Poradnik - ngo.pl

Jesteśmy młodym warszawskim stowarzyszeniem. Zdobyliśmy dotację na realizację zadania  publicznego. Urząd zapowiedział kontrolę. Będzie to dla nas nowe doświadczenie i się go obawiamy. We wniosku opisaliśmy m.in., że postaramy się zdobyć dodatkowych sponsorów, dzięki czemu zwiększy się atrakcyjność nagród przyznawanych w zawodach zorganizowanych w ramach dotacji. Wpisaliśmy te nasze zamierzenia do wniosku, ale nie ujęliśmy ich ani w rezultatach ani w harmonogramie  czy budżecie (nie był to składnik zadeklarowanego przez nas wkładu własnego). Pomimo chęci nie udało nam się takich sponsorów zdobyć i ufundować dodatkowych nagród do zawodów zorganizowanych w ramach dotacji. Urzędniczka, która się nami opiekuje, wie, że udało się nam pozyskać sponsora do innego projektu. Czy inny projekt może być przedmiotem pytań i kontroli? Czy możemy mieć zarzut pozyskania sponsora do innego projektu, a nie do tego? Czy mogą nas spotkać jakieś negatywne konsekwencje, skoro sponsora nie pozyskaliśmy?

!Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych;

4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem zgodnie z przepisami i postanowieniami umowy.

Umowa realizacji zadania publicznego również zawiera informację o możliwości przeprowadzenia kontroli dotacji. Bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące kontroli zadań publicznych zalecanych przez m.st. Warszawę znajdują się w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 3463/2012 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 22.10.2012 r. w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy (…).

Kontrola może mieć zakres merytoryczny jak też finansowy. Urząd może sprawdzać czy pieniądze były prawidłowo wydawane, zarówno te pochodzące z dotacji, jak i te z wkładu własnego. Kontrola może być przeprowadzona zarówno podczas realizacji zadania, ale też po jego zakończeniu (w ciągu 5 lat od przyjęcia sprawozdania).

Kontrola merytoryczna nie wymaga wcześniejszego powiadomienia, ale kontrola finansowa powinna być zapowiedziana przynajmniej 7 dni kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia.

Przy kontroli merytorycznej sprawdzana są m.in. :

• zgodność  zakresu rzeczowego realizowanego zadania z umową jak np. osiągnięcie rezultatów,
• realizacja poszczególnych etapów/części zadania z harmonogramem,
• wywiązywanie się z obowiązku informowania o finansowaniu/dofinansowaniu projektu z budżetu m.st. Warszawy oraz umieszczania logotypu.

Przy kontroli finansowej sprawdzane są m.in. takie elementy jak:

• prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla dotacji,
• prawidłowość dokumentacji wkładu własnego oraz wielkość udziału procentowego wkładu własnego i dotacji zgodnie z umową,
• racjonalność i terminowość wydatkowanych środków,
• prawidłowość i kompletność dowodów księgowych dotyczących wydatkowanych środków z dotacji, w tym prawidłowość opisów dokumentów księgowych,
• zgodność wydatków z pozycjami kosztorysu.

Jeśli urząd stwierdzi nieprawidłowości, to wezwie organizację do zwrotu tej części dotacji, która została nieprawidłowo wykorzystana, wraz z odsetkami.

Jeśli dodatkowe nagrody nie zostały ufundowane z powodu braku sponsora, ale jednocześnie nie były ujęte jako rezultat czy pozycja w budżecie, a tylko opisane w ofercie jako zamiar organizacji, to nie ma formalnych podstaw, aby ten brak był powodem negatywnych konsekwencji dla organizacji w postaci np. nieprzyjęcia sprawozdania.

Z drugiej strony, organizacja wskazała w ofercie, że zamierza takie nagrody pozyskać. Zatem kontroler jak najbardziej może o to dopytywać. W tej sytuacji należy przedstawić wyjaśnienie, dlaczego taka sytuacja zaistniała.

Jeśli chodzi o realizację innych projektów (w opisywanej sytuacji są to nagrody przyznawane w ramach działań w innym projekcie), to nie może ona być przedmiotem kontroli podczas kontroli innego zadania publicznego. Jeśli urzędnik prowadzący kontrolę zapyta o inne projekty, to oczywiście należy mu odpowiedzieć, wychodząc z założenia, że wszystkie działania organizacji są jawne. Jednak zakres udzielanych odpowiedzi jest indywidualną decyzją organizacji, gdyż pytanie o inne projekty, które nie mają związku z kontrolowanym zadaniem, jest wykroczeniem poza zakres kontroli.

Podstawa prawna:

Art.  17.  Organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2016.1300)

Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy  w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy w biurach Urzędu m.st. Warszawy i wydziałach dla dzielnic m.st. Warszawy oraz trybu rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań publicznych

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 3463/2012 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 22.10.2012 r. –Tryb ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy w biurach Urzędu m.st. Warszawy oraz tryb rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań publicznych