Poradnik - ngo.pl

Rejestrując stowarzyszenie bez działalności gospodarczej (od 1 lipca 2021)  można złożyć wniosek:  

• w wersji papierowej. Do sądu składamy wtedy dwa oryginalne egzemplarze dokumentów (trzeci zostawiamy dla siebie). 
• elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze. 

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach:

• KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.,
• KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu),
• KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla komisji)

Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treści wniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polach formularza):

1. nazwę i wydział sądu
2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru)
3. określenie formy prawnej organizacji (np. stowarzyszenie lub fundacja)
4. adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego
5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby)
6. informacje o formularzach załączników i dokumentach

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:

• Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami.
• Trzeba wypełniać tylko pola jasne.
• Wszystkie pola, których nie wypełniamy (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
• W polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).

Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia uznaje się za błąd formalny, co może skutkować zwrotem wniosku. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter przy wypełnianiu odręcznym), a także właściwie podpisane.

Ta sama zasada dotyczy pozostałych formularzy KRS.

Rejestrując stowarzyszenie z działalnością gospodarczej (od 1 lipca 2021)  wniosek składa się elektronicznie po zarejestrowaniu i zalogowaniu się na Portal Rejestrów Sądowych, gdzie dostępne są e-formularze.

Wymagane w nich informacje potrzebne do rejestracji stowarzyszenia z działalnością gospodarczą są takie same, zawierają jednak dodatkowe pytania dotyczące rejestracji działalności gospodarczej, których nie ma w wersji "papierowej". 

Prócz standardowych informacji, takich jak są wymagane w formularzach KRS-W20 i KRS-WK, stowarzyszenie podaje także informacje o:

• przedmiocie działalności gospodarczej - zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Może zarejestrować maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważajacej działalności. Stowarzyszenie może jednak mieć więcej pól działalności gospodarczej, zgodnie z zapisami statutu lub uchwały. W rejestrze jest widocznych tylko 10.
• dzień i miesiąc zakończenia pierwszego roku obrotowego. Przykładowo jeśli stowarzyszenie rejestruje się w lipcu 2021 roku, to jako datę zakończenia pierwszego roku obrotowego może podać 31.12

Wymagane do rejestracji działalności gospodarczej informacje pojawiają się po "odklikięciu" w rejestrze przycisku "Czy podmiot wnosi o wpis do rejestru przedsiębiorców?"

Dokumenty, obrazujące zdarzenia lub zmiany, stanowią podstawę wpisu w KRS. Są kluczowym elementem wniosku. Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia załączamy:

• statut stowarzyszenia – podpisany przez zarząd stowarzyszenia
• protokół z zebrania założycielskiego – podpisany przez przewodniczącego i sekretarza/ protokolanta zebrania
• listę członków założycieli (zawierającą imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy)
• podjęte na zebraniu uchwały –  podpisane przez przewodniczącego i sekretarza/ protokolanta zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu,  uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej)
• oświadczenia członków zarządu o ich adresach do doręczeń - każdy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.

Sposób składania wniosku a liczba egzemplarzy

Jeśli wniosek składamy  "papierowo" to składamy dwa oryginalne komplety dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet w celach informacyjnych jest przesyłany (przez KRS) do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu). Wszystkie składane do KRS dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. 

Jeśli wniosek składamy elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych, to możemy: 

• złożyć dokumenty podpisane elektronicznie - załącza się pojedyńcze egzemplarze
• złożyć skany dokumentów podpisanych odręcznie. W takim wypadku w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku musimy przesłać oryginały (dwa komplety) dokumentów papierowych do sądu.

Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej nie ponoszą opłat za rejestrację w KRS.

Wynika to z  art. 17 ust. 3 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”.

Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą płaci za rejestrację 600 zł. 

Zapłacić można:  

• na rachunek bieżący sądu
• lub do kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu)  jest jednym z załączników do składanego wniosku.

• poprzez system e-płatności https://oplaty.ms.gov.pl/
• bezpośrednio poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po kliknięciu "opłacenie wniosku" następuje przekierowanie do systemu płatności.

Wszystkie składane formularze (KRS-W20, KRS-WK) muszą być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia. 

Jeśli wniosek jest składany elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych, to także musi być podpisany przez cały zarząd. To oznacza, że wszystkie osoby z zarządu muszą mieć założone konta na PRS.  

Przy zarządzie wieloosobowym podpisuje się osoba przygotowująca wniosek. Po zalogowaniu się i przygotowaniu wniosku, przechodzi się do zakładki "podpisanie wniosku" .

Otwiera się okno, w którym po kilknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem.

Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole "udostępnij do podpisania". Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta.

Po kliknieciu "zapisz" osoba, która ma podpisać znajdzie wniosek w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "oczekujące na podpis". 

Osoba, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) . 

Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca do podpisu "widzi" czy ta/ten kto ma podpisać, już to zrobiła/zrobił w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "przekazane do podpisu".

1. Załóż konto w PRS
Wniosek o rejestrację organizacji jest podpisywany przez wszystkie osoby z zarządu. W związku z tym, wszystkie osoby muszą mieć zarejestrowane konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Do podpisania można używać profilu zaufanego albo płatnego podpisu kwalifikowanego. 

2. Zbierz dokumenty rejestracyjne. Przygotuj dokumenty do złożenia przez- PRS
Dokumenty potrzebne do zarejestrowania stowarzyszenia, to dokumenty z zebrania założycielskiego. Lista założycieli oraz protokół z uchwałami. W związku z tym, że zebranie założycielskie odbywa się fizycznie, dokumenty te są zwykle sporządzane w wersji papierowej, podpisane własnoręcznym podpisem. Możecie też jednak mieć, mimo zebrania off-line, dokumenty zrobione elektronicznie i podpisane elektronicznie (przez profil zaufany albo podpis kwalifikowany). 
Dodatkowo każda osoba z zarządu musi zrobić "oświadczenie o adresie do doręczeń" - osobista informacja, podpisana przez tę osobę. 

Jedyny problem - dokument, który powinien być w postaci papierowej to lista członków założycieli. Zgodnie z ustawą Prawo o stowarzyszeniach lista zawiera dane osób takiej jakie: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczny podpis. Ta własnoręczność podpisu sugeruje, że ten dokument bezpieczniej mieć w papierowej wersji.  

Jeśli masz dokumenty papierowe to: 

🔸 zrób ich skany, poświadcz je profilem zaufanym przez osobę/osoby z zarządu i dołącz je (te poświadczone skany) jako załączniki

🔸 wyślij papierowe oryginały do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku, dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku

Jeśli masz dokumenty elektroniczne (czyli podpisane elektronicznie np. profilem zaufanym) to: 

🔸 dołącz je jako załączniki 

3. Wypełnij wniosek o rejestrację
Wniosek o rejestrację wypełnia jedna osoba z zarządu. Po zalogowaniu do PRS, wybiera zakładkę "wnioski o rejestrację" a potem formę prawną "stowarzyszenia" . Po wypełnieniu całego formularza, do wniosku dołącza się załączniki.  

Stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za wpis. 

Jeśli stowarzyszenie będzie prowadzić działalność gospodarczą to za rejestrację trzeba zapłacić. Można to zrobić od razu z systemu PRS. 
Więcej o opłatach zobacz tutaj: https://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-i-nr-kont-krsow

4. Podpisz wniosek
Wniosek o rejestrację podpisują wszyscy członkowie zarządu. By to zrobić osoba, która wniosek wypełniała musi go najpierw sama podpisać - zakładka podpisane wniosku.  Wniosek podpisuje się elektronicznie np.  profilem zaufanym. 

Po podpisaniu klika się "udostępnij do podpisu". Otwiera się okno z danymi osoby, która będzie podpisywała wniosek. Uzupełnij dane. 

Identyfikator konta - to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika.

Zarówno osoba, która przekazuje jak i otrzymuje wniosek do podpisania “widzi” tę informację w systemie.

5. Wyślij wniosek
Po podpisaniu przez wszystkie osoby wyślij wniosek - złożenie wniosku - przycisk “złóż wniosek”. 

Jeśli były dołączane dokumenty papierowe, to dodatkowo wysyła się oryginały dokumentów do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku. Dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku.

Nie wszystkie stowarzyszenia muszą rejestrować się w KRS. Nie mają tego obowiązku m.in.:

• stowarzyszenia zwykłe,
• kluby sportowe, działające w formie stowarzyszeń, o których jest mowa w ustawie o sporcie i nieprowadzące działalności gospodarczej,

Organizacje te są wpisywane do ewidencji prowadzonej przez starostów powiatów (właściwych ze względu na siedzibę organizacji).

Każde nowe stowarzyszenie zarejestrowane w KRS wraz z rejestracją otrzymuje numer REGON i NIP. W takim razie co trzeba zrobić później? 
Zarząd musi złożyć NIP-8 z danymi uzupełniającymi oraz zgłosić informacje do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Warto także założyć konto bankowe. 
Zobacz jak to zrobić Co po rejestracji - dla fundacji i stowarzyszeń zarejestrowanych w KRS