Poradnik - ngo.pl

Komunikat prasowy (informacja prasowa) to najczęstsza forma kontaktu z dziennikarzami. Jego celem jest przekazanie informacji o zdarzeniach, które miały miejsce lub o planach organizacji.

Dlaczego warto pisać komunikaty/informacje prasowe? Dlatego, że to my wówczas decydujemy, o czym chcemy powiedzieć, które kwestie wydają się nam najważniejsze i godne podkreślenia. Ponadto, jeżeli dziennikarz gościł podczas naszego wydarzenia jedynie przez chwilę (co nie wynika ze złośliwości, ale specyfiki pracy), albo w ogóle nie miał możliwości uczestniczenia w nim, to mamy pewność, że otrzyma kompletne i rzeczowe informacje. Pozwoli nam to zwiększyć szanse na publikację oraz zmniejszy ryzyko pojawienia się błędów w artykule.

Należy pamiętać, że im lepiej przygotowany komunikat, tym większe szanse na jego opublikowanie. Dziennikarze (szczególnie największych tytułów) codziennie otrzymują kilkanaście informacji, a tylko kilka z nich ma szansę na pojawienie się w danym tytule.

Komunikat wysyłamy do dziennikarzy, których chcemy zainteresować danym tematem (wiemy z poprzednich kontaktów, że zajmują się daną tematyką). Najtrudniej jest na początku, przy pierwszym komunikacie – jego wysyłkę poprzedza żmudne budowanie bazy kontaktów do mediów.

Warto zrobić listę mediów, które nas interesują (zdecydowanie mamy łatwiej, gdy planujemy docierać z informacją wyłącznie lokalnie); następnie skontaktować się telefonicznie z redakcjami i zdobyć namiar na dziennikarza, który zajmuje się danym tematem (Uwaga! To bardzo czasochłonne i żmudne zadanie, trzeba być cierpliwym i przekonywującym).

Możemy przeglądać strony internetowe tytułów lub drukowane wydania – tam też znajdziemy namiary. Można wówczas także zorientować się, który dziennikarz/-karka pisze najczęściej o tym temacie i spróbować skontaktować się z nim bezpośrednio.

Istnieje możliwość kupienia gotowej bazy (najczęściej sprofilowanej lokalnie lub tematycznie) dziennikarzy z adresami mailowymi bądź telefonicznymi – jeśli mamy środki na takie działania, warto spróbować.

Bazę kontaktów powinniśmy uaktualniać regularnie – śledzić kto o czym pisze, czy pojawiają się nowi dziennikarze, czy tytuły prowadzą tematyczne rubryki itp. W bazie dobrze gromadzić następujące dane: tytuł danego medium, imię i nazwisko dziennikarza, kontakt mailowy i telefoniczny, tematykę którą się zajmuje, inne przydatne informacje.

Gdy zgromadziliśmy już dane, wybieramy grupę dziennikarzy, do których wyślemy naszą informację prasową. Najważniejsze to przygotować ją pod kątem tematycznym i wydawniczym (zaproszenia na festyn nie wysyłamy do dziennikarza piszącego o gospodarce lub do miesięcznika). Inne informacje wyślemy też do zaprzyjaźnionych dziennikarzy, a inne do tych, z którymi nie współpracowaliśmy.

Komunikat powinien być tak przygotowany, by mógł być opublikowany w całości – bez konieczności wprowadzania zmian. Dotyczy to także formy, nie tylko treści – lepiej wysyłać informacje w formie elektronicznej w plikach otwartych (doc nie PDF) lub – wysyłając informację faxem lub pocztą – przygotować ją z podwójną interlinią, aby dziennikarz miał miejsce na ewentualne poprawki. Dziennikarze z natłoku komunikatów wybiorą te, przy których będą mieli najmniej pracy.

Komunikat musi zostać wysłany z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym – niezbyt wcześnie, by dziennikarz nie zapomniał o tym, że dane wydarzenie będzie miało miejsce i niezbyt późno, by nie okazało się, że praca redakcji nad wydaniem gazety, w którym chcielibyśmy umieścić naszą informację już się skończyła, albo że dziennikarz nie ma już możliwości dotarcia na miejsce wydarzenia.

Komunikat powinien dotyczyć spraw aktualnych i bliskich. Dziennikarze oczekują newsów i informacji, które zainteresują ich czytelnika. Wysyłając komunikat prasowy, należy zastanowić się, dla kogo ta informacja jest ciekawa i wysłać ją do odpowiedniej redakcji (może gazety lokalnej, a może gazety bezpłatnej, może ogólnopolskiej…?)

Komunikat musi być neutralny. Język i sposób podania informacji muszą wskazywać na naszą bezstronność. Należy więc pisać w trzeciej osobie, podawać konkretne fakty i liczby, unikając uogólnień i przesady (zamiast: „Nasza organizacja zorganizowała wspaniałą wystawę młodych talentów, podczas której kilkudziesięciu artystów zaprezentowało swoje osiągnięcia” lepiej napisać „Organizacja X po raz piąty zorganizowała wystawę „Młodych talentów”. Swoje prace zaprezentowało 22 artystów”).

Informacja powinna zostać napisana językiem barwnym, obrazowym, który zachęci czytelnika do przeczytania w całości. Powinna jednak przy tym być zwięzła. Nie powinna być dłuższa niż na 2 strony A4 (z zachowaniem odpowiednich odstępów między liniami i marginesów). Nikt nie chce tracić czasu na czytanie „wodolejstwa”.W styluobowiązuje zwięzłość, unikanie długich zdań, urzędniczego języka, specjalistycznych (branżowych) sformułowań.

W komunikacie nie może być błędów – żadnych: merytorycznych, stylistycznych, ortograficznych ani literówek.

Należy również zadbać o formę komunikatu. Na pierwszy rzut oka musi być widać strukturę dokumentu, a najważniejsze informacje muszą być łatwe do wyłowienia. Stosujmy pogrubienia i podkreślenia – ale z umiarem.

Dzwonić, czy nie? Po wysłaniu komunikatu możemy zadzwonić do dziennikarza, zapytać się, czy dostał naszą informacje, czy jest szansa na publikację, czy możemy w czymś pomóc. Z jednej strony może to przyspieszyć (lub w ogóle umożliwić) publikację oraz jest wskazane w przypadku „zaprzyjaźnionych” dziennikarzy. Z drugiej jednak, może (choć nie powinno) wzbudzić niechęć dziennikarza, jeśli będziemy „zbyt natrętni”. Za każdym razem musimy wyważyć, na czym nam zależy.

Komunikat/informacja prasowa ma określoną strukturę. Elementy komunikatu to:

• Tytuł – dobrze dobrany, krótki i chwytliwy. Często on decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się z resztą informacji. Unikamy tytułów w stylu: „Konferencja pt. XXXX”, „Szkolenie pt. ZZZZ”.
• Lead (nagłówek) – bardzo zwięzłe streszczenie komunikatu, skrót. Powinien odpowiadać na pytania kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego. Po jego przeczytaniu dziennikarz powinien mieć ogólną wiedzę na temat zawartości komunikatu. Dziennikarze często poprzestają na nagłówku i go wykorzystują (np. do podania zaproszenia na wydarzenie). Powinien być wyróżniony (np. pogrubieniem), może zawierać najważniejszy wniosek, cytat z ciekawej albo kontrowersyjnej wypowiedzi, najciekawszy element jakiejś akcji albo informację kto wziął udział w wydarzeniu (jeśli była to jakaś ciekawa osoba lub grupa).
• Rozwinięcie – informacja właściwa – rozwinięcie tego, co zostało napisane w nagłówku. Najważniejsze informacje podaje się na początku. Im mniej istotna informacja, tym dalej umieszczamy ją w treści. Dobrze, aby w rozwinięciu znalazła się wypowiedź osoby (2-3 zdania) – dziennikarze często wykorzystują to potem w artykułach – oraz dane, liczby, wykresy (jeśli ma to znaczenie).
• Data upowszechnienia informacji – jest potwierdzeniem aktualności informacji.
• Osoba do kontaktu – bezwzględnie należy podać takie informacje jak: imię i nazwisko, telefon, adres e-mail osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych informacji. Podana osoba powinna być dostępna pod podanymi namiarami.

Komunikat prasowy tworzy się zgodnie z zasadą „odwróconej piramidy”. Na wstępie muszą znaleźć się informacje najbardziej istotne. Niewykluczone, że tylko ta część informacji zostanie przeczytana/opublikowana, dlatego też powinna zawierać informacje kluczowe. W rozwinięciu podajemy pozostałe informacje i zachowując kolejność od faktów najważniejszych do mniej ważnych.