Poradnik - ngo.pl

Gdy realizujemy różne pozarządowe działania (konkurs plastyczny dla dzieci, lokalny festyn, przegląd filmów, warsztaty dla liderów itp.) zdarza nam się ubiegać o patronat medialny. Jak to robić skutecznie? Jakich błędów unikać?

1. Przede wszystkim trzeba sobie odpowiedzieć na pytania: Po co nam patronat medialny? Co chcemy dzięki niemu osiągnąć? Jakie media nas interesują?

Patronat medialny z pewnością może nam pomóc nagłośnić imprezę/wydarzenie/działanie, wypromować je, dotrzeć do odbiorców. Atrakcyjny patronat to również prestiż dla naszej organizacji.

2. Kolejną rzeczą jest stworzenie atrakcyjnej oferty patronackiej.

Oferta powinna zawierać informacje o:

• wydarzeniu (co, gdzie i kiedy będzie się działo);
• organizatorze (kto za tym stoi, jakie ma doświadczenie);
• korzyściach dla patrona medialnego (co uzyska patron wspierając dane wydarzenie, co mu oferujemy – nie tylko „logo na ulotkach”, ale „logo na 1000 ulotek, rozdanych wśród uczniów wszystkich szkół w powiecie”);
• konkretnych oczekiwaniach od patrona medialnego (kiedy i czego się spodziewamy – im konkretniej, tym lepiej).

Oferta jest wizytówką naszego działania, naszego projektu. Pamiętajmy, że na jej podstawie ktoś podejmie decyzje o udzieleniu (bądź nie) patronatu medialnego. Zadbajmy, aby była:

• bardzo konkretna (wiadomo co się wydarzy, co zaoferujemy, czego oczekujemy) – nie oczekujmy, że osoba czytająca będzie chciała się domyślać co się będzie działo, nie używajmy żargonowego języka, pokażmy, że wiemy czego oczekujemy;
• atrakcyjna (pokażmy, czym nasz festyn różni się od wielu innych);
• przekonująca (udowodnijmy, że to właśnie nas warto wesprzeć, a nie wiele innych inicjatyw, dajmy się zapamiętać);

poprawna technicznie (jeden, góra dwa pliki wysłane e-mailem, pliki o wielkości mieszczącej się w standardach wysyłania e-maili, zaadresowana do właściwej redakcji).

3. Teraz czas na skontaktowanie się z tytułem/medium.

Warto dowiedzieć się kto w redakcji zajmuje się patronatami medialnymi (czasem można to sprawdzić na stronie internetowej) i do niego/niej skierować pismo. Często wystarczy e-mail, ale czasem warto zadzwonić i uprzedzić, że wysyłamy ofertę.

Pamiętajmy, że oferta powinna być dopasowana do medium, do którego się zwracamy (do jego specyfiki itp.) – nie zwracajmy się do ogólnopolskiej redakcji o patronat nad konkursem dla 20 osób w małej gminie, szukajmy mediów branżowych, odpowiadających naszemu działaniu. Niewielki internetowy portal piszący o kulturze może być dużo ciekawszym i otwartym patronem medialnym dla warsztatów plastycznych niż lokalna telewizja.

4. Gdy już dostaliśmy patronat medialny nad naszym wydarzeniem, bardzo ważnym etapem jest jego „obsługa”.

Często podpisujemy umowę/porozumienie z patronem medialnym, w której określamy wzajemne zobowiązania (większe media mają bardzo często gotowe wzory umów) – pamiętajmy, aby wpisać wszystko w miarę dokładnie, ale też realnie.

Bardzo ważna jest terminowość i nasza samodzielność, podczas realizacji zobowiązań: to my pamiętajmy, kiedy mamy wysyłać informacje do patrona medialnego, nie zapomnijmy poprosić (z odpowiednim wyprzedzeniem) o logo do nadrukowania czy materiały do dystrybucji. Jeśli będziemy konkretni, rzetelni, nie zapomnimy o informowaniu naszego patrona medialnego o wydarzeniu – możemy z pewnością liczyć na współpracę w przyszłości.

5. Podsumowanie i zakończenie współpracy to również bardzo ważny element.

Nie zapomnijmy wysłać podziękowania za wsparcie medialne, podsumowania współpracy – pokażmy konkretnie, co zawdzięczamy patronowi (np. Dzięki informacji w Państwa gazecie o warsztatach dowiedziało się ponad 100 osób…). Jeśli chcemy kontynuować współpracę – napiszmy o planach i oczekiwaniach na przyszłość.

Dla przykładu podajemy też najczęstsze błędy podczas ubiegania się o patronat medialny portalu ngo.pl: 

• Nie wiadomo o co chodzi – nie rozumiemy czego się od nas oczekuje, z jakim wydarzeniem mamy do czynienia. Informacje są napisane nieprzystępnie, niekonkretnie. Nawet my czasem nie rozumiemy branżowego „pozarządowego” języka.
• To nie do nas – dostajemy prośby adresowane do innych redakcji, do innych osób, nie są przygotowane zgodnie z naszą specyfiką (ktoś nie wie, że pisze do portalu internetowego).
• Koszmar załączników – dostajemy 10 plików, które ważą 20 MB i nic nie mówią; tytuły plików z których trudno się czegokolwiek domyślić; oferta na 10 stron, zawierająca głównie prezentację organizacji, a nie wydarzenia.

Błędy, błędy w informacjach od ortograficznych, przez językowe, literówki, nieczytelną czcionkę, zapisanie dokumentów w dziwnych formatach do otrzymania kilku kolejnych wersji pliku w odstępie 3 dni.