Poradnik - ngo.pl

Nadzór nad działalnością organizacji mających status organizacji pożytku publicznego (OPP) w zakresie korzystania przez nie z uprawnień wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego sprawuje Przewodniczący Komitetu Pożytku Publicznego. W związku z tym może on przeprowadzić kontrolę sam albo zlecić ją:

• wojewodzie
• Dyrektorowi Narodowego Instytutu Wolności

Przewodniczący może także wystąpić z wnioskiem o skontrolowanie określonej organizacji do innych rządowych i samorządowych instytucji kontrolnych (np. regionalnych izb obrachunkowych, które uprawnione są do kontroli gospodarki finansowej organizacji pozarządowych w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznawanych z budżetów jednostek samorządu terytorialnego).

Podstawą prowadzenia działalności kontrolnej jest roczny plan kontroli. Poza tym planem możliwe jest skontrolowanie organizacji pożytku publicznego w przypadkach doraźnych związanych w szczególności z rozpatrywaniem skarg i wniosków, a także sprawdzaniem wypełniania zaleceń pokontrolnych.

Przewodniczący Komitetu może zarządzić kontrolę sam, ale wniosek o przeprowadzenie kontroli może złożyć także organ administracji publicznej (np. starosta), inna organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o pożytku (czyli m.in. organizacja kościelna, stowarzyszenie jednostek samorządu terytorialnego).

Jeśli kontrola jest zaplanowana, to OPP zostanie na siedem dni przed jej rozpoczęciem powiadomiona na piśmie o jej terminie i przedmiocie. W przypadku kontroli doraźnych, które są wynikiem skarg lub wniosków, takiego powiadomienia nie będzie.

Jedna OPP = jedna kontrola w danym momencie.

Oznacza to (zgodnie z art. 29a ustawy o pożytku publicznego i o wolontariacie) jeśli w danej organizajci pożytku publicznego jest prowadzona przez Przewodniczącego Komitetu kontrola to w tym samym czasie Przewodniczący Komitetu nie może prowadzić kolejnej kontroli tejże OPP.

Czas wszystkich kontroli max. 24 dni robocze

Moża przedłużyć czas trwania kontroli ale wymaga to pisemnego uzasadnienia.

Powtórna kontrola max 7 dni roboczych
Jeśli w wyniku kontroli, kontrolujący stwierdzą rażące naruszenie przepisów, to może przeprowadzić powtórną kontrolę OPP (w tym samym zakresie). W takim przypadku czas tej powtórnej kontroli nie może być dłuższy niż 7 dni roboczych.

Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie kontrolowanej OPP w czasie jej godzin pracy, ale za jej zgodą może być także przeprowadzana poza godzinami czy w dniach wolnych od pracy. OPP może także złożyć pisemny wniosek, by kontrolę (całą lub jej część) robiono w siedzibie organu przeprowadzającego kontrolę (np. wojewody). Co ważne, kontrolerzy są zobowiązani dokonywać kontroli w obecności członka zarządu lub przedstawiciela/pracownika kontrolowanej organizacji, a w razie ich nieobecności, w obecności świadka.

Dokumenty kontrolera

Kontrolę przeprowadzają zespoły dwuosobowe. Kontrolerzy muszą posiadać pisemne, imienne upoważnienie potwierdzające uprawnienie do jej przeprowadzenia (jego wzór jest załącznikiem do opisywanego rozporządzenia). Zawiera ono nazwę przeprowadzającego kontrolę; numer upoważnienia, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera; dane OPP oraz temat i termin kontroli, a także podpis i pieczęć zarządzającego kontrolę.

Kontrolerzy mają także obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie ich z udziału w kontroli (np. jeżeli kontrola może dotyczyć praw i obowiązków kontrolującego czy też jego małżonka). Oświadczenie takie dotyczy też rzeczoznawców i biegłych, jeśli konieczna jest ich opinia. Możliwe jest także wyłączenie osób przeprowadzających kontrolę w trakcie jej trwania w przypadku, gdy pojawią się okoliczności związane z brakiem bezstronności. Decyzję o wyłączeniu (zarówno przed kontrolą jak i w trakcie jej trwania) podejmuje organ prowadzący kontrolnę.

Dowody, obowiązek wyjaśnień i protokół pokontrolny

Kontrola powinna być przeprowadzona w sposób obiektywny na podstawie zebranych dowodów i rzetelnie dokumentowana (prowadzone są akta kontroli, strony akt są numerowane po kolei), w szczególności poprzez sporządzenie protokołu kontroli i projektu wystąpienia pokontrolonego. W rozporządzeniu podano definicję „dowodów”. Oprócz różnego rodzaju dokumentów, rzeczy, oględzin, opinii biegłych i rzeczoznawców są to również: wyjaśnienia i oświadczenia członków organu zarządzającego OPP (zazwyczaj – zarządu), osób przez nich upoważnionych lub zatrudnionych w kontrolowanej organizacji.

Członek zarządu, osoba przez niego upoważniona lub zatrudniona w kontrolowanej OPP ma obowiązek w terminie wyznaczonym przez kontrolera udzielić mu wyjaśnień ustnych lub pisemnych dotyczących kontroli. Z wyjaśnień ustnych sporządzany jest dokument podpisywany przez kontrolera i osobę składającą wyjaśnienia. Odmowa ich udzielenia jest możliwa tylko wtedy, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć faktów i okoliczności, które mogłyby narazić m.in. wezwanego do złożenia wyjaśnień na odpowiedzialność karną, majątkową lub dyscyplinarną. Taka odmowa jest odnotowywana w aktach kontroli.

Osoby, które przeprowadziły kontrolę, sporządzają w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach protokół pokontrolny, podpisywany przez kontrolerów oraz osobę/-y składające oświadczenia woli w imieniu organizacji (zazwyczaj – członkowie zarządu). Rozporządzenie określa, co dokładnie ma się w nim znaleźć:

• dane kontrolowanej OPP (w tym siedziba i adres, imię, nazwisko członka zarządu, w obecności którego przeprowadzana była kontrola);
• dane kontrolera zgodnie z upoważnieniem;
• datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, a także przerw, jeśli takie były;
• określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;
• opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego w tym ujawnionych nieprawidłowości;
• wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich stron aktu kontroli;
• informację o tym, w jaki sposób można złożyć wyjaśnienia lub zastrzeżenia do treści protokołu, a także o możliwości odmowy podpisana protokołu;
• parafy i podpisy kontrolującego oraz członka organu zarządzającego bądź osoby upoważnionej przez zarząd;
• informację o odmowie podpisania protokołu;
• wzmiankę o zgłoszonych zastrzeżeniach oraz stanowisku zajętym przez kontrolującego.

Po kontroli zarząd OPP w terminie 14 dni od podpisania protokołu może złożyć na piśmie wyjaśnienia albo zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu, które są analizowane przez kontrolerów. Jeśli uznają oni, że potrzebna jest kontrola dodatkowa, to przeprowadzają ją na podstawie kolejnego upoważnienia. Informacja o tym jest umieszczana w protokole. Jeśli kontrolerzy nie uwzględnią przedstawionych przez zarząd zastrzeżeń, to w terminie 14 dni muszą złożyć pisemne wyjaśnienie członkom zarządu.

Po zakończeniu kontroli kontrolerzy sporządzają projekt wystąpienia pokontrolnego. Zawiera ono ocenę stanu faktycznego wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, w tym opis ustalonych uchybień, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu, skutków oraz osób odpowiedzialnych za nie, a także zalecany termin usunięcia (min. 30 dni).

Kontrolowana OPP otrzymuje wystąpienie pokontrolne od Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Na przekazanie tego dokumentu minister ma 14 dni od zakończenia postępowania kontrolnego. Jeśli kontrola była przeprowadzana przez wojewodę albo inne ministerstwo, wystąpienie pokontrolne otrzymuje kontrolowana organizacja oraz Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Sankcje ustawowe

Zarząd kontrolowanej OPP po otrzymaniu wystąpienia pokontrolnego informuje przeprowadzającego kontrolę o sposobie usunięcia uchybień oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

Sankcje za nieusunięcie uchybień stwierdzonych w wystąpieniu pokontrolnym zostały określone w ustawie, rozporządzenie nic do tego nie dodaje. I tak, Dyrektor Narodowego Instytytu Wolności może zwrócić się do Krajowego Rejestru Sądowego o wykreślenie z rejestru informacji o statusie OPP. Taką możliwość przewidziano również wtedy, gdy w wyniku kontroli stwierdzono znaczące naruszenie przepisów.

Fakt bycia organizacją pożytku publicznego nie zwalnia organizacji z obowiązku badania (czyli audytu) i ogłaszania sprawozdań finansowych, który narzuca art. 64 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Jednakże przepis ten dotyczy organizacji, które w poprzednim roku spełniały co najmniej dwa z następujących kryteriów:

• zatrudniały w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 osób,
• miały sumę aktywów bilansu o wartości co najmniej 2,5 mln euro,
• miały przychód netto o wartości co najmniej 5 mln euro.

Dodatkowo OPP, które nie odpowiadają powyższym warunkom, mogą podlegać audytowi jeśli spełnią warunki określone w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie obowiązku badania sprawozdań niektórych organizacji pożytku publicznego. Obowiązek ten dotyczy organizacji pożytku publicznego, które nie podlegają takiemu badaniu zgodnie z przepisami o rachunkowości, ale spełniają łącznie trzy następujące kryteria:

• realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonywania lub do wspierania zadania publicznego, oraz
• otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację tych zadań w wysokości co najmniej 50 tys. zł, oraz
• osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.

Organizacja musi zbadać sprawozdanie finansowe za rok następujący po roku w którym spełniła wyżej wymienione warunki.

Opinia z badania załączna jest do sprawozdania finansowego i wraz z nim przesyłana do odpowiednich urzędów (np. urzędu skarbrowego). Ponadto informację o przeprowadzonym audycie OPP podaje także w sprawozdaniu merytorycznym.