Poradnik - ngo.pl

Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).

Nie znalazłeś/-łaś w poradnik.ngo.pl odpowiedzi na swoje pytanie? Napisz info@ngo.pl, zadzwoń 22 828 91 21, pon.-pt. g. 9-13

Reklama

Na jakich formularzach rejestruje się nowe stowarzyszenie w KRS? Jakie dokumenty trzeba do nich załączyć?

1

ZOBACZ KONIECZNIE: Lipiec 2021 – elektronizacja KRS, nowe formularze KRS

Elektronizacja KRS 

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie organizacje prowadzące działalność gospodarczą, takie które już są zarejestrowane i te, które powstają składają dokumenty o rejestrację, zmiany albo wykreślenie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu na PRS. 

Od 1 lipca wyłącznie elektroniczny KRS dla NGO z działalnością gospodarczą

Ruszył Portal Rejestrów Sądowych. Korzystajcie z instrukcji zamieszczonych w portalu

Elektronizacja postępowania rejestrowego przed KRS: jakie skutki dla organizacji społecznych?

Nowe formularze KRS 

Od 1 lipca 2021 r. organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, te zarejestrowane i te dopiero powstające mogą złożyć dokumenty w wersji papierowej - uwaga dostępne są nowe formularze. Mogą też złożyć wnioski o rejestrację, zmiany albo wykreślenie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowychotwiera się w nowej karcie.  

Nowe formularze KRS – dostępne na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości

W zakładce Instrukcje, formularze i kalkulatory - dostępne są puste oraz przykładowo wypełnione formularze.

Reklama
2

Jak rejestruje się nowe stowarzyszenie bez działalności gospodarczej? Na jakich formularzach?

Rejestrując stowarzyszenie bez działalności gospodarczej (od 1 lipca 2021)  można złożyć wniosek:  

  • w wersji papierowej. Do sądu składamy wtedy dwa oryginalne egzemplarze dokumentów (trzeci zostawiamy dla siebie). 
  • elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze. 

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach:

  • KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.,
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu),
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla komisji)

W zakładce Formularze KRS - zakładanie stowarzyszenia - dostępne są puste oraz przykładowo wypełnione formularze.

Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treści wniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polach formularza):

  1. nazwę i wydział sądu
  2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru)
  3. określenie formy prawnej organizacji (np. stowarzyszenie lub fundacja)
  4. adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego
  5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby)
  6. informacje o formularzach załączników i dokumentach

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:

  • Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami.
  • Trzeba wypełniać tylko pola jasne.
  • Wszystkie pola, których nie wypełniamy (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
  • W polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).

Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia uznaje się za błąd formalny, co może skutkować zwrotem wniosku. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter przy wypełnianiu odręcznym), a także właściwie podpisane.

Ta sama zasada dotyczy pozostałych formularzy KRS.

3

Jak rejestruje się stowarzyszenie z działalnością gospodarczą? Na jakich formularzach?

Rejestrując stowarzyszenie z działalnością gospodarczej (od 1 lipca 2021)  wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze.

Wymagane w nich informacje potrzebne do rejestracji stowarzyszenia z działalnością gospodarczą są takie same, zawierają jednak dodatkowe pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, których nie ma w wersji "papierowej". 

Prócz standardowych informacji, takich jak są wymagane w formularzach KRS-W20 i KRS-WK, stowarzyszenie podaje także informacje o:

  • przedmiocie działalności gospodarczej - zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Może zarejestrować maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważajacej działalności. Stowarzyszenie może jednak mieć więcej pól działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami statutu lub uchwały. W rejestrze jest widocznych tylko 10.
  • dzień i miesiąc zakończenia pierwszego roku obrotowego. Przykładowo jeśli stowarzyszenie rejestruje się w lipcu 2021 roku, to jako datę zakończenia pierwszego roku obrotowego może podać 31.12

Wymagane do rejestracji działalności gospodarczej informacje pojawiają się po "odklikięciu" w rejestrze przycisku "Czy podmiot wnosi o wpis do rejestru przedsiębiorców?"

4

Jakie dokumenty i ile załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Dokumenty, obrazujące zdarzenia lub zmiany, stanowią podstawę wpisu w KRS. Są kluczowym elementem wniosku. Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia załączamy:

  • statut stowarzyszenia – podpisany przez zarząd stowarzyszenia
  • protokół z zebrania założycielskiego – podpisany przez przewodniczącego i sekretarza/ protokolanta zebrania
  • listę członków założycieli (zawierającą imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy)
  • podjęte na zebraniu uchwały –  podpisane przez przewodniczącego i sekretarza/ protokolanta zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu,  uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej)
  • oświadczenia członków zarządu o ich adresach do doręczeń - każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.

Sposób składania wniosku a liczba egzemplarzy

Jeśli wniosek składamy  "papierowo" to składamy dwa oryginalne komplety dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet w celach informacyjnych jest przesyłany (przez KRS) do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu). Wszystkie składane do KRS dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. 

Jeśli wniosek składamy elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych, to możemy: 

  • złożyć dokumenty podpisane elektronicznie - załącza się pojedyńcze egzemplarze
  • złożyć skany dokumentów podpisanych odręcznie. W takim wypadku w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku musimy przesłać oryginały (dwa komplety) dokumentów papierowych do sądu.
5

Czy stowarzyszenie płaci za rejestrację w KRS?

Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej nie ponoszą opłat za rejestrację w KRS.

Wynika to z  art. 17 ust. 3 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”.

Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł. 

Zapłacić można:  

  • na rachunek bieżący sądu
  • lub do kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

  • poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
  • bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności.
6

Kto podpisuje formularze o rejestrację nowego stowarzyszenia?

Wszystkie składane formularze (KRS-W20, KRS-WK) muszą być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia. 

Jeśli wniosek jest składany elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych, to także musi być podpisany przez cały zarząd. To oznacza, że wszystkie osoby z zarządu muszą mieć założone konta na PRS.  

Przy zarządzie wieloosobowym podpisuje się osoba przygotowująca wniosek. Po zalogowaniu się i przygotowaniu wniosku, przechodzi się do zakładki "podpisanie wniosku" .

Otwiera się okno, w którym po kilknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem.

Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole "udostępnij do podpisania". Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta.

Identyfikator konta - to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika.

Po kliknieciu "zapisz" osoba, która ma podpisać znajdzie wniosek w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "oczekujące na podpis". 

Osoba, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) . 

Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca do podpisu "widzi" czy ta/ten kto ma podpisać, już to zrobiła/zrobił w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "przekazane do podpisu".

7

Czy wszystkie stowarzyszenia muszą być zarejestrowane w KRS?

Nie wszystkie stowarzyszenia muszą rejestrować się w KRS. Nie mają tego obowiązku m.in.:

  • stowarzyszenia zwykłe,
  • kluby sportowe, działające w formie stowarzyszeń, o których jest mowa w ustawie o sporcie i nieprowadzące działalności gospodarczej,

Organizacje te są wpisywane do ewidencji prowadzonej przez starostów powiatów (właściwych ze względu na siedzibę organizacji).

8

Co po rejestracji w KRS?

W ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS, każda organizacja powinna zgłosić do Urzędu Skarbowego dane uzupełniające na formularzu NIP-8.

Uwaga

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.

Nie musi występować o nie samodzielnie i może zacząć działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu. Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować aktualny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.

Pomimo nadania nr NIP, dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Organizacja, która zostanie zarejestrowana w KRS po 30 października 2021r., w terminie 7 dni od rejestracji, podlega obowiązkowi zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Więcej o tym jak ustalić kto jest beneficjentem rzeczywistym w fundacji, czyje dane należy tam wpisać dowiesz się z tego tekstów:

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?

Komentarze

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.