Poradnik - ngo.pl

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem zarządu jest dbałość o działanie OSP w oparciu o statut, a gdy planowany rozwój organizacji nie mieści się już w założonych w nim ramach (dodatkowe cele, formy działalności czy jej rodzaje – odpłatna lub gospodarcza, zmiany reprezentacji, możliwość wynagradzania członków zarządu, status OPP, źródła przychodów itp.), dąży on do wprowadzenia takich zmian, by organizacja mogła pracować efektywnie i zgodnie ze swymi możliwościami. Hamowanie jej rozwoju z obawy przed skomplikowanymi formalnościami jest równie wielkim błędem zarządu, jak wykraczanie w działaniach poza ramy statutu.

Zarząd dba, by statut OSP był zgodny z ustawą Prawo o stowarzyszeniach (do 20 maja 2018 roku należało dostosować statuty stowarzyszeń do znowelizowanej ustawy). Jeżeli w organizacji mają zajść zmiany, które obejmują zapisy zawarte w statucie, to statut musi być zaktualizowany i w nowej wersji zatwierdzony przez KRS (obowiązuje dopiero od momentu zatwierdzenia przez sąd). Zarząd inicjuje tylko takie działania, których zakres jest opisany w statucie, a jeśli widzi możliwość rozszerzenia zakresu działalności, to zwraca się do walnego zebrania, proponując projekt statutu uwzględniający korzystne dla OSP zmiany. Najlepiej, by planując rozszerzenie zakresu działalności statutowej i formułując wprowadzane do statutu nowe cele działalności, odniósł się do zapisów art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku.

Wybrać należy oczywiście te obszary, które odpowiadają możliwościom organizacji i potrzebom środowiska, w którym działa (np. działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym albo działalność na rzecz rozwoju przedsiębiorczości na wsi). Podobnie dostosować należy zapisy statutu, gdy nie przewiduje on wszystkich możliwych źródeł pochodzenia przychodów, np. nawiązek sądowych, albo nowych rodzajów działalności (odpłatnej lub gospodarczej), a pojawia się pomysł na ich rozwinięcie. Szczególnym przypadkiem konieczności dostosowania statutu jest moment starania się o status OPP, gdy uwzględnić należy w jego zmianach szczegółowe warunki, jakie muszą spełniać takie organizacje (a określa je ustawa o działalności pożytku).

Najlepiej, gdy większość operacji finansowych odbywa się poprzez rachunek bankowy, nie tylko te dotyczące dotacji. Jeśli zarząd zakłada operowanie gotówką, należy prawidłowo prowadzić kasę (miesięczne raporty kasowe, chociaż w małych OSP wystarczy jedna karta raportu na cały rok, najczęściej i tak obejmuje ledwie kilka-kilkanaście pozycji) i na każdą operację mieć dowód księgowy. Zarząd powinien mieć ustalony obieg dokumentów księgowych, faktury i rachunki zatwierdzają na odwrocie podpisem wskazane w nim osoby (zwykle pod względem rachunkowym zatwierdza je skarbnik, merytorycznym osoba z zarządu odpowiadająca za zadanie, do wypłaty: prezes, a potwierdza dokonanie zapłaty osoba, która dokonywała przelewu lub wypłaty). Dokumenty są układane w chronologii, z podziałem na bank i kasę. Zarząd zna celowość wszystkich poniesionych kosztów, wskazane, by potwierdzał ich zasadność opisem na fakturach/rachunkach, nie tylko tych, które dotyczą umów o dotację.

Takie opisy są szczególnie ważne dla księgowego, który nie powinien się domyślać, czy dany koszt jest prawidłowo zrealizowany, tzn. czy jest kosztem statutowym. Trzeba pamiętać, że koszt niezgodny z zakresem działalności statutowej, powinien być opodatkowany. Wydatkując środki, należy zwracać uwagę na źródło ich pochodzenia (i uwzględniać je w opisie faktury). Pieniądze z dotacji, wiadomo, są rozpisane na konkretne koszty opisane we wniosku, na które donator wyraził zgodę. Ściśle określone jest także wydatkowanie środków ze zbiórek publicznych, których cel podajemy w zgłoszeniu, albo z odpisów 1% podatku – zgodnie z zakresem OPP i ew. wskazanym przez podatnika celem. Ale np. o finansowaniu zakupów pieniędzmi ze składek można w OSP zadecydować z większą dowolnością, np. przygotować poczęstunek na walne zebranie członków. Niestety, zdarza się, że podobnie zarząd traktuje środki z darowizn, jako „własne”, zapominając, że one także muszą być wydane wyłącznie na cele statutowe. Nawet jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez wskazania celu, to chodzi mu z pewnością o statutowe cele OSP, np. pomoc w zakupie sprzętu, wyszkoleniu MDP, wyposażeniu orkiestry w instrumenty, a niekoniecznie chciałby, żeby z tych środków kupowano wiązanki ślubne czy imieninowe dla druhów albo przedstawicieli władz. Jak w ogóle rozpoznać, „czyje pieniądze” się wydaje? Zarząd powinien prowadzić roboczy bilans darowizn (ile pieniędzy w danym roku weszło z darowizn, a ile wydano), nie tylko tych, których cel został przez darczyńcę określony. A jeśli już został określony, to dobrze byłoby przedstawić mu rozliczenie wydatku, to właściwa praktyka, która zapewnia dobry odbiór w środowisku. Potwierdza, że naszej organizacji warto przekazywać pieniądze. Bilans środków z darowizn jest  przy tym przydatny do śledzenia przepływów finansowych i sporządzenia CIT-8.

Zarząd OSP musi pamiętać, iż na zgłoszenie informacji do KRS ma siedem dni od zaistniałej zmiany (od daty uchwały o zmianie w składzie organów lub zmianie statutu), a jeśli sąd przesyła postanowienie o wniesieniu poprawek, określa w nim termin złożenia nowych dokumentów, którego także należy się trzymać. Zgłoszeniom do KRS podlegają wszystkie zmiany dotyczące informacji ujawnianych w KRS, także tych, które nie wymagają zmian w statucie, jak np. nowy adres (nie siedziba, czyli miejscowość, bo ta zmiana wymaga także poprawy statutu), adres mailowy, strona internetowa. Zmiany informacji ujawnionych w KRS wymagają wypełnienia wniosku KRS-Z20, a jeśli zmiana wymaga także załącznika (np. KRS-ZK dotyczącym zmian w organach, KRS-W-OPP do zgłoszenia zakresu działalności pożytku itp.), to  składane są także te załączniki. Do tego załączamy dokumenty potwierdzające zmiany (protokoły, listy, uchwały, ew. rezygnacje, oświadczenia itp.) – wszystkie w oryginale. Na razie organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą składać wszystkie formularze i dokumenty w wersji papierowej, te, które są w rejestrze przedsiębiorców KRS, korzystają już tylko z elektronicznego systemu KRS: https://prs.ms.gov.pl.

Zarząd dokumentuje swoją pracę, działania organizacji i odpowiada za prawidłowe dokumentowanie posiedzeń walnego zebrania członków. Wszystkie dokumenty, jakie powstają w kadencji danego zarządu, nie są dokumentami tego zarządu, ale organizacji, należy dbać o ich właściwe przygotowywanie, przechowywanie i archiwizowanie. Okres przechowywania dokumentów najczęściej wykracza poza okres kadencji. Większość dokumentów księgowych przechowuje się przez minimum 5 lat (ale np. sprawozdań finansowych nie niszczymy wcale), dokumenty zatrudnieniowe nawet 50 lat. Czas przechowywania dokumentacji projektów określony jest w umowach dotacji, zwykle nie krótszy niż 5 lat. Natomiast wiele pozostałych dokumentów to tak naprawdę historia organizacji, jej działań, wkładu pracy różnych osób, prawidłowości podejmowanych decyzji, dlatego trudno jednoznacznie odpowiedzieć, co i kiedy niszczyć. Na pewno szczególną uwagę należy zwrócić na przechowywane w niej dane osobowe, bo nie można ich przetwarzać w nieskończoność.

Minimalną formą planowania w OSP jest wypełnienie związkowego wzoru planu finansowego, które zwykle odbywa się w oparciu o dane roku poprzedniego i obejmuje stałe przychody (składki członkowskie, gminne dotacje celowe na utrzymanie strażnic) oraz koszty (energii elektrycznej, podatków, składek do związku). Dobrze, gdy planowanie poprzedzone jest analizą poprzednich działań i rozważeniem wszystkich potrzeb oraz możliwości, a także szans na pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania. Najlepiej jednak, gdy zarząd przygotowuje się nie tylko do powtórzenia planu „rok do roku”, ale czyni wysiłki, by zdiagnozować potrzeby członków OSP oraz środowiska, w którym działa, i rozważa możliwości poszerzania działań w oparciu o nowe źródła przychodów. Jeśli np. brak jest środków na sfinansowanie działania MDP, można zaplanować zbiórkę publiczną na ten cel i z jej środków zakupić sprzęt do ćwiczeń albo opłacić instruktora, który poprowadzi atrakcyjne zajęcia. Warto zapoznać się z krajowymi programami dotacyjnymi, które cyklicznie przeznaczają środki na działania statutowe lub wzmocnienie potencjału organizacji. Inne źródło środków to stałe programy grantowe wielu działających w Polsce fundacji. Cele programów są bardzo często zbieżne z częścią celów statutowych OSP, więc straże mają otwartą drogę do pozyskiwania tych środków. Taka analiza to może być okazja do zastanowienia się, czy nasz statut nie jest rzeczywiście „za ciasny”, bo nie przewiduje działań, które organizacja mogłaby realizować na rzecz swoich członków lub szerzej – mieszkańców wsi.

Ilość obowiązków sprawozdawczych wynika z rozmiaru i zakresu działań OSP. 

• Wszystkie organizacje, bez względu na wielkość obrotów danego roku (także te, które prowadzą uproszczoną rachunkowość, i nawet jeśli nie miały żadnych przychodów i kosztów), mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego rokrocznie CIT-8 (do 31 marca). Jest to zeznanie podatkowe o przychodach i kosztach poprzedniego roku podatkowego. Składa się je za pośrednictwem elektronicznego formularza na stronie https://www.podatki.gov.pl/cit/e-deklaracje-cit/formularze-cit/. W wersji papierowej mogą je składać organizacje, które miały wszystkie dochody zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych i nie składały za dany rok podatkowy żadnego PIT, np. w związku z zatrudnieniem.

• Jeśli OSP prowadzi pełną księgowość, to sporządzenie CIT-8 poprzedzone jest przygotowaniem sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dn. 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217) na wzorze według załącznika nr 6 do tej ustawy. Sprawozdanie sporządza się do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego, czyli do końca marca, do tego czasu powinno być ono podpisane przez wszystkich członków zarządu – służy to tego aplikacja na stronie http://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/, w której należy użyć podpisu zaufanego (założyć go muszą wszyscy członkowie zarządu). Podpisane w ten sposób sprawozdanie wraz ze skanem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania przez walne zebranie członków wysyła się do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej poprzez aplikację e-sprawozdania finansowe do końca czerwca.

• OSP jako organizacja związkowa zobowiązana jest do składania sprawozdań i raportów OSP, których wzory zamieszczone są zawsze na początku roku na stronie związku (www.zosprp.pl) w zakładce „kampania sprawozdawczo-wyborcza”. Po przeprowadzeniu walnego zebrania członków zatwierdzone  dokumenty składa się w zarządzie gminnym Związku OSP RP.

• Niektóre OSP dostają wezwanie z Głównego Urzędu Statystycznego do wypełnienia sprawozdania SOF-1 (sprawozdanie o działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych), z podaniem terminu granicznego, i zgodnie z przepisami ustawy o statystyce publicznej mają obowiązek złożenia sprawozdania (nie da się uniknąć tego obowiązku, GUS dociera do opieszałych OSP, korzystając ostatecznie nawet z kontaktu przez urząd gminy). Wiele organizacji dostaje takie „zaproszenie” rokrocznie. Sprawozdania należy składać przez Portal Sprawozdawczy https://raport.stat.gov.pl/gus.ps/login/login.pa. Tam też znajdują się instrukcje do wypełniania i kontakt do pracowników GUS, którzy służą pomocą przy wypełnianiu formularza.

• OSP, które mają status OPP (samodzielnie, niezależnie od statusu Związku), składają sprawozdanie OPP za pośrednictwem elektronicznego formularza na portalu Narodowego Instytutu Wolności http://niw.gov.pl/opp/sprawozdania-opp/. Formularz zawiera część dotyczącą sprawozdania finansowego organizacji (wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz sprawozdanie merytoryczne. Organizacje, które osiągnęły w danym roku przychody do 100 tys. zł, wypełniają sprawozdanie opp uproszczone, a pozostałe rozszerzone. Złożenie sprawozdania w terminie (do 15 lipca) jest warunkiem wpisania organizacji na listę OPP uprawnionych do odpisu 1% podatku w następnym roku podatkowym. 

• Jeśli OSP planuje zbiórkę publiczną, zgłasza ją na portalu www.zbiorki.gov.pl (zgłoszenie elektroniczne z użyciem podpisu zaufanego lub możliwe jest pobranie formularzy do wypełnienia i przesłania w wersji papierowej). Portal służy do kontrolowania terminów składania sprawozdań z przebiegu zbiórki publicznej, a następnie sprawozdań z wydatkowania środków ze zbiórki. Jeśli nie złożymy któregoś sprawozdania w terminie, nasza zbiórka „świeci się” na czerwono.

• Ważnym obowiązkiem jest terminowe składanie sprawozdań z wydatkowania dotacji. Sprawozdanie, złożone w terminie określonym umową dotacji (dla projektów realizowanych ze środków publicznych jest to zwykle 30 dni od terminu zakończenia realizacji zadania), musi odpowiadać na pytanie, czy osiągnęliśmy założone we wniosku wskaźniki i rezultaty (w razie kontroli organizacja musi posiadać dokumentację zadania, która potwierdzi jego prawidłową realizację: np. dowody księgowe, listy, umowy, deklaracje udziału, zdjęcia zakupionych materiałów, ewidencję sprzętu, dokumentację promocji i inne przewidziane w złożonym wniosku o dotację). Jeśli nie wydatkowaliśmy kwoty dotacji w całości, należy trzymać się określonych w umowie terminów wyznaczonych na zwrot pozostałych środków. Niezłożenie sprawozdania w terminie lub nieterminowy zwrot środków może skutkować karą (określoną w umowie).

Wypełniania powyższych obowiązków zarząd nie może unikać. Ich niewypełnienie lub niedotrzymanie terminów może się wiązać z poważnymi konsekwencjami dla organizacji, także finansowymi.

OSP jest administratorem danych osobowych, które w trakcie prowadzonych działań zbiera, przechowuje i przetwarza. Bardzo ważnym obowiązkiem, który wynika z RODO, jest poinformowanie o tym zainteresowane osoby. Najprościej wywiązać  się z tego obowiązku, umieszczając wydrukowaną klauzulę informacyjną w miejscu widocznym w siedzibie organizacji, a także podpinając jej tekst na stronie internetowej OSP oraz jako szablon w poczcie wychodzącej w skrzynce mailowej. W klauzuli (zwykle organizacje korzystają z gotowych szablonów) trzeba zwrócić uwagę na to, by podać pełne dane administratora (czyli OSP), z adresem, adresem mailowym i telefonem do kontaktu w sprawie przetwarzanych danych oraz uzupełnić cele przetwarzania. OSP przetwarza także dane swoich członków i rzadko ma na to ich zgodę. Łatwo to naprawić, przygotowując nowy wzór deklaracji członkowskiej/aktualizacyjnej, w której „starzy” członkowie wypełnią część aktualizacyjną, podając tylko konieczne do kontaktu dane, wyrażając zgodę na ich przetwarzanie i dodatkowo wyrażając (lub nie) zgodę na wykorzystanie wizerunku, np. w celach promocji i informowania o działaniach organizacji. RODO budzi dużo emocji i wydaje się skomplikowane i za trudne dla małych organizacji. Ale najważniejsze jest tak naprawdę trzymanie się zasady zbierania minimalnej ilości danych i tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a jeśli już jest, to przechowywanie ich w sposób bezpieczny.  Do oceny, czy nasze warunki są bezpieczne, służy analiza ryzyka, drugi dokument obowiązkowy, który organizacja powinna mieć, tzn. najlepiej przygotować samodzielnie, w formie odpowiadającej warunkom danego OSP.

Zarządrozliczany jest z prawidłowości i efektywności zarządzania organizacją, a w szczególności z dbałości o majątek i płynność finansową organizacji. Walne zebranie członków – po uzyskaniu opinii organu kontroli (komisji rewizyjnej) – udziela (lub nie udziela) zarządowi absolutorium, czyli podejmuje uchwałę o tym, że akceptuje (lub nie akceptuje) działania i decyzje podejmowane w określonym czasie przez zarząd. Uzyskanie absolutorium to obowiązek zarządu, warunek konieczny do dalszego sprawowania władzy przez zarząd w danym składzie.

Bardzo rzadko, ale jednak zdarza się, że jakaś organizacja poprzez nieprawidłowe działania zarządu wpada w kłopoty, np. nie rozliczyła prawidłowo dotacji i grozi jej zwrot środków lub zalega z płatnością podatków (np. podatku dochodowego od osób fizycznych – od wynagrodzeń zatrudnianych osób) czy składek na ubezpieczenia społeczne. Grożą jej konsekwencje finansowe. Kto ponosi odpowiedzialność? Zasada jest taka, że za powyższe zobowiązania organizacji odpowiada ona sama własnym majątkiem. Zgodnie z ordynacją podatkową (art. 116 oraz 116a) dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia okaże się w całości lub części bezskuteczna, wówczas każdy członek zarządu ponosi całym swoim majątkiem solidarną odpowiedzialność (czyli wszyscy członkowie zarządu odpowiadają wspólnie) za zaległości podatkowe (ten przepis dotyczy także odpowiedzialności za nierozliczone dotacje ze środków publicznych). Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych przepisy ordynacji podatkowej odnoszą się w tym zakresie także do zaległości za składki na ubezpieczenia społeczne. Przy tym zaznaczyć trzeba, że odpowiedzialność ta dotyczy wyłącznie członków zarządu organizacji (prezesa, wiceprezesa, skarbnika i pozostałych członków zarządu), a nie członków komisji rewizyjnej.