Poradnik - ngo.pl

Rejestrując fundację bez działalności gospodarczej (od 1 lipca 2021)  można złożyć wniosek:  

• w wersji papierowej
• elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze.

Wniosek o rejestrację fundacji w KRS składa się na urzędowych formularzach:

• KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia fundacji – jej nazwy, siedziby itd.
• KRS-WK – formularz – załącznik służący do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu oraz organu nadzorczego; jeden formularz KRS-WK składamy, kiedy statut fundacji przewiduje powołanie jedynie organu uprawnionego do reprezentacji. Wypełniamy go wtedy tylko dla zarządu. Cytujemy za statutem sposób reprezentacji, czyli informację, kto podpisuje np. umowy. Oprócz tego zgłaszamy konkretne osoby wchodzące w skład zarządu z podaniem ich funkcji. Jeśli fundacja ma jeszcze organ nadzoru wewnętrznego, to składamy też drugi formularz KRS-WK zgłaszając osoby będące członkami tego organu, bez podawania ich funkcji (zależnie od treści statutu organ kontroli wewnętrznej może nosić nazwę np. rada fundacji, komisja rewizyjna)

Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treści wniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polach formularza):

1. nazwę i wydział sądu,
2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru),
3. określenie formy prawnej organizacji (np. stowarzyszenie lub fundacja),
4. adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego,
5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby),
6. informacje o formularzach załączników i dokumentach.

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:

• Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami.
• Trzeba wypełniać tylko pola jasne.
• Wszystkie pola, których nie wypełniamy (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
• W polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).
• Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia będzie informacją, że organizacja zapomniała wpisać właściwą treść. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter), a także właściwie podpisane.

Ta sama zasada dotyczy pozostałych formularzy KRS.

Rejestrując fundację z działalnością gospodarczej (od 1 lipca 2021)  wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze.

Wymagane w nich informacje potrzebne do rejestracji fundacji z działalnością gospodarczą są takie same, zawierają jednak dodatkowe pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, których nie ma w wersji "papierowej". 

Prócz standardowych informacji, takich jak są wymagane w formularzach KRS-W20 i KRS-WK, fundacje podaje także informacje o:

• przedmiocie działalności gospodarczej - zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Może zarejestrować maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważajacej działalności. Fundacja może jednak mieć więcej pól działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami statutu lub uchwały. W rejestrze jest widocznych tylko 10.
• dzień i miesiąc zakończenia pierwszego roku obrotowego. Przykładowo jeśli fundacja rejestruje się w lipcu 2021 roku, to jako datę zakończenia pierwszego roku obrotowego może podać 31.12

Wymagane do rejestracji działalności gospodarczej informacje pojawiają się po "odklikięciu" w rejestrze przycisku "Czy podmiot wnosi o wpis do rejestru przedsiębiorców?"

• oświadczenie o ustanowieniu fundacji (akt notarialny) 
• oświadczenie wskazujące właściwego ministra nadzoru (jeżeli nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym) 
• statut fundacji - podpisany przez fundatora
• uchwały o powołaniu władz fundacji  - uchwała o powołaniu zarządu fundacji oraz  uchwała o powołaniu rady fundacji (w zależności od zapisów statutowych, ustalających wzajemne relacje między władzami fundacji, uchwały te mogą być podejmowane przez różne organy, np. jeśli według statutu fundator powołuje zarząd i radę fundacji, to jego uchwały o powołaniu tych organów powinny zostać dołączone do wniosku o rejestrację fundacji)
• oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń - każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondecję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd
• dowód dokonana opłaty za wniosek o wpis do rejestru – wnioskujący o wpis do KRS powinien załączyć dowód wniesienia opłaty za rejestrację  lub wniosek o zwolnienie z opłaty

Zgody takiej nie trzeba dołączać jeśli:

• osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku) 
  W przypadku nowej fundacji pod formularzami co do zasady podpisują się wszyscy członkowie zarządu fundacji - wtedy nie trzeba składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu. 
• zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał 
  W przypadku nowej fundacji może to być to informacja o zgodzie na kandydowanie do zarządu zawarta w protokole ze spotkania fundatora/fundatorów (ewentualnie innego organu w zależności od tego kto wybiera zgodnie ze statutem zarząd) z kandydatami na członków zarządu. Kandydaci do zarządu powinni albo podpisać protokół potwierdzając, że byli na spotkaniu albo odrębna listę obecności załączaną do protokołu. Na tym spotkaniu fundator/fundatorzy (ewentualnie inny organ w zależności od tego kto wybiera zgodnie ze statutem zarząd) mogą od razu podjąć uchwałę o powołaniu zarządu.

Sposób składania wniosku a liczba egzemplarzy

Jeśli wniosek składamy  "papierowo" to składamy  3 egzemplarze statutu (jeden statut zostaje w KRS, dwa pozostałe są wysłane do organów nadzoru nad fundacją, czyli: ministra i starosty powiatu), oryginalny komplet pozostałych dokumentów oraz formularzy. Wszystkie składane do KRS dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. 

Jeśli wniosek składamy elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych to możemy: 

• złożyć dokumenty podpisane elektronicznie - załącza się pojedyńcze egzemplarze
• złożyć skany dokumentów podpisanych odręcznie. W takim wypadku w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku musimy przesłać oryginały dokumentów papierowych do sądu.

Fundacja bez działalności gospodarczej  płaci 250 zł.

Fundacja z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł. 

Zapłacić można:  

• na rachunek bieżący sądu
• kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

• poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
• bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności.

Wszystkie składane formularze (KRS-W20, KRS-WK) muszą być podpisane przez cały zarząd fundacji. 

Jeśli wniosek jest składany elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych, to także musi być podpisany przez cały zarząd. To oznacza, że wszystkie osoby z zarządu muszą mieć założone konta na PRS.  

Przy zarządzie wieloosobowym podpisuje się osoba przygotowująca wniosek. Po zalogowaniu się i przygotowaniu wniosku, przechodzi się do zakładki "podpisanie wniosku" .

Otwiera się okno, w którym po kilknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem.

Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole "udostępnij do podpisania". Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta.

Po kliknięciu "zapisz" osoba, która ma podpisać znajdzie wniosek w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "oczekujące na podpis". 

Osoba, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) . 

Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca do podpisu "widzi" czy ta/ten kto ma podpisać, już to zrobiła/zrobił w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "przekazane do podpisu".

1. Załóż konto w PRS
Wniosek o rejestrację organizacji jest podpisywany przez wszystkie osoby z zarządu. W związku z tym, wszystkie osoby muszą mieć zarejestrowane konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Do podpisania można używać profilu zaufanego albo płatnego podpisu kwalifikowanego. 

2. Zbierz dokumenty rejestracyjne. Przygotuj dokumenty do złożenia przez- PRS
Dokumenty potrzebne do zarejestrowania fundacji, to oświadczenie o ustanowieniu fundacji (akt notarialny), statut, uchwała o przyjęciu statutu,  uchwały o wyborze władz fundacji (zarządu oraz jeśli jest powoływany organu kontroli/nadzoru np. rada fundacji, rada fundatorów), oświadczenie o wyborze ministra (jeżeli nie znalazło się ono w akcie fundacyjnym).  

Dodatkowo każda osoba z zarządu musi zrobić "oświadczenie o adresie do doręczeń" - osobista informacja, podpisana przez tę osobę.

Jeśli masz dokumenty papierowe to: 

🔸 zrób ich skany, poświadcz je profilem zaufanym przez osobę/osoby z zarządu i dołącz je (te poświadczone skany) jako załączniki

🔸 wyślij papierowe oryginały do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku, dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku

Jeśli masz dokumenty elektroniczne (czyli podpisane elektronicznie np. profilem zaufanym) to: 

🔸 dołącz je jako załączniki 

Dokumentem koniecznym do rejestracji fundacji jest akt założycielski sporządzony w formie aktu notarialnego. Akty notarialne są wpisywane do systemu CERWAN (Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wpisów Notarialnych). Składając dokumenty przez PRS, wystarczy wpisać numer aktu notarialnego CREWAN.  

3. Wypełnij wniosek o rejestrację
Wniosek o rejestrację wypełnia jedna osoba z zarządu. Po zalogowaniu do PRS, wybiera zakładkę "wnioski o rejestrację" a potem formę prawną "fundacja" . Po wypełnieniu całego formularza, do wniosku dołącza się załączniki.  

Za rejestrację fundacji trzeba zapłacić. Można to zrobić od razu z systemu PRS albo “na zewnątrz”. 
Więcej o opłatach zobacz tutaj: https://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-i-nr-kont-krsow

4. Podpisz wniosek
Wniosek o rejestrację podpisują wszyscy członkowie zarządu. By to zrobić osoba, która wniosek wypełniała musi go najpierw sama podpisać - zakładka podpisane wniosku.  Wniosek podpisuje się elektronicznie np.  profilem zaufanym. 

Po podpisaniu klika się "udostępnij do podpisu". Otwiera się okno z danymi osoby, która będzie podpisywała wniosek. Uzupełnij dane. 

Identyfikator konta - to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika.

Zarówno osoba, która przekazuje jak i otrzymuje wniosek do podpisania “widzi” tę informację w systemie.

5. Wyślij wniosek
Po podpisaniu przez wszystkie osoby wyślij wniosek - złożenie wniosku - przycisk “złóż wniosek”. 

Jeśli były dołączane dokumenty papierowe, to dodatkowo wysyła się oryginały dokumentów do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku. Dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku.

Każda nowa fundacja zarejestrowane w KRS wraz z rejestracją otrzymuje numer REGON i NIP. W takim razie co trzeba zrobić później? 
Zarząd musi złożyć NIP-8 z danymi uzupełniającymi oraz zgłosić informacje do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Warto także założyć konto bankowe. 
Zobacz jak to zrobić Co po rejestracji - dla fundacji i stowarzyszeń zarejestrowanych w KRS