Menu Na skróty
Statut to podstawowy wymagany dokument w każdej jednostce. Statut może i powinien być dowolnie dostosowywany do sytuacji danej jednostki OSP. Mając tego świadomość zwracamy uwagę na różne możliwe rozwiązania. Dotyczy to zwłaszcza tych zapisów, które naszym zdaniem, warto przemyśleć pod kątem działania konkretnej OSP.
Co to jest i po co jest statut w Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP)?
Statut to najważniejszy dokument (akt wewnętrzny) jednostki. To pisemnie potwierdzona informacja o zasadach działania OSP. „Konstytucja”, którą warto znać i przestrzegać. Wszelkie aktywności podejmowane przez OSP muszą być zgodne ze statutem (muszą z niego wynikać) i nie mogą mu zaprzeczać. Statut powinien być napisany prosto, logicznie, bez nadmiernych szczegółów, ale też bez braków utrudniających działanie.
W statucie zawarte są nie tylko informacje co może robić OSP, ale także wszelkie wewnętrzne zasady działania jak np. informacje o nowych członkach, o władzach, o podziale funkcji, o sposobie podpisywania dokumentów czy też powoływania młodzieżowych czy dziecięcych drużyn pożarniczych. Statut zawiera również informacje o źródłach finansowania OSP, o procedurach związanych ze zmianą statutu czy też o likwidacji jednostki.
Co musi zawierać statut OSP?
OSP działają na podstawie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, w której wprost jest wpisane „ochotnicze straże pożarne to jednostki ochrony przeciwpożarowej będące stowarzyszeniami”.
Zatem wytyczne co musi zawierać statut OSP zawarte są w art. 10 ust. 1 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach. W statucie muszą się więc znaleźć następujące, podstawowe informacje o OSP:
1. Nazwa organizacji
2. Siedziba i teren działania
3. Cele i sposoby ich realizacji
4. Informacje o członkach stowarzyszenia (m.in. sposób nabycia, przyczyny utraty członkostwa, prawa i obowiązki członka)
5. Informacje o władzach (m.in. rodzaje, sposób ich wyboru, kompetencje, tryb pracy)
6. Informacja o wynagradzaniu członków zarządu za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją (jeśli stowarzyszenie przewiduje taką możliwość)
7. Sposób podejmowania decyzji, czyli warunki ważności uchwał
8. Źródła majątku, czyli informacje o tym, skąd stowarzyszenie będzie miało pieniądze na działalność (sposób uzyskiwania środków i płacenia składek członkowskich)
9. Sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych
10. Zasady wprowadzania zmian w statucie
11. Sposób rozwiązania się stowarzyszenia
Oczywiście OSP działają również na podstawie szeregu innych ustaw np. ustawy o ochronie ludności, ustawy o ochronie przeciwpożarowej, ale także ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Nie sposób wymienić ich wszystkich w statucie, dlatego we wzorze odwołujemy się tylko do tych dwóch podstawowych: Ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych oraz Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach.
Rozdział I . Postanowienia ogólne
Początek statutu to „wizytówka”, w której przedstawia się ochotniczą straż pożarną, podając jej nazwę, siedzibę, teren działania. Zwykle do nazwy dodawana jest informacja o miejscowości w jakiej znajduje się siedziba OSP. Dodatkowo, ponieważ OSP powstają często w małych miejscowościach, których nazwy się powtarzają, by nie było wątpliwości przy zapisie o siedzibie, prócz miejscowości, dodaje się nazwę gminy. I to już pierwsze zapisy, które są unikalne, wyjątkowe dla danej OSP.
Przykładowy zapis w statucie:
§1
Stowarzyszenie nosi nazwę OCHOTNICZA STRAŻ POŻARNA W ………………w dalszej części statutu określana jako OSP.
§2
OSP działa na podstawie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych i ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz postanowień niniejszego statutu.
§3
Siedzibą OSP jest miejscowość ……………….w gminie ………….
§4
1.Terenem działania OSP jest Rzeczpospolita Polska, szczególnie miejscowość będąca jej siedzibą, miejscowości położone w gminie oraz w rejonie pomocy wzajemnej.
2.Dla realizacji celów statutowych OSP może prowadzić działania poza granicami kraju na terenie innych państw, z poszanowaniem tamtejszego prawa.
Młodzieżowa drużyna pożarnicza (MDP), Dziecięca drużyna pożarnicza (DDP)
Wśród informacji ogólnych warto jeszcze wyróżnić zapisy o drużynach pożarniczych. Tworzenie dziecięcych i młodzieżowych drużyn pożarniczych jest wpisane jako możliwość w ustawie o OSP. W statucie warto dodać informacje praktyczne, pozwalające jednostce na powołanie drużyn.
Przykładowy zapis w statucie:
- OSP może tworzyć Dziecięcą Drużynę Pożarniczą (DDP), Młodzieżową Drużynę Pożarniczą (MDP).
- DDP, MDP są powoływane przez Zarząd OSP.
- Zasady funkcjonowania, w tym m.in. cel działania, zadania, zasady członkostwa w drużynie, wyboru władz drużyny są określane przez członków drużyny i zarząd OSP w duchu partnerstwa.
Oczywiście sama możliwość nie zobowiązuje do tego, by koniecznie drużynę powołać. W statucie mogę być też zawarte bardziej szczegółowe informacje określające np. wiek osób przyjmowanych do MDP. Zaproponowany we wzorze zapis jest na tyle elastyczny, że pozwala na doprecyzowanie - doszczegółowienie zasad działania w odrębnym dokumencie np. regulaminie MDP. I co najważniejsze, daje możliwość by te zasady były wymyślane, tworzone przez samych zainteresowanych czyli przez członkinie i członków drużyny.
Przeczytaj informacje o zasadach tworzenia i działania Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej.
Rozdział II . Cele i sposoby ich realizacji
Cele
Zadania wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o OSP to:
"Do zadań ochotniczych straży pożarnych należy podejmowanie działań w celu ochrony życia, zdrowia, mienia lub środowiska przez:
1) prowadzenie działań ratowniczych, udział w działaniach ratowniczych oraz akcjach ratowniczych, a także udział w działaniach prowadzonych przez inne służby, inspekcje i straże;
2) udział w działaniach ratowniczych i akcjach ratowniczych poza granicami kraju na podstawie umów międzynarodowych;
3) udział w alarmowaniu i ostrzeganiu ludności o zagrożeniach;
4) udział w ochronie ludności;
5) wykonywanie kwalifikowanej pierwszej pomocy;
6) organizowanie ćwiczeń oraz udział w szkoleniach, ćwiczeniach i zawodach sportowo-pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, gminę lub inne uprawnione podmioty;
7) zabezpieczanie obszaru chronionego właściwej jednostki ratowniczo-gaśniczej Państwowej Straży Pożarnej, określonego w powiatowym (miejskim) planie ratowniczym;
8) propagowanie zasad i dobrych praktyk w zakresie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów;
9) organizowanie przedsięwzięć służących krzewieniu sportu i kultury fizycznej;
10) organizowanie przedsięwzięć oświatowo-kulturalnych propagujących wiedzę i umiejętności w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
11) upowszechnianie i wspieranie współdziałania między lokalnymi partnerami społecznymi i gospodarczymi z zakresu ochrony przeciwpożarowej;
12) propagowanie zasad udzielania pierwszej pomocy;
13) wspieranie gminy w realizacji pomocy na rzecz społeczności lokalnej;
14) integrowanie społeczności lokalnej;
15) udział we współpracy międzynarodowej gminy."
Zadania te mogę być zmieniane przez ustawodawcę, dlatego w statucie nie wymieniamy ich odwołując się do zapisów ustawy.
Cele, które zostały wymienione w par. 10 w ppkt 1) do 12) nie są obowiązkowe i mogą być inne dla każdej jednostki OSP. Ustalając je warto spojrzeć na art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na którym oparte są zaproponowane zapisy i pomyśleć jakie cele, prócz tych związanych ze najogólniej mówiąc ratowaniem, chcemy jako jednostka OSP realizować. W tej propozycji uwzględnione zostały m.in. cele pozwalające na prowadzenie działań z dziećmi i młodzieżą, ze społecznością lokalną, na organizowanie działań kulturalnych, sportowych, edukacyjnych oraz pozwalające nieść wszelkiego rodzaju pomoc potrzebującym ludziom i zwierzętom.
Przykładowy zapis w statucie:
Celem Ochotniczej Straży Pożarnej jest ochrona życia, zdrowia, mienia lub środowiska i zadania określone w art. 3 ustawy o OSP a także:
1) podtrzymywanie i upowszechnianie tradycji narodowej, pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej,
2) działalność na rzecz edukacji, oświaty i wychowania,
3) działalność na rzecz rozwoju kultury fizycznej i sportu,
4) działalność na rzecz kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego
5) działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych,
6) przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym,
7) działalność na rzecz rozwoju turystyki i krajoznawstwa,
8) działalność charytatywna,
9) działalność na rzecz ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego,
10) promocja i organizacja wolontariatu,
11) działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym, osób niepełnosprawnych, osób w trudnej sytuacji życiowej
12) działalność na rzecz ochrony i promocji zdrowia,
13) działalność wspomagająca rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości wiejskiej, w szczególności w zakresie agroturystyki, wytwarzania i dystrybucji produktów lokalnych, tworzenia alternatywnych form dochodu dla mieszkańców wsi.
Sposoby realizacji celów
Zapisy dotyczące sposób realizacji celów (sposób działania) są powiązane z celami. Dlatego zawsze trzeba czytać i patrzeć na te informacje razem. Cele i sposoby ich realizacji to inaczej działalność statutowa OSP. Sposoby realizacji celów statutowych mogą być bardzo różne, w statucie wymieniamy te, które faktycznie będą realizowały określone cele.
Pomocny może być taki schemat:
CEL czyli po co chcemy coś robić?
SPOSÓB REALIZACJI (SPOSÓB DZIAŁANIA) czyli w jaki sposób chcemy ten cel/cele realizować?
DZIAŁANIE czyli co konkretnie będziemy robić?
Przykład:
Cel: działalność charytatywna
Sposób realizacji: udzielanie wsparcia oraz organizowanie pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej, a także innym podmiotom, w szczególności finansowej, rzeczowej, informacyjnej
Działanie: zbiórka pieniędzy i darów na rzecz rodziny pogorzelców i przekazanie im pieniędzy oraz rzeczy
Dodatkowo można określić czy OSP będzie prowadziło działalność nieodpłatną (to robi zawsze każda jednostka) oraz odpłatną pożytku publicznego. Odpłatna działalność pożytku publicznego to, nie to samo co status OPP. Działalność odpłatną, czyli w skrócie: sprzedaż po kosztach, może prowadzić każde stowarzyszenie (każda OSP). By ją prowadzić trzeba spełnić warunki określone w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jednym z nich jest wpisanie takiej MOŻLIWOŚCI do statutu organizacji. Pamiętajcie, to że wpiszecie taką informację do statutu, nie oznacza że MUSICIE ją prowadzić. To jest Wasz wybór, wybór Waszej jednostki.
Jeśli chcecie prowadzić działalność odpłatną, to wtedy warto również wpisać ją jako źródło przychodów (Majątek i fundusze OSP).
Przeczytaj więcej o działalności odpłatnej pożytku publicznego.
Przykładowy zapis w statucie:
1. Ochotnicza Straż Pożarna realizuje swoje cele poprzez:
1) prowadzenie działań ratowniczych, udział w działaniach ratowniczych oraz akcjach ratowniczych prowadzonych w kraju i za granicą
2) działalność z zakresu pierwszej pomocy w tym udzielenie kwalifikowanej pierwszej pomocy oraz propagowanie zasad udzielania pierwszej pomocy;
3) organizowanie ćwiczeń, szkoleń, zawodów sportowo-pożarniczych oraz udział w takich działaniach
4) zabezpieczanie obszaru chronionego właściwej jednostki ratowniczo-gaśniczej Państwowej Straży Pożarnej, określonego w powiatowym (miejskim) planie ratowniczym
5) propagowanie zasad i dobrych praktyk w zakresie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów
6) organizowanie dziecięcych i młodzieżowych drużyn pożarniczych
7) udzielanie wsparcia oraz organizowanie pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej, a także innym podmiotom, w szczególności finansowej, rzeczowej, informacyjnej
8) organizowanie zjazdów, szkoleń, pokazów, konferencji, spotkań w szczególności związanych z kształceniem członków Stowarzyszenia oraz dzieci i młodzieży
9) organizowanie zespołów świetlicowych, bibliotek, orkiestr, teatrów amatorskich, chórów, sekcji sportowych i innych form pracy społeczno-wychowawczej i kulturalno-oświatowej,
10) organizowanie zawodów sportowych, imprez kulturalnych, edukacyjnych, sportowych, rekreacyjnych, rozrywkowych i innych związanych z realizacją celów statutowych OSP
11) organizowanie spotkań, prelekcji, sympozjów, konferencji, seminariów, wykładów, szkoleń, warsztatów i innych działań związanych z realizacją celów statutowych OSP
12) prowadzenie działalności wydawniczej i kolportażowej służącej realizacji celów statutowych
13) współfinansowanie i finansowanie budowy, rozbudowy, modernizacji infrastruktury służącej społeczności lokalne,
14) reprezentowanie interesów mieszkańców wobec władz publicznych
2.Dla realizacji celów statutowych OSP może finansować, współfinansować i wspierać działania innych osób prawnych, których działalność jest zbieżna z celami OSP.
Rozdział III. Członkowie OSP, ich prawa i obowiązki
OSP jest stowarzyszeniem, tworzą je ludzie - członkowie. W statucie muszą znaleźć się zapisy dotyczące tego jak można zostać członkiem, członkinią OSP, ale także jak taki przywilej można utracić. Warto pamiętać, że przynależność do stowarzyszenia jest dobrowolna. Nikogo nie można do tego zmuszać.
Tu więcej o zapisach dotyczących członkostwa.
Ważną informacją jest zapis o tym, kto może zostać członkiem OSP i jaka jest procedura czyli co konkretnie musi taka osoba zrobić np. jakie dokumenty złożyć, do kogo, co się z tymi dokumentami dalej dzieje.
Przykładowy zapis w statucie:
§ 13
Członkiem zwyczajnym OSP może być osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawiona praw publicznych oraz małoletni za zgodą przedstawicieli ustawowych.
§ 14
Przyjęcie w poczet członków następuje na podstawie uchwały zarządu OSP po złożeniu przez osobę zainteresowaną pisemnej deklaracji.
Z takiego zapisu wynika, że by zostać członkiem OSP trzeba:
- mieć ukończone 18 lat albo jeśli jest to osoba małoletnia to mieć zgodę rodziców/opiekunów prawnych
- złożyć pisemną deklarację o chęci przystąpienia do OSP do zarządu
Na tej podstawie zarząd podejmuje decyzję (uchwałę) o przyjęciu/bądź nie do grona członkiń i członków OSP.
Oczywiście, tego jak taka deklaracja ma wyglądać, nie zapisuje się w statucie. To decyzja zarządu OSP, który powinien przygotować wzór takiej deklaracji. Warto też pewnie określić sposób jej składania (czy trzeba przynieść osobiście czy można przesłać, a jeśli tak, to czy skan, czy podpisane profilem zaufanym, na jaki adres, itd.). I choć mogłoby się wydawać, że „po co taka procedura”, to w efekcie te wszystkie „techniczne” szczegóły, porządkują i przyśpieszają ten proces. Dlatego warto poświęcić chwilę pracy zarządu OSP na ich wymyślenie, opracowanie i ujawnienie np. na stronie www OSP.
Ślubowanie
Kolejny element, także do przemyślenia, tym razem już w szerszym gronie to tekst ślubowania.
Przykładowy zapis w statucie:
Członek zwyczajny składa przyrzeczenie następującej treści: "W pełni świadom obowiązków strażaka - ochotnika uroczyście przyrzekam czynnie uczestniczyć w ochronie przeciwpożarowej majątku narodowego, być zdyscyplinowanym członkiem Ochotniczej Straży Pożarnej, dbającym o jej godność, ofiarnym i mężnym w ratowaniu życia ludzkiego i mienia"
To nie jest zapis obowiązkowy, ale warto pamiętać, że ślubowanie może być elementem budowania tożsamości, przynależności do grupy. Warto przemyśleć, w szerokim gronie (np. obecnych ale także i byłych członków, sympatyków, ewentualnych pretendentek i pretendentów) czy chcemy mieć taki zapis i jak dokładnie on powinien brzmieć.
Rozdział IV. Władze OSP
W OSP jak w każdym stowarzyszeniu jest trójpodział władzy. Najwyższa władza to walne zebranie członków - czyli wszystkie członkinie i członkowie. To walne podejmuje najważniejsze kluczowe decyzje, w tym także tę o rozwiązaniu jednostki. Ważne także jest to, że jeśli jakaś decyzja nie została wprost przypisana w statucie do kompetencji innych organów, to należy ona do walnego.
Przeczytaj więcej o walnym zebraniu członków OSP .
Zarząd jako organ wykonawczy musi wykonywać uchwały walnego zebrania członków. W praktyce to właśnie zarząd a w szczególności prezes/prezeska są osobami najbardziej zapracowanymi. Jednak warto zadbać o to, by i inne role w zarządzie były mądrze obsadzone.
Przeczytaj więcej o zarządzie OSP , o tym jak pracuje zarząd i jakie są podstawowe standardy jego działania.
Rolą komisji rewizyjnej jest bycie wewnętrznym "policjantem" czyli sprawdzanie zarządu, wyłapywanie ewentualnych błędów. I druga bardzo ważna rzecz, to wspieranie zarządu w działaniach. Przeczytaj więcej o komisji rewizyjnej.
Kadencja władz
Długość trwania kadencji wybieralnych władz (zarządu i komisji rewizyjnej) zależy od decyzji OSP. Może być inna niż ta zaproponowana. Warto pomyśleć i spojrzeć realnie co się będzie sprawdzało w danej jednostce. Może się okazać, że np. 2 lata kadencji pozwalają na większe zaangażowanie nowych osób w zarządzie i komisji rewizyjnej, ale z drugiej strony wybory są „tak często”, że osoby dopiero co się „nauczyły” co do nich należy a już mogą być zmienione.
Przy określaniu długości trwania kadencji warto także pamiętać, że nawet przy długiej kadencji wybrana osoba wcale nie musi, być w organie do końca. Może np. w przypadkach określonych w statucie zostać odwołana z funkcji. Może także, po prostu zrezygnować z pełnionej funkcji. Rezygnacja nie wymaga akceptacji (uchwały danej władzy). Jest to osobista decyzja danej osoby. Oczywiście dobrze jeśli przed jej złożeniem osoba wywiąże się, ze wszystkich zobowiązań jakie miała wobec jednostki. Jednak życie bywa nieprzewidywalne i są sytuacje gdy rezygnacja musi być podjęta natychmiast.
Co w takim razie zrobić jeśli zrezygnuje 1 osoba z 5 osobowego zarządu? Czy można działać w takim 4osobowym składzie?
Nie, nie można. Trzeba ten skład uzupełnić. Dlatego warto w statucie przewidzieć zapisy pozwalające na uzupełnienie osób w zarządzie i komisji rewizyjnej przez samych zainteresowanych czyli przez pozostałe osoby zasiadające w organie. Jest to szybkie i praktyczne rozwiązanie. Kooptacja, bo tak się ono nazywa jest jednak ograniczona do np. połowy czy 1/3 składu danego organu. Dlaczego? Po to, by nie było sytuacji „wymiany” całego składu wybranego przez walne zebranie członków.
Przykładowy zapis w statucie
1. Kadencja władz OSP trwa 5 lat i kończy się z chwilą powołania nowych władz.
2.W razie, gdy skład władz OSP ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji, uzupełnienie ich składu może nastąpić w drodze kooptacji, której dokonują pozostali członkowie organu, który uległ zmniejszeniu. W trybie tym można powołać nie więcej niż ⅓ składu organu. Kadencja tak wybranego członka zostaje zrównana z kadencją pozostałych członków organu.
Zasady zwoływania walnego zebrania członków
Walne zebranie obraduje najczęściej w dwóch trybach: zwyczajnym i nadzwyczajnym. Ten zwyczajny może być związany z corocznymi obowiązkami sprawozdawczymi (wtedy to zebranie sprawozdawcze) a może też być powiązane z długością trwania kadencji (wtedy to zebranie sprawozdawczo-wyborcze). Warto się zastanowić na ile wcześniej przed zebraniem, potrzebne jest poinformowanie członkiń i członków, by mogli zaplanować sobie czas i być na zebraniu. Zwykle taki mininalny czas to 14 dni przed spotkaniem ale tu także zależy to od danej jednostki. Jeśli w Waszym wypadku lepiej sprawdza się termin 7 dniowy to tak, też to wpiszcie w statucie. Są też sytuacje gdy walne zebranie jest zwoływane w trybie nadzwyczajnym, tu także trzeba określić w statucie termin. Zwykle ten „nagły” tryb jest krótszy od zwyczajnego np. 7 dni albo 5 dni.
Określenie minimum 7, minimum 14 dni przed oznacza, że to jest najkrótszy możliwy czas na przekazanie zaproszenia ale nic nie stoi na przeszkodzie, by jeśli to możliwe dać członkiniom i członkom więcej czas na przygotowanie się do zebrania i przekazać informację np. na miesiąc wcześniej.
Przykładowy zapis w statucie:
1.Zwyczajne walne zebranie członków zwoływane jest przez zarząd, który zawiadamia członków o terminie, miejscu i porządku obrad, co najmniej na ………. dni przed terminem zebrania.
2.Nadzwyczajne walne zebranie zwoływane jest przez zarząd OSP:
- własnej inicjatywy,
- na żądanie komisji rewizyjnej OSP,
- na żądanie ½ liczby członków OSP.
3.Nadzwyczajne walne zebranie OSP zwoływane jest przez zarząd w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały lub otrzymania żądania.
Podejmowanie decyzji (uchwał)
Zasady podejmowania decyzji przez władze OSP to jedne z najważniejszych, najczęściej w praktyce działania OSP stosowanych zapisów statutowych. Dlatego warto, by zapisy były klarowne i jasne dla wszystkich członkiń i członków.
Najprostszą zasadą, zgodną z demokratycznym charakterem OSP jest podejmowanie decyzji zwykłą większością głosów osób. By decyzja była ważna, trzeba też sprawdzić czy na spotkaniu (fizycznym, on-line) mamy kworum czyli innymi słowy czy jest co najmniej połowa osób, które mają prawo do głosowania. W przypadku zarządu i komisji rewizyjnej, zwykle nie ma problemu, kworum to kilka osób, bo są do stosunkowo nieliczne organy np. zarząd 5 – kworum 3, komisja rewizyjna 3 osoby – kworum 2. Trudności pojawiają się gdy członkinie i członkowie spotykają się na walnym zebraniu członków. Dlatego w statucie warto przewidzieć tzw. drugi termin.
„W przypadku walnego zebrania członków uchwały w tym trybie zapadają w pierwszym terminie, natomiast w drugim terminie są podejmowane bez względu na liczbę obecnych członków.”
W praktyce ten drugi termin spotkania oznacza tyle, że można podejmować decyzję nawet jeśli w spotkaniu uczestniczy mniej niż połowa członkiń i członków. Warto pamiętać, że informację zarówno pierwszym jak i drugim terminie zebrania podaje się w zaproszeniu na walne zebranie członków. W praktyce drugi termin może być wyznaczony np. 15 minut po pierwszym.
Przykładowy zapis w statucie:
1. Uchwały wszystkich władz OSP zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania, chyba że dalsze postanowienia statutu stanowią inaczej. W przypadku walnego zebrania członków uchwały w tym trybie zapadają w pierwszym terminie, natomiast w drugim terminie są podejmowane bez względu na liczbę obecnych członków.
2. Uchwały dotyczące zmian we władzach OSP, wybory władz OSP odbywają się w głosowaniu jawnym, chyba że zostanie zarządzone głosowanie tajne.
Podejmowanie decyzji „elektronicznie”
Tzw. Tarcza antykryzysowa wprowadziła zmianę w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach, umożliwiając podejmowanie uchwał oraz obrad władz stowarzyszeń także w trybie online. Przepisy są ważne w czasie epidemii i stanu epidemicznego. A co potem, jak już minie stan? Czy nadal będzie można korzystać z tego trybu? Tak, o ile zostaną wprowadzone odpowiednie zapisy w statucie.
Przykładowy zapis w statucie:
Walne Zebranie, Zarząd i Komisja Rewizyjna mogą także obradować w trybie pisemnym, w tym w formie elektronicznej, online lub przy wykorzystaniu innych środków bezpośredniego- porozumiewania się na odległość i w tym trybie podejmować decyzje.
Więcej na ten temat głosowania obiegowego i obrad online:
- Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 1. Głosowanie w trybie obiegowym
- Wykorzystanie komunikacji elektronicznej w NGO. Cz. 2. Posiedzenie online
w rozwiązaniu technicznych i organizacyjnych problemów obradowania online pomocne mogą być poniższe informacje:
Sposób reprezentacji (składanie oświadczeń woli)
Sposób reprezentacji to nie to samo co podejmowanie decyzji. Decyzje (uchwały) są podejmowane przez cały zarząd zgodnie z zasadą określoną w statucie (czyli zwykła większość przy obecności co najmniej połowy członków zarządu). Sposób reprezentacji zaś określa, kto w imieniu zarządu będzie podpisywał dokumenty np. umowy z dotującymi czy wnioski do KRS. Dobrą praktyką jest wpisanie dwóch osób wymaganych do podpisów. Taki zapis zmniejsza ryzyko ewentualnych pomyłek jednej osoby (zawsze druga para oczu do czytania, sprawdzania się przyda) ale także tego, że o danym zdarzeniu będzie decydować jedna osoba a pozostali członkowie i członkinie zarządu nie będą nic wiedzieli. Odpowiedzialność za zarządzanie, w tym też za działania finansowe, spoczywa na wszystkich członkach, nie tylko na tych "co się podpisali", dlatego też wszyscy członkinie i członkowie zarządu powinni wiedzieć co i kto podpisywał, co się dzieje w jednostce.
I jeszcze jedna zasada, o której też warto pamiętać – to nie tylko prezes i skarbnik są od podpisywania dokumentów finansowych. Mogą to być dowolne osoby z zarządu jeśli taki zapis jest w statucie OSP.
Przykładowy zapis w statucie:
Do składania oświadczeń woli, w tym w sprawach finansowych, w imieniu OSP upoważnieni są dwaj członkowie zarządu działający łącznie, w tym prezes lub wiceprezes.
Pełnomocnik ds. umów z członkami zarządu
Art. 11 ust. 4
W umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów).
Art. 11. ust. 4 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach zobowiązuje stowarzyszenia, aby do umów podpisywanych z członkami zarządu ale też w sporach miedzy zarządem a członkami OSP- został wskazany w uchwale wyznaczony do tego członek organu kontroli lub pełnomocnik powoływany uchwałą walnego zebrania członków.
OSP ma zatem dwie możliwości:
- wskazać członka organu kontroli wewnętrznej do podpisywania umów z zarządem przez podjęcie takiej uchwały na zebraniu komisji rewizyjnej,
- zwołać walne zebranie członków, wyznaczyć takiego pełnomocnika przez wszystkich członków organizacji (przez obecnych na walnym) i podjąć w tym zakresie stosowną uchwałę.
We wzorcowym statucie proponujemy, by wyznaczanie pełnomocnika zostało wprost wpisane w statucie jako zadanie komisji rewizyjnej.
Przykładowy zapis w statucie:
1.Do zadań komisji rewizyjnej należy: (….)
7)reprezentowanie OSP w umowach z członkami zarządu,
8) reprezentowanie OSP w sporach z członkami zarządu.
2. Do czynności wskazanych w pkt. 1 ppkt 7) i 8) komisja rewizyjna wyznacza uchwałą swojego przedstawiciela.
Rozdział V. Majątek i fundusze OSP
OSP może finansować swoje działania z różnych źródeł. W statucie wpisuje się ogólne formy finasowania bez wymienia kto je przyznaje np. dotacje mogą być dotacjami z budżetu państwa ale też mogą to być dotacje z samorządu np. z gminy.
Część źródeł finansowania jest przypisana tylko specyficznie do OSP inne to źródła ogólnodostępne dla wszystkich stowarzyszeń.
Przeczytaj :
- Pieniądze na działania OSP. Gdzie ich szukać? [infografika]
- Jakie są dedykowane źródła finansowania OSP
Obejrzyj:
Przykładowy zapis w statucie:
1. Źródłami przychodów OSP są:
1) składki członkowskie,
2) darowizny, zapisy i spadki,
3) środki pochodzące z ofiarności publicznej,
4) dotacje, subwencje,
5) udziały, lokaty,
6) wpływy z instytucji ubezpieczeniowych, o których mowa w ustawie o OSP
7) dochody z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych
8) dochody z własnej działalności, w tym z organizacji imprez o których mowa w ustawie o OSP
Uwaga! Jeśli OSP chce prowadzić działalność odpłatną pożytku publicznego, to w źródłach majątku wpisuje wprost taką możliwość: "przychodów z działalności odpłatnej pożytku publicznego".
Uwaga! Jeśli OSP chce prowadzić działalność gospodarczą to w rozdziale majątek powinien się pojawić osobny paragraf poświęcony działalności gospodarczej.
Podaje się wtedy informacje jakim zakresie działalność gospodarcza będzie prowadzona wpisując konkretne kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) oraz wymienia się działalność gospodarczą jako źródło finansowania.
Przykładowy zapis w statucie:
1. Źródłami przychodów OSP są:
1) składki członkowskie,
2) darowizny, zapisy i spadki,
3) środki pochodzące z ofiarności publicznej,
4) dotacje, subwencje,
5) udziały, lokaty,
6) wpływy z instytucji ubezpieczeniowych, o których mowa w ustawie o OSP
7) dochody z tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych
8) dochody z własnej działalności, w tym z organizacji imprez o których mowa w ustawie o OSP
9) przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego
10z) dochody z działalności gospodarczej
Pamiętaj działalność odpłatna pożytku publicznego i działalność gospodarcza nie mogą być prowadzone w tym samym zakresie.
Przeczytaj więcej o działalności gospodarczej , więcej o działalności odpłatnej pożytku publicznego.
Rozdział VI. Postanowienia końcowe
Zmiana statutu oraz rozwiązanie OSP zawsze należą do kompetencji najwyższej władzy czyli walnego zebrania członków. W związku z tym, że są to decyzje ważne dla wszystkich należących do OSP, to są one podejmowane innym trybem niż „zwykła większość” np. 2/3 członkiń i członków. Zwykle też inny jest termin zwoływania walnego zebrania członków w tych sprawach. Może to być np. 21, 30 dni przed wyznaczonym terminem spotkania.
Przykładowy zapis w statucie:
1. Zmianę statutu i rozwiązanie OSP uchwala walne zebranie członków większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej ½ ogólnej liczby członków.
2. Zawiadomienie członków OSP o terminie walnego zebrania, na którym ma być rozpatrywany wniosek w sprawie rozwiązania OSP, powinno być doręczone wraz z porządkiem obrad co najmniej na 30 dni przed terminem zebrania.
Rozwiązanie (likwidacja) OSP
Sam sposób likwidacji OSP jest taki sam jak innych stowarzyszeń. Podjęcie decyzji, wybranie likwidatora i przeprowadzenie likwidacji. Więcej informacji tutaj: https://poradnik.ngo.pl/zakonczenie-dzialalnosci-stowarzyszenia
W statucie pojawia się także zapis o tym gdzie zostanie przekazany majątek po likwidacji jednostki. Ten zapis także warto przemyśleć od takiej praktycznej strony.
Zapisy w statucie dotyczące OPP
Ochotnicza Straż Pożarna jak każda inna organizacja pozarządowa może starać się o status organizacji pożytku publicznego. Warunki jakie musi spełnić zostały określone w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Zobacz jakie to warunki OSP chce być OPP. Jak otrzymać status OPP? [infografika]
Jeśli OSP podejmie decyzję o staraniu się o status OPP, to po pierwsze musi sprawdzić statut swojej jednostki i ewentualnie dostosować jego zapisy do wymogów ustawy.
Konkretne informacje jakie muszą być zapisane w statucie dotyczą:
1. Wymogów wobec członkiń i członków komisji rewizyjnej
Członkinie i członkowie komisji rewizyjnej nie mogą mieć powiązań z członkami zarządu, nie mogą być zatrudnieni w OSP i nie mogą być osobami skazanymi. Najprościej w statucie wpisać przy informacjach o komisji rewizyjnej zapis bazujący na zapisach z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Przykładowy zapis w statucie:
Członek komisji rewizyjnej:
- nie może być członkiem zarządu ani pozostawać z członkami zarządu w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości
- nie może być osobą skazaną prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.
Warto pamiętać, że prócz zapisu w statucie członkinie i członkowie komisji rewizyjnej składają oświadczenie o spełnianiu tych warunków.
2. Wymogów wobec członkiń i członków zarządu.
Członkinie i członkowie zarządu nie mogą być osobami skazanymi. Najprościej w statucie wpisać przy informacjach o zarządzie zapis bazujący na zapisach z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Przykładowy zapis w statucie:
Członkiem zarządu nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.
Warto pamiętać, że prócz zapisu w statucie, członkinie i członkowie zarządu składają oświadczenie o spełnianiu tych warunków
3.Wymogów związanych z zakazem wyprowadzania majątku na zewnątrz.
Najprościej w statucie wpisać w rozdziale „majątek i fundusze OSP” dodatkowy zapis bazujący na zapisach z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Przykładowy zapis w statucie
Zabrania się:
- udzielania pożyczek lub zabezpieczania zobowiązań majątkiem OSP w stosunku do jej członków, członków organów lub pracowników
oraz osób, z którymi członkowie, członkowie organów oraz pracownicy organizacji pozostają w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu
albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo
są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, zwanych dalej „osobami bliskimi”, - przekazywania majątku OSP na rzecz członków, członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich, w szczególności jeżeli przekazanie to następuje bezpłatnie lub na preferencyjnych warunkach;
- wykorzystywania majątku OSP na rzecz członków, członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich chyba, że to wykorzystanie bezpośrednio wynika z celu statutowego;
- zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie OSP, członkowie organów OSP lub pracownicy oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenach wyższych niż rynkowe.
4.Podziału na działalność nieodpłatną i odpłatną pożytku publicznego
Jeśli OSP starająca się o status organizacji pożytku publicznego ma zamiar prowadzić albo prowadzi zarówno nieodpłatną jak i odpłatną działalność pożytku publicznego to informację o przedmiotach tej działalności powinna umieścić w statucie. Warunek ten nie wynika wprost z samej ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ale również z Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania, zgodnie z którym w rozporządzeniu zostały określone urzędowe wzory formularzy wniosków o wpis i zmianę danych w KRS. Co ważne, w statucie nie podaje się, nie przypisuje kodów PKD do działalności nieodpłatnej i odpłatnej. W statucie jest to opisane takim „normalnym” , swobodnym zapisem. Dopiero w formularzu KRS-W- OPP każdy rodzaj działalności pożytku publicznego wpisany w statucie jest opisywany za pomocą kodów PKD i tak zgłaszany do Krajowego Rejestru Sądowego.
Przykładowy zapis w statucie
1. Ochotnicza Straż Pożarna realizuje swoje cele poprzez:
1) prowadzenie działań ratowniczych, udział w działaniach ratowniczych oraz akcjach ratowniczych prowadzonych w kraju i za granicą
2) działalność z zakresu pierwszej pomocy w tym udzielenie kwalifikowanej pierwszej pomocy oraz propagowanie zasad udzielania pierwszej pomocy;
3) organizowanie ćwiczeń, szkoleń, zawodów sportowo-pożarniczych oraz udział w takich działaniach
4) zabezpieczanie obszaru chronionego właściwej jednostki ratowniczo-gaśniczej Państwowej Straży Pożarnej, określonego w powiatowym (miejskim) planie ratowniczym;
5) propagowanie zasad i dobrych praktyk w zakresie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów;
6) organizowanie dziecięcych i młodzieżowych drużyn pożarniczych,
7) udzielanie wsparcia oraz organizowanie pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej a także innym podmiotom, w szczególności finansowej, rzeczowej, informacyjnej
8) organizowanie zjazdów, szkoleń, pokazów, konferencji, spotkań w szczególności związanych z kształceniem członków Stowarzyszenia oraz dzieci i młodzieży
9) organizowanie zespołów świetlicowych, bibliotek, orkiestr, teatrów amatorskich, chórów, sekcji sportowych i innych form pracy społeczno-wychowawczej i kulturalno-oświatowej,
10) organizowanie zawodów sportowych, imprez kulturalnych, edukacyjnych, sportowych, rekreacyjnych, rozrywkowych i innych związanych z realizacją celów statutowych OSP
11) organizowanie spotkań, prelekcji, sympozjów, konferencji, seminariów, wykładów, szkoleń, warsztatów i innych działań związanych z realizacją celów statutowych OSP,
12) prowadzenie działalności wydawniczej i kolportażowej służącej realizacji celów statutowych,
13) współfinansowanie i finansowanie budowy, rozbudowy, modernizacji infrastruktury służącej społeczności lokalnej,
14) reprezentowanie interesów mieszkańców wobec władz publicznych
2.Dla realizacji celów statutowych OSP może finansować, współfinansować i wspierać działania innych osób prawnych, których działalność jest zbieżna z celami OSP.
3. OSP realizuje wyżej wymienione cele w ramach nieodpłatnej i odpłatnej działalności pożytku publicznego.
Wzorcowy statut OSP (projekt OSP Potencjał Młodych)
Przedstawiony projekt wzorcowego statutu OSP został wypracowany w grupie roboczej powstałej w ramach projektu OSP Potencjał Młodych. Jest utworzony w oparciu o wymogi prawne w szczególności ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz praktyczne wieloletnie doświadczenie osób wchodzących w skład grupy roboczej.
Ochotnicze Straże Pożarne (OSP)
