Poradnik - ngo.pl

Walne zebranie członków stowarzyszenia, to najważniejszy organ stowarzyszenia – najwyższa władza stowarzyszenia. Można powiedzieć, że to władza uchwałodawcza. Tworzą je wszystkie należące do stowarzyszenia osoby (członkowie), które zbierają się w określonym miejscu i czasie, żeby podjąć w głosowaniu decyzje dotyczące spraw stowarzyszenia. Sposób pracy i kompetencje walnego zebrania członków stowarzyszenia określone są w statucie stowarzyszenia.

Jeżeli stowarzyszenie ma wielu członków (np. ma wiele oddziałów), walne zebranie można zastąpić zebraniem delegatów. W statucie określa się, od kiedy mówi się o zebraniu delegatów (np. powyżej 100 członków) oraz określa dokładnie sposób ich wyboru.

W niektórych statutach stowarzyszeń zamiast walnego zebrania członków pojawia się nazwa walne zgromadzenie członków. Nazwa ta występuje w ustawie Prawo spółdzielcze i choć zasady działania są podobne czasem sądy rejestrowe wymagają, by nazewnictwo było zgodne z ustawą - Prawo o stowarzyszeniach.

Informacja o tym kto może brać udział w walnym zebraniu członków i jakie ma możliwości związane z podejmowaniem decyzji zawarta jest w statucie stowarzyszenia. Zasadniczo są to członkowie stowarzyszenia czyli osoby tworzące stowarzyszenie.Członków stowarzyszenia dzielimy na dwie grupy:

• zwyczajni – członkowie, którzy tworzą stowarzyszenie. Muszą to być osoby fizyczne. Mogą być oni wybierani do władz stowarzyszenia (bierne prawo wyborcze), mogą także wybierać władze stowarzyszenia (czynne prawo wyborcze). Mają prawo zabierać głos we wszystkich sprawach dotyczących stowarzyszenia i uczestniczyć w walnych zebraniach członków stowarzyszenia.
• wspierający – członkowie, którzy wspierają stowarzyszenie. Mogą to być zarówno osoby fizyczne jak i prawne (firmy, inne organizacje, itp.). Mogą brać udział w obradach walnego zebrania członków, ale tylko z głosem doradczym. W praktyce członkowie wspierający mogą stanowić, np. wsparcie merytoryczne dla stowarzyszenia. Często członkami wspierającymi zostają firmy czy osoby, które systematycznie przekazują pieniądze albo dary rzeczowe na rzecz stowarzyszenia.

Niektóre stowarzyszenia nadają zasłużonym dla organizacji osobom status członka honorowego. W statucie powinniśmy wtedy umieścić informację o tym, kto może zostać takim członkiem i jakie są zasady nadawania tego tytułu.

Skoro stowarzyszenie tworzą członkowie, to w statucie trzeba określić następujące zasady: jak można zostać członkiem stowarzyszenia, do kogo trzeba się zgłosić, kto przyjmuje/rozpatruje zgłoszenie.Najczęściej przyjęcia nowych członków dokonuje zarząd stowarzyszenia na podstawie deklaracji (najlepiej, żeby była pisemna) osoby, która chce zostać członkiem.

Wskazówka: W statucie warto podać warunek przyjęcia nowego członka do stowarzyszenia może to być np. rekomendacja jednej lub dwóch osób działających w tym stowarzyszeniu. Ma to taką zaletę, że nowy członek nie jest człowiekiem „z ulicy”, ale jest znany przynajmniej osobom, które go wprowadziły i dzięki nim wie też, co obecnie dzieje się w stowarzyszeniu, czym się ono zajmuje.

Wskazówka: Nie ma przeszkód, by przyjęcia w poczet członków dokonywało walne zebranie członków, ale zważywszy na częstotliwość spotkań wszystkich członków stowarzyszenia, rozwiązanie to wydaje się mało praktyczne. Jeśli jednak zostanie to tak określone w statucie, to warto dodać, że nowych członków przyjmuje walne zebranie członków na swoim najbliższym zebraniu, po to by nie trzeba było specjalnie, w celu przyjęcia nowych osób, zwoływać walnego zebrania.

W statucie podaje się informację o prawach, jakie przysługują członkom stowarzyszenia oraz o obowiązkach jakie mają. Przykładowo członkowie zwyczajni mogą być wybierani do władz stowarzyszenia, mogą też wybierać władze stowarzyszenia.

Podstawowym obowiązkiem członka stowarzyszenia, wynikającym wprost z art. 2 ust. 3 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, jest praca społeczna na rzecz stowarzyszenia. W statutach często jest to formułowane jako czynny udział w działalności stowarzyszenia. Nie podaje się oczywiście wszystkich możliwych form tego zaangażowania, bo może być to zarówno pomoc przy organizacji zajęć plastycznych, jak i wypełnienie i zawiezienie wniosku do KRS. Jednak obowiązek uczestniczenia w zebraniach walnego zebrania członków, czyli przynajmniej minimalnego zaangażowania w „życie” stowarzyszenia, powinien być wymieniony wprost. Innym takim obowiązkiem jest płacenie składek członkowskich.

Oczywiście w statucie możemy określić więcej zarówno praw, jak i obowiązków.

Stowarzyszenie to jednostka demokratyczna co oznacza, że członkowie, oczywiście członkowie „tego samego rodzaju”, nie mogą mieć innych praw. Np. nie możemy uprzywilejować grupy członków założycieli i zapisać w statucie, że te osoby nie płacą składek albo, że ich głos w głosowaniach liczy się podwójnie.

Jedna z podstawowych cech opisujących stowarzyszenie to dobrowolność. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach nikt nie może być zmuszonym do wstąpienia do stowarzyszenia czy też rezygnacji z członkowstwa.
W statucie wpisuje się informacje w jaki sposób można zrezygnować z członkostwa (np. złożyć pisemną rezygnację) oraz jak można zostać pozbawionym członkostwa – zostać „wyrzuconym” z organizacji. Przykładowo takim powodem może być nieusprawiedliwione niepłacenie składek czy nieusprawiedliwione nie uczestniczenie w walnych zebraniach członków.

Ogólnie rzecz biorąc, przyczyną utraty członkostwa jest niewypełnianie obowiązków członka stowarzyszenia. W statucie podaje się też informację, kto w tej sprawie podejmuje decyzję. Zazwyczaj analogicznie jak to jest w przypadku przyjmowania nowych członków decyduje o tym zarząd. Czasem zwłaszcza w przypadku dużych stowarzyszeń posiadających oddziały jest to osobny organ – sąd koleżeński.

Osoba, która została pozbawiona członkostwa, o ile była to decyzja wybieralnych władz stowarzyszenia (np. zarządu czy sądu koleżeńskiego), powinna mieć możliwość odwołana się od tej decyzji. W statucie wpisuje się informacje do kogo można się odwołać i w jakim terminie odwołanie powinno zostać rozpatrzone. Zazwyczaj odwołania składa się do najwyższej władzy, czyli walnego zebrania członków, które obraduje nad nimi na najbliższym zwołanym walnym zebraniu. Od decyzji walnego zebrania nie ma odwołania.

Najczęściej wymieniane w statutach kompetencje walnego zebrania członków to:

• uchwalanie zmian w statucie stowarzyszenia,
• powoływanie i odwoływanie członków innych organów stowarzyszenia (zarządu, komisji rewizyjnej),
• udzielanie absolutorium zarządowi, czyli zatwierdzanie i zaakceptowanie prowadzonych przez zarząd działań,
• rozpatrywanie odwołań od decyzji zarządu (np. w sprawie pozbawienia członkostwa),
• podejmowanie uchwał o rozwiązaniu stowarzyszenia lub o połączeniu z inną organizacją,
• podejmowanie uchwał o przeznaczeniu majątku zlikwidowanego stowarzyszenia.

Ponadto w niektórych statutach stowarzyszeń na końcu wymienianych kompetencji walnego zebrania dodaje się ustęp: „podejmowanie decyzji we wszystkich sprawach niezastrzeżonych do kompetencji innych organów”. Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ taki zapis pozwala rozstrzygać problemy w przypadku, gdy nie jest jasne, kto w danej sprawie powinien podejmować decyzję (czyli wtedy, gdy statut nie określa precyzyjne, czy ma to być np. zarząd, czy walne).

Zgodnie z art. 11 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach „(…) W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do walnego zebrania członków.”

Oznacza to, że jeśli prawo do podejmowania decyzji w danej sprawie np. działalności odpłatnej pożytku publicznego nie jest wyraźnie zapisane w kompetencjach innego organu np. zarządu wtedy decyzję podejmuje walne zebranie członków.

Wskazówka: Walne zebranie (zwyczajne) obraduje nad sprawami, które określono w statucie. Można w nim zapisać, że to ogół członków (delegatów) zatwierdza roczne sprawozdania finansowe, a także sprawozdania zarządu z działalności własnej i działań całej organizacji oraz udziela zarządowi absolutorium na wniosek komisji rewizyjnej. Ponieważ przepisy Prawa o stowarzyszeniach w ogóle nie wprowadzają pojęcia absolutorium, konieczność jego udzielenia może wynikać jedynie z zapisów statutowych. Przyjmuje się, że udzielenie absolutorium oznacza akceptację przez walne zebranie sposobu sprawowania funkcji oraz podejmowanych działań przez członków zarządu (komisji rewizyjnej), jako zgodnych z przepisami prawa i postanowieniami statutu, oraz interesem organizacji.

Jeśli to walne zebranie przyjmuje (zatwierdza) roczne sprawozdanie finansowe to powinno się odbyć w pierwszej połowie roku do 30 czerwca (sześć miesięcy od zakończenia roku obrotowego). Dotyczy to stowarzyszeń, których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu.

Niezależnie od postanowień statutu dobrą praktykę stanowi udostępnienie wszystkim członkom stowarzyszenia wszystkich rocznych sprawozdań (finansowego, merytorycznego, z działań zarządu i komisji rewizyjnej). Dostępność taką może zagwarantować umieszczenie odpowiednich dokumentów na stronie internetowej organizacji, powieszenie na tablicy informacyjnej w siedzibie stowarzyszenia lub wysłanie mailem do wszystkich członków.

Wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania członków powinny zostać określone w statucie stowarzyszenia i uwzględniać:

• częstotliwości zebrań,
• organ zobowiązany do ich zwoływania,
• sposób powiadamiania członków,
• podmioty uprawnione do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków, oraz
• ewentualne konsekwencje wynikające z niedopełnienia obowiązków, w którymś z powyższych zakresów.

Wskazówka: W niektórych statutach pojawia się zapis o tym, że walne zebranie obraduje na podstawie zatwierdzonego przez siebie regulaminu. Nie jest to dokument wymagany, ale pozwala dookreślić, zwłaszcza w dużych stowarzyszeniach, szczegółowe zasady związane ze zwoływaniem i prowadzeniem walnego zebrania członków, np. zasady wyboru prowadzącego zebranie (przewodniczącego walnego zebrania członków). Regulaminu nie zgłasza się do Krajowego Rejestru Sądowego (tak jak to się robi ze statutem).

Zobacz: wzór regulaminu walnego zebrania członków

Walne może pracować jako zwyczajne albo nadzwyczajne zebranie członków.

• zwyczajne walne zebranie członków – zwoływane zgodnie z terminami określonymi w statucie

Najczęściej zwyczajne walne zebranie członków stowarzyszenia zwoływane jest raz do roku. Często ma to związek z zatwierdzaniem sprawozdania merytorycznego i finansowego. Warto pamiętać, że walne sprawozdawcze (zatwierdzające sprawozdanie) dla organizacji, których rok obrotowy jest równy kalendarzowemu musi być zwołane w pierwszej połowie roku.

Zwyczajne walne zebranie członków stowarzyszenia zwane wyborczym jest też zwoływane w celu wyboru wybieralnych władz stowarzyszenia. W tym wypadku termin związany jest z długością trwania kadencji (np. 2, 3 czy 5 lat).

Wskazówka: Warto by członkowie stowarzyszenia spotykali się na walnym zebraniu przynajmniej raz do roku nawet jeśli to nie do walnego należy zatwierdzanie sprawozdania. Takie spotkania są dobrą okazją do weryfikacji kierunków działania stowarzyszenia i sposobem na większe zaangażowanie członków.

• nadzwyczajne walne zebranie członków

To zebranie zwoływane w innym niż zwykły tryb pracy terminie, wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba.

Wskazówka: W statutach stowarzyszeń często zawarty jest zapis, że nadzwyczajne walne obraduje tylko nad sprawami dla których zostało zwołane. Oznacza to, że wysyłając informację o walnym należy w przesyłanym programie uwzględnić wszystkie sprawy, dla których chcemy zwołać zebranie w nadzwyczajnym trybie.

Członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie skutecznie (czyli w sposób najwygodniejszy, akceptowany przez członków np. mail, sms czy informacja na facebooku) powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie, czasem dookreślonymi w regulaminie obrad walnego zebrania członków.

Wskazówka: W statucie lub regulaminie nie trzeba opisywać pełnej procedury zawiadamiania członków stowarzyszenia. Musi jednak być ona jasna i akceptowalna dla wszystkich członków. Pamiętajmy, stowarzyszenie jest samorządne i samo wyznacza sobie swoje procedury, sposób postępowania w danej sytuacji. Zatem, jeśli w jednym stowarzyszeniu członkowie wolą maile, a w innym – SMS-y czy powiadomienia facebookowe, ich zarządy jako organy zwołujące walne zebranie powinny się do tego dostosować. Ważne, by te zasady były przestrzegane przez wszystkich.

Warto stosować przy wysyłaniu zawiadomień takie rozwiązanie, jak potwierdzenie odbioru zawiadomienia (czy to w wersji mailowej, SMS-owej czy facebookowej). Dla celów dowodowych dobrze jest przechowywać w dokumentacji stowarzyszenia potwierdzenia skutecznych powiadomień o walnym zebraniu członków.

Warto również co jakiś czas (na pewno przed każdym walnym) weryfikować adresy mailowe czy telefony. Zarząd powinien dbać o to, by tak jak lista członków, kontakty do nich były aktualne.

Walne otwiera np. ktoś z zarządu stowarzyszenia (najczęściej prezes/ka). Konieczne jest wybranie przewodniczącego zebrania, który przedstawia porządek obrad i prowadzi spotkanie oraz sekretarza (protokolanta), który spisuje protokół z zebrania. To oni podpisują się pod wszystkimi uchwałami podjętymi przez Walne. Przyjmuje się, że przewodniczącym i sekretarzem (protokolantem) walnego zebrania może być każdy członek organizacji, jeżeli tylko zostanie wybrany przez obecnych, a statut nie stanowi inaczej.

Wskazówka: Warto, żeby przewodniczący miał pod ręką statut stowarzyszenia oraz regulamin, jeśli jest uchwalony - na wypadek gdyby pojawiły się np. wątpliwości dotyczące sposobu głosowania.Obecni na walnym muszą podpisać listę obecności – liczba osób musi pasować do liczby głosów oddanych w sprawie każdej uchwały (za, przeciw lub wstrzymujących się).

Wskazówka: Do KRS i do organu nadzoru przesyłamy oryginały dokumentów Walnego. Dlatego warto przygotować 2 listy obecności (jedną dla stowarzyszenia, drugą np. dla Krajowego Rejestru Sądowego).

Jeśli walne zebranie dotyczy zmiany statutu powinny zostać przygotowane 3 egzemplarze dokumentów potwierdzających zmianę statutu czyli 3 listy obecności, 3 protokoły, 3 uchwały o zmianie statutu. Jeden komplet (lista obecności, protokół, uchwała o zmianie statutu) zostaje w dokumentach stowarzyszenia. Dwa pozostałe wysyłane są do Krajowego Rejestru Sądowego – jeden dla sądu, drugi zgodnie z ustawą - Prawo o stowarzyszeniach, przesyłany jest do organu nadzoru zewnętrznego (starosty).

Możliwy przebieg walnego zebrania:

• Powitanie np. przez członka zarządu stowarzyszenia, przedstawienie celu walnego zebrania.
• Wybór przewodniczącego i sekretarza.
• Ustalenie porządku walnego zebrania, przypomnienie sposobu głosowania (co wynika ze statutu).
• Podjęcie uchwał (uchwała nr 1, uchwała nr 2 itd.).
• Wolne wnioski, dyskusja nad sprawami zgłoszonymi przez uczestników walnego zebrania.
• Zamknięcie walnego zebrania.
• Sporządzenie protokołu i uchwał z walnego zebrania, podpisanie ich przez osoby upoważnione.

Wskazówka: Porządek obrad jest przygotowywany przez władzę (organ) zwołujący zebranie zgodnie ze statutem. Najczęściej jest to zarząd stowarzyszenia, ale w nadzwyczajnych sytuacjach (braku możliwości zwołania przez zarząd) może być to np. komisja rewizyjna. Dobrą praktyką, a czasem wręcz wymogiem statutowym, jest przesłanie członkom porządku obrad wraz z zawiadomieniem o zwołaniu zebrania.

Walne zebranie podejmuje decyzje za pomocą uchwał. Za daną decyzją (uchwałą) lub przeciwko niej każdy członek oddaje głos w głosowaniu. Głosowanie może być tajne (np. głosujemy na kartkach) lub jawne (np. przez podniesienie ręki).

Ważne są zapisy w statucie określające, jaka liczba głosów jest potrzebna, żeby walne przyjęło uchwałę. Kworum, czyli minimalna liczba członków obecnych na zebraniu, konieczna, by podjąć uchwałę, to zazwyczaj co najmniej połowa wszystkich członków. W przypadku ważnych dla stowarzyszenia decyzji (np. zmiana statutu, rozwiązanie stowarzyszenia) podnosi się ten próg do 2/3 liczby członków stowarzyszenia, którzy winni stawić się na walnym.

Podejmować uchwały (decyzje) w głosowaniu można na trzy sposoby: większością zwykłą, większością bezwzględną lub większością kwalifikowaną.

1. zwykła większość głosów – wystarczy, aby za uchwałą zagłosowało więcej osób niż przeciwko niej
2. bezwzględna większość głosów – na uchwałę musi zagłosować ponad połowa członków obecnych na zebraniu
3. kwalifikowana większość głosów – na uchwałę musi zagłosować określona liczba członków, np. 2/3

Czasem prawo rozstrzygnięcia głosowania w przypadku równego rozłożenia głosów daje się osobie prowadzącej zebranie - przewodniczącemu/przewodniczącej zebrania. Takie prawo powinno wynikać z zapisów w statucie lub regulaminie walnego zebrania członków.

Wskazówka: Praktycznym rozwiązaniem jest możliwość zwoływania walnego zebrania w drugim terminie, jeśli w pierwszym nie ma wymaganej liczby członków by podejmować wiążące decyzje. Wtedy do odbycia się walnego i podjęcia uchwał nie jest już potrzebne kworum. W statucie podaje się wtedy w jakim czasie od zebrania w pierwszym terminie można zwołać je po raz drugi.

Zapis „nie później niż w ciągu miesiąca” oznacza, że walne zebranie członków może odbyć się po pół godzinie albo za 14 dni od pierwotnego terminu. Ważne, by informacja o  „drugim terminie” wraz z terminem i godziną została podana w zawiadomieniu o zwołaniu zebrania.

Informacja o tym, kto może brać udział w walnym zebraniu członków i jakie ma możliwości związane z podejmowaniem decyzji zawarta jest w statucie stowarzyszenia. Zasadniczo są to członkowie stowarzyszenia czyli osoby tworzące stowarzyszenie.

Wskazówka: Każda członek zwyczajny ma jeden głos na walnym zebraniu. Jeśli jest wybierany do władz możne głosować na samego siebie. Podobnie, żaden przepis prawa nie wymaga, aby członek wybierany do władz organizacji był obecny na walnym zebraniu. Jeśli więc statut nie mówi wprost, że członków władz wybiera się spośród obecnych na zebraniu, można wysunąć kandydaturę nieobecnego. Należy jednak mieć zgodę takiej osoby na piśmie (lub choćby w mailu). Można też głosować przez pełnomocnika, o ile statut tego nie zabrania.

Prawo do uczestnictwa i głosowania poprzez pełnomocnika wywodzimy z art. 95 Kodeksu cywilnego, ponieważ Prawo o stowarzyszeniach nie wprowadza w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji. Dopuszczalne jest reprezentowanie przez jednego pełnomocnika kilku członków stowarzyszenia oraz reprezentowanie członka stowarzyszenia przez członka zarządu lub komisji rewizyjnej.

Wskazówka: W obecnym stanie prawnym można przyjąć, że członek stowarzyszenia ma prawo ustanowić pełnomocnika do uczestnictwa w walnym zebraniu, jeżeli statut stowarzyszenia nie stanowi inaczej, czyli tego nie zabrania. Pełnomocnikiem może być dowolna osoba, np. inny członek stowarzyszenia, ale również taka, która nie jest członkiem stowarzyszenia. Warto jednak, by była to osoba zorientowana w sprawach stowarzyszenia, z którą ma się podobne zdanie, zwłaszcza jeśli na walnym zebraniu mają być podejmowane ważne, wiążące decyzje (np. wybór władz).

Aby nie było wątpliwości, co do umocowania pełnomocnika i zakresu pełnomocnictwa, powinno ono mieć formę pisemną i zawierać następujące informacje:

• do czego konkretnie dajemy pełnomocnictwo, w jakim zakresie, czego ono dotyczy (np. głosowanie w sprawie wyboru zarządu stowarzyszenia),
• komu jest udzielone (imię i nazwisko pełnomocnika oraz inne dane umożliwiające ustalenie tożsamości, np. numer dowodu osobistego).

Należy odróżnić pełnomocnictwo do udziału w walnym zebraniu od głosowania przez pełnomocnika. Treść upoważnienia powinna wyraźnie określać, o jaki zakres pełnomocnictwa chodzi. Z zasady uznaje się, jeżeli nic innego nie wynika z zapisu pełnomocnictwa, że pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia członka organizacji, a więc może zadawać pytania, zabierać głos w dyskusji, zgłaszać wnioski oraz głosować.

Zobacz: przykładowy wzór pełnomocnictwa

Z walnego zebrania członków sporządzany jest protokół podpisywany przez przewodniczącego i sekretarza (protokolanta) zebrania. Decyzje podjęte przez walne powinny być spisane w uchwałach (jako oddzielnie dokumenty lub w protokole). Uchwała zawiera: datę, przedmiot (czego dotyczy) oraz podpisy upoważnionych osób, czyli sekretarza i przewodniczącego zebrania.

Nie istnieje prawny wzór uchwały (przykładowa uchwała), nie ma też obowiązku ich numerowania. Warto jednak jakoś je oznaczać, by w przyszłości ułatwić sobie ich odnalezienie.

Wskazówka: Protokół jest jawny dla członków. Warto go wysłać, np. mailem, do wszystkich nieobecnych. Prawo o stowarzyszeniach nie wskazuje, kto przechowuje dokumenty z walnego zebrania. Może być do tego zobowiązany zarząd lub inna władza stowarzyszenia określona w jego aktach wewnętrznych.

Jeśli na walnym zebraniu zmieniono, np. statut lub zarząd, komisję rewizyjną, to obowiązkiem zarządu jest zgłoszenie tych danych do Krajowego Rejestru Sądowego (lub innego rejestru, w którym zarejestrowana jest organizacja). Termin na zgłoszenie do KRS to 7 dni od daty zaistnienia zdarzenia czyli 7 dni od walnego zebrania członków.

Zobacz: Zmiany formalne i zgłaszanie zmian do KRS.

Federacje (związki stowarzyszeń) działają w oparciu o ustawę - Prawo o stowarzyszeniach, zatem i w ich przypadku najwyższą władzę stanowi walne zebranie członków, a szczegółowy tryb jego działania określony jest w statucie i regulaminie, jeśli jest taka chęć i potrzeba.

Warto pamiętać, że członkowie federacji jako osoby prawne, są na walnym zebraniu członków reprezentowani przez osoby fizyczne (pełnomocników). W praktyce wybór reprezentanta zależy od procedur obowiązujących zarówno w federacjach, jak i w organizacjach członkowskich. W niektórych federacjach organizacje reprezentowane są przez swoich stałych reprezentantów, którzy działają na mocy uchwał zarządów lub innych pisemnych dokumentów (mogą być one bezterminowe lub podjęte na określony czas). Inne rozwiązanie to upoważnienie do reprezentowania organizacji i podejmowania w jej imieniu decyzji na konkretnym walnym zebraniu.

zobacz: przykładowy wzór regulaminu obrad walnego zebrania federacji