Poradnik - ngo.pl

Ustal termin i miejsce

Trzeba wybrać termin i miejsce dogodne dla dziennikarzy. Konferencja nie musi odbywać się w dużej sali konferencyjnej, ale powinniśmy zadbać o dobre warunki pracy dla dziennikarzy (np. miejsca siedzące – na siedząco o wiele łatwiej robi się notatki, stabilny stolik do postawienia mikrofonów dla reporterów radiowych). Konferencja może się odbywać także w plenerze (np. przed zabytkowym budynkiem, o którego ochronę walczymy) – wtedy warto dziennikarzom dostarczyć maksymalnie dużo gotowych materiałów prasowych.

Termin trzeba dostosować do rytmu pracy reporterów. Najlepsze pory to późny ranek, przedpołudnie lub wczesne popołudnie. Przed wyznaczeniem terminu warto się zorientować, czy w tym samym czasie nie odbywa się inne, ważne wydarzenie. Z praktyki wynika, że konferencje powinny się odbywać między wtorkiem a czwartkiem.

Zaproś ważną osobistość

Warto zaprosić jakąś postać (powszechnie znaną, szczególnie ciekawą), związaną z naszym tematem, która przyciągnie dziennikarzy. Osoba ta musi być obecna podczas całej konferencji, a także dostępna dla dziennikarzy po konferencji (trzeba ją o tym uprzedzić). Uważajmy jednak, aby „postać” nie przysłoniła tematu konferencji i nie sprowadziła jej na inne, związane z daną osobą tematy.

Poinformuj media

O konferencji prasowej należy powiadomić dziennikarzy przynajmniej 24 godziny przed wydarzeniem. Jeśli mamy stałą grupę dziennikarzy, z którymi współpracujemy można to zrobić telefonicznie. W redakcjach gazet codziennych zazwyczaj wyznaczany jest tzw. dziennikarz dyżurny – można zadzwonić z naszą informacją także do niego. Najczęściej jednak wysyła się do redakcji odpowiednio sformułowany komunikat. Można go wysłać poprzez e-mail (na ogólną skrzynkę redakcyjną lub do konkretnych dziennikarzy) lub fax.
O konferencji informuj nie tylko duże agencje prasowe czy redakcje ogólnopolskie, ale przede wszystkim media lokalne. Warto także się zorientować, czy danym tematem nie zajmuje się jakieś wydawnictwo branżowe (np. magazyn poświęcony ochronie zabytków, zwierzętom, sprawom zdrowotnym itd.).

W zaproszeniu na konferencję prasową powinny się znaleźć podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zaprasza na konferencję. Zachęć dziennikarzy/-karki do udziału – zamieść w komunikacie informacje, które mogą być dla nich szczególnie interesujące. Zaproszenie na konferencję nie może być długie, powinno się zmieścić na jednej stronie.

Przygotuj się

Zadbaj o to, aby wszystkie osoby, które mają brać udział w konferencji były dobrze do niej przygotowane merytorycznie. Tak, aby umiały odpowiedzieć na wszystkie pytania dziennikarzy, albo odesłać ich do wiarygodnego źródła. Przygotowując się do konferencji, warto wyobrazić sobie, o co mogą pytać dziennikarze. Nie przesadzaj z liczbą wystąpień – 2 osoby powinny wystarczyć, a tym samym zapewnisz zwięzłość komunikatu.

Materiały dla dziennikarzy

Przed rozpoczęciem konferencji każdy dziennikarz powinien otrzymać zestaw informacji, o których będziemy mówić. Powinny się tam znaleźć: podstawowe informacje o organizacji z wytłumaczeniem dlaczego zajmujemy się tym tematem, krótka informacja o osobach zaproszonych do wystąpienia podczas konferencji (jeśli takie są), kontakt do osób, które mogą dziennikarzom udzielić więcej informacji.

Pakiet prasowy powinien zawierać:

• komunikat prasowy;
• notatkę problemową, przedstawiającą szersze tło zagadnienia;
• spis osób występujących na konferencji wraz z funkcją i kontaktem, krótkie notki o nich;

ewentualnie:

• ulotkę lub broszurę na temat programu/organizacji;
• raport roczny;
• zdjęcia.

Pakiet nie powinien być zbyt obszerny, powinien zawierać tylko materiały związane z tematem konferencji. Oczywiście musi być porządnie i estetycznie przygotowany (wyraźne, możliwie kolorowe wydruki, porządnie ułożone w teczce wg ważności – na początku plan konferencji i informacje tematyczne, a nie ulotka promocyjna organizacji!).

Konferencja prasowa powinna być krótka (30 – 45 minut). Jeśli zrobimy dłuższą, to dziennikarze wyjdą przed punktem kulminacyjnym albo się zniechęcą i następnym razem nie przyjdą. Należy przy tym uwzględnić także czas na pytania od dziennikarzy. Czas trwania konferencji i jej program (np. godzina i temat wystąpienia gości) powinny być podane w zaproszeniu.

Miejsce, w którym odbywa się konferencja należy jak najlepiej oznaczyć (wejścia do budynku, strzałki, poinformować ochronę, gdzie należy kierować dziennikarzy). Przed wejściem do sali konferencyjnej koniecznie trzeba zorganizować punkt informacyjny, w którym dziennikarze odbiorą materiały prasowe, podpiszą się na liście oraz będą mogli zostawić swoje wizytówki.

Konferencja musi się rozpocząć punktualnie – jeśli się spóźnimy, dziennikarze wyjdą wcześniej. Zadbaj o zwięzłość wypowiedzi. Informacje wyjaśniające, techniczne – można przekazać dziennikarzom w materiałach prasowych.

Osoby biorące udział w konferencji powinny być do dyspozycji dziennikarzy i móc udzielić im wywiadów indywidualnych – nie wychodzą z sali zaraz po zakończeniu.

Warto, jeśli mamy taką możliwość, zapewnić chociaż skromny poczęstunek: kawa, herbata, zimne napoje, ciastka lub przekąski.

Pozbieraj wizytówki/kontakty do osób, które były na konferencji, a potem wyślij im podziękowania (wystarczy e-mail). Można także przy okazji dosłać dodatkowe materiały.

Komunikat prasowy na temat spraw poruszanych podczas konferencji wysyłamy do redakcji, dziennikarzy i innych instytucji, które mogą być zainteresowane tematem, ale nie przybyły na naszą konferencję – to bardzo ważne!