Poradnik - ngo.pl

Dobrze zaplanowane i przeprowadzone konsultacje społeczne uwzględniają kilka faz:

I. Etap diagnozy – polega na przyjrzeniu się dotychczasowym działaniom podejmowanym w temacie będącym przedmiotem konsultacji. W ramach tego etapu warto przyjrzeć się następującym kwestiom:

• czy ktoś wcześniej zajmował się tym tematem (czy powstały publikacje, badania, dokumenty, artykuły prasowe)?
• czy były podejmowane jakieś działania w tym obszarze, a jeżeli tak, to jakie były ich rezultaty?
• kto dysponuje wiedzą w zakresie tematu konsultacji, do kogo można się zwrócić jako do eksperta?
• kogo należy zapytać o zdanie i jak trafić do tych grup (o tym więcej w sekcji: Grupa docelowa i interesariusze w konsultacjach społecznych)?
• jakie metody zbierania opinii sprawdzą się, biorąc pod uwagę temat konsultacji oraz grupę docelową, na której opinii zależy nam najbardziej

II. Etap zasięgania opinii – jest momentem, w którym uczestnicy konsultacji społecznych mają czas na zgłaszanie swoich uwag czy propozycji. Warto tu pamiętać o:

• odpowiednim doborze metod prowadzenia konsultacji (informacje o metodach znajdują się m.in. w portalu partycypacjaobywatelska.pl w sekcji „Techniki”),
• jasnym zakreśleniu ram procesu (tzn. o czym dokładnie rozmawiamy, na co możemy mieć wpływ, co stanie się dalej z efektami wspólnej pracy) oraz odpowiednim zakomunikowaniu tych ustaleń potencjalnym uczestnikom konsultacji,
• odpowiednim zaplanowaniu działań (określeniu czasu zbierania opinii, dostępności konsultacji dla uczestników pod kątem czasu i miejsca).

III. Etap przekazywania informacji zwrotnej o wynikach konsultacji – jest istotnym elementem mającym wpływ na budowanie wiarygodności organizatora procesu konsultacji. Przyjmuje się, że konsultacje społeczne powinny zostać podsumowane w formie raportu zawierającego najważniejsze informacje o ich przebiegu, uczestnikach, rodzajach zgłoszonych uwag/ propozycji oraz ustosunkowaniem się do nich przez gospodarza procesu. Warto zadbać o to, aby informacje o podsumowaniu konsultacji przekazywać uczestnikom posługując się tymi samymi kanałami informowania, jakimi było przekazywane im zaproszenie do konsultacji. To zwiększy szanse na to, aby możliwie dużo osób dowiedziało się o wynikach konsultacji.

IV. Ewaluacja procesu konsultacji – już na początku planowania procesu konsultacji społecznych warto pomyśleć o tym, w jaki sposób najlepiej przyglądać się przebiegowi i efektom konsultacji, tak aby przy okazji planowania przyszłych procesów starać się uniknąć tych samych błędów. O tym, jak planować ewaluację można poczytać:

• w publikacji „Ewaluacja. Jak to się robi?” autorstwa Łukasz Ostrowskiego i Marii Wiśnickiej,
• w publikacji poświęconej ewaluacji budżetów partycypacyjnych autorstwa Łukasza Ostrowskiego i Rafała Rudnickiego – choć dotyczy ona innego narzędzia niż konsultacje, może stanowić inspirację dla osób planujących ewaluację procesów konsultacyjnych,
• oraz w publikacji „Partycypacja publiczna krok po kroku” pod redakcją Oktawiusza Chrzanowskiego – rozdział „Ewaluacja” o tym jak zaplanować ewaluację procesów partycypacyjnych w tym konsultacji społecznych.

V. Informowanie – nie stanowi osobnego etapu – jest po prostu kluczowym elementem konsultacji społecznych, o którym warto pamiętać przez cały czas ich trwania. Planując działania informacyjne istotne jest zadbanie o odpowiedni dobór kanałów dotarcia, dopasowanych do rodzaju grupy interesariuszy oraz o jasność i zrozumiałość przekazu przy formułowaniu treści związanych z procesem (takich jak opis konsultacji, zaproszenie do konsultacji, raport). O tym dość złożonym zagadnieniu możesz przeczytać więcej i zainspirować się tutaj:

• „Konsultacje okiełznane” autorstwa Oktawiusza Chrzanowskiego i Ewy Rościszewskiej – rozdział „Informowanie”,
• lub tutaj: „Elementy partycypacji” (praca zbiorowa) – również rozdziale „Informowanie”.

Więcej informacji o tym, jak dobrze zaplanować konsultacje znajduje się w publikacji „Konsultacje okiełznane”, zawierającej między innymi „Narzędziownik”, który zawiera listy kontrolne ułatwiające zaplanowanie poszczególnych etapów konsultacji społecznych.

Z kolei szczegółowe przejście krok po kroku przez najważniejsze zagadnienia planowania i prowadzenia procesów partycypacyjnych, w tym konsultacyjnych znajdziesz tutaj: „Partycypacja publiczna krok po kroku”.

Rozwinięcie poszczególnych etapów konsultacji, na potrzeby ich planowania i uczestnictwa w szczególności na poziomie samorządowym, znajduje się w Kanonie Lokalnych Konsultacji Społecznych (www.kanonkonsultacji.pl), w części „Konsultacje społeczne krok po kroku”.

Grupa docelowa konsultacji społecznych to jedno z kluczowych zagadnień, nad którym trzeba zastanowić się zarówno przygotowując konsultacje jak i przygotowując się do udziału w konsultacjach. W skrócie chodzi o adresatów działań konsultacyjnych, tych których opinię lub wkład w tworzone rozwiązania chcemy pozyskać. Od dobrego wyznaczenia zasięgu i składu tej grupy zależy w dużej mierze sukces konsultacji: sukces frekwencyjny, a także jakość uwag, opinii lub wypracowanych w konsultacjach pomysłów.

Bardzo często zdarza się, że odbiorcy konsultacji określeni są zbyt ogólnie i mgliście: mieszkańcy miasta, obywatele, organizacje pozarządowe, seniorzy, młodzież. Do tak ogólnych określeń trudno dobrać skuteczne kanały komunikacji, spróbować wyobrazić sobie do kogo właściwie kierowane jest zaproszenie i jak właściwie powinno być ono sformułowane tak, żeby nie było problemu. Mało kto z nas reaguje na próbę zaproszenia do działania kiedy słyszy ogólne hasła. Szczególnie w gąszczu komunikatów, które nas zalewają na co dzień. Rozdzielmy jednak na tym etapie dwie kwestie: kogo angażować i jak do tych grup/osób dotrzeć skupiając się na pierwszej.

Próbując rozwiać wątpliwości dotyczące tej kwestii prezentujemy poniżej fragmenty publikacji Partycypacja publiczna krok po kroku. Warto również zapoznać się z drugą stroną medalu – czyli rolami, w które wchodzą uczestnicy procesów konsultacyjnych, szczególnie organizacje pozarządowe. O tym w części W jakich rolach mogą występować organizacje pozarządowe w konsultacjach?

I. Pod względem rodzaju

• Uczestnicy statutowi: to osoby lub organizacje, których udział w procesie budowy zaangażowania podyktowany jest wymogami prawa (stąd określenie „statutowi”) lub przysługuje im z racji piastowanego urzędu. Osoby pełniące ważne funkcje w lokalnej społeczności mają często wpływ na wiele spraw i dlatego zawsze należy je informować i zaprosić do udziału w planowanym procesie budowy zaangażowania.
• Osoby zaufania publicznego/liderzy: to osoby zaangażowane w działalność lokalnych grup lub organizacji – stowarzyszeń, wspólnot mieszkańców i innych grup interesów. Co prawda pełnione przez te osoby funkcje mają charakter ochotniczy, a nie statutowy, jednak nie zmienia to faktu, że są one ważne, pełniąc de facto funkcję rzeczników wielu innych ludzi i dysponując niepisanym mandatem pozwalającym im mówić w imieniu tych grup.
• Społeczność: mówiąc, że chcesz angażować „społeczność”, masz pewnie na myśli coś w rodzaju badania opinii publicznej na konkretny temat, co wymaga zaangażowania grupy stanowiącej reprezentatywny przekrój badanej populacji. Z drugiej strony, najważniejszy jest cel, dla którego budujesz zaangażowanie: być może chcesz zbudować lepsze relacje ze „społecznością”? W takiej sytuacji o wiele skuteczniejsze będzie nawiązanie licznych bezpośrednich kontaktów z obywatelami.
• Przekrój społeczny: możliwe, że wcale nie chcesz angażować do działania całej społeczności, lecz jedynie członków określonej grupy lub nawet mieszkańców jednej ulicy. Wiele osób będzie chciało angażować się jedynie wtedy, gdy poruszana problematyka dotyczy ich osobiście, co oznacza, że twoje działania mogą spotkać się z lepszym odzewem, jeśli rozbijesz je na kilka osobnych procesów skupionych na mniejszych lokalnych grupach, niż w przypadku jednego procesu adresowanego do wszystkich.
• Specjalne grupy interesu: mogą to być członkowie określonej grupy etnicznej, osoby ze specjalnymi potrzebami lub grupa posiadająca wspólny interes w jakiejś kwestii – na przykład ludzie, którym zależy na recyklingu i ochronie środowiska, mieszkańcy domagający się budowy nowej obwodnicy albo przeciwnicy wszelkich planów budowania nowych dróg. Czasami dobrze jest rozmawiać osobno z każdą ze specjalnych grup interesów, ponieważ ich członkowie mogą obawiać się, że sprawy, na których im zależy, przepadną w dużym procesie angażującym całą społeczność.
• Osoby i organizacje dysponujące specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem: możesz chcieć zaangażować w proces osoby, z których specjalistycznej wiedzy lub konkretnych doświadczeń chciałbyś skorzystać. Mogą to być naukowcy specjalizujący się w badaniach określonej kultury, handlowcy z wiedzą na temat sytuacji na lokalnym rynku albo obrońcy środowiska, którzy orientują się w miejscowej problematyce związanej z ekologią. Wspomniane osoby będziesz angażował/a indywidualnie, więc potrzebujesz procesu, który umożliwi wykorzystanie ich osobistego wkładu.

II. Pod względem poziomu świadomości

Inną metodą pozwalającą upewnić się, że zwerbowało się wszystkich istotnych interesariuszy, jest analiza relacji między potencjalnymi uczestnikami a problemami, których ma dotyczyć proces.

• Aktywni interesariusze: to np. osoby, których zaangażowanie w interesujące nas sprawy wiąże się z pełnionymi przez nie funkcjami. Mogą to być ludzie sprawujący urząd, na przykład ci, których udział wymagany jest ustawowo, albo wybieralni reprezentanci społeczności, np. radni lub posłanki i posłowie. Do tej grupy należą też osoby, które na pewno będą zainteresowane procesem, ponieważ prowadzą działania kampanijne lub lobbystyczne związane z poruszanymi kwestiami. Osoby takie należy zidentyfikować i włączyć do każdego procesu na samym początku.
• Warto też zastanowić się nad uśpionymi interesariuszami, czyli osobami, na które obecna sytuacja prawdopodobnie będzie mieć wpływ, a które staną się stroną, gdy tylko się o tym dowiedzą. Mogą to być np. mieszkańcy domów sąsiadujących z obszarem, na którym realizowana będzie duża inwestycja budowlana, albo ludzie, którzy odczują konsekwencje wzmożonego ruchu drogowego podczas budowy. Takie osoby trzeba zlokalizować, poinformować o dotyczących ich wydarzeniach i zachęcić do udziału w procesie, upewniwszy się, że w pełni zdają sobie sprawę ze wszystkich ich skutków.
• Bierni interesariusze: to osoby, które najprawdopodobniej nie odczują na sobie bezpośrednich skutków konsultowanych wydarzeń, a zatem nie zaangażują się w proces, o ile nie zostaną o nim poinformowane, na przykład przez media lub grupy prowadzące kampanie informacyjne. Tak rozumiana grupa interesu może być dowolnie liczna, na przykład zmiana klimatu ma wpływ na wszystkich.
• Wpływowi interesariusze: to osoby zwerbowane przez aktywnych lub uśpionych interesariuszy, aby być rzecznikami ich sprawy lub pobudzać do działania biernych interesariuszy. Mogą to być sławni ludzie mieszkający w okolicy, której dotyczy sprawa; przyjaciele i współpracownicy aktywnych i uśpionych interesariuszy lub publicyści z mediów o zasięgu ogólnokrajowym zainteresowani problematyką związaną z konkretnym wydarzeniem. Zaangażowanie wpływowych interesariuszy może być nietrwałe i płytkie, lecz mogą oni mieć też istotny wpływ na opinię publiczną i powinni być traktowani jako aktywni interesariusze od momentu, w którym staje się jasne, że zaangażowali się w sytuację.

III. Dobór po względem „interesu”

Z definicji „interesariusze” to osoby, które mają jakiś „interes” w określonej sytuacji. Jeśli odpowiemy sobie na kilka pytań, może nam być łatwiej namierzyć te osoby, które należy zaangażować w konkretnej sytuacji:

• Kto odczuwa lub będzie odczuwać skutki tego, co robisz lub proponujesz zrobić? Na przykład: społeczności, pracownicy, klienci, podwykonawcy, dostawcy, partnerzy, związki zawodowe i akcjonariusze.
• Kto piastuje urzędy ważne z perspektywy tego, co robisz?
• Kto ma posłuch lub jest rzeczywistym lokalnym autorytetem w kwestiach, o których mowa?
• Kto prowadzi organizacje zajmujące się problematyką związaną z tematem?
• Kto był angażowany w podobnych przypadkach w przeszłości? Na przykład: instytucje zajmujące się kontrolą i egzekwowaniem regulacji, agencje rządowe, politycy szczebla lokalnego i ogólnokrajowego, organizacje pozarządowe i inne grupy interesu.
• Czyje nazwisko pojawia się raz po raz podczas dyskusji na temat, o którym mowa?

IV. Dobór interesariuszy z perspektywy problematyki

Są trzy kategorie problemów, którym powinniśmy uważnie się przyjrzeć:

• Problemy deklarowane: to sprawy z nagłówków gazet, o których ludzie mówią, gdy zapytasz ich o to, czym się przejmują.
• Problemy kluczowe i aktualne: to sprawy, o które mieszkańcy naprawdę się martwią i możliwe, że nie będą chcieli mówić o nich publicznie lub dopóki nie zdobędziesz ich zaufania.
• Problemy bazowe: to istniejące od dawna zagadnienia tworzące kontekst twojej pracy – sprawy ciągle obecne w tle, będące tak trwałym, że aż niewidzialnym elementem krajobrazu, przez co nigdy się o nich nie wspomina, co nie znaczy, że nie pozostają przyczyną rzeczywistych lub deklarowanych problemów.

Wszystkie wymienione sposoby identyfikowania i doboru interesariuszy mogą być przydatne i skuteczne. Każdy pozwala podejść do zastanej sytuacji z innej perspektywy i otrzymać różne odpowiedzi. Dobrym pomysłem będzie albo skorzystanie z techniki, która wydaje się najodpowiedniejsza, albo użycie wszystkich sposobów doboru i połączenie wyników w całość. Jak już wspominaliśmy, często lepiej jest zaprosić do udziału w procesie zbyt wiele osób, niż ryzykować pominięcie kogoś istotnego.

Wszystkie z opisanych technik, służących identyfikacji i analizie potencjalnych uczestników, prowokują ważne pytania. Na początek: co z powszechnym prawem wszystkich obywateli do bycia pytanymi o zdanie w sprawach, które ich dotyczą? Kto powiedział, że tylko interesariusze powinni być angażowani w proces konsultacji? Co z „milczącą większością” i skąd wiadomo, że to większość, skoro milczy?

Nasze podejście do konsultacji społecznych kłóci się z przekonaniem, że celem budowy zaangażowania jest wpływanie na opinię publiczną, przez co uczestników procesu należy klasyfikować i konsultować, oceniając, czy można ich przekonać do spraw, które organizatorzy procesu chcieliby przeforsować w konkretnym momencie. To praktyka zapożyczona ze świata public relations i lobbingu, która może doprowadzić do okrycia złą sławą wszelkich procesów budowy zaangażowania. Wiąże się też z pytaniem o kwestię reprezentatywności.

I. Reprezentatywność

Kiedy zaczynamy mówić o budowaniu publicznego zaangażowania, wiele osób często od razu skupia się na potrzebie zapewnienia reprezentatywności, czyli sprawieniu, żeby skład uczestników działań możliwie najwierniej odzwierciedlał opinię publiczną.

Jednak to, czy grupa uczestników procesu powinna być reprezentatywna, to kluczowe pytanie, które trzeba odnieść do celu, który sobie postawiliśmy. Jeśli twoim celem jest nawiązanie kontaktów i zbudowanie relacji z konkretnymi osobami, reprezentatywność oczywiście nie będzie tak ważna, jak wtedy, kiedy chcesz poznać opinię społeczności lokalnej na temat tego, czy należy zbudować pływalnię, czy raczej marinę dla łodzi i żaglówek.

Zapewnienie reprezentatywności poprzez właściwy dobór próby jest ważny:

• Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak rozkładają się opinie na konkretny temat w całej populacji lub w obrębie wybranej grupy.
• Jeśli chcesz wykorzystać efekty procesu budowy zaangażowania, jako podstawę dla demokratycznego procesu decyzyjnego.
• Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób stanowiska poszczególnych interesariuszy pokrywają się z opinią publiczną.

Reprezentatywność jest mniej ważna:

• Jeśli chcesz poznać opinię konkretnej grupy interesu, o której już wiesz, że nie jest reprezentatywna dla całej społeczności; choć również wówczas lepiej upewnić się, że pozyskane wyniki są reprezentatywne dla tej grupy.
• Jeśli chcesz zebrać nowe pomysły, a ich źródło nie jest ważne; warto jednak o nim pamiętać, gdy zabrane pomysły będziesz chciał/a wprowadzić w życie.
• Jeśli naczelnym celem organizowanego przez ciebie procesu jest zbudowanie relacji z konkretnymi osobami; chyba że chcesz, żeby były to osoby reprezentatywne dla populacji, z którą zamierzasz nawiązać relacje.
• Jeśli twoim głównym celem jest dotarcie do jak największej liczby osób i będziesz usatysfakcjonowany, mogąc oprzeć wnioski końcowe na opiniach każdej z osób, które uda ci się zaangażować. Nie możesz jednak wówczas twierdzić, że przeprowadzony proces był reprezentatywny.

II. Inkluzywność

Istnieją dwie obiegowe reguły, na które zaleca się zwracać uwagę każdemu, kto zajmuje się procesami budowy zaangażowania. Pierwsza z nich to unikanie „typowych podejrzanych”, ponieważ już sam fakt, że podchodzą do ćwiczeń pozytywnie i odpowiedzialnie, oznacza, że nie są reprezentatywni. Druga głosi, że należy szczególnie starać się dotrzeć do osób określanych jako „trudno dostępne” i „rzadko wysłuchiwane”. Terminy te stosuje się często równolegle do takich pojęć jak „mniejszości”, „grupy marginalizowane” oraz „grupy o specjalnych potrzebach”. Zajmijmy się teraz po kolei obiema wskazówkami.

Typowi podejrzani

Sformułowanie, które robi ostatnio zawrotną karierę w kręgach związanych z budowaniem zaangażowania, to „typowi podejrzani”, po którym często następuje zdanie: „trzeba dotrzeć dalej”. Zupełnie tak, jakby osoby, które podchodzą do konsultacji odpowiedzialnie i pozytywnie, były – z definicji – nietypowe. Choć z drugiej strony prawdopodobnie takie są: większość z nas biegiem ucieka przed ankieterami i szybko ciska kwestionariusz do kosza, jeśli akurat przyszedł pocztą.

Nie powinno się wykluczać nikogo dlatego, że poważnie podchodzi do obywatelskich powinności. Jednocześnie nie należy polegać wyłącznie na tych osobach i to nie tylko z tego powodu, że są one (niestety) niereprezentatywne dla ogółu, lecz również dlatego, że pożyteczne pomysły i świeże spostrzeżenia na konkretny temat pochodzą często od osób słabiej zaznajomionych z tematyką, które nie uczestniczą regularnie w działaniach konsultacyjnych i mogą wnieść w proces odmienny punkt widzenia.

Z tych przyczyn warto postarać się dotrzeć do osób spoza grona „typowych podejrzanych”, z myślą o ludziach, których wkład może być cenny z powodu ich perspektywy lub eksperckiej wiedzy na określony temat, albo takich, którzy zostaną wykluczeni z procesu, o ile nie dołożymy starań, aby ich do niego włączyć, np. mniejszości etniczne, specjalne grupy interesu.

Osoby „trudno dostępne”

Drugą stroną stosowania reguły „typowych podejrzanych” jest dołożenie starań, aby włączyć do udziału w procesie grupy społeczne określane często mianem „trudno dostępnych” lub „trudnych do usłyszenia”.

Wiąże się z tym ryzyko skupienia procesu na jednych grupach kosztem innych. Na liście „trudno dostępnych” grup społecznych znajdziesz zazwyczaj osoby oczekujące na przyznanie azylu, mniejszości etniczne, osoby niepełnosprawne, młode matki wychowujące dzieci itd. Do tych grup rzeczywiście trudno jest dotrzeć. Podobnie może być z młodymi pracownikami, którzy nie są związani z uczelnią czy społecznością, a także osobami pokonującymi długie dystanse do pracy, zbyt zmęczonymi codziennością, aby chciało im się uczestniczyć jeszcze w wieczornych spotkaniach. Zdarzało nam się oglądać listy interesariuszy, których autorzy tak mocno skupiali się na inkluzywności i włączaniu jednych grup, że nie zauważali, kiedy zaczęli wykluczać inne.

Dostosowywanie metod do uczestników

Już na początku pomyśl o metodach, którymi możesz się posłużyć w odniesieniu do konkretnych grup interesariuszy. Jeśli np. chcesz dotrzeć do osób, które mają problemy z czytaniem i pisaniem, zastosowanie kwestionariusza nie będzie najszczęśliwszym pomysłem. Jeżeli chcesz przeprowadzić serię indywidualnych wywiadów, mężczyźnie z notesem będzie trudno porozmawiać z kobietami należącymi do niektórych mniejszości etnicznych. Podobnie nie ma sensu organizować spotkania dla matek w porze odbioru dzieci ze szkoły czy spotkania dla osób niepełnosprawnych ruchowo w budynku niewyposażonym w potrzebne udogodnienia.

Technologia może być także narzędziem dyskryminacji: np. udostępniając dokumenty i materiały wyłącznie w internecie, natychmiast wykluczasz osoby, które nie mają dostępu do komputera, sieci, umiejętności lub wystarczającej pewności siebie, aby z nich korzystać.

Jeśli upewnisz się, że proces budowy zaangażowania jest inkluzywny, sprawisz, że stanie się on też bardziej wartościowy i uzyska szerszą legitymizację. Prawdziwym wyzwaniem związanym z inkluzywnością będzie jednak uniknięcie błędu włączania w proces „typowych podejrzanych” i „trudno dostępnych”, pomijając jednocześnie resztę, czyli apatyczną większość.

Część poradnika dotycząca konsultacji społecznych została opracowana przez Fundację Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych i Pracownię Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia” w ramach projektu „Konsultacje z zasadami” (www.konsultacjezzasadami.pl). Autorzy: Oktawiusz Chrzanowski (FISE), Ewa Stokłuska, Katarzyna Wyrwińska, Agata Bluj („Stocznia”)