Poradnik - ngo.pl

Dotacja to bezzwrotna pomoc finansowa, którą organizacja otrzymuje od donatora/sponsora, na określony przez niego cel społeczny. Cel ten powinien być zgodny z celami statutowymi organizacji. Cechą charakterystyczną dotacji jest konieczność przygotowania tzw. projektu (wniosku, oferty, listu intencyjnego), który ma odpowiadać na cele i potrzeby zdefiniowane przez donatora/sponsora. 

Dotacje są przyznawane zwykle w trybie konkursowym, w naborach organizowanych w określonym czasie, przez np. firmy, fundacje korporacyjne, administrację rządową, samorządy. 

Po zrealizowaniu zadania organizacja składa sprawozdanie z jego realizacji. Dotacja najczęściej jest udzielana na  na zrealizowanie jakiegoś konkretnego działania (np. zorganizowanie letniego obozu dla dzieci). Może być też przeznaczona na wsparcie instytucjonalne organizacji, czyli np. na zakup sprzętu, szkolenia dla pracowników itp.

Co to jest dotacja ze środków publicznych?

Dotacje ze ze środków publicznych to środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na podstawie ustawy o finansach publicznych, odrębnych ustaw w szczególności ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub umów międzynarodowych, na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych lub inwestycji związanych z realizacją tych zadań. W ustawie o finansach publicznych opisane są trzy rodzaje dotacji:

• celowe (art. 127)
• podmiotowe (art. 131)
• przedmiotowe (art. 130).

 W przypadku samorządów wprowadzono również rozporządzenie narzucające im stosowanie jednolitych wzorów umowy, formularzy ofert i sprawozdań.

Rodzaje dotacji ze środków publicznych

W przypadku administracji centralnej konkursy mogą być ogłaszane w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie lub w oparciu o inne akty prawne np. konkursy ogłaszane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w których mogą brać udział organizacje pozarządowe ogłaszane są na podstawie Rozporządzeń Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego a te głównie na podstawie Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz niektórych innych ustaw.

Dotacje celowe, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, to środki przeznaczone na:

• finansowanie lub dofinansowanie zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,
• finansowanie lub dofinansowanie ustawowo określonych zadań, w tym zadań z zakresu mecenatu państwa nad kulturą, realizowanych przez jednostki inne niż jednostki samorządu terytorialnego,
• finansowanie lub dofinansowanie bieżących zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego,
• finansowanie lub dofinansowanie zadań agencji wykonawczych,
• finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji organizacjom pozarządowym,
• finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji,
• dopłaty do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie określonym w odrębnych ustawach,
• realizację programów finansowanych z udziałem środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wydatkowane przez podmioty realizujące te programy, inne niż państwowe jednostki budżetowe,
• realizację projektów pomocy technicznej finansowanych z udziałem środków europejskich i środków przeznaczonych na realizację programów w ramach celu Europejska Współpraca Terytorialna, programów, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1638/2006 z dnia 24 października 2006 r. określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (Dz. Urz. UE L 310 z 09.11.2006, str. 1) oraz programów Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa,
• finansowanie lub dofinansowanie zadań realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty, ze środków przekazywanych przez agencje wykonawcze, państwowe fundusze celowe oraz inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego,
• współfinansowanie realizacji programów finansowanych z udziałem środków europejskich,
• wyprzedzające finansowanie Wspólnej Polityki Rolnej, o którym mowa w odrębnych przepisach, w części podlegającej refundacji ze środków Unii Europejskiej.

Dotacje podmiotowe, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, obejmują środki dla podmiotu wskazanego w odrębnej ustawie lub w umowie międzynarodowej, wyłącznie na dofinansowanie działalności bieżącej w zakresie określonym w odrębnej ustawie lub umowie międzynarodowej.

Dotacje przedmiotowe, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, to środki przeznaczone na dopłaty do określonych rodzajów wyrobów lub usług, kalkulowane według stawek jednostkowych. Dotacje przedmiotowe mogą być udzielane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów Unii Europejskiej, z uwzględnieniem równoprawności, dla przedsiębiorców wytwarzających określone rodzaje wyrobów lub świadczących określone rodzaje usług oraz dla podmiotów wykonujących zadania na rzecz rolnictwa.

Dotacji mogą udzielać różne podmioty, organizacje, instytucje. Aby mogły to robić, ich statuty/inne akty wewnętrzne opisujące działalność lub jakieś przepisy prawa/umowy, muszą zwierać niezbędne zapisy umożliwiające im prowadzenie takiej działalności.

Dotacje mogą pochodzić ze środków prywatnych (przyznawane przez fundacje grantodawcze, firmy lub osoby prywatne) lub ze środków publicznych (przyznawane przez administracje rządową lub samorządową).

Kto może być donorem:

• administracja rządowa (np. ministerstwa)
• administracja samorządowa ( np. urzędy miast, gmin, powiatów, urzędy marszałkowskie )
• inne organizacje pozarządowe krajowe lub zagraniczne;
• Unia Europejska (poprzez różne instytucje wdrażające);
• podmioty niepubliczne (firmy, instytucje itp.).

Decyzja o tym, kto może się starać o dotację i na jakich zasadach zależy od donora/sponsora. Warunki te są zapisane w ogłoszeniu konkursowym/wytycznych sponsora/w podręczniku/regulaminie konkursu.  

O dotację mogą starać się stowarzyszenia, stowarzyszenia zwykłe, fundacje, kluby sportowe, koła gospodyń wiejskich ale także grupy nieformalne jeśli spełniają warunki określone przez sponsora może ubiegać się o dotację.

W jaki sposób i jakie warunki mogą być zapisane ogłoszeniu/wytycznych sponsora?

Organizacje nie spełniające wszystkich ww. warunków nie mogą być Wnioskodawcami w ramach Funduszu.

Może się zdarzyć, że nie wystarczy, że jesteśmy fundacją/ stowarzyszeniem, ale musimy także spełnić dodatkowe warunki np. działać, być zarejestrowanym określoną ilość czasu.

W ogłoszeniu o dotacji są określone warunki formalne, które trzeba spełnić, a także bardziej szczegółowe informacje o tym jakie cele powinna realizować organizacja ubiegająca się o dotację, jakie działania będą dofinansowane (a jakie nie), jakie wydatki można pokryć z dotacji itp.

Tworząc nasz projekt i wypełniając wniosek o dotację na realizację tego projektu (lub jego części) musimy trzymać się tych zasad.

O niektóre dotacje możemy ubiegać się wspólnie z partnerami, np. innymi organizacjami pozarządowymi (z Polski lub spoza kraju) lub instytucjami, podmiotami z innych sektorów (np. władzami gminy, szkołami, przedsiębiorcami). Takie partnerstwo może zagwarantować większą skuteczność oddziaływania projektu, stabilność finansową (partnerzy mogą brać udział w kosztach przedsięwzięcia), możliwość kontynuowania projektu także po wyczerpaniu dotacji. Udział partnerów jest możliwy tylko wtedy, gdy donator tego wyraźnie nie zakazuje. Czasem jest on konieczny, wymagany, szczególnie przy bardzo dużych dotacjach unijnych.

O większość dotacji możemy się ubiegać wtedy, gdy sponsor ogłosi nabór wniosków. Informacja o naborze najczęściej znajduje się na stronie internetowej sponsora, w różnych serwisach informacyjnych, może być też opublikowana w prasie ogólnopolskiej lub lokalnej.

W ogłoszeniu określone są podstawowe informacje o konkursie, czyli w jakich obszarach tematycznych będą mogły być realizowane projekty, kto może się ubiegać o dotację, w jakim terminie i gdzie trzeba złożyć wniosek, gdzie znaleźć formularz do wniosku i szczegółowe wytyczne dla ubiegających się o dofinansowanie.

W szczegółowych wytycznych znajdziemy wiele dodatkowych informacji (np. jakie trzeba dostarczyć załączniki, jak ma być skonstruowany budżet, jakie wydatki będzie można sfinansować a jakich nie można). W razie jakichkolwiek wątpliwości można zgłaszać się do sponsora po pomoc i informacje. Dobrą praktyką jest publikowanie na stronie internetowej najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi na nie.

Po złożeniu wniosku będzie on poddany ocenie, która zwykle składa się z dwóch etapów:

• oceny formalnej – to min. sprawdzenie czy wniosek jest złożony w terminie, czy zawiera wszystkie wymagane załączniki, podpisy itp.;
• merytorycznej – podczas której ocenia się zgodność projektu z założeniami konkursu i atrakcyjność, innowacyjność działań.

Administracja może przyznać dotację celową na realizację zadań publicznych. Organizacja pozarządowa lub inny podmiot określony w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 3 ust 3 może starać się o taką dotację tylko jeśli realizacja projektu wpisuje się w cele i sposób ich realizacji określone w jej statucie (lub w przypadku gdy nie posiada statutu w równorzędnym akcie).

Organy administracji publicznej realizują zadania publiczne. W ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 4 wymienione są te obszary, w których mogą one współpracować przy realizacji tych zadań z organizacjami. W zakresie tej współpracy mieści się równie współpraca finansowa czyli przekazywanie dotacji. Realizacja tych zadań określona jest mianem działalności społecznie użytecznej.

Powierzanie wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji (100% kosztów realizacji zadania pokrywane jest z dotacji). Wspieranie wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji (część kosztów pokrywana jest z dotacji a część przez organizację – kosztem realizacji zadania jest również wycena pracy społecznej członków i wolontariuszy).

Tryby przyznawania dotacji

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dotacje celowe na realizacje zadań publicznych mogą być przyznane organizacjom pozarządowym za pomocą:

• otwartych konkursów ofert;
• konkursów ogłaszanych na podstawie oferty złożonej z inicjatywy własnej organizacji;
• procedury „małych grantów”;
• zlecanie realizacji zadania z pominięciem wyżej wymienionych trybów w sytuacji nadzwyczajnej.

W każdym z wymienionych wyżej trybów o dotacje starać mogą się organizacje pozarządowe lub inne podmioty wymienione w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jedną ofertę może złożyć jedna lub więcej organizacji (oferta wspólna).

Otwarte konkursy oferty

Otwarte konkursy ofert to najczęściej stosowany tryby dystrybucji dotacji celowych na realizację zadań publicznych. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 11-19 określa jego ramy prawne.

Czas ogłaszania otwartych konkursów ofert, to na jakie konkretnie zadania będą ogłaszane i jaka jest na nie pula środków określa administracja, po konsultacjach z organizacjami. W przypadku samorządów informacji na ten temat należy szukać w  programach współpracy danego samorządu z organizacjami pozarządowymi, który jest dokumentem obowiązkowym. Uchwalanym co roku, po konsultacjach z organizacjami. 
W dużych samorządach zasady są często dookreślane w dodatkowych dokumentach doprecyzowujących poszczególne zapisy z ustawy.

Otwarty konkurs ofert - ogłoszenie

Ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informacje o:

1. rodzaju zadania;
2. wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania;
3. zasadach przyznawania dotacji (np. powierzenie lub wsparcie);
4. terminach i warunkach realizacji zadania;
5. terminie składania ofert;
6. trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert;
7. zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3.

Otwarty konkurs ofert musi być ogłoszony przez urząd – organ administracji:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej;
2. w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń;
3. na stronie internetowej organu administracji publicznej.

Termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ogłoszenia.

Otwarty konkurs ofert - ocena

Oferty oceniane są formalnie i merytorycznie. Oceny formalnej dokonują pracownicy administracji zaś ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez komisje konkursowe, które składają się z przedstawicieli administracji oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych i innych podmiotów wskazanych w art. 3 ust. 3 Ustawy. Osoby pracujące w komisjach nie mogą mieć „konfliktu interesów” z podmiotami, które złożyły ofertę. W wyjątkowych sytuacjach (jeśli organizacje nie wskażą przedstawicieli, żaden z przedstawicieli nie przyjdzie na posiedzenie komisji lub wszyscy wskazani mają „konflikt interesów”) komisje konkursowe mogą obradować bez przedstawicieli organizacji. W pracach komisji konkursowych mogą brać udział także osoby posiadające specjalistyczną wiedzę związaną z tematyką ogłoszonego konkursu. Komisje konkursowe jedynie rekomendują oferty do dofinansowania ostateczną decyzję podejmuje osoba zarządzająca daną jednostka administracji.

Kryteria, które komisje konkursowe muszą wziąć pod uwagę przy ocenianiu ofert:

1. potencjał organizacji
2. kalkulację kosztów zadania
3. jakość zadania i kwalifikację osób
4. wkład własny organizacji (w przypadku konkursów na wspieranie realizacji zadań)
5. udział wolontariuszy i wkład rzeczowy
6. jakość dotychczasowej współpracy organizacji z administracją.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Konflikt interesów urzędnika w komisji konkursowej

Otwarty konkurs ofert - wyniki, kontrola, sprwozdanie

Ogłoszenie wyników konkursu następuje niezwłocznie po podjęciu decyzji i musi zawierać nazwę oferenta lub oferentów, którym przyznano dotacje, nazwy projektów oraz wysokość przyznanych środków. W czasie 30 dni od ogłoszenia wyników każdy może zażądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia ofert. Po ogłoszeniu wyników z organizacjami, których oferty dostały dotacje administracja podpisuje umowy.

Każde z zadań na które przyznano dotacje może być kontrolowane. Sprawdza się przede wszystkim:

1. stan realizacji zadania;
2. efektywności, rzetelność i jakość wykonania zadania;
3. prawidłowość wykorzystania środków publicznych;
4. prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

Z dotacji przyznanych na realizację organizacja musi się sprawozdać. Obowiązkowe zawsze jest sprawozdanie z całości realizacji zadania, które składa się najpóźniej 30 dni po zakończeniu projektu. W niektórych umowach może być również określony obowiązek składania sprawozdań częściowych. Zawsze też administracja może wezwać organizację do złożenia sprawozdania w trakcie realizacji zadania.

Konkursy ogłaszane na podstawie oferty złożonej z inicjatywy własnej organizacji

W art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie opisany jest tryb, w którym ewentualną inicjatorką otwartego konkursu ofert jest organizacja pozarządowa lub inny podmiot określony w art. 3 ust. 3 Ustawy. Jeśli organizacja chce aby administracja ogłosiła konkurs w zakresie w którym do tej pory tego nie robiła a który mieści się w zadaniach publicznych wymienionych w art. 4 Ustawy może złożyć do urzędu wniosek.

Wniosek musi zawierać w szczególności:

1. opis zadania publicznego przeznaczonego do realizacji;
2. szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego.

Najpóźniej po miesiącu, od daty wpłynięcia wniosku, administracja ma obowiązek rozpatrzeć celowość realizacji tego zadania przez organizacje biorąc pod uwagę:

1. stopień w jakim wniosek odpowiada priorytetowym zadaniom określonym w programie współpracy;
2. czy organizacje są w stanie zapewnić wysoką jakość realizacji zadania;
3. czy dostępne są środki na realizację takiego zadania;
4. czy są jakieś korzyści wynikające z tego, że zadanie będzie realizowane przez organizacje.

O decyzji informowana jest organizacja. W przypadku kiedy administracja rozpatrzy wniosek pozytywnie na realizację takiego zadania ogłaszany jest otwarty konkurs ofert.

Procedura „małych grantów”

Tryb „małych grantów” opisany jest w art. 19 a Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Z założenia jest to tryb uproszczony wobec otwartego konkursu ofert.

Dotacja przyznawana tym trybem obwarowana jest warunkami:

1. zadanie ma charakter lokalny lub regionalny;
2. wysokość dotacji nie może przekroczyć 10 tys. złotych (przy czym to organizacja decyduje czy jest to forma powierzenia czy wsparcia realizacji zadania publicznego);
3. zadanie nie może trwać dłużej niż 90 dni;
4. w jednym roku kalendarzowym jedna organizacja może dostać w tym trybie nie więcej niż 20 tys. złotych od jednego samorządu;
5. z całej puli dotacji planowanej przez dany urząd na „małe granty” może być przeznaczone maksymalnie 20% środków;

Oferta, która wpływa do urzędu w ciągu 7 dni jest upubliczniana w BIPie, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej urzędu. Przez kolejne 7 dni każdy może do niej zgłosić uwagi. Po rozpatrzeniu uwag Urząd decyduje czy zawrzeć z organizacją umowę. Jeśli decyzja jest pozytywna umowa jest zawierana niezwłocznie. Niektóre samorządy, szczególnie duże, również do rozpatrywania merytorycznego ofert składanych w trybie „małych grantów” powołują odrębne ciała podobne do komisji konkursowych.

Regranting

Regranting to przekazanie dotacji otrzymanej przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 (za wiedzą i zgodą organu, który tej dotacji udzielił) innym organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3. W nowelizacji z 2015 r. doprecyzowana przepisy dotyczące przekazywania środków w tej formie wprowadzając definicje:

• operatora projektu - to organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3, którym organ administracji publicznej zleca realizację zadania publicznego na szczególnych zasadach opisanych w art. 16a. Natomiast art. 16a stanowi, że operator projektu zleca realizację całości zadania publicznego, na które otrzymał dotację, realizatorom projektów wybranym w otwartym konkursie ofert.
• realizatora projektu - to organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3, którym operator projektu zleca wykonanie projektu.
• projektu - to zadanie publiczne, mieszczące się w opisanych w ustawie sferach pożytku publicznego (art. 4), realizowane przez realizatora projektu w sposób opisany w art. 16a.

Doprecyzowano również przepisy o ogłaszaniu konkursu ofert, umowie na realizację zadania publicznego oraz sprawozdaniu z realizacji zadania w tych przypadkach, kiedy organ administracji publicznej zleca realizację zadania z wykorzystaniem tzw. regrantingu. Decydując się na tę formę zlecania realizacji zadania publicznego organ samorządu już w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert zobowiązany jest zamieścić dodatkowe informacje o zasadach i warunkach zlecenia realizacji zadania. Mogą to być np. dodatkowe wymagania wobec organizacji, która chciałaby zostać operatorem.

Operator projektu przeprowadza konkurs na realizatorów projektów. Zasady i tryb przeprowadzenia tego konkursu, w tym warunki i kryteria wyboru realizatorów projektów oraz zasady, sposób monitorowania i oceny realizowanych przez nich projektów muszą zostać określone w umowie, którą operator projektu podpisuje z organem administracji samorządowej.

Wyniki konkursu przeprowadzanego przez operatora projektu są ogłaszane publicznie na jego stronie internetowej.

Operator i realizator projektu zawierają umowę, w której realizator zobowiązuje się do wykonania projektu w zakresie i na zasadach określonych w tejże umowie, a operator – do przekazania środków finansowych na realizację projektu. Ma na to maksimum 14 dni od daty zawarcia umowy z realizatorem projektu.

Operator sporządza sprawozdanie z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie to, oprócz standardowych elementów przewidzianych przepisami ustawy (art. 18 ust. 4), powinno zawierać dodatkowe informacje o realizatorach projektów oraz zrealizowanych projektach:

1. nazwy i adresy siedzib realizatorów projektów;
2. zrealizowany zakres rzeczowy projektów;
3. terminy realizacji projektów;
4. wysokość środków przekazanych na wykonanie poszczególnych projektów;
5. wysokość środków wykorzystanych na realizację poszczególnych projektów.

Zlecanie realizacji zadania w sytuacji nadzwyczajnej

W ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 11a, 11b i 11c przewidziano tryb w którym administracja może zlecić organizacji pozarządowej lub innemu podmiotowi wymienionemu w art. 3 ust. 3 realizację zadania publicznego z pominięciem trybu otwartego konkursu ofert lub „małych grantów”. Tryb ten mogą stosować tylko wymienione organy i tylko w niżej wymienionych sytuacjach nadzwyczajnych:

1. w razie wystąpienia w kraju lub za granicą klęski żywiołowej, katastrofy naturalnej lub awarii technicznej w rozumieniu ustawy o stanie klęski żywiołowej w celu zapobieżenia jej skutkom (zlecanie przez organy administracji publicznej);
2. w przypadku gdy jest to niezbędne ze względu na ochronę życia lub zdrowia ludzkiego lub ze względu na ważny interes społeczny lub publiczny (zlecanie przez Prezesa Rady Ministrów);
3. w przypadkach dotyczących zadań z zakresu ochrony ludności i ratownictwa zlecanie zadań podmiotom uprawnionym do wykonywania ratownictwa górskiego, podmiotom uprawnionym do wykonywania ratownictwa wodnego, jednostkom ochrony przeciwpożarowej i Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi (zlecanie przez Ministra Spraw Wewnętrznych).

Dostaliśmy dotację - od kiedy możemy zacząć realizować projekt?

Projekt, na który otrzymaliśmy dotację, możemy realizować w terminie, który został określony w umowie podpisanej ze sponsorem. Najpierw więc musimy podpisać umowę ze sponsorem, a potem zaczynamy realizować projekt. Czasem zdarza się, że niektórzy sponsorzy dopuszczają możliwość pokrywania kosztów wstecz, ale raczej jest rzadkość Nie liczmy na to, że sponsor się zgodzi pokryć koszty naszego projektu wstecz, bo naszym zdaniem są one ważne – o tym może decydować tylko regulamin konkursu lub umowa ze sponsorem.

Pisząc projekt trzeba pamiętać o tym, aby jego ramy czasowe były realnie, tzw. powinniśmy założyć jakiś margines czasu potrzebny na ocenę projektu przez sponsora i na podpisanie umowy o dotację.

Kiedy dotacja wpłynie na nasze konto?

Dotacja zostanie przekazana na nasze konto zgodnie z trybem i terminami określonymi w umowie zawartej pomiędzy naszą organizacją a sponsorem. Zwykle, na początku realizacji projektu otrzymujemy tylko część dotacji (większą, np.70%), a resztę po zakończeniu realizacji projektu i jego rozliczeniu. Zdarza się też, że w niektórych wnioskach trzeba zakładać pieniądze na początku ich realizacji, a dopiero po zakończeniu kolejnych etapów, koszty są pokrywane przez sponsora.

Dotacja ze środków publicznych a prowadzenie księgowości

Dotacje przyznane na realizację zadań publicznych wymagają od organizacji prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości , w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Oznacza to, że w planie kont księgowych organizacji należy wyodrębnić zarówno na koncie przychodów jak i na koncie kosztów konto księgowe, związane z każdą otrzymaną dotacją. Takie wyodrębnienie może być weryfikowane podczas kontroli dokonywanej przez administrację. Może być również pomocne dla samej organizacji, której dzięki temu łatwiej będzie przygotować sprawozdanie finansowe z realizacji zadania publicznego.

Księgowość może i powinna być dla osób zarządzających organizacją lub koordynatorów projektów narzędziem pomocniczym przy monitorowaniu wydatków i sprawozdawczości związaną z dotacjami. Aby tak było konieczna jest bliska współpraca z osobami zajmującymi się księgowością już od momentu podpisania umowy.

Wyodrębnienie kont księgowych może być bardzo proste czyli oznaczać stworzenie pojedynczych kont księgowych – jednego na przychody z dotacji drugiego na koszty z nią związane. Można jednak we współpracy z księgowością stworzyć przy kontach kosztowych bardziej rozbudowany system podkont (w księgowości zwanych podanalitykami), które będą odpowiadać dokładnie strukturze budżetu danej dotacji. Wystarczy, po podpisaniu umowy przekazać zatwierdzoną wersję budżetu do księgowości. Ona na jego podstawie rozbuduje podkonta w planie kont organizacji. Dzięki temu przygotowanie sprawozdania będzie bardzo proste - będzie wiernym przeniesieniem zapisów księgowych do formularza sprawozdania finansowego.

Jakie są konsekwencje podatkowe dotacji z różnych źródeł finansowania (środki pomocowe – VAT, PDOF)?

Dotacja stanowi składnik majątku organizacji, a więc jest dla niej przychodem. Każde stowarzyszenie/fundacja, jako osoba prawna, podlega obowiązkowi płacenia podatku dochodowego od otrzymanych/zdobytych środków.

Środki te mogą być jednak zwolnione z podatku jeśli się mieszczą w zwolnieniu podatkowym, określonym w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, czyli jeśli są wydawane na cele, które są zwolnione (np. działalność naukowa, oświatowa, kulturalna, itp.)

Może się zdarzyć, że nasza dotacja będzie zwolniony z podatku, ponieważ otrzymujemy ją od jakiejś szczególnej instytucji/organizacji. I tak jest np. z dotacjami z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 17 ust.1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Kolejnym ważnym zagadnieniem jest możliwość odzyskiwania VAT, jeżeli nasza dotacja pochodzi z tzw. bezzwrotnej pomocy udzielonej przez rządy obcych państw lub organizacje międzynarodowe.

Organizacja dokonująca zakupu towarów lub usług za środki pochodzące z w/w źródeł, po spełnieniu określonych warunków ma prawo do zwrotu podatku VAT naliczonego w przypadku zakupu lub zakupu z obniżoną do wysokości 0% stawką podatku VAT.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Środki publiczne przekazane organizacji w formie dotacji ciągle pozostają środkami publicznymi i dlatego również organizacje i inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 obowiązuje Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17 grudnia 2004 r. (Dz. U z 2013 r., poz. 168). Odpowiedzialności podlegają (art. 4 ust. 1.4) osoby wykonujące w imieniu podmiotu niezaliczanego do sektora finansów publicznych, któremu przekazano do wykorzystania lub dysponowania środki publiczne, czynności związane z wykorzystaniem tych środków lub dysponowaniem tymi środkami czyli osoby, które odpowiadają za zarządzanie organizacją (zarząd).

Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, w przypadku dotacji, jest (art. 9):

1. wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotację;
2. nierozliczenie w terminie otrzymanej dotacji;
3. niedokonanie w terminie zwrotu dotacji w należnej wysokości.