Poradnik - ngo.pl

Do założenia fundacji konieczny jest fundator, który powołuje ją aktem notarialnym, tworzy z własnych środków fundusz założycielski, ustanawia statut i rejestruje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Na tym jego rola się kończy. Z chwilą rejestracji fundacja staje się niezależna od fundatora, a odpowiedzialność za jej działania przejmuje organ zarządzający, najczęściej zwany zarządem. Jest to jedyny wymagany przez prawo organ fundacji.

Dodatkowo fundacja może powołać organ kontroli wewnętrznej. Jego nazwy są różne, np. rada fundatorów, rada fundacji czy komisja rewizyjna.

Osobę tworzącą fundację nazywamy fundatorem. Fundatorem może zostać zarówno obywatel polski jak i cudzoziemiec, ponieważ, zgodnie z ustawą, „fundację mogą ustanowić osoby fizyczne niezależnie od ich obywatelstwa i miejsca zamieszkania” (art. 2 ust. 1).

Fundację może powołać również osoba prawna (np. uczelnia wyższa, firma prywatna), której siedziba mieści się w Polsce lub za granicą. Fundatorów może też być kilku – kilka osób fizycznych, kilka osób prawnych lub grupa składająca się z jednych i drugich. Rolą fundatora jest ustanowienie fundacji poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia i sporządzenie statutu. Fundator może też wyznaczyć inną osobę, jako odpowiedzialną za te zadania.

Jaka jest rola fundatora w fundacji?

Rola fundatora w procesie powoływania fundacji polega na złożeniu, w formie aktu notarialnego, oświadczenia o ustanowieniu fundacji i przeznaczeniu na jej rzecz określonego majątku, sporządzeniu statutu oraz zarejestrowaniu fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Do sporządzenia statutu czy rejestracji fundacji fundator może wyznaczyć inną osobę (członka zarządu, pełnomocnika procesowego) dając jej swoje pisemne pełnomocnictwo.

Rola fundatora po zarejestrowaniu fundacji jest zakończona, a odpowiedzialność za majątek i działania fundacji przejmuje zarząd. Fundator po założeniu fundacji może jednak włączyć się w jej działania - funkcję fundatora można pełnić na dwa sposoby (ale tylko wówczas, jeśli statut zawiera odpowiednie zapisy, umożliwiające mu pełnienie takiej funkcji):

• Fundator ustanawia fundację, a następnie przekazuje w ręce zarządu odpowiedzialność za jej majątek i działalność. Aktywny udział fundatora w życiu fundacji kończy się zaraz po zarejestrowaniu organizacji. Z punktu widzenia prawa fundator nie ma obowiązku uczestniczyć w dalszym życiu fundacji, choć nie przestaje być fundatorem. Fundator, który ustanowił fundację, jest ustalany dożywotnio w akcie notarialnym i nie można tego zmienić.

• Fundator po założeniu fundacji może włączyć się w jej działania, np. wejść w skład zarządu. Należy jednak pamiętać, że może to zrobić tylko wówczas, jeśli statut zawiera odpowiednie zapisy, umożliwiające mu pełnienie takiej funkcji. Fundator może uczestniczyć w życiu fundacji, ale rolę, jaką pełni, ograniczają kompetencje właściwe dla organu, w którym zasiada. W praktyce fundatorzy często angażują się w pracę powołanych przez siebie fundacji, zasiadając w zarządzie, radzie fundacji czy w organach doradczych.

Zarząd to jedyny obowiązkowy organ fundacji. W statucie musi być jasno określony sposób wyboru członków zarządu. Ustawa o fundacjach nie reguluje kwestii liczby członków zarządu fundacji. Zazwyczaj jest to organ kolegialny, składający się z więcej niż jednej osoby. Obecnie są też rejestrowane fundacje, które mają tylko jednego członka zarządu. Nie jest to polecane rozwiązanie - ze względu na ryzyko jakie to ze sobą niesie uzależnienie działalności fundacji tylko od jednej osoby. Jednoosobowy skład zarządu stanowi też problem, gdy członek zarządu fundacji, chciałby wykonywać odpłatną pracę na rzecz fundacji. Dobrym rozwiązaniem są zapisy w statucie przewidujące „widełki” dla liczby członków zarządu, albo minimalną liczbę członków. Wtedy jest większa elastyczność i łatwość w działaniu - np. można wybrać najbardziej dogodną liczbę członków fundacji w danym momencie, bez konieczności posiadania stałej, „sztywnej” liczby członków i bez konieczności każdorazowej zmiany statutu ze względu na zmieniającą się sytuację.

Pierwszy skład zarządu zawsze powołuje fundator. W podanym przykładzie mianuje on również pierwszego prezesa, a kolejny zarząd wybiera organ kontroli wewnętrznej, nazwany dalej radą fundacji. Może być również tak, że zarząd sam wyłania prezesa (także pierwszego) spośród swoich członków albo powoływanie zarządu należy do stałych kompetencji fundatora.

Statut powinien określać, czy zarząd jest wybierany na określony czas - „kadencję”, czy na czas nieokreślony (zarząd bez określonej kadencji). Powinny też być uregulowane kwestie  ustania członkostwa w zarządzie, w tym dookreślenie czy członka zarządu można odwołać i kto może to zrobić.

Zarząd jest władzą wykonawczą fundacji, odpowiadającą za jej faktyczne codzienne działanie.Zarząd reprezentuje organizację, zawiera i podpisuje umowy,podejmuje współpracę  z innymi podmiotami. Zarząd odpowiada za majątek fundacji, co w praktyce oznacza, że np. przyjmuje darowizny, podpisuje zobowiązania czy sprawozdania finansowe. Realizując cele fundacji działa zgodnie z postanowieniami statutu, jego celami a także zgodnie z obowiązującym prawem. Pozostałe uprawnienia zarządu mogą się różnie kształtować w zależności od tego, czy statut przewiduje inne organy władzy, czy też nie.

Zarząd obraduje podczas spotkań zwoływanych zgodnie z zapisami statutu.

Członkowie zarządu muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie powiadomieni o dacie zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. sprawozdaniem z działalności, planowanym porządkiem spotkania) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie. Czasem, w dużych fundacjach, szczegółowy sposób informowania członków zarządu jest opisany w jego regulaminie. To dokument dodatkowy uchwalany przez zarząd albo organ kontroli wewnętrznej. Nie zgłasza się go do Krajowego Rejestru Sądowego.

W podanym przykładzie spotkań zarządu musi być co najmniej cztery w ciągu roku (jedno na trzy miesiące). Nie ma jednak przeszkód, by w razie potrzeby takich spotkań było więcej. Zależy to od struktury organizacyjnej fundacji, realizowanych zadań czy konkretnych potrzeb członków zarządu.

Warto przy wysyłaniu powiadomień stosować takie rozwiązanie jak potwierdzenie odbioru zawiadomienia (czy to w wersji mailowej, SMS-owej czy tradycyjnej). Dla celów dowodowych dobrze jest przechowywać w dokumentach fundacji potwierdzenia skutecznego zawiadomienia o zebraniu zarządu.

Uchwały zarządu, podpisane przez wszystkich obecnych na posiedzeniu, muszą mieć formę pisemną lub dokumentową, ponieważ może ich zażądać do wglądu organ nadzoru. Numerowanie uchwał ułatwia późniejszą pracę i ich odnajdywanie po jakimś czasie od uchwalenia. Warto z każdego zebrania zarządu sporządzić również protokół, który ułatwia późniejszą interpretację uchwały. Tekst uchwały poza datą i podpisami zawiera bowiem tylko lakonicznie sformułowaną decyzję zarządu, a protokół pozwala prześledzić intencje, które do takiej decyzji doprowadziły.

Sposób reprezentowania fundacji

Zarząd jest odpowiedzialny za reprezentowanie fundacji i zaciąganie zobowiązań majątkowych.  Określenie sposobu reprezentacji fundacji jest bardzo ważne, oznacza nie tyle (albo nie tylko) „bycie twarzą” fundacji i przedstawianie stanowiska fundacji w jakiejś kwestii, ale głównie to sposób w jaki fundacja składa „oświadczenia woli” – czyli kto podpisuje dokumenty w imieniu fundacji aby były uznane za wiążące (ważne) - umowy, wnioski, przelewy itd.

Przykładowo, statut przewiduje 3 osobowy zarząd fundacji, ale zapis dotyczący reprezentacji mówi, że „oświadczenia woli w imieniu fundacji składa dwóch członków zarządu działających łącznie”. Dzięki takiemu zapisowi, w przypadku podpisywania umów dotyczących fundacji nie będzie konieczności, aby za każdym razem wszyscy członkowie zarządu musieli razem podpisywać dokumenty, wystarczą dwie osoby z zarządu. Jest to o tyle istotne, że często może być problem, aby w jednym czasie zgromadzić wszystkich członków zarządu – bo mogą być niedostępni, np. z powodu choroby czy wyjazdu.

Bardzo ważne jest przemyślenie ile osób ma reprezentować fundację, czyli ile osób będzie składać oświadczenia woli (w tym o zaciąganiu zobowiązań). Powinien być to zapis funkcjonalny – ma „ułatwiać” funkcjonowanie fundacji (zazwyczaj - im mniej osób musi podpisywać dokumenty – tym łatwiej), ale też powinien być bezpieczny (im mniej osób z zarządu podpisuje oświadczenia, tym większe ryzyko nadużyć).

Protokoły z posiedzeń zarządu

Dokumenty z zebrań zarządu muszą być przechowywane do końca istnienia organizacji. Należy zapewnić im warunki chroniące przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych (np. zamykana szafa, komputer zabezpieczony hasłem). Warto pamiętać, że coraz częściej dokumenty produkowane są i przechowywane w postaci elektronicznej. Ważne, by były opatrzone datą spotkania i przechowywane w miejscu dostępnym dla wszystkich członków zarządu.

Protokoły ze spotkań zarządu nie muszą być udostępniane osobom spoza zarządu, chyba że statut stanowi inaczej (np. dostęp do dokumentów ma organ kontroli wewnętrznej lub). Może ich natomiast zażądać organ kontroli zewnętrznej.

Decyzje podejmowane przez zarząd powinny być przekazywane zainteresowanym i tym, których konkretna decyzja dotyczy (np. konkretnemu pracownikowi) oraz komisji rewizyjnej na jej prośbę w celach kontrolnych.

Sposób przekazywania decyzji może zależeć od kilku czynników:

• od struktury organizacyjnej i wielkości fundacji – kto na bieżąco kieruje zespołem, czy zespół spotyka się regularnie,

• miejsca przebywania zarówno tych, którzy decyzje ogłaszają, jak i tych, których decyzja dotyczy – jeśli nasza fundacja jest rozproszone w terenie, nie mamy możliwości osobistego spotykania,

• od przyjętych przez organizację zasad – np. że wszystkie decyzje będą upubliczniane, czy to w przestrzeni wirtualnej czy na tablicy ogłoszeń w biurze,

• od decyzji, którą chcemy przekazać – decyzję dotyczącą jednej osoby lepiej bezpośrednio przekazać zainteresowanemu, jeśli sprawa dotyczy ogółu, można wykorzystać narzędzia do kontaktu grupowego.

Dobrą praktykę stanowi również informowanie członków organu kontroli wewnętrznej lub fundatora o posiedzeniach zarządu, aby osoby te mogły wziąć udział w spotkaniu z głosem doradczym. W posiedzeniach zarządu mogą brać udział także eksperci i inni zaproszeni goście. Czasem będą obecni tylko podczas fragmentu spotkania, a czasem na całym posiedzeniu.

Do obowiązków fundacji należy składanie do organu nadzoru zewnętrznego (czyli odpowiedniego ministra) corocznych sprawozdań z działalności organizacji oraz publiczne ich udostępnianie. Sprawozdanie musi zawierać informacje dotyczące działań podjętych przez organizację w ostatnim okresie rozliczeniowym (z reguły jest to okres roku kalendarzowego) zgodnych z celami zapisanymi w statucie. Powinno być przygotowane na podstawie zapisów rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji.

Dobrą praktyką zarządu organizacji jest sporządzenie również rocznego sprawozdania z własnej pracy i przedstawianie go radzie fundacji (o ile została powołana) w celu zatwierdzenia.

Fundacja może posiadać organ kontroli wewnętrznej zwany radą fundatorów, radą nadzorczą, radą fundacji czy komisją rewizyjną. Obraduje on na podobnych zasadach jak zarząd, czyli z każdego swojego posiedzenia powinien sporządzać protokół, natomiast decyzje w formie uchwał muszą otrzymać postać pisemną lub dokumentową i zostać podpisane przez wszystkich obecnych. Dokumenty te, podobnie jak w przypadku dokumentacji spotkań zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane.

Ogólne zasady zwoływania posiedzeń organu kontroli wewnętrznej są opisane w statucie fundacji. Dodatkowe szczegóły, tak jak w przypadku zebrań zarządu, mogą być zawarte w regulaminie organu kontroli wewnętrznej przyjmowanym przez samą komisję albo przez fundatora.

Jest to organ nieobowiązkowy, o funkcji doradczej, merytorycznej. Powołuje się ją w celach opiniujących, wspierających i honorowych. Zasiadają w niej z reguły osoby znane, o ugruntowanej pozycji, sympatyzujące z fundacją i wspierające ją swym prestiżem. Rada programowa działa zgodnie z zapisami statutu. Wskazane jest również posiadanie przez radę programową regulaminu, który określi kompetencje, tryb działania i pracy, sposób pracy, podejmowanie uchwał, prawa i obowiązki itp.