Poradnik - ngo.pl

W ustawie o fundacjach przewidziane są dwa powody, z jakich może zostać zlikwidowana fundacja. Są to: osiągnięcie celu, dla którego została ustanowiona fundacja albo wyczerpanie środków finansowych i majątku fundacji . W praktyce fundacje raczej są likwidowane z tego drugiego powodu. Dlaczego? Ponieważ cel (cele) fundacji są zazwyczaj tak szeroko i ogólnie formułowane, że trudno wyobrazić sobie sytuację, gdy ten cel zostanie całkowicie osiągnięty i stanie się to przyczyną likwidacji.

W statucie fundacji warto zapisać informację o tym kto podejmuje decyzję o likwidacji fundacji, kto powoła likwidatora oraz podejmie decyzję o przeznaczeniu pozostałego majątku. Najczęściej decyzja ta należy do najwyższego organu, np. rady fundacji, jeśli została powołana. Czasem decyzja wymaga jeszcze zgody fundatora. Zapisy są różne. Ważne, by postępować zgodnie z tymi wytycznymi.

W statucie można zaznaczyć na co może zostać przekazany pozostały po likwidacji majątek fundacji. Ogólnie zasada jest taka, że majątek jest przekazywany na rzecz innej organizacji o podobnych celach statutowych.

Pierwszym formalnym etapem rozpoczęcia likwidacji jest podjęcie decyzji o likwidacji fundacji. Jest ona podejmowana odpowiednio przez władze określone w statucie. Może to być np. rada fundacji, fundator albo zarząd jeśli to jedyny organ fundacji.

Zatem pierwszy krok to sprawdzenie zapisów statutu i przeprowadzenie odpowiedniego zebrania, spotkania - zgodnie z procedurą określoną w statucie.

Dokumenty jakie powinny zostać przygotowane to:

• uchwała o likwidacji fundacji
• uchwała o wyborze likwidatora/ likwidatorów - w uchwale warto również dopisać informację o sposobie reprezentowania organizacji przez likwidatora/likwidatorów. Zwykle przyjmowana jest zasada dotycząca sposobu reprezentacji ze statutu.
• uchwała o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji - uchwała może być ogólna pozostawiająca wybór konkretnej organizacji likwidatorowi
• dodatkowe ustalenia/ dokumenty w zależności od zapisów statutu

Ponadto często, zwłaszcza jeśli jest to spotkanie rady fundacji albo zarządu fundacji, dokumentem jest także protokół z tego zebrania, zawierający również imiona i nazwiska oraz podpisy osób uczestniczących w spotkaniu (taka lista obecności).

Jeśli dokumenty będą przygotowywane w wersji:

• papierowej to przygotowujemy wszystko w dwóch egzemplarzach. Jeden zostaje w archiwach stowarzyszenia. Drugi składany jest do sądu w celu otwarcia likwidacji.

• elektronicznej to wystarczy jeden egzemplarz, z podpisami elektronicznymi profilem zaufanym albo podpisem certyfikowanym. Dokumenty w wersji elektronicznej także zostają w archiwum stowarzyszenia.

Wniosek o otwarcie likwidacji (zmianę danych) składany jest do właściwego oddziału Krajowego Rejestru Sądowego, w którym fundacja jest zarejestrowana i podlega opłacie.

Sposoby złożenia wniosku o otwarcie likwidacji:

• papierowo – może złożyć tylko fundacja bez działalności gospodarczej (niewpisana do rejestru przedsiębiorców). Wniosek wraz z załącznikami składa się osobiście albo wysyła  pocztą dokumenty i formularze do właściwego oddziału KRS

• elektronicznie – fundacja z działalnością gospodarczą (wpisana do rejestru przedsiębiorców) może złożyć tylko elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, wypełniając elektronicznie wniosek i dołączając dokumenty. 

Fundacja bez działalności gospodarczej też może skorzystać z elektronicznej formy złożenia wniosku (ale nie musi).

Wniosek składany w postaci papierowej

Wniosek składany w postaci papierowej składa się z odpowiednich formularzy oraz załączników.

Wniosek w postaci papierowej mogą złożyć jedynie fundacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców (nieprowadzące działalności gospodarczej).

Papierowe formularze potrzebne do otwarcia likwidacji to:

• KRS-Z61 – formularz główny służący do zgłoszenia otwarcia likwidacji
• KRS-ZR – załącznik do formularza głównego służący do zgłoszenia likwidatora/likwidatorów. Na jednym formularzu można zgłosić jedną osobę.
• KRS-ZK – załącznik do formularza głównego służący do wykreślenia zarządu wraz ze sposobem reprezentacji określonym w statucie. Zarząd zostaje wykreślony ponieważ jego obowiązki w momencie otwarcia likwidacji obejmuje likwidator/likwidatorzy.

Formularze podpisywane są przez likwidatora/likwidatorów (w zależności od przyjętego sposobu reprezentacji likwidatorów).

Formularze dotyczące likwidacji kliknij tutaj: FORMULARZE

Dokumenty składane do wniosku o otwarcie likwidacji to:

• uchwała o rozwiązaniu fundacji
• uchwała o wyborze likwidatora/ likwidatorów
• uchwała o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji
• oświadczenie likwidatora o adresie do doręczeń - każdy likwidator składa oświadczenie o swoim adresie pod który sąd może dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.
• protokół z zebrania wraz z listą obecności - jeśli został przygotowany

Od wniosku pobierana jest także opłata w wysokości 150 zł dla fundacji bez działalności gospodarczej. Jeśli wniosek jest przesyłany pocztą to potrzebne jest także potwierdzenie przelewu dokonania opłaty sądowej albo wniosek o zwolnienie z tej opłaty.

Wniosek w postaci elektronicznej

Wniosek w postaci elektronicznej składa się za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), co wymaga wcześniejszego zarejestrowania się i zalogowania na tym portalu.

Po otworzeniu strony PRS trzeba wejść do modułu "Krajowy Rejestr Sądowy" i wybrać "e-formularze KRS" a następnie wybrać "wnioski o zmianę". Dalsza część wypełniania wniosku polega na zaznaczaniu i wypełnianiu odpowiednich pól. Do wniosku składanego przez PRS też trzeba załączyć wymagane dokumenty (załączniki).

Dokumenty składane do wniosku o otwarcie likwidacji to:

• uchwała o rozwiązaniu fundacji
• uchwała o wyborze likwidatora/ likwidatorów
• uchwała o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji
• oświadczenie likwidatora o adresie do doręczeń - każdy likwidator składa oświadczenie o swoim adresie pod który sąd może dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w odpisie KRS, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd (i będą ogólno-dostępne jeśli fundacja prowadzi działalność gospodarczą - w repozytorium akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców).
• protokół z zebrania wraz z listą obecności - jeśli został przygotowany

Tutaj możesz przeczytać więcej nt elektronicznego składania oraz podpisywania wniosku oraz załączników przez Portal Rejestrów Sądowych.

Od wniosku pobierana jest także opłata w wysokości 150 zł dla fundacji bez działalności gospodarczej lub 350 - dla fundacji wpisanej do rejestru przedsiębiorców. Składając wniosek przez PRS można wnieść opłatę poprzez "bramkę" do płatności elektronicznych.

Jakie konkretnie działania, dokumenty, zgłoszenia powinien wykonać likwidator? Od czego powinien zacząć?

Od planu – czyli spisania wszelkich rzeczy, działań, dokumentów i poukładania ich w odpowiedniej kolejności. Taki plan będzie się różnił w zależności od skali działania fundacji i jej zobowiązań, ale powinien zawierać pewne elementy, które są obowiązkowe:

• zgłoszenie informacji o rozwiązaniu fundacji do sądu – wniosek o otwarcie likwidacji składający się z odpowiednich formularzy KRS lub wniosku elektronicznego oraz dokumentów potwierdzających tę decyzję (opisane powyżej);
• zgłoszenie zmiany danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych;
• sprawdzenie, czy i jakie obowiązki na likwidatora nakłada statut bądź inne dokumenty wewnętrzne, w tym uchwały podjęte na zebraniu o rozwiązaniu organizacji. W praktyce może to być np. zapis w uchwale o przekazaniu majątku pozostałego po likwidacji, który da likwidatorowi uprawnienie do wyboru konkretnego podmiotu (konkretnej organizacji) któremu zostanie przekazany majątek – oczywiście z uwzględnieniem przepisów statutowych i woli wyrażonej w uchwale;
• sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień otwarcia likwidacji – sprawozdanie to składa się z tych samych elementów, co sprawozdanie finansowe sporządzane na zakończenie roku obrotowego. Różnica polega na innym niż rok okresie rozliczeniowym;
• podanie do publicznej wiadomości informacji o likwidacji fundacji – powinna zawierać formalne informacje o rozpoczęciu likwidacji, dane i kontakt do likwidatora, a także datę: do kiedy można zgłaszać roszczenia wobec likwidującej się organizacji. Likwidator może wywiesić stosowne zawiadomienie w urzędzie gminy, budynku sądu lub lokalu fundacji, zamieścić ogłoszenie w gazecie lokalnej, ogólnokrajowej albo umieścić ogłoszenie o likwidacji na portalu internetowym np. www.ngo.pl (https://ogloszenia.ngo.pl/komunikaty/likwidacja); Uwaga! Ogłoszenie (informacja) o likwidacji jest załącznikiem do końcowego wniosku o wykreślenie stowarzyszenia z rejestru. Zatem jeśli jest dodawane na ngo.pl warto je wydrukować (najlepiej printscreen) od razu po dodaniu.

• przekazanie majątku pozostałego po likwidacji wybranemu podmiotowi zgodnie z przepisami i wolą wyrażoną w uchwale;
• sporządzenie sprawozdania likwidatora z przeprowadzenia likwidacji (jego elementem jest sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji);
• przedstawienie właściwemu organowi organizacji (w zależności od zapisów statutu np. radzie, fundatorowi) sprawozdania likwidatora z likwidacji wraz ze sprawozdaniem finansowym na dzień zakończenia likwidacji. Oznacza to, że po zakończeniu likwidacji likwidator musi zwołać np. radę fundacji, która przyjmuje uchwałę o zakończeniu likwidacji i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji;
• złożenie wniosku o wykreślenie stowarzyszenia z rejestru KRS – wniosek w postaci papierowej składa się z odpowiednich formularzy i potwierdzających tę informację dokumentów. Fundacje wpisane do rejestru przedsiębiorców wniosek o wykreślenie z KRS mogą złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej, za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych, załączając wymagane dokumenty.

Ponadto plan może również zawierać także:

• zebranie informacji na temat wierzycieli i zobowiązań fundacji oraz sporządzenie planu finansowego związanego ze spłatą i ściganiem wierzytelności;
• inne dodatkowe specyficzne dla danej fundacji i konieczne do przeprowadzenia przez likwidatora czynności, np. powiadomienie o likwidacji osób wspieranych przez fundację, korzystających z jej działań; powiadomienie dostawców o zakończeniu działalności fundacji (zakończeniu bytu prawnego);
• zamknięcie rachunków bankowych fundacji – to zadanie może należeć do likwidatora, choć zdarza się, zwłaszcza w przypadku niewielkich organizacji z niewielkim majątkiem, że są one zamykane jeszcze przez zarząd przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu.

Więcej informacji nt obowiązków likwidatora oraz sprawozdania likwidatora zobacz tutaj - https://publicystyka.ngo.pl/sprawozdanie-likwidatora-organizacji-pozarzadowej-i-obowiazki-likwidatora

To likwidator ustala kiedy ma się zakończyć likwidacja. Początek likwidacji określa data podjęcia uchwały o rozwiązaniu fundacji lub data wskazana w postanowieniu sądu o zarządzeniu likwidacji. W ustawie o fundacjach nie ma termin na zakończenie procesu likwidacji, ale w praktyce zwykle, odwołując się do przepisów dotyczących stowarzyszeń, likwidacja trwa maksymalnie rok. Zwykle fundacje likwidują się w tym czasie.

Ostatnim etapem likwidacji jest zwołanie zebrania odpowiedniego organu w celu podjęcia decyzji o zakończeniu likwidacji i zatwierdzeniu sprawozdania likwidatora (jednym z jego elementów jest sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji). Ostateczna decyzja jest więc podejmowana przez odpowiedni organ statutowy - ten sam, który podejmował decyzję o rozpoczęciu likwidacji. Może to być np. rada fundacji, może to być fundator. Jeśli są takie organy, likwidator musi je powiadomić, że zakończył proces, po to aby te organy ostatecznie zakończyły likwidację (podjęły uchwałę o zakończeniu likwidacji).

Dokumenty po zebraniu na dzień zakończenia likwidacji:

• uchwała o zakończeniu likwidacji i przyjęciu sprawozdania finansowego na dzień zakończenia likwidacji – podpisana odpowiednio przez osoby ją podejmujące (np. radę fundacji/ fundatora/ likwidatora),
• sprawozdanie z likwidacji wraz ze sprawozdaniem finansowym na dzień zakończenia likwidacji oraz potwierdzeniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o otwarciu likwidacji – podpisane przez likwidatora.

Po tej decyzji likwidator składa do sądu wniosek o wykreślenie organizacji. Wniosek w postaci papierowej składa się na formularzu KRS-X2 załączając wymienione dokumenty. Fundacje wpisane do rejestru przedsiębiorców, muszą złożyć wniosek elektronicznie - za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (wybierając "Wnioski o wykreślenie z KRS). 

Opłata za wykreślenie organizacji z KRS to 300 zł. Jeśli wniosek jest przesyłany pocztą do wniosku dołączamy także potwierdzenie przelewu dokonania opłaty sądowej albo wniosek o zwolnienie z tej opłaty.

Puste oraz przykładowe formularze dotyczące likwidacji kliknij tutaj: formularze - likwidacja / wykreślenie

Obowiązkiem likwidatora jest zakończenie działalności fundacji również pod kątem rachunkowo-księgowym. Innymi słowy zakończenie działań także jeśli chodzi o finanse/majątek organizacji – zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Zanim jednak do tego dojdzie likwidator w momencie otwarcia likwidacji musi wiedzieć jak wygląda obraz majątku likwidowanej fundacji. W związku z tym sporządza sprawozdanie finansowe na dzień rozpoczęcia likwidacji. Sprawozdanie to składa się z tych samych elementów, co sprawozdanie finansowe sporządzane na zakończenie roku obrotowego. Różnica polega na tym, że obejmuje inny okres czasu – od ostatniego sprawozdania finansowego zamykającego rok do daty podjęcia uchwały o likwidacji.  Po zakończeniu likwidacji likwidator sporządza sprawozdanie na dzień zakończenia obejmujące okres od dnia otwarcia likwidacji do dnia zakończenia.  

Za te same okresy sporządzany (sporządzane) jest formularz rozliczenia podatkowego CIT. To też oznacza, złożenie ich (CITów) do urzędu skarbowego.

Sprawozdanie finansowe na dzień otwarcia likwidacji oraz sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji od października 2018 roku sporządza się wersji elektronicznej. Jest ono podpisywane także elektronicznie przez osobę sporządzającą oraz przez likwidatora za pomocą profilu zaufanego albo certyfikowanego podpisu elektronicznego.

Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe o zobacz INSTRUKCJE [KLIKNIJ]

W praktyce najlepiej, żeby sprawozdanie przygotowała osoba, która do tej pory prowadziła księgowość fundacji.

W trakcie trwania likwidacji zdarzenia o skutkach finansowych, księgowane są zgodnie z ogólnymi zasadami księgowania w otwartych w dniu rozpoczęcia likwidacji księgach rachunkowych. W ten sposób likwidator potwierdza również prowadzenie likwidacji np. wygaszanie działań – zamknięcie konta bankowego, spłacanie obietnic, wniesienie opłat sądowych, opłacenie księgowości, wyprzedaż majątku stałego, a także przekazanie majątku pozostałego po likwidacji.

W praktyce decyzję o tym ile zostało majątku po likwidacji można podjąć dopiero po zabezpieczeniu wszelkich płatności czyli dopiero w momencie gdy minie czas dany w ogłoszeniu na zgłaszanie ewentualnych roszczeń.

W momencie kiedy już wiadomo jaki to majątek, można go przekazać wybranej organizacji.

Po zakończeniu wszelkich działań likwidator podejmuje decyzję o zakończeniu likwidacji. Na ten moment zgodnie z ustawą o rachunkowości zamyka się księgi rachunkowe, przygotowując na ten dzień sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji. Składa się ono z tych samych części co sprawozdanie finansowe sporządzane na zakończenie roku obrotowego, ale obejmuje okres od otwarcia likwidacji do jej zamknięcia.

Sprawozdania finansowe na dzień otwarcia likwidacji i na dzień zamknięcia likwidacji powinny być także przyjęte (zatwierdzone) w ciągu 6miesięcy od daty ich zatwierdzenia a potem przesłane drogą elektroniczną odpowiednio:

• do Szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) - fundacja bez działalności gospodarczej
• do KRS - fundacja z działalnością gospodarczą

Jak przygotować, podpisać i złożyć sprawozdanie finansowe o zobacz INSTRUKCJE [KLIKNIJ]

Więcej o sprawozdaniach finansowych czytaj tutaj: https://www.poradnik.ngo.pl/obowiazki-sprawozdania

zobacz też: https://poradnik.ngo.pl/c-likwidacja-fundacji-a-sprawozdania-finansowe

W praktyce najlepiej, żeby sprawozdanie przygotowała osoba, która do tej pory prowadziła księgowość fundacji.

W trakcie trwania likwidacji zdarzenia o skutkach finansowych, księgowane są zgodnie z ogólnymi zasadami księgowania w otwartych w dniu rozpoczęcia likwidacji księgach rachunkowych. W ten sposób likwidator potwierdza również prowadzenie likwidacji np. wygaszanie działań – zamknięcie konta bankowego, spłacanie obietnic, wniesienie opłat sądowych, opłacenie księgowości, wyprzedaż majątku stałego, a także przekazanie majątku pozostałego po likwidacji.

W momencie kiedy już wiadomo jaki to majątek, można go przekazać wybranej organizacji.

W praktyce decyzję o tym ile zostało majątku po likwidacji można podjąć dopiero po zabezpieczeniu wszelkich płatności czyli dopiero w momencie gdy minie czas dany w ogłoszeniu na zgłaszanie ewentualnych roszczeń.

Po zakończeniu wszelkich działań likwidator podejmuje decyzję o zakończeniu likwidacji. Na ten moment zgodnie z ustawą o rachunkowości zamyka się księgi rachunkowe, przygotowując na ten dzień sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji. Składa się ono z tych samych części co sprawozdanie finansowe sporządzane na zakończenie roku obrotowego, ale obejmuje okres od otwarcia likwidacji do jej zamknięcia.

Przepisy ustawy o fundacjach stanowią, że fundacja powinna zostać zlikwidowana jeśli (art. 15 ust. 1 ustawy o fundacjach):

• osiągnięto cel, dla którego została ustanowiona - przyczyna ta w zasadzie nie ma żadnego znaczenia praktycznego. Wynika to z bardzo ogólnego sposobu określania celów fundacji w zdecydowanej większości statutów. W związku powyższym w praktyce nie jest możliwa sytuacja, w której nastąpiłoby całkowite osiągnięcie zakładanych przez fundację celów.
• wyczerpano środki finansowe i majątek fundacji - przyczyna ta może znaleźć zastosowanie praktyczne. Łatwo bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której fundacja realizując cele określone w statucie, wyzbywa się całego swojego majątku. Działanie takie nie musi być przejawem niegospodarności, lecz może być spowodowane sytuacją obiektywną.

Dodatkowo Kodeks cywilny przewiduje, że każda osoba prawna, w tym również fundacja, powinna zostać zlikwidowana w razie braku możliwości prowadzenia swoich spraw z powodu braku powołanych do tego organów (art. 42 k.c.). Zgodnie z art. 42 k.c. jeżeli osoba prawna, a więc również fundacja, nie może prowadzić swoich spraw z braku powołanych do tego organów, sąd ustanawia dla niej kuratora. Ustanowiony przez sąd kurator powinien postarać się niezwłocznie o powołanie organów fundacji, a w razie niemożności ich powołania, powinien złożyć wniosek o likwidację fundacji. Jak więc widać, w tym przypadku likwidacja fundacji nie następuje automatycznie, lecz powinna być poprzedzona staraniami o powołanie organów fundacji w celu umożliwienia jej dalszej działalności. Ustawa o fundacjach stanowi wyraźnie, że każda fundacja musi posiadać zarząd. Ponadto statuty poszczególnych fundacji mogą przewidywać powołanie jeszcze innych władz fundacji (Izdebski H., Fundacje i stowarzyszenia. Komentarz, orzecznictwo, skorowidz, OficynaWydawniczaTransit, Warszawa 2001). W takiej sytuacji brak tych organów, jeżeli powoduje „niemożliwość prowadzenia przez fundację jej spraw”, może być powodem jej likwidacji.

Ustawa o fundacjach dopuszcza możliwość połączenia fundacji z inną fundacją. W statucie powinna być podana informacja kto może podjąć tę decyzję oraz na jakich zasadach obywa się połączenie. Ogólnie chodzi o to, żeby w wyniku połączenia nie zmienił się cel, dla którego fundacja została powołana. Innymi słowy fundacja może się połączyć z inną fundacją o podobnych celach działania. Po co miałaby się połączyć? Czasem po prostu łatwiej jest prowadzić pewne działania wspólnie, zwłaszcza, jeśli wymagają one dużego nakładu sił i pieniędzy.

Oczywiście po to, by fundacje mogły połączyć się uprawnione do tego władze obu fundacji muszą podjąć uchwały o ich połączeniu. W takim wypadku „stare” fundacje przestają istnieć i powstaje nowa fundacja, którą rejestruje się w Krajowym Rejestrze Sądowym, jako podmiot powstały z połączenia dwóch niezależnie do tej pory działających fundacji. Najczęściej w praktyce jest tak, że jedna z fundacji przejmuje drugą w związku z tym zachowana zostaje nazwa, czasem z dodatkiem w nazwie wskazującym, z jakich podmiotów powstała.