Poradnik - ngo.pl

Działanie stowarzyszeń zwykłych reguluje ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach. Założenie stowarzyszenia zwykłego jest prostsze niż utworzenie stowarzyszenia zarejestrowanego w KRS. By je powołać wystarczą już trzy osoby – pełnoletnie, posiadające obywatelstwo polskie i niepozbawione praw publicznych. Osoby prawne takie jak firmy, spółki czy inne organizacje pozarządowe nie mogą być założycielami stowarzyszenia zwykłego; co więcej – nie mogą być również członkami takiej organizacji, ponieważ w stowarzyszeniu zwykłym mogą zrzeszać się jedynie osoby fizyczne. Te zasady nie zostały zmienione w nowelizacji ustawy Prawo o stowarzyszeniach.

Osoby zakładające stowarzyszenie decydują o jego nazwie i celach działalności, określają siedzibę stowarzyszenia i teren jego działania, zasady nabywania i utraty członkowstwa, dokonywania zmian w regulaminie i zasady rozwiazania się stowarzyszenia zwykłego. Wybierają także swojego przedstawiciela albo zarząd, który będzie uprawniony do reprezentowania założycieli wobec urzędu. Wszystkie te zasady określają w regulaminie działalności stowarzyszenia, który stanowi najważniejszy dokument stowarzyszenia zwykłego i pełni taką rolę, jak statut w stowarzyszeniu zarejestrowanym. Składają wniosek o rejestrację w ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Jak założyć stowarzyszenie zwykłe?

Założycieiele czyli co najmnienj 3 osoby zbierają się na spotkaniu (zebraniu) i decydują o:

• założeniu stowarzyszenia zwykłego
• przyjęciu regulaminu
• wyborze przedstawieciela albo zarządu

Dodatkowo jeśli członkowie chcą mają możliwość wyboru komisj rewizyjnej. Warunkiem jest określenie zasad jej wyboru oraz kompetencji w regulaminie stowarzyszenia zwykłego.

Na spotkaniu założyciele podpisują się także na liście członków założycieli. Ma ona zawierać: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczny podpis. Dobrze, by na początku listy było oświadczenie o spełnianiu warunków ustawowych przez poszczególnych członków (osoba fizyczna, niepozbawiona praw publicznych). Lista założycieli jest załącznikiem do wniosku o rejestrację stowarzyszenia.

Co powinien zawierać regulamin?

Regulamin stowarzyszenia zwykłego jest podstawowym dokumentem określającym zasady działania stowarzyszenia. Minimalna zawartość regulaminu wynika z art. 40 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z tym regulamin powinien zawierać informacje o:

• nazwie
• celu lub celach i środkach działania
• terenie działania i siedzibie
• sposobie nabycia i utraty członkostwa
• zasadach wyboru przedstawiciela lub zarządu
• zasadach zmiany regulaminu
• zasadach rozwiązania stowarzyszenia zwykłego

Przykładowy wzór regulaminu stowarzyszenia zwykłego dostępny jest tutaj: stowarzyszenie zwykłe - wzory dokumentów

Dodatkowo choć nie wynika to wprost z przepisu w regulaminie powinny znaleźć się informacje o możliwych źródłach majątku. Zgodnie z art. 42 ust. 2 i 3 środki na działalność stowarzyszenia zwykłego mogą pochodzić ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia, ofiarności publicznej (zbiórek publicznych) oraz z dotacji.

Jeśli stowarzyszenie zwykłe chce powołać zarząd to w regulaminie muszą się znaleźć zapisy o (art. 40 ust. 3):

• trybie wyboru i uzupełniania składu zarządu
• kompetencjach
• warunkach ważności uchwał zarządu
• sposobie reprezentowania w tym w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych

Stowarzyszenie zwykłe może także powołać organ kontroli wewnętrznej najczęściej zwany komisją rewizyjną (art. 40 ust. 4) . Wtedy w regulaminie powinny znaleźć się zapisy o trybie wyboru i uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu.

Stowarzyszenie zwykłe rejestruje się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu na terenie, którego mieści się siedziba stowarzyszenia zwykłego. Jednostki urzędów, które nadzorują stowarzyszenia zwykłe, mają różne nazwy. Najczęściej sprawami wpisu do ewidencji zajmuje się Wydział Spraw Obywatelskich, Wydział Spraw Społecznych czy Wydział Organizacyjno-Prawny.

Aby stowarzyszenie zwykłe zostało wpisane do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, przedstawiciel albo zarząd musi złożyć odpowiednie dokumenty (art. 40 ust. 5):

• wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zawierający datę jego sporządzenia, nazwę urzędu, do którego jest kierowany (starosty lub prezydenta miasta), adres siedziby stowarzyszenia, podpis przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu. Nie ma oficjalnego wzoru takiego wniosku o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. W praktyce cześć urzędów przygotowuje dodatkowe wytyczne, szablony związane z zakładaniem stowarzyszenia zwykłego - warto sprawdzić stronę internetową właściwego urzędu lub skontaktować się telefonicznie i dopytać.
• regulamin działalności;
• protokół, dokument z zebrania założycielskiego z informacjami o założeniu stowarzyszenia zwykłego, przyjęciu regulaminu działalności, o wyborze przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie albo wyborze zarządu stowarzyszenia zwykłego. W praktyce najlepiej, by decyzje te miały postać uchwał. Jeśli w zebraniu założycielskim bierze udział więcej osób niż minimalna 3 warto rozważyć wybór przewodniczącego i protokolanta, którzy będą podpisywali zarówno protokół jak i załączone do niego uchwały. W przypadku braku wskazania takich osób warto by dokumenty podpisały wszyscy uczestniczy spotkania.
• lista założycieli zawierająca ich imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, własnoręczne podpisy.  Dobrze, by na początku listy było oświadczenie o spełnianiu warunków ustawowych przez poszczególnych członków (osoba fizyczna, niepozbawiona praw publicznych),
• dane przedstawiciela albo członków zarządu - imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL
• adres siedziby - najprościej, by informacja o adresie siedziby pojawiła się w protokole bądź w uchwale o założeniu stowarzyszenia zwykłego. Niektóre urzędy mogą wymagać odrębnego oświadczenia przedstawiciela albo zarządu o adresie siedziby stowarzyszenia zwykłego.

Dodatkowo jeśli zgodnie z regulaminem stowarzyszenie zwykłe wybiera organ kontroli wewnętrznej to podaje także dane członków tego organu - imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.

Złożenie wniosku o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych oraz sam wpis są bezpłatne. Opłata może się pojawić za wydanie zaświadczenia potwierdzającego wpis choć nie ma co do tego jednoznacznego stanowiska.

Rejestracja stowarzyszenia zwykłego polega na wpisaniu go do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej w danym starostwie/urzędzie miasta. Zasady wpisu do ewidencji określone zostały w ustawie Prawo o stowarzyszeniach  i w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 maja 2016 r. w sprawie prowadzenia ewidencji stowarzyszeń zwykłych, jej wzoru oraz szczegółowej treści wpisów.

Starosta po otrzymaniu wszystkich wymaganych dokumentów bada, czy są one poprawne pod względem formalnym czy regulamin jest zgodny z przepisami prawa, oraz czy założyciele spełniają wymogi określone w ustawie Prawo o stowarzyszeniach.

Jeśli starosta nie ma uwag i zastrzeżeń wobec celu powstania stowarzyszenia ani wobec złożonych dokumentów, wpisuje stowarzyszenie zwykłe do ewidencji. Ma na to 7 dni od terminu wpłynięcia dokumentów (art. 40a ust. 2). W razie wątpliwości, braków w dokumentach starosta może wezwać stowarzyszenie (przedstawiciela lub zarząd składający wniosek) o uzupełnienie braków. Stowarzyszenie zwykłe ma 14 dni na zastosowanie się do wezwania. Jeśli tego nie zrobi w określonym terminie wniosek nie będzie rozpatrywany (jest bezskuteczny - art. 40a ust. 3).

Stowarzyszenie (przedstawiciel lub zarząd) dostaje "bezzwłocznie" informację od starosty o wpisie bądź jego braku. Jeśli starosta nie zarejestruje stowarzyszenia w ciągu 7 dni (od wpłynięcia wniosku albo jego uzupełnienia) to przedstawiciel lub zarząd ma prawo do zaskarżenia tej decyzji do sądu administracyjnego (skarga na bezczynność - art. 40a ust. 5 i 6).

Przed zarejestrowaniem stowarzyszenia zwykłego i złożeniem stosownych dokumentów warto zapoznać się z informacjami właściwego wydziału starostwa/urzędu miasta na temat rejestracji stowarzyszenia zwykłego, gdyż  niektóre urzędy przygotowały wzory dokumentów rejestracyjnych, z których można skorzystać. Warto też skontaktować z urzędnikami, dopytać o szczegóły procedury, skorzystanie ich wskazówek i porad może ułatwić proces rejestracji.

Starosta może wnieść do sądu wniosek o zakaz założenia stowarzyszenia zwykłego. Sąd może zakazać jeśli jego zdaniem nie spełnia ono warunków określonych w przepisach prawa. (art. 41)

Nowelizacja ustawy Prawo o stowarzyszeniach obowiązująca od 20 maja 2016 r. przyniosła prawdziwą rewolucję związaną z możliwościami działania stowarzyszeń zwykłych znacznie je poszerzając. Stowarzyszenia takie nadal nie mają osobowości prawnej ale mogą zaciągać zobowiązania i nabywać prawa.  Stowarzyszenia zwykłe mogą też pozywać i być pozywane (art. 40 ust. 1a), jednak wiele orzeczeń sądowych wskazuje, że zdolność do czynności procesowych posiadają wszyscy członkowie stowarzyszenia i aby w ich imieniu mógł występować przedstawiciel albo zarząd, to konieczne jest udzielenie przez wszystkich członków stowarzyszenia stosownego pełnomocnictwa.

Stowarzyszenia zwykłe mogą korzystać z różnych źródeł finansowania (art. 42 ust. 2 i 3). Są to składki członkowskie, darowizny, spadki, zapisy, dochody z majątku stowarzyszenia, ofiarność publiczna (zbiórki publiczne) oraz z dotacje.

Inne uprawnienia to możliwość uzyskania statusu organizacji pożytku publicznego a także możliwość przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe (to będzie możliwe dopiero od 1 stycznia 2017r.).

Stowarzyszenia zwykłe nadal nie może:

• powoływać swoich oddziałów terenowych,
• łączyć się w związki stowarzyszeń,
• zrzeszać osób prawnych (np. innych stowarzyszeń, firm itp.)
• prowadzić działalności odpłatnej pożytku publicznego,
• prowadzić działalności gospodarczej,

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Czy stowarzyszenie zwykłe może przyjmować darowizny

Z faktu, że stowarzyszenie zwykłe stanowi prostszą formę stowarzyszenia, która nie wymaga rejestracji w KRS i nie ma osobowości prawnej, nie wynika, iż jest zwolnione z innych obowiązków, którym podlegają pozostałe stowarzyszenia. W odrębnych przepisach prawnych obowiązujących wszystkie organizacje nie istnieje wyłączenie dla stowarzyszeń zwykłych. Stowarzyszenie zwykłe, podobnie jak organizacja zarejestrowana w KRS, musi uzyskać numery REGON i NIP.

REGON, NIP

Po otrzymaniu informacji o wpisie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, organizacja taka powinna zgłosić się do urzędu statystycznego właściwego ze względu na swoją siedzibę (odpowiedni adres można znaleźć na stronie internetowej GUS www.stat.gov.pl) i wystąpić o nadanie numeru REGON. Aby uzyskać REGON, stowarzyszenie zwykłe wypełnia formularz wniosku RG-OP.

Wniosek RG-OP można pobrać ze strony http://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/formularze-regon-papierowe/  Do tego formularza stowarzyszenie zwykłe powinno załączyć swój regulamin i kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji stowarzyszeń. Pusty formularz oraz przykład zgłoszenia indentyfikacyjnego dostępny tutaj: /formularz-RG-OP

Wniosek można przesłać pocztą. REGON zostanie wydany w ciągu 7 dni od daty otrzymania formularza przez właściwy urząd statystyczny. Jednak osobiste złożenie dokumentów gwarantuje otrzymanie zaświadczenia o numerze REGON od ręki.

Kiedy stowarzyszenie zwykłe otrzyma numer REGON, musi jeszcze złożyć wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP).  Obowiązek posiadania numeru NIP przez stowarzyszenia zwykłe wynika z obowiązujących przepisów, m. in. z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, która wskazuje, że również jednostki niemające osobowości prawnej, tak jak stowarzyszenia zwykłe ,są zobowiązane posiadać numer NIP.

Zdobycie numeru identyfikacji podatkowej to ostatni krok, który trzeba wykonać, by stowarzyszenie zwykłe mogło podjąć działalność w pełni zgodną z prawem.

O numer NIP stowarzyszenie zwykłe występuje do właściwego ze względu na swoją siedzibę urzędu skarbowego, wypełniając druk zgłoszenia NIP-2. Przykładowo wypełniony formularz dostępny jest tutaj: /formularz-NIP2

Konto bankowe

Przepisy nie regulują kwestii, czy stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek posiadać konto bankowe. Trzeba jednak pamiętać, iż rachunek w banku może okazać się niekiedy niezbędny w celu opłacenia faktur za usługi wynajętych firm, a tym bardziej przekazania zaliczek na poczet podatku dochodowego i ewentualnych składek ZUS od wynagrodzeń czy otrzymania dotacji od administracji publicznej.

Księgowość i obowiązki sprawozdawcze

Z faktu, iż stowarzyszenia zwykłe nie ma osobowości prawnej, nie uzyskuje pieniędzy  z działalności gospodarczej i odpłatnej, a część stowarzyszeń ma środki np. tylko ze składek członkowskich, wydawać by się mogło, że nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Z ustawy o rachunkowości wynika, że co do zasady organizacje niemające osobowości prawnej także podlegają zasadom rachunkowości (chyba, że wybiorą i w terminie zgłoszą prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów).

Stowarzyszenie zwykłe obowiązują więc te same wymogi w zakresie sprawozdawczości co stowarzyszenie zarejestrowane w KRS. Oznacza to, że stowarzyszenia zwykłe, które nie wybiorą prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów muszą prowadzić bieżącą księgowość, a także sporządzać roczne sprawozdanie finansowe ze swojej działalności. Każde stowarzyszenie zwykłe musi składać co rok do urzędu skarbowego roczną deklarację CIT-8.

W odniesieniu do stowarzyszenia zwykłego stosuje się zapisy na temat nadzoru zapisanych w ustawie Prawo o stowarzyszeniach, takie same jak wobec stowarzyszeń rejestrowanych w KRS.

Organ nadzoru to starosta powiatu właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Może nadzorować stowarzyszenie w zakresie zgodności z przepisami prawa i statutu. W ramach swych kompetencji nadzorczych starosta może podjąć następujące kroki:

• zażądać od władz stowarzyszenia przedstawienia w określonym czasie odpisów uchwał;
• zażądać udzielenia niezbędnych wyjaśnień od władz stowarzyszenia;

Starosta będzie musiał uzasadnić żądanie. To zmiana, która obowiązuje do 20 maja 2016 r. wprowadzona  zmianą ustawy Prawo o stowarzyszeniach.

• w razie niezastosowania się stowarzyszenia do wyżej wymienionych żądań złożyć wniosek do sądu o wyznaczenie grzywny w wysokości do 5000 zł;

Warto pamiętać, że stowarzyszenie może w terminie 7 dni wystąpić do sądu o umorzenie grzywny.

• w razie stwierdzenia, że działalność stowarzyszenia jest niezgodna z prawem bądź regulaminem może wystąpić o usunięcie nieprawidłowości w określonym terminie, udzielić ostrzeżenia władzom lub wystąpić do sądu o zastosowanie ostrzejszych środków.

Sankcje sądowe mogą przybrać formę:

• upomnienia;
• uchylenia uchwały niezgodnej z prawem lub regulaminem;
• zobowiązania władz stowarzyszenia do usunięcia nieprawidłowości w określonym czasie;
• rozwiązania stowarzyszenia zwykłego, jeżeli liczba jego członków spadła poniżej 3 osób, a także kiedy jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa bądź regulaminu i nie ma warunków naprawy sytuacji.