Poradnik - ngo.pl

Otwarty konkurs ofert to określony ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 13) sposób na wybranie organizacji, które otrzymają od władz publicznych dotacje na realizację zadań.

Konkurs musi być ogłoszony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) – właściwym dla danego urzędu, na stronie internetowej urzędu ogłaszającego konkurs oraz na tablicy ogłoszeń (w urzędzie). Ogłoszenie o konkursie może się ukazać także w prasie (lokalnej lub regionalnej), ale nie jest to obowiązkowe.

Ogłoszenie o konkursie musi być opublikowane, z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem (od daty opublikowania ostatniego ogłoszenia), tak by dać organizacjom czas na zapoznanie się z warunkami oraz wypełnienie i złożenie wniosków.

Ogłoszenie o konkursie powinno zawierać określenie rodzaju zadania, które ma być dotowane oraz wysokość środków publicznych przeznaczonych na dotację.

Ogłoszenie powinno zawierać również informacje dotyczące samego przeprowadzenia konkursu:

• termin składania ofert, którego nie można przekroczyć,
• zasady przyznawania dotacji,
• terminy, tryb i kryteria wyboru ofert.

Dość często konkursy są organizowane w taki sposób, że dotacje może uzyskać wiele organizacji. W takim wypadku sama informacja o kwocie przewidzianej na realizację zadania niewiele powie organizacji, gdyż środki te mają być podzielone na wiele podmiotów. Stąd, aby organizacje mogły sobie uświadomić, jakie zadania i w jakich kwotach były do tej pory finansowane, w ogłoszeniu podaje się informacje na ten temat z bieżącego oraz poprzedniego roku.

Oferta, którą składają organizacje w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie musi zawierać w szczególności:

• szczegółowy opis zadania publicznego proponowanego do realizacji;
• termin i miejsce realizacji zadania publicznego;
• kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego;
• informację o wcześniejszej działalności organizacji pozarządowej, składającej ofertę,
• informację o posiadanych przez organizację zasobach rzeczowych i kadrowych (czyli jakim sprzętem dysponuje, ilu ma pracowników, współpracowników lub wolontariuszy, którzy będą zaangażowani w realizację zadania), zapewniających wykonanie zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację danego zadania pochodzących z innych źródeł;
• deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.

Oferta musi zostać złożona na właściwym wzorze. Wzory ofert określone są w rozporządzeniach do Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Oferty złożone przez organizacje opiniuje specjalnie do tego powołana komisja konkursowa, w skład, której wchodzą urzędnicy (jako przedstawiciele organu administracji publicznej ogłaszającego konkurs) oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych. W komisji nie mogą zasiadać przedstawiciele tych organizacji, które biorą udział w konkursie, ani urzędnicy, którzy byliby w jakiś sposób związani z taką organizacją. W pracach komisji mogą natomiast brać udział eksperci – jako doradcy.

Przy rozpatrywaniu ofert ocenia się m.in.:

• możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;
• przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
• proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa lub podmioty określone w art. 3 ust. 3 będą realizować zadanie publiczne;
• w przypadku wsparcia wykonania zadania publicznego uwzględnia planowany przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego.

Ponad to uwzględnia się planowany przez organizację pozarządową wkład rzeczowy i osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków.

Analizuje się także i ocenia realizację zadań publicznych zleconych organizacji w latach poprzednich (jeśli taka sytuacja zachodzi), biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych pieniędzy.

W otwartym konkursie ofert może zostać wybrana więcej niż jedna oferta.

Ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert zawiera w szczególności:

• nazwę oferenta;
• nazwę zadania publicznego;
• wysokość przyznanych środków publicznych.

Każdy może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty.

Wyniki otwartego konkursu ofert ogłasza się niezwłocznie po wyborze oferty w taki sam sposób, w jaki został ogłoszony konkurs.

Po ogłoszeniu wyników urząd, jak najszybciej musi zawrzeć ze zwycięskimi organizacjami umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy wszystkie części oferty podlegają kontroli?

Zarząd stowarzyszenia się zmienił. Kto podpisuje wniosek o dotację?

Przygotowanie i przeprowadzenie procedury konkursowej dla organizacji pozarządowej wynikać będzie z dwóch aktów prawnych – Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Przede wszystkim należy przypomnieć, że w przypadku administracji samorządowej podstawą do ogłoszenia konkursu jest uchwalony przez radę gminy, powiatu lub sejmik wojewódzki – program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Program ten musi zawierać zakres zadań, których realizacja ma być zlecana organizacjom w formie wsparcia lub powierzenia, a także wysokość środków planowanych na realizację programu oraz informacje o trybie powoływania i działania komisji konkursowych, które będą oceniać wnioski napływające od organizacji.

Ogłoszenie konkursu wymaga zabezpieczenia stosownych środków w budżecie jednostki samorządu terytorialnego. W ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wprowadzono też zapis, który ma zachęcać samorządy do wczesnego ogłaszania konkursów (art. 13 ust 5). Wskazuje on jednoznacznie, że ogłoszenie otwartego konkursu ofert może nastąpić już na podstawie projektu uchwały budżetowej przekazanej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego na zasadach określonych w przepisach Ustawy o finansach publicznych. Dzięki temu, po przyjęciu przez radę (sejmik) do 30 listopada programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na kolejny rok, organ wykonawczy może od razu ogłaszać konkursy. Unika się w ten sposób sytuacji, w której organizacje pozarządowe w pierwszych miesiącach nowego roku budżetowego są pozbawione ciągłości finansowania ze źródeł publicznych.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie ogłoszenia o konkursie. Ogłoszenie to jest odpowiednikiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia z prawa zamówień publicznych. Musi ono precyzyjnie i jednoznacznie określać zarówno przedmiot konkursu, jak i procedurę jego przeprowadzenia. Wymagane, określone w ustawie (art. 13, ust. 2) elementy ogłoszenia to:

• rodzaj zadania – w zależności od intencji organu administracji może być określony szeroko, np. „szkolenie sportowe dla dzieci i młodzieży” lub wąsko , np. „organizacja festynu dla mieszkańców przy Szkole Podstawowej nr 5 w dniu 3 maja 2008”.
• wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania – ogłoszenie o konkursie musi mieć pokrycie w budżecie jednostki samorządu terytorialnego. Brak takiego zabezpieczenia może być potraktowany jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kwota podana w ogłoszeniu o konkursie nie musi być koniecznie w całości wydatkowana. W przypadku, gdy wpłynie mało ofert lub wnioski organizacji będą mniejsze niż zabezpieczone środki budżetowe, organ ogłaszający konkurs nie jest zobowiązany do rozdysponowania całości środków, o których mowa w ogłoszeniu. W przypadku konkursów na zadania wieloletnie, oprócz całkowitej kwoty przeznaczonej na realizację zadania, należy wskazać jak będzie ona podzielona w poszczególnych latach budżetowych.
• zasady przyznawania dotacji – przede wszystkim w ogłoszeniu należy określić, czy konkurs może wygrać jedna, czy też więcej organizacji. W tym miejscu organ administracji ma możliwość wprowadzenie ograniczeń dotyczących przeznaczenia dotacji. Może to być zarówno informacja o zapisach ustawowych takich jak zakaz finansowania działalności politycznej czy religijnej, jak również dodatkowe ograniczenia, na przykład zakaz wydatkowania środków z dotacji na zakup nieruchomości. Można również zawrzeć w tym miejscu ograniczenia co do wysokości (odsetka) środków, które mogą być przeznaczone na koszty biurowe lub informację o wymaganym wkładzie własnym organizacji.
• terminy i warunki realizacji zadania – w tym miejscu należy rozwinąć i doprecyzować rodzaj zadania, które ma być zlecone organizacji oraz określić precyzyjnie termin jego realizacji. Jeśli chodzi o warunki realizacji zadania, to mogą one być określone nawet bardzo szczegółowo. Będzie to miało zastosowanie zwłaszcza w przypadku powierzania zadań obowiązkowych jednostki samorządu terytorialnego. Ogłoszenie powinno określać kwalifikacje osób realizujących zadanie oraz formy i standardy jego realizacji, z których organizacja będzie rozliczana.
• termin składania ofert – ważne jest nie tylko określenie terminu, ale również doprecyzowanie, jak będą traktowane wnioski wysłane pocztą, czy za termin złożenia oferty uważa się datę wpływu czy stempla pocztowego. Warto zaznaczyć, że oferty wpływające po terminie nie będą rozpatrywane.
• tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty oraz termin dokonania wyboru ofert – w ogłoszeniu należy określić, kiedy nastąpi rozstrzygnięcie konkursu (musi być to termin wcześniejszy niż termin realizacji zadania). Kluczową kwestią, która musi znaleźć odzwierciedlenie w ogłoszeniu, są kryteria stosowane przez komisję oceniającą. Pozwalają one przygotować organizacji ofertę maksymalnie dostosowaną do oczekiwań organu ogłaszającego konkurs. W tym miejscu należy również napisać, jak będą traktowane oferty zawierające błędy formalne – czy będą odrzucane czy też istnieje możliwość uzupełnienia braków. Określić należy również wymagane przez organ załączniki.
• informacja o zrealizowanych przez organ administracji publicznej zadaniach tego samego rodzaju, które były dotowane w roku ogłoszenia konkursu oraz w roku poprzedzającym, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji udzielonych na ten cel organizacjom pozarządowym – dla organizacji mających zamiar przystąpić do konkursu ważna jest możliwość sprawdzenia jakie przedsięwzięcia były dotowane przez samorząd i jakie kwoty były przeznaczane na realizację tych zadań. Pozwala to na lepsze dostosowanie składanych ofert do oczekiwań ogłaszającego konkurs. W przypadku niektórych konkursów obowiązek ten oznacza konieczność publikowania kilkudziesięciu albo nawet kilkuset zadań, które były realizowane przez organizacje pozarządowe w danej dziedzinie na zlecenie organu ogłaszającego konkurs. Ponieważ jednak zlikwidowany został wymóg publikowania ogłoszenia w prasie, duża objętość ogłoszenia o konkursie nie wiąże się już z wielkimi wydatkami.

Ogłoszenie musi zostać zamieszczone co najmniej w trzech formach: na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) – www.bip.gov.pl, na tablicy ogłoszeń w siedzibie organu administracji ogłaszającego konkurs oraz na stronie internetowej organu administracji ogłaszającego konkurs (art. 13 ust 3). Ogłoszenie musi się ukazać we wszystkich wymienionych wyżej formach, na co najmniej 21 dni przed terminem składania ofert. Oznacza to, że termin 21 dni liczy się od dnia następnego po zamieszczeniu ogłoszenia w ostatnim z tych trzech miejsc. Ogłoszenie można opublikować również w prasie – dzienniku lub tygodniu o zasięgu ogólnopolskim, regionalnym lub lokalnym, w zależności od rodzaju zadania publicznego. Nie jest to już jednak obowiązkowe.

Po wpłynięciu ofert, pierwszym krokiem jest ich ocena formalna. Jej elementy to: termin wpłynięcia oferty, kompletność wymaganych załączników, złożenie oferty na właściwym formularzu, poprawność od strony rachunkowej i kompletność wypełnienia tabel kosztorysowych. Kwestią formalną, ale mającą już związek ze stroną merytoryczną jest zgodność oferty z wymogami ogłoszenia o konkursie. Najczęściej rozstrzygnięcie pojawiających się wątpliwości tego typu wymaga solidnej analizy, stąd lepiej by była ona dokonywana na etapie oceny merytorycznej.

Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa powołana przez organ administracji publicznej ogłaszający konkurs. W skład komisji konkursowej wchodzą przedstawiciele organu wykonawczego danej jednostki samorządu terytorialnego – zwykle będą to wskazani przez wójta (burmistrza, prezydenta) lub zarząd powiatu (województwa) urzędnicy zajmujący się zakresem zadań, których dotyczy konkurs. W przypadku dziedzin obsługiwanych przez samorządowe jednostki organizacyjne, mogą być to pracownicy takiej jednostki – na przykład Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Do składu komisji muszą też być powołane osoby reprezentujące organizacje pozarządowe (z wyłączeniem osób, które reprezentują organizacje, biorące udział w danym konkursie). W pracach komisji konkursowej mogą uczestniczyć także w roli doradców fachowcy ze specjalistyczną wiedzą w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których konkurs dotyczy. Do wszystkich członków komisji konkursowej stosuje się zasady wynikające z Kodeksu Postępowania Administracyjnego, mające na celu zapewnić bezstronność ocen. Komisję powołuje organ wykonawczy ogłaszający konkurs, jednak musi to zrobić zgodnie z zasadami określonymi przez organ stanowiący (radę, sejmik) w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi.

W wyniku nowelizacji ustawy z 2011 r. zmieniono zapis dotyczący osób z organizacji pozarządowych. Zamiast osób „reprezentujących” organizacje w komisjach mają zasiadać osoby „wskazane” przez organizacje. Zmiana ta pozwala na większą elastyczność w doborze osób do komisji konkursowych. Osoby z organizacji nie muszą być formalnymi reprezentantami organizacji, ale powinny zostać przez organizacje „wskazane”. Jednocześnie ustawa nie określa, w jaki sposób takie wskazanie ma się odbywać (dlatego może ono przyjąć różne formy, np. otwarte ogłoszenie w BIP lub wskazanie przez lokalną radę działalności pożytku publicznego).

W wyniku nowelizacji ustawy z 2011 r. wprowadzono (nowy art. 2da) możliwość przeprowadzenia prac komisji konkursowej bez udziału osób wskazanych przez organizacje. Jest to możliwe, jeśli:

• żadna organizacja nie wskaże osób do komisji konkursowej lub
• wskazane osoby nie wezmą udziału w pracach tej komisji, lub
• wszystkie powołane w skład komisji konkursowej osoby podlegają wyłączeniu ze względu na złożenie oferty przez organizację, która wskazała osobę lub podlegają wykluczeniu ze względu na przepisy KPA.

Zasady działania komisji konkursowych muszą być również określone w programie współpracy. Natomiast kwestię, co podlega ocenie komisji reguluje ustawa (art. 15 ust. 1). Komisja analizuje złożone oferty i ocenia:

• możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową;
• przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
• proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa będzie realizować zadanie publiczne.
• w przypadku wspierania wykonania zadania publicznego - planowany przez organizację pozarządową finansowy wkład własny (czyli środki finansowe własne organizacji lub środki pochodzące z innych źródeł) na realizację zadania publicznego.
• komisja uwzględnia także planowany przez organizację pozarządową wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków.
• realizację zadań publicznych zleconych organizacji pozarządowej w latach poprzednich (m.in. rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych środków).

Na koniec komisja sporządza na potrzeby organu ogłaszającego konkurs ranking złożonych ofert lub rekomendacje dotyczące zlecenia zadania i udzielenia dotacji. Na tym etapie istnieje możliwość proponowania przez organ ogłaszający konkurs zmian w złożonym przez organizację wniosku. Komisja może zaproponować by dotacja była mniejsza od wnioskowanej, jeśli uzna, że nie wszystkie pozycje budżetu są uzasadnione. Organizacja, jeśli przyjmuje takie warunki, modyfikuje harmonogram i kosztorys, które będą załącznikami do umowy.

Komisja oceniająca powinna sporządzić opinię w formie protokołu. Dokument taki zawierać ma rekomendacje do przyznania dotacji, ewentualnie uzasadnienia w przypadku propozycji odmowy. Należy pamiętać, że jest on jawny dla każdego, kto zarządza do niego wglądu. Ustawa stwierdza wyraźnie (art. 15 ust 2i), że każdy (a więc nie tylko uczestnicy konkursu) ma prawo żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty. Protokół jest dla organu przyznającego dotację (wójta, burmistrza, prezydenta, zarządu powiatu lub województwa) podstawą do rozstrzygnięcia w formie zarządzenia lub uchwały. Akt ten określa zadanie, na jakie została przyznana dotacja, kwotę dotacji, wskazuje osoby upoważnione za strony organu administracji do podpisania umowy.

O przyznaniu lub odmowie przyznania dotacji należy zawiadomić organizację na piśmie, zapraszając do podpisania umowy lub informując o powodach odrzucenia oferty. Ponadto ogłoszenie o wynikach otwartego konkursu ofert należy obowiązkowo upublicznić w tej samej formie jak ogłoszenia o konkursie czyli: na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), na tablicy ogłoszeń w siedzibie organu administracji ogłaszającego konkurs oraz na jego stronie internetowej.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje również możliwość zlecenia obsługi konkursu organizacjom pozarządowym (art. 11 ust 2a).

Tak. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje taką możliwość. W art. 11 ust. 2a zapisano, że jednostka samorządu terytorialnego może zlecić organizacjom pozarządowym obsługę otwartego konkursu ofert.

W praktyce oznacza to, że rola samorządu może się ograniczyć do ogłoszenia konkursu. Natomiast opublikowanie tej informacji oraz pozostałe czynności związane z przebiegiem konkursu (np. udzielanie wyjaśnień, przyjmowanie wniosków, przygotowanie posiedzenia komisji, ocena formalna, zwołanie komisji) byłyby już zadaniami organizacji. Rolą organizacji byłaby zatem obsługa konkursu od strony techniczno-organizacyjnej.

Organizacja, której zlecono takie zadanie odpowiada za sprawne przeprowadzenie procesu naboru i oceny ofert, ale nie decyduje o przyznawaniu dofinansowania.

Nie ma żadnych wymogów dotyczących częstotliwości ogłaszania konkursów. Każdy organ wykonawczy administracji publicznej (na przykład prezydent miasta, wojewoda, minister) decyduje samodzielnie, ile konkursów i kiedy ma zamiar ogłosić.

Dobrą praktyką jest ogłaszanie rocznego harmonogramu konkursów, tak by organizacje mogły się do nich przygotować z większym wyprzedzeniem. Nie jest to jeszcze zwyczaj powszechny, warto jednak zachęcać lokalne władze do takich działań.

Organizacje, zainteresowane konkursami ogłaszanymi przez samorząd, powinny także zapoznać się z rocznym programem współpracy z organizacjami pozarządowymi, przyjętym przez samorząd gminy lub miasta, w których działają. W programie współpracy bowiem muszą znaleźć się m.in. informacje o zadaniach publicznych, które samorząd przewiduje zlecić w danym roku organizacjom pozarządowym.

Status pożytku publicznego daje, posiadającym je organizacjom, określone przywileje. Jest on potwierdzeniem, że organizacja w swojej działalności przestrzega konkretnych standardów oraz że poddaje się dodatkowej kontroli w tym zakresie.

Status pożytku publicznego nie świadczy jednak o tym, że posiadające go organizacje prowadzą działalność lepiej od pozostałych. Organ administracji (np. burmistrz albo minister) nie może dzielić podmiotów, z którymi współpracuje na „lepsze” i „gorsze”. Stąd nie ma możliwości, aby ogłaszać konkurs, tylko dla organizacji posiadających status pożytku publicznego.

W otwartym konkursie ofert, ogłoszonym zgodnie z przepisami Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mogą brać udział stowarzyszenia, fundacje, organizacje kościelne oraz spółdzielnie socjalne, oraz inne podmioty prowadzące działalność w sferze pożytku publicznego (np. tzw. spółki non profit).

W konkursie ofert zadania mogą być wykonywane wyłącznie w ramach działalności nieodpłatnej lub odpłatnej – zatem do konkursów nie może przystąpić podmiot, który nie prowadzi działalności pożytku publicznego (np. spółdzielnia socjalna prowadząca wyłącznie działalność gospodarczą lub stowarzyszenie prowadzące działalność gospodarczą, startujące do konkursu, jako przedsiębiorca).

Warunkiem udziału w konkursie jest posiadanie osobowości prawnej, lub ułomnej osobowości prawnej (jak w przypadku stowarzyszeń zwykłych, które powstały po 20 maja 2016 r. lub uzyskały wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych po tej dacie, zobacz: Stowarzyszenia zwykłe – dotacje są już dla Was!).

Może się zdarzyć, że w ogłoszeniu o konkursie organ administracji (na przykład wójt, zarząd powiatu lub województwa) wprowadzi pewne wymogi dotyczące organizacji ubiegających się o dotację. Najczęściej dotyczą one udokumentowanego doświadczenia lub kwalifikacji do realizacji określonych zadań. Nie można natomiast wprowadzać ograniczeń dotyczących statusu organizacji na przykład; dopuszczać do konkursu tylko takie organizacje, które mają status pożytku publicznego albo organizować konkurs tylko dla stowarzyszeń z wykluczeniem fundacji albo organizacji kościelnych.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy klub sportowy może dostać dotację?

Czy NGO prowadzące uproszczoną ewidencję będzie mogło ubiegać się o środki publiczne

Czy wspólnota mieszkaniowa może dostać dotację?

Tak. Możliwość taką przewiduje art. 14 ust. 2 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, który mówi, że dwie lub więcej organizacji pozarządowych lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 mogą złożyć ofertę wspólną.

Oferta wspólna musi wskazywać, jakie działania podczas realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje oraz opisywać sposób reprezentacji organizacji składających ofertę wobec organu administracji publicznej.

Jeśli oferta złożona przez dwie lub więcej organizacji uzyska dofinansowanie, organizacje muszą zawrzeć ze sobą umowę, w której określone zostaną zadania i obowiązki każdej z nich podczas realizacji zadania publicznego. Umowę tę załącza się do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.

Taką umowę najlepiej zawrzeć na etapie składania oferty do samorządu, by przy ewentualnym przyznaniu dotacji nie trzeba było prowadzić negocjacji z partnerem.

Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 składające ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania zapisane w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego.

Otwarty konkurs ofert musi być ogłoszony co najmniej w trzech miejscach:

• w Biuletynie Informacji Publicznej,
• w urzędzie ogłaszającym konkurs, w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń,
• na stronie internetowej urzędu ogłaszającego konkurs.

Wydaje się, że najlepszym sposobem śledzenia ogłaszanych konkursów są strony internetowe urzędów oraz Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) - www.bip.gov.pl.

Wymienione powyżej sposoby ogłaszania konkursów są obowiązkowe. Oprócz tego każdy urząd, organizujący konkurs, może opublikować informację o tym także w inny sposób - będzie to zależało od woli władz i lokalnych zwyczajów, może być to również narzucone przez organ stanowiący (radę gminy, powiatu, sejmik) w programie współpracy.

Informacje o ogłaszanych konkursach można znaleźć także w portalu organizacji pozarządowych - w serwisie wiadomosci.ngo.pl oraz fundusze.ngo.pl, a także w serwisach regionalnych.

Wnioski, czyli oferty organizacji pozarządowych złożone w konkursie na realizację zadań publicznych musi oceniać komisja konkursowa. Komisję taką, zgodnie z przepisami ustawy (art. 15, ust 2a) powołuje organ administracji publicznej, który ogłasza otwarty konkurs ofert. W przypadku samorządów, zasady działania komisji konkursowych, musza być zawarte w uchwalonym przez radę programie współpracy (art. 5a, ust 4, pkt 11)

W skład komisji konkursowej wchodzą osoby wskazane przez organizacje pozarządowe oraz przedstawiciele organu ogłaszającego konkurs – najczęściej będą to urzędnicy. W komisji ze strony organizacji pozarządowych nie mogą zasiadać osoby reprezentujące organizacje, biorące udział w konkursie (wykluczenie konfliktu interesów). W przypadku wszystkich członków komisji, także urzędników zawarto ograniczenia dotyczące ich wyłączenia z prac komisji, w przypadku gdy taki konflikt interesów miałby miejsce. Oznacza to, że w pracach komisji nie może brać udziału także urzędnik, który jest powiązany z organizacją składającą ofertę w danym konkursie. W pracach komisji mogą uczestniczyć także – jako doradcy – specjaliści z dziedzin, których dotyczy konkurs.

Przepisy przewidują także możliwość przeprowadzenia procedury konkursowej bez udziału osób wskazanych przez organizacje pozarządowe (art. 15. ust. 2da). Dzieje się tak w trzech przypadkach:

• gdy żadna organizacja nie wskaże osób do składu komisji konkursowej,
• gdy wskazane osoby nie wezmą udziału w pracach komisji konkursowej,
• gdy wszystkie powołane w skład komisji konkursowej osoby podlegają wyłączeniu, ze względu na opisane w ustawie konflikty interesu (wskazanie przez organizację biorącą udział w konkursie lub wyłączenie na podstawie Kodeksu Postępowania Administracyjnego).

Podczas rozpatrywania ofert komisja ocenia:

• możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację;
• kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
• proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa chce realizować zadanie publiczne;
• planowany przez organizację pozarządową wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;
• w przypadku wspierania wykonywania zadań publicznych, komisja bierze pod uwagę planowany przez organizację pozarządową udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł.

Oprócz oceny samej oferty komisja bierze również pod uwagę ocenę realizacji zadań publicznych zleconych organizacji w latach poprzednich (o ile oczywiście taka sytuacja miała miejsce). Zwraca przy tym szczególną uwagę na rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych środków.

Efektem prac komisji jest sporządzenie, na potrzeby organu ogłaszającego konkurs, rankingu złożonych ofert lub rekomendacji dotyczących zlecenia zadania i udzielenia dotacji. Komisja może zaproponować, by dotacja była mniejsza od wnioskowanej, jeśli uzna, że nie wszystkie pozycje budżetu są uzasadnione. Komisja oceniająca powinna sporządzić opinię w formie protokołu.

Dokument taki zawierać ma rekomendacje do przyznania dotacji, ewentualnie uzasadnienia w przypadku propozycji odmowy. Należy pamiętać, że jest on jawny dla każdego, kto zażąda do niego wglądu. Ustawa stwierdza wyraźnie (art. 15 ust 2i), że każdy (a więc nie tylko uczestnicy konkursu) ma prawo żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty. Może to uczynić w ciągu 30 dni od ogłoszenia wyników konkursu. Protokół jest dla organu przyznającego dotację (wójta, burmistrza, prezydenta, zarządu powiatu lub województwa) podstawą do rozstrzygnięcia w formie zarządzenia lub uchwały.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Konflikt interesów urzędnika w komisji konkursowej

Dlaczego nasz wniosek o dotację odpadł formalnie? 4 najczęstsze błędy formalne

Ustawa o działalności pożytku publicznego nie narzuca tego terminu, natomiast zgodnie z art. 13, ust 2 pkt 6 organ ogłaszający konkurs jest zobowiązany do określenia w ogłoszeniu terminu dokonania wyboru ofert.

Termin podany w ogłoszeniu o konkursie jest później wiążący dla organu, stąd powinien on zadbać, by powoływana przez niego komisja rozpatrzyła złożone oferty w terminie, który pozwoli na wydanie rozstrzygnięcia nie później niż w dacie zadeklarowanej w ogłoszeniu.

Zlecenie realizacji zadania publicznego, połączone z udzieleniem dotacji organizacji pozarządowej, jest odrębnym trybem realizacji zadania od zlecenia w trybie prawa zamówień publicznych.

Oznacza to, że organ administracji, decydując o realizacji zadania publicznego, ma możliwość wyboru różnych form. Pierwszą z nich będzie realizacja zadania przez podmiot publiczny. Drugą - zlecenie jego realizacji na zewnątrz. W przypadku zlecania zadania podmiotowi zewnętrznemu organy administracji mają możliwość wyboru formy, w jakiej to robią.

Jedną z możliwości jest powierzenie lub wsparcie realizacji zadania, w trybie konkursowym określonym w Ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W takim przypadku podmiotami, które są uprawnione do ubiegania się o możliwość realizacji zadania są wyłącznie organizacje pozarządowe, organizacje kościelne, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, spółdzielnie socjalne a także spółki (akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe), które nie działają w celu osiągnięcia zysku (art. 3, ust 3).

Podmiot taki, składając ofertę organowi administracji publicznej i otrzymując od niego dotację, w sensie formalnym nie pobiera wynagrodzenia. Tak więc, realizacja zadań w tej formie nie jest działalnością gospodarczą, ani też odpłatną działalnością pożytku publicznego. Jest to statutowa działalność podmiotu, finansowana lub dofinansowana ze środków publicznych. Organizacja realizująca zadanie musi zamknąć projekt zerowym wynikiem finansowym – nie może wypracować w takim przedsięwzięciu zysku. Jeśli to zrobi, to o taką kwotę pomniejszona zostaje udzielona dotacja.

Kolejną konsekwencją uzyskania dotacji jest obowiązek stosowania przez organizację przy wydatkowaniu środków publicznych przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.

Zupełnie inną sytuacją jest wyłonienie wykonawcy zlecenia w trybie zamówień publicznych. Może to być na przykład tryb przetargu, zapytania o cenę czy zamówienia do 14 tys. euro, kiedy nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych. W takiej sytuacji wykonawcą zadania jest podmiot gospodarczy. Podzlecając kolejne elementy zadania, dokonując zakupów towarów lub usług nie jest on już zobowiązany do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Organ administracji rozlicza go tylko z efektu merytorycznego, a nie z kwestii finansowych. Ta forma zakłada wypracowywanie zysku przez zleceniobiorcę, przynależy więc do sfery gospodarczej. Zleceniobiorcą w takim wypadku może być organizacja pozarządowa, ale tylko taka, która prowadzi działalność gospodarczą (jest wpisana w KRS do rejestru przedsiębiorców).Zlecenie realizacji zadania publicznego w trybie konkursowym, połączone z udzieleniem dotacji oraz udzielenie zamówienia publicznego to dwa odrębne tryby zlecania, które mogą być stosowane alternatywnie. O tym, który z nich wybrać decyduje organ administracji publicznej, kierując się troską o jakość wykonania zadania publicznego (art. 11, ust 4).