Poradnik - ngo.pl

Od 20 maja 2016 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania i wynagradzania członków zarządu stowarzyszeń. Wcześniej istniały wątpliwości czy członkowie stowarzyszenia mogą w ogóle być przez nie zatrudnieni, a w szczególności czy członkowie zarządu mogą pobierać wynagrodzenie za pełnienie funkcji we władzach. Wynikało to z ogólnej zasady, że stowarzyszenie opiera działalność na pracy społecznej swoich członków. W konsekwencji, zdarzały się przypadki odmowy rejestracji stowarzyszeń, których statuty przewidywały możliwość zatrudniania swoich członków.

Należy pamiętać, że przyznanie wynagrodzenia członkom zarządu jest możliwe jedynie gdy statut stowarzyszenia zawiera odpowiednie postanowienia w tym zakresie.

Może on szczegółowo określać krąg osób uprawnionych i wysokość wynagrodzenia bądź jedynie wskazywać, że będzie to ustalane w uchwałach walnego zebrania członków lub komisji rewizyjnej.

Wynagrodzenie członków władz może być wypłacane na różne sposoby, w szczególności na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej umowy o świadczenie usług (kontraktu menedżerskiego). 

W przypadku zawarcia dodatkowej umowy, pomiędzy stowarzyszeniem a członkiem zarządu będą istniały równolegle dwa stosunki prawne – korporacyjny wynikający z powołania do zarządu oraz umowny wynikający z zawartej umowy.

Zawarcie umowy pozwala na doprecyzowanie zakresu praw i zadań członka zarządu oraz jego czasu pracy, a także nałożenia dodatkowych obowiązków, np. szczegółowego obowiązku zachowania poufności. Wiąże się także z obowiązkiem wypłacania co najmniej minimalnego wynagrodzenia miesięcznego na umowie o pracę bądź minimalnej stawki godzinowej na umowie cywilnoprawnej. Ponadto, umowa o pracę lub odpowiednio skonstruowana umowa cywilnoprawna zwykle daje poczucie większej stabilności warunków zatrudnienia dla członka zarządu.

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej wiąże się z koniecznością zarejestrowania członka zarządu w ZUS oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od należnego wynagrodzenia.

Przy wyborze rodzaju umowy o pracę w grę wchodzić będzie przede wszystkim umowa na czas nieokreślony lub czas określony. Obie umowy przewidują zbliżone uprawnienia pracownicze. Poza samym okresem trwania, istnieją także różnice w ich rozwiązywaniu. Wypowiadając umowę na czas nieokreślony, stowarzyszenie musi podać uzasadnioną przyczynę, która w razie sporu sądowego może być weryfikowana pod kątem doniosłości, prawdziwości, konkretności i aktualności. Należy uznać, że taką przyczyną może być samo odwołanie danej osoby z zarządu stowarzyszenia (zakończenie stosunku korporacyjnego), w szczególności gdy w umowie stanowisko pracy było określone wyłącznie jako członek zarządu (a nie dodatkowo np. dyrektor do spraw organizacyjnych). Natomiast wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony w ogóle nie wymaga wskazania przyczyny. W zależności od ilości pracy, możliwe jest zatrudnienie na umowie o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu.

Zatrudnienie na etacie wiąże się z obowiązkiem przestrzegania wszystkich norm ochronnych wynikających z prawa pracy. Pracownikom należy zagwarantować płatne urlopy wypoczynkowe, minimalne okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego, należności z tytułu podróży służbowych, obowiązkowe badania lekarskie i szkolenia BHP, itd. Co do zasady, ich odpowiedzialność względem pracodawcy jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia (z wyjątkiem wyrządzenia szkody z winy umyślnej). Pewne grupy pracowników są chronione przed wypowiedzeniem umowy. Przykładowo, dotyczy to kobiet w ciąży oraz osób w okresie przedemerytalnym, czyli w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego.

W zależności od sposobu wykonywania pracy przez członka zarządu, można zaproponować mu zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jest to możliwe jeśli nie podlega znacznemu bieżącemu nadzorowi i ma istotny zakres samodzielności w decydowaniu o sposobie, czasie i miejscu wykonywania swoich poszczególnych zadań. W praktyce, zwykle jest to dopuszczalne, bowiem istotą sprawowania funkcji w zarządzie jest brak bezpośredniego podporządkowania.

W umowie cywilnoprawnej strony mogą swobodnie ustalić zasady współpracy, np. zakres zadań, godziny pracy, płatną przerwę w wykonywaniu obowiązków (urlop) czy zasady odpowiedzialności stron i rozwiązania umowy. Nie mają bowiem zastosowania przepisy prawa pracy.

W imieniu stowarzyszenia, jako pracodawcy albo zleceniodawcy, umowę z członkiem zarządu może podpisać jedynie członek organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej) wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków stowarzyszenia.

Warto pamiętać, że takiej umowy nie może podpisać np. inny członek zarządu. Powyższe zasady stosuje się także do wypowiedzenia umowy.

Statuty stowarzyszeń często przewidują możliwość odwołania lub rezygnacji członka zarządu bądź zawieszenia go w czynnościach. Zdarzenia te dotyczą bezpośrednio stosunku korporacyjnego, ale mogą mieć także pośredni wpływ na zawartą z nim umowę.

W przypadku odwołania lub rezygnacji z zarządu umowa o pracę nie rozwiązuje się automatycznie. Konieczne jest jej odrębne wypowiedzenie. Zatem może dojść do sytuacji, w której stosunek korporacyjny ustanie w trybie natychmiastowym, ale stosunek pracy będzie trwał jeszcze przez okres wypowiedzenia umowy, np. 3 miesiące. Oznacza to, że dana osoba nie sprawuje już funkcji w zarządzie, ale pozostaje pracownikiem stowarzyszenia i przysługuje jej wynagrodzenie z umowy. Podobnie jest w przypadku zawieszenia członka zarządu w czynnościach. W takich sytuacjach, pracownik jest zwykle formalnie zwalniany z obowiązku świadczenia pracy. W zależności od sytuacji, dopuszczalne może być także powierzenie mu innych obowiązków odpowiadających jego kwalifikacjom. Nie może ono jednak trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym ani powodować obniżenia należnego wynagrodzenia. Alternatywnie, za zgodą pracownika umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie.

Natomiast umowa cywilnoprawna może przewidywać automatyczne rozwiązanie w trybie natychmiastowym w przypadku odwołania lub rezygnacji z zarządu. Może także zawierać szczegółowe zapisy pozbawiające członka zarządu wynagrodzenia w szczególnych okolicznościach, np. w okresie zawieszenia w czynnościach.

W praktyce, istotną kwestią jest ograniczenie możliwości wykonywania czynności w zarządzie w okresie zwolnienia lekarskiego. Zgodnie z przepisami, pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia w przypadku wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy. W orzecznictwie przyjmuje się, że za pracę zarobkową może być uznane także wykonywanie czynności na podstawie stosunku korporacyjnego. Dlatego ZUS może zobowiązać członka zarządu do zwrotu zasiłku jeśli ustali, że wykonywał on w tym czasie jakiekolwiek czynności na rzecz stowarzyszenia, nawet jeśli nie były to obowiązki wynikające bezpośrednio z umowy (tylko np. ze statutu). Przykładowo, w jednym z wyroków Sąd Najwyższy uznał, że samo podpisywanie dokumentów przez prezesa w trakcie zwolnienia, choć były także inne osoby uprawnione do ich podpisywania, może prowadzić do utraty zasiłku. Jedynie w drodze wyjątku, sporadyczna i wymuszona okolicznościami aktywność zawodowa może usprawiedliwiać zachowanie prawa do zasiłku chorobowego. W innym bowiem wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że samo podpisywanie faktur i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności, w sytuacji gdy nie ma możliwości jej zawieszenia w okresie zwolnienia, można uznać za działalność, która nie ma zarobkowego charakteru i dlatego nie uzasadnia utraty prawa do zasiłku. W związku z powyższym, członkowie zarządu powinni być bardzo ostrożni przy wykonywaniu jakichkolwiek obowiązków dla stowarzyszenia w trakcie zwolnienia lekarskiego, a każdy taki przypadek należy oceniać indywidualnie w oparciu o wszystkie okoliczności sprawy.

tekst przygotowany we współpracy z Centrum Pro Bono

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/