi się do sądu, który wydał zaskarżone postanowienie w terminie dwóch miesięcy od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem stronie skarżącej (obowiązuje tu przymus adwokacko-radcowski, czyli kasacji nie może wnieść strona).

Szczegółowe zasady wnoszenia środków odwoławczych zawarte są w Kodeksie postępowania cywilnego.

Jakie są terminy składania odwołań, uzupełniania braków w KRS przez organizacje?

UWAGA:
Jeżeli KRS zwróci wniosek, a my go ponownie, poprawnie złożymy – termin przewidziany na załatwienie naszej sprawy w KRS biegnie od daty złożenia pierwszego wniosku, a nie od daty ponownego złożenia poprawionego wniosku (art. 19 ust. 4 ustawy o KRS). Taka sama sytuacja będzie mieć miejsce, jeżeli sąd zwróci nasz wniosek ponownie z powodu braków uprzednio niewskazanych przez referendarza.

Jeśli nasz wniosek będzie zawierał braki formalne (np. będzie nieprawidłowo opłacony, źle wypełniony), sąd nie będzie zajmował się dalszą oceną tego wniosku, tylko zwróci go nam - będzie to tzw. zwrot wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków.

Jeżeli był to nasz pierwszy zwrot (w tej konkretnej sprawie) możemy wniosek poprawić i ponownie złożyć w ciągu 7 dni od daty doręczenia zwrotu.

Taką informację o tym co powinniśmy uzupełnić/poprawić powinniśmy otrzymać w piśmie z KRS.

Jeżeli KRS znajdzie błędy w badaniu merytorycznym wniosku to otrzymamy z sądu postanowienie o odmowie lub oddaleniu wniosku. W tej sytuacji przepadają opłaty, które ponieśliśmy.

 

Wyraź opinię 263 9

na skróty / spis treści